宋嶸嶸

摘 要： 隨著信息技術(shù)的飛躍式發(fā)展給科研管理創(chuàng)新提供了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，信息化的管理手段對傳統(tǒng)管理體系起到很好的完善和重建的作用。針對高職院校科研管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀，將企業(yè)全面質(zhì)量管理的基本理念引入高職院?？蒲泄芾硐到y(tǒng)建設(shè)中，并提出如何構(gòu)建基于全面質(zhì)量管理理論的高職院?？蒲泄芾硐到y(tǒng)，為今后有效推動高職院?？蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)找到了新的切入點(diǎn)和突破口。

關(guān)鍵詞： 高職院校； 科研； 信息化； 全面質(zhì)量管理

中圖分類號： G710 文獻(xiàn)標(biāo)志碼： A 文章編號： 1671-2153（2016）05-0036-05

當(dāng)前，信息技術(shù)的飛躍式發(fā)展給科研管理創(chuàng)新提供了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，科研管理工作中所面臨的諸多問題不再難解，信息化的管理手段對傳統(tǒng)管理體系起到很好的完善和重建作用。而全面質(zhì)量管理理論的引入，為高職院校科研管理系統(tǒng)建設(shè)提供了很好的理論基礎(chǔ)，為有效推動高職院校科研管理信息化建設(shè)找到了新的切入點(diǎn)和突破口。

一、全面質(zhì)量管理理論簡述

全面質(zhì)量管理理論最早興起于企業(yè)，是在傳統(tǒng)質(zhì)量管理的基礎(chǔ)上，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)營管理上的需要而發(fā)展起來的一種以質(zhì)量管理為核心的現(xiàn)代化管理理念和方法。20世紀(jì)60年代初，美國質(zhì)量管理專家菲根堡姆首次提出了“全面質(zhì)量管理”的概念，至20世紀(jì)80年代后期，該理論得到進(jìn)一步升華。全面質(zhì)量管理是一種全員、全過程、全企業(yè)的品質(zhì)經(jīng)營，它指一個組織以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎(chǔ)，目的在于通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達(dá)到長期成功的管理途徑。全面質(zhì)量管理的基本觀點(diǎn)有：為用戶服務(wù)的觀點(diǎn)、全面管理的觀點(diǎn)、以預(yù)防為主的觀點(diǎn)、用數(shù)據(jù)說話的觀點(diǎn)。該理論在企業(yè)領(lǐng)域已經(jīng)得到了廣泛的研究和應(yīng)用，目前，國內(nèi)外的許多高校也正借鑒其管理理念和方法。

二、高職院校科研管理系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀

在《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》中，將教育信息化納入國家信息化發(fā)展整體戰(zhàn)略，科研管理信息化作為高校信息化建設(shè)的重要分支，已是今后發(fā)展的大勢所趨。

但縱覽目前國內(nèi)高?？蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)現(xiàn)狀，本科院校在該領(lǐng)域的發(fā)展已是如火如荼，高職院校則仍處于起步探索階段。采樣自北京易普拉格科技有限責(zé)任公司的一組數(shù)據(jù)較有代表性，該公司在國內(nèi)高?？蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)領(lǐng)域處于領(lǐng)先地位，由其提供的最新資料上獲悉，至今已有500多所高校采用他們的系統(tǒng)，但其中高職院校使用數(shù)僅60余所。而根據(jù)教育部發(fā)布的《2014年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報》獲知，截至2014年底，全國有普通高等學(xué)校2529所，其中，高職（?？疲┰盒Ｊ?327所。從中不難看出，高職院校在科研管理系統(tǒng)建設(shè)上還明顯滯后，僅有少數(shù)高職院校嘗試通過科研管理系統(tǒng)建設(shè)來收集、傳遞、存貯、加工、維護(hù)和使用科研信息，優(yōu)化科研管理模式，從而提高科研管理效率和水平。絕大多數(shù)高職院校還是普遍采用傳統(tǒng)的Word、Excel等office辦公軟件來處理科研信息。高職院校在建校初期及之后的相當(dāng)長一段時間內(nèi)，科研人員數(shù)、項目數(shù)、經(jīng)費(fèi)數(shù)、成果數(shù)等信息并不繁雜，普通的office辦公軟件已能很好處理產(chǎn)生的科研數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的信息管理模式和信息交流模式能較好地發(fā)揮作用。但隨著學(xué)校大踏步地向前發(fā)展，科研管理內(nèi)容不斷增多、管理群體日漸龐大、管理觸角不斷深入，管理的難度和壓力就會隨之而上升，在人員編制擴(kuò)增困難的情形下，量的膨脹和積累就會引發(fā)對管理上質(zhì)變的追求。在高職科研蓬勃發(fā)展和信息化技術(shù)日益普及的當(dāng)下，如何有效推動高職院?？蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)，如何快速提高高職院校的科研管理水平和管理效率，已是擺在高職科研管理者面前的一個嚴(yán)峻課題。

