王林娜 劉靜一

摘要：本文基于對高校檔案管理現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)，分析其存在的問題，探索富有針對性的優(yōu)化策略，從而創(chuàng)新檔案管理模式，切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的保障和促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；現(xiàn)狀與問題；優(yōu)化策略

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）39-0071-02

長期以來，我國各高校都把檔案管理作為一項(xiàng)管理性工作、服務(wù)性工作和政治性工作，檔案管理水平也自然成為衡量高?？傮w管理水平的重要指標(biāo)之一。在高等教育快速發(fā)展，信息技術(shù)日新月異的大環(huán)境下，高校檔案管理工作面臨著重要的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校檔案管理工作者應(yīng)全面認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)狀，關(guān)注存在的問題，以滿足高校教學(xué)、科研和管理需要為出發(fā)點(diǎn)，積極探索行之有效的檔案管理優(yōu)化策略。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

從本質(zhì)上講，高校檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者。經(jīng)過多年的努力，大多數(shù)高校都積累了包括教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)籍檔案、人事檔案及財(cái)務(wù)檔案和基建檔案在內(nèi)的類別齊全、內(nèi)涵豐富的檔案資料，這些資料客觀地反映了學(xué)校在不同歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，體現(xiàn)了學(xué)校的辦學(xué)宗旨、辦學(xué)理念和辦學(xué)特色。為了有效管理和利用檔案資源，各高校都在檔案資料征集、檔案館（室）建設(shè)、檔案管理人員配置等方面做出了很大的努力，使得高校檔案管理有了明顯的進(jìn)步和發(fā)展。然而，由于種種原因，高校檔案管理還存在著諸多不容忽視的問題，這必然在一定程度上阻礙了高校檔案資源的開發(fā)與利用，影響了高?？茖W(xué)發(fā)展和整體實(shí)力的提升。

1.檔案意識(shí)淡薄，對檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。《高等學(xué)校檔案管理辦法》從一個(gè)側(cè)面規(guī)定了高校檔案館（室）在收集、整理、保管和提供利用高校教學(xué)、科研、管理等方面成果資料的功能，確定了高校檔案館（室）在高校整體構(gòu)架中的價(jià)值和地位。然而，由于傳統(tǒng)管理意識(shí)和信息思維的影響，部分高校決策層檔案意識(shí)淡薄，對檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，片面地認(rèn)為高校可保存的成果資料有限，管理起來很容易，相應(yīng)地忽視了檔案管理科學(xué)體系和順暢機(jī)制的建立，弱化了高校檔案的內(nèi)容價(jià)值和服務(wù)利用價(jià)值。

2.檔案管理制度不健全，檔案管理工作不規(guī)范。規(guī)章制度是管理的基礎(chǔ)，任何管理與規(guī)章制度都是密不可分的。然而，目前很多高校缺乏檔案建設(shè)的系統(tǒng)規(guī)劃和完備的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范方面疏漏頻出。主要表現(xiàn)在：檔案管理體制存在缺陷，檔案館（室）與各學(xué)院和系的業(yè)務(wù)對接不暢；教職工對檔案資料的保存要求不明確，在文件創(chuàng)制、簽發(fā)等環(huán)節(jié)用紙、用墨、用筆隨意；一些基層單位不了解哪些資料需要作為檔案收藏，檔案資料歸檔整理不及時(shí)，檔案資料收集不齊全。

3.檔案管理中重收集保存、輕開發(fā)利用的現(xiàn)象突出。一些高校的檔案館（室）將主要精力放在學(xué)校各種檔案資料的歸檔、整理、建檔、存檔等收集保存環(huán)節(jié)，忽視了開發(fā)和利用檔案信息資源，特別是與檔案信息化管理相適應(yīng)的電子檔案的開發(fā)利用。許多檔案資料一旦歸檔便長期處于睡眠狀態(tài)，客觀上形成了“以藏為主，重藏輕用，保守封閉，被動(dòng)服務(wù)”的管理狀況。這既與現(xiàn)代檔案管理把檔案開發(fā)利用放在管理突出位置的理念背道而馳，也阻礙了檔案館（室）管理水平的提高、管理效能的發(fā)揮和對高校發(fā)展的服務(wù)價(jià)值的體現(xiàn)。

4.檔案管理手段相對落后，信息化水平較低。社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，高校的辦學(xué)層次和辦學(xué)水平也得到了顯著的提高，但這些變化在檔案管理上卻沒有得到同步的體現(xiàn)。很多高校檔案管理人員管理觀念陳舊，檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等都處于手工操作的狀態(tài)，耗時(shí)費(fèi)力。盡管大多數(shù)高校都為檔案館（室）配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等硬件，但由于受技術(shù)、資金、軟件支持等多種因素影響，其應(yīng)有的功能難以得到有效的發(fā)揮，嚴(yán)重制約了檔案信息的快速傳播、流通和利用。

