吳蓉蓉

【摘要】隨著社會市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案資源的重要性逐漸凸顯出來，為了有效的提高檔案管理工作水平的提高，需要對檔案進行信息化的管理，并在管理過程中與知識管理模式相互融合。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展對檔案資源的需求了，因此需要對檔案管理方式進行改革和創(chuàng)新，運用現(xiàn)代化的管理方式進行檔案管理，只有這樣，檔案管理工作的質(zhì)量和水平才能得到較大的提升?，F(xiàn)本文就檔案信息管理與知識管理之融合進行探究，僅供交流借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案資源；信息管理；知識管理；重要性

在檔案管理過程中，檔案信息管理是一個重要的階段，對提升檔案管理工作水平具有重要的影響，然而隨著科學技術(shù)的逐漸發(fā)展，在檔案管理工作中，很多新型的技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用，獲取了顯著的效果。經(jīng)過實踐得出，檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢是知識管理，有利于檔案管理工作中不足之處的避免，但是這也對檔案管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求，所以檔案管理人員需要加強學習和積極參與業(yè)務(wù)培訓活動，從而有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

一、分析檔案信息管理和知識管理必要性

從目前我國發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀來看，經(jīng)濟和科學技術(shù)都發(fā)展的非常迅速，尤其在經(jīng)濟活動變化中，有越來越多的知識因素參與在其中占據(jù)重要地位，所以說知識管理已經(jīng)成為經(jīng)濟變革以及社會快速發(fā)展的必然要求，將其應(yīng)用在檔案信息管理中同樣能讓檔案信息管理工作質(zhì)量有所提高，讓檔案管理工作效率更快遞提升上來，同樣能讓檔案管理工作和現(xiàn)代社會發(fā)展步伐相一致，讓檔案管理工作開展的更加全面，也能充分發(fā)揮出檔案信息的自身作用。從前的檔案信息管理工作的工作流程都是非常復雜的，也缺少有效的管理方式，讓很多有利用價值的檔案信息都不能得到更好的應(yīng)用，檔案管理效率更是很低，實際的檔案信息管理工作中有很多缺陷問題，讓檔案管理工作沒有實效性；要是想讓檔案管理工作的問題都得到解決，就要在檔案信息管理中充分融合知識管理理念，這樣能夠讓檔案管理工作很好地和時代發(fā)展相接軌，讓其工作價值真正發(fā)揮出來。

二、分析檔案信息管理和知識管理可行性

1、分析站在檔案信息屬性角度去。知識屬性是檔案中一個重要的屬性，存在于檔案中的知識都是我們可以看得見并且是摸的著的，而檔案就是記載所有知識的載體，也是人們研究事物成果集中的體現(xiàn)。所以說檔案管理的對象和知識管理的對象都是一樣的，在檔案信息管理中最基本的管理內(nèi)容就是管理文檔中那些顯性的知識。2、分析站在檔案信息屬性的角度。本身知識管理久經(jīng)歷了一個比較漫長的時期，在這個過程中必然會有獨特的管理理論和管理方法形成，既便是在某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，也都有了創(chuàng)新和完善。要想讓知識管理體系更加系統(tǒng)化和科學化，最應(yīng)該注意的就是管理方法一定要有較高的可行性，研究對象的選擇上也要恰當，而且在研究對象明確了之后，還要依據(jù)自身的實際情況和條件去選擇更合適的研究方法。知識管理所要求的基本條件，在上面已經(jīng)簡單介紹過了，這同樣也是檔案管理和知識管理之間相互融合最有利的技術(shù)保障以及理論保障，任何體格條件的缺失都是不可以的。

三、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能。在檔案信息管理過程中，知識管理方式是一種管理方式的變革，其對檔案管理過程中的每一個環(huán)節(jié)具有十分重要的影響，但是在影響方式和影響程度上存在很大的不同。在檔案信息管理管理的未來發(fā)展過程中，知識管理的作用越來越大，在運用知識管理方式進行檔案信息管理時，明顯的轉(zhuǎn)變過去檔案信息管理的內(nèi)容和方式，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。首先是改變了以往只是對實體檔案的管理，轉(zhuǎn)變后的檔案信息管理不再注重管理的載體，而是更加注重管理的內(nèi)容，強調(diào)了對檔案信息的開發(fā)和利用，采用高科技手段對檔案信息實行現(xiàn)代化、智能化的管理，這也促進了檔案信息管理在觀念上的轉(zhuǎn)變，將檔案信息管理和知識管理進行有機結(jié)合，在知識管理的前提下不斷改進檔案信息管理的相關(guān)內(nèi)容。2、知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務(wù)意識

不斷提高檔案信息管理工作的工作質(zhì)量是知識使用管理的一個重要目的，同時也是連接檔案管理部門和其他部門之間的重要橋梁，信息化的發(fā)展與進步為檔案信息管理的發(fā)展與進步提供了一個重要的前提和基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展更是使得檔案管理工作在工作方式上有了以此非常重要的轉(zhuǎn)變，知識管理不但能夠促進知識的傳遞與共享也能使檔案信息更加全面，相關(guān)的服務(wù)質(zhì)量較以往也能夠有非常明顯的提升。因此，在檔案信息管理的過程中一定要加強包括網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在內(nèi)的各項現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，只有這樣才能不斷促進檔案信息管理工作的智能化，提高服務(wù)質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作的重要性隨著社會的發(fā)展而逐漸顯現(xiàn)出來，在知識時代下，需要運用知識管理的方式進行檔案資源的管理，從而有效的提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促使檔案管理工作符合時代發(fā)展的需求，能夠滿足社會各行業(yè)發(fā)展對檔案資源的需求。傳統(tǒng)檔案管理方式帶有嚴重的滯后性，因此需要對其進行改革和創(chuàng)新，有利于促進檔案管理工作水平的進一步提升，檔案信息管理和知識管理的有效結(jié)合，有利于促進我國檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

參考文獻

[1]朱良兵.從檔案信息管理走向企業(yè)知識管理[A].“紀念建國60周年”檔案學術(shù)研討會論文集[C].2009.