三、全面質(zhì)量管理理論對高職院?？蒲泄芾硐到y(tǒng)建設(shè)的啟示

科研管理系統(tǒng)是一個由人、計算機(jī)組成的能進(jìn)行科研信息的搜集、傳遞、存貯、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)崟r反映高校的科研活動，為日常事務(wù)的處理和管理職能提供支持。目前，就高校管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)層面的文章比比皆是，但對其管理理論梳理則很匱乏。而筆者認(rèn)為，科研管理系統(tǒng)不僅是一個技術(shù)層面事物，也是一個管理層面事物，它是基于管理科學(xué)理論孕育而生的人、機(jī)系統(tǒng)?？蒲泄芾硐到y(tǒng)本身就集成了很多的管理理念，其字面意義即融合著管理與技術(shù)的雙層概念。系統(tǒng)之所以自誕生之日起就顯示出其旺盛的生命力，究其原因，與系統(tǒng)本身所蘊(yùn)涵的先進(jìn)管理思想是密不可分的。

全面質(zhì)量管理理論雖興起于企業(yè)，但其蘊(yùn)含的中心思想?yún)s對高職院?？蒲泄芾硐到y(tǒng)建設(shè)有著很好的借鑒指導(dǎo)意義，為當(dāng)前高職院?？蒲泄芾砉ぷ髦腥找嫱宫F(xiàn)的各種問題指明破解方向和思路，為科研管理系統(tǒng)建設(shè)提供了強(qiáng)有力的理論支撐點(diǎn)。為便于直觀了解，筆者對全面質(zhì)量管理理論基本觀點(diǎn)及體現(xiàn)于高職科研管理系統(tǒng)建設(shè)中的核心點(diǎn)以簡表形式加以闡述（詳見表1）。從中，我們可以看出，在科研管理系統(tǒng)建設(shè)中引入全面質(zhì)量管理理論，可以很好地解析高職科研管理系統(tǒng)建設(shè)中“為什么”“做什么”“怎么做”等問題，使系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)更明確、思路更清晰。

傳統(tǒng)的高職院校科研管理中常存在如下問題，比如：科研數(shù)據(jù)有效利用率低，科研人員對個人、他人及至全校的科研項目數(shù)據(jù)、成果數(shù)據(jù)等信息均是不清晰、不明朗的，大量的科研數(shù)據(jù)被積壓在科研處，作為科研一線人員反而常常淪為信息傳遞的最末端，這在一定程度上阻礙了科研人員的成長和發(fā)展，且不利于科研團(tuán)隊的組建和跨學(xué)科、跨專業(yè)從事某項研究；在項目管理中，常出現(xiàn)“重申報立項、輕課題研究，項目按期結(jié)題率低”的現(xiàn)象，對項目具體實(shí)施過程中各環(huán)節(jié)的管理缺失，過程化管理形同虛設(shè)；在具體管理事項上，大小事務(wù)均由科研管理部門一肩挑，科研人員難以參與進(jìn)來；在管理內(nèi)容不斷擴(kuò)增后，管理人員因時間、精力有限，難以做到面面俱到，常處于疲于應(yīng)付、敷衍塞責(zé)的被動工作狀態(tài)；在管理方法上，手段落后，各項工作開展常費(fèi)時費(fèi)力且成效一般?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的使用雖不能徹底解決上述種種問題，但卻為解決上述問題提供了可能。通過系統(tǒng)的普及應(yīng)用，可以很好地實(shí)現(xiàn)全面質(zhì)量管理中的核心點(diǎn)：為科研用戶服務(wù)；進(jìn)行全過程管理、全員性管理和全要素管理；對科研項目的有效控制；用科研數(shù)據(jù)來說話。