5.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案管理的水平和效能。目前，在很多高校檔案管理隊(duì)伍人員混雜、素質(zhì)參差不齊，具有較高學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)能力的專職檔案管理人員嚴(yán)重不足。一方面，檔案管理被錯(cuò)誤地當(dāng)作技術(shù)含量較低的工作，學(xué)校往往將一些學(xué)歷層次較低、素質(zhì)不高、教學(xué)和科研能力較弱的人員安排到檔案管理崗位，造成檔案管理隊(duì)伍先天不足；另一方面，高校檔案管理人員缺乏必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，檔案管理的思維理念和專業(yè)技能得不到及時(shí)更新，難以實(shí)施高水平的檔案管理，提供高效能的檔案服務(wù)。

二、優(yōu)化高校檔案管理的有效策略

1.提高思想意識(shí)，擺正檔案管理在高校管理中的位置。高校要認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，充分認(rèn)識(shí)檔案資源對學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的重要信息支持作用。主要領(lǐng)導(dǎo)要親自領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)檔案管理工作，在全校形成重視檔案管理、參與檔案工作的氛圍，緊緊圍繞學(xué)校中心工作開展檔案管理工作。高校檔案管理人員要明確自身肩負(fù)的責(zé)任和使命，投入更大的熱情，加大檔案管理中的質(zhì)量把控力度，保證檔案信息的完整性與真實(shí)性，提高檔案服務(wù)的意識(shí)和水平，以良好的工作成效爭取到領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作更多的關(guān)注和重視。

2.完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。沒有規(guī)矩不成方圓，高校檔案管理工作能否有序、健康開展，關(guān)鍵是要有一套與新時(shí)期檔案管理需要相適應(yīng)的規(guī)章制度。首先，要理順學(xué)校各院系、處室與檔案館（室）的業(yè)務(wù)對接關(guān)系，明確各院系、處室在檔案制作、收集、移交等方面的權(quán)利和義務(wù)，保證檔案資料的真實(shí)全面和歸檔過程的平穩(wěn)順暢。其次，要規(guī)范檔案資料的生成細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)，以制度的形式規(guī)定哪些資料需要上交存檔，上交存檔的資料在用紙、用墨、用筆等方面有哪些要求，提交的電子檔案要采用什么格式，需要?dú)w檔資料的上交時(shí)間期限。第三，結(jié)合檔案管理制度，對檔案收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等程序進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，真正形成有章可循、依章執(zhí)行、違章可究的高校檔案管理運(yùn)行機(jī)制。

3.加強(qiáng)高校檔案編研工作，做到檔案收集保存與開發(fā)利用并重。高校檔案記載了學(xué)校在教學(xué)、科研、基建、管理和服務(wù)等方面的歷史和發(fā)展，是回顧既往、厘清事實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)不可缺少的寶貴財(cái)富。高校檔案管理工作者應(yīng)加強(qiáng)檔案編研工作，全面掌握檔案資料的征集、歸檔狀態(tài)，做到應(yīng)收盡收，避免遺漏，并對收集的檔案資料進(jìn)行整理、甄別，形成真實(shí)、完整的檔案體系。在此基礎(chǔ)上，開發(fā)不同載體檔案資源，以目錄表、匯總表和網(wǎng)上專屬頁的形式，公示館藏資料的名稱、要點(diǎn)，幫助和指導(dǎo)檔案利用者獲取需要的檔案信息，更好地發(fā)揮高校檔案的憑證、依據(jù)、借鑒、參考、史料和認(rèn)知作用。

4.創(chuàng)新檔案管理方式，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理方式是影響檔案管理水平的關(guān)鍵性要素。在國家大力提倡全民創(chuàng)新的大背景下，創(chuàng)新檔案管理方式至關(guān)重要。①要建立檔案管理校園局域網(wǎng)，利用先進(jìn)技術(shù)手段挖掘檔案資源，收集和整理學(xué)校各類檔案材料，滿足辦公自動(dòng)化的要求。②通過錄入、掃描等方式實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化，將格式不同的數(shù)字檔案材料轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式，以利于網(wǎng)絡(luò)傳輸和查閱。③建設(shè)高校檔案數(shù)據(jù)庫，完善檔案接收、檔案管理、查閱利用等功能模塊，促進(jìn)檔案資源的遠(yuǎn)程檢索、調(diào)閱和網(wǎng)上共享。④采取數(shù)據(jù)加密、設(shè)置防火墻及建立電子身份認(rèn)證系統(tǒng)等方式，抵御不法網(wǎng)絡(luò)侵襲，維護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全。

5.強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員整體素質(zhì)。建設(shè)一支高素質(zhì)、懂專業(yè)、強(qiáng)技能的檔案管理隊(duì)伍，是提高檔案管理效率與管理水平的基礎(chǔ)。首先，要通過學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)檔案管理理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)，提升檔案管理人員的思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次，建立檔案管理人員的定期培訓(xùn)和繼續(xù)教育制度，把對先進(jìn)管理意識(shí)和管理技術(shù)手段的探索研究作為經(jīng)常性的館內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)內(nèi)容。第三，遴選有培養(yǎng)前途的檔案管理人員到高校檔案專業(yè)或上級檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)修，帶回新的檔案管理理念、方式和手段，促使高校檔案館（室）的檔案管理躍上一個(gè)新臺(tái)階。

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