第一，科研管理系統(tǒng)能充分滿足科研人員對科研信息的需求，有助于科研團(tuán)隊的形成，為申報跨學(xué)科、跨專業(yè)的中大型科研項目提供了依據(jù)。第二，科研管理系統(tǒng)很好地解決了管理中全程性、全員性、全要素的要求，它通過對項目管理過程的各節(jié)點(diǎn)的控制，使項目的全過程質(zhì)量管理不再是一個設(shè)想，有機(jī)會真正地落到實(shí)處；第三，科研管理系統(tǒng)不僅要求科研管理部門參與質(zhì)量管理，而且要求全體科研人員來共同參與質(zhì)量管理，在充分調(diào)動科研人員的積極性、主動性時，亦為科研管理部門減輕壓力、減少工作量；此外，科研管理系統(tǒng)可以把盡可能多的科研管理內(nèi)容包羅其內(nèi)，包括：人員管理、項目管理、經(jīng)費(fèi)管理、成果管理、科研機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)活動、科研統(tǒng)計等，在較大程度上實(shí)現(xiàn)了全要素質(zhì)量管理。第四，科研管理系統(tǒng)可以根據(jù)需要設(shè)置提醒警示內(nèi)容，對科研項目進(jìn)行事前控制，使項目的整個進(jìn)程都處于控制狀態(tài)，從而有效提高項目的按期結(jié)題率。第五，科研管理系統(tǒng)所具備的強(qiáng)大的對數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計分析功能，使科研數(shù)據(jù)對問題的闡述更清晰、更直觀，為下步?jīng)Q策提供直接依據(jù)，用數(shù)據(jù)來說話變成一件簡單易行的事。

四、基于全面質(zhì)量管理理論的科研管理系統(tǒng)構(gòu)建

（一）注重人本管理

所謂人本管理，顧名思義即“以人為本”的管理模式，它突出人在管理中的核心地位。人是科研活動中最活躍、最關(guān)鍵、最寶貴的因素，科研管理系統(tǒng)的建設(shè)最終是為人所用，人的想法、人的要求是系統(tǒng)設(shè)計的起點(diǎn)亦是終點(diǎn)。全面質(zhì)量管理理論體現(xiàn)于高職科研管理系統(tǒng)建設(shè)中的核心點(diǎn)中就包括了為科研用戶服務(wù)、進(jìn)行全員性管理，這是系統(tǒng)建設(shè)的初衷，也是檢驗(yàn)系統(tǒng)建設(shè)成功與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。

因高職院校目前普遍采用集中管理模式，故科研管理系統(tǒng)面向的用戶群，主要可歸為三層：校領(lǐng)導(dǎo)、科研管理人員、科研人員，如學(xué)校的管理已轉(zhuǎn)為或正轉(zhuǎn)向校系兩級管理模式，則可再加設(shè)一層：系科研秘書。因系統(tǒng)服務(wù)對象的差異，故系統(tǒng)設(shè)計宜采用多級用戶分層管理模式，即針對不同用戶，提供不同界面和服務(wù)，現(xiàn)以三層用戶為例，各層級的功能設(shè)計可參見圖1。其中，領(lǐng)導(dǎo)決策層需要滿足的是對各項科研數(shù)據(jù)的綜合查詢分析，以便了解到最新、最直觀的學(xué)校科研動態(tài)情況，以輔助決策；科研管理層負(fù)責(zé)全?？蒲泄芾順I(yè)務(wù)，統(tǒng)管全校的各項科研數(shù)據(jù)，另外還可以通過系統(tǒng)發(fā)布通知公告和發(fā)送消息，并負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和管理；科研人員則可以在系統(tǒng)中管理個人的科研信息，同時查詢學(xué)校其他人員科研情況，此外還能通過系統(tǒng)接收通知、文件等。

此外，在系統(tǒng)設(shè)計上，考慮到系統(tǒng)面向的客戶群復(fù)雜多樣，各人的計算機(jī)知識背景不一，各層次用戶需求也不一致，故系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)力求簡潔明快、直截了當(dāng)。系統(tǒng)版面設(shè)計總體要求是：頁面簡潔大方、網(wǎng)站風(fēng)格統(tǒng)一、色彩搭配合理；系統(tǒng)內(nèi)的文字風(fēng)格、總體效果應(yīng)保持一致；系統(tǒng)內(nèi)的目錄結(jié)構(gòu)要做到層次清晰、脈絡(luò)分明、一目了然，有良好的導(dǎo)航功效；系統(tǒng)內(nèi)的鏈接層次不宜太深，五層應(yīng)是極限?？傮w上來說，簡單、方便、實(shí)用是對系統(tǒng)開發(fā)的基本要求，用戶使用后如能感覺到受益而非感覺是種負(fù)擔(dān)，那么系統(tǒng)的設(shè)計才是成功的。

（二）注重項目全過程管理

項目全過程管理是指貫穿于項目從始到中到結(jié)的整個流程的管理（詳見圖2）。目前在高職院校

項目管理中，大都非常重視科研項目的申報立項工作，中期檢查過程和控制過程基本缺失，結(jié)題驗(yàn)收環(huán)節(jié)則存在延期問題突出、完成質(zhì)量不佳的情況。全面質(zhì)量管理理論體現(xiàn)于高職科研管理系統(tǒng)建設(shè)中的核心點(diǎn)：進(jìn)行全過程管理、對科研項目的有效控制，為切實(shí)有效地解決該問題提供了契機(jī)。通過系統(tǒng)的設(shè)置，可以對項目實(shí)施的各個階段進(jìn)行合理監(jiān)控，并通過設(shè)置預(yù)警功能，提醒科研人員按期按質(zhì)去完成研究任務(wù)，以提高項目結(jié)題率。

高職院?？蒲泄芾硐到y(tǒng)中科研項目信息數(shù)據(jù)設(shè)計模式可參照圖3，因國家、省、市各級各類的科研統(tǒng)計的口徑不一致，在現(xiàn)行的狀態(tài)下，有關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)建議參照教育部年度統(tǒng)計中的相關(guān)指標(biāo)要求，同時結(jié)合學(xué)校多年來科研工作累積的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行合理設(shè)定。

（三）重視系統(tǒng)功能的完備性

要實(shí)現(xiàn)全面質(zhì)量管理理論體現(xiàn)于高職科研管理系統(tǒng)建設(shè)中的核心點(diǎn)：全要素管理。在系統(tǒng)建設(shè)初期，就要認(rèn)真分析科研管理工作的需求，盡可能按需來設(shè)計各種模塊，系統(tǒng)功能模塊越齊全越完備，則全要素管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)可能性也就越大。

目前，根據(jù)高職科研日常管理工作的內(nèi)容來劃分的話，科研管理系統(tǒng)的功能模塊設(shè)置中的核心功能主要有：人員管理、項目管理、經(jīng)費(fèi)管理、成果管理、學(xué)術(shù)活動、報表管理、科研考核，此外，作為輔助業(yè)務(wù)部分，主要包括：網(wǎng)上辦公、系統(tǒng)維護(hù)。系統(tǒng)功能模塊設(shè)計框架示意圖如圖4所示。需要說明的是，以上所列僅是功能模塊大致輪廓，各校根據(jù)實(shí)際需求，在內(nèi)容設(shè)置上可作進(jìn)一步擴(kuò)充或調(diào)整，以適應(yīng)當(dāng)下及今后一段時間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，如：增加機(jī)構(gòu)管理模塊、提供期刊源庫、增設(shè)專家?guī)斓取?/p>

（四）高度重視數(shù)據(jù)的質(zhì)量

信息系統(tǒng)建設(shè)中有一句名言：“三分技術(shù)、七分管理、十二分的數(shù)據(jù)”。可見數(shù)據(jù)在系統(tǒng)建設(shè)中所占據(jù)的重要位置，全面質(zhì)量管理理論體現(xiàn)于高職科研管理系統(tǒng)建設(shè)中的核心點(diǎn)之一就是用科研數(shù)據(jù)來說話。要真正實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)很不容易，從一定意義上來說，這亦是科研管理系統(tǒng)建設(shè)的終極目標(biāo)。

借助科研管理系統(tǒng)，可以有效實(shí)現(xiàn)科研用戶對科研數(shù)據(jù)的充分共享，但要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的前提是必須確保這些數(shù)據(jù)的全面、準(zhǔn)確、即時、有效，只有確保了共享數(shù)據(jù)的質(zhì)量，才能體現(xiàn)系統(tǒng)的優(yōu)越性。但數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題，恰是系統(tǒng)建設(shè)中的一個難點(diǎn)所在。從高職院?？蒲泄芾硐到y(tǒng)建設(shè)數(shù)據(jù)來源（圖5）中可以看出，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生可以分為前、中、后期三個階段，不同階段的數(shù)據(jù)來源亦各不相同，前期數(shù)據(jù)完全依賴于科研管理人員日常對于科研基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的原始積累，該階段易出現(xiàn)問題是數(shù)據(jù)完整性不足；系統(tǒng)建設(shè)中期，數(shù)據(jù)需要科研管理人員和科研人員共同參與來完成，此階段科研管理人員更多承擔(dān)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性工作，而科研人員重心在核實(shí)和完善個人數(shù)據(jù)，以進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；系統(tǒng)建成后，數(shù)據(jù)來源主要是由科研人員來錄入完成，此時數(shù)據(jù)即時性完全依賴于科研人員來實(shí)現(xiàn)，科研管理人員的職責(zé)轉(zhuǎn)移至審核數(shù)據(jù)真實(shí)有效性并補(bǔ)充完善有關(guān)數(shù)據(jù)。從系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源變化中可以發(fā)現(xiàn)，隨著系統(tǒng)建設(shè)的深入，對人員信息素質(zhì)的要求亦相應(yīng)提高，只有所有一線科研人員全力配合，科研管理人員全心投入，才能使系統(tǒng)數(shù)據(jù)用得上、用得順。

為確保“用科研數(shù)據(jù)來說話”的目標(biāo)能順利實(shí)現(xiàn)，使系統(tǒng)能正常運(yùn)行起來，可以考慮制定相關(guān)的信息化制度，通過有力的制度推動和適當(dāng)?shù)睦嬲T導(dǎo)來充分調(diào)動科研人員的積極性，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入工作成為常態(tài)化的一項工作，從而保證數(shù)據(jù)的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和時效性。比如：在學(xué)校科研工作績效考核或科研獎勵的實(shí)施時，如以系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)為直接參考依據(jù)的話，則能起到很好的導(dǎo)向作用，促使科研人員自覺主動去登錄系統(tǒng)并完成科研信息的輸入工作。

五、結(jié)語

全面質(zhì)量管理理論在企業(yè)界已成功運(yùn)用，將其基本理念引入到高職院?？蒲泄芾硐到y(tǒng)建設(shè)中則是一種新嘗試，與側(cè)重技術(shù)層面的研究不同，該理論并不是從關(guān)鍵技術(shù)入手來探討科研管理系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)與實(shí)現(xiàn)。但無可否認(rèn)，該理論的核心點(diǎn)為今后高職院校科研管理部門提供可靠、實(shí)用的科研管理系統(tǒng)建設(shè)思路和指導(dǎo)方案，為系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)與實(shí)現(xiàn)明確了方向，厘清了思路。從此意義上來說，全面質(zhì)量管理理論在一定程度上為高職院?？蒲泄芾硐到y(tǒng)建設(shè)奠定了理論基石，使系統(tǒng)建設(shè)從淺層的“知其然”走向深層的“知其然并知其所以然”。

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Abstract： The informationization management of traditional management system have the effect of good perfect and reconstruction，with the dramatic development of information technology to the scientific research management innovation provides the opportunities and challenges. Aiming at the construction status of scientific management information in the higher vocational colleges， Introduce the basic idea of enterprise total quality management in the construction of scientific research management system in higher vocational colleges， and puts forward how to build the scientific research management in higher vocational colleges based on the theory of total quality management system， effectively promote the construction of higher vocational college scientific research management information for the future to find a new breakthrough point and breakthrough.

Keywords： higher vocational college； scientific research； information； total quality management

（責(zé)任編輯：程勇）