郭玲

【摘要】隨著社會信息化進(jìn)程的不斷深入，人們的信息意識也逐步加強，對檔案信息的要求也隨之提升，更快捷、更高效地獲取檔案信息資源已成為檔案管理領(lǐng)域的主要研究方向。本文中，筆者就以互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境為研究背景，從校內(nèi)共享、校際共享、社會共享三方面探討高職院校檔案信息資源管理的模式，并針對此提出一些具體共享策略。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；信息資源共享

高職院校是高素質(zhì)技能型人才的培養(yǎng)搖籃，同時也是我國崗位實踐領(lǐng)域信息的重要來源。高職院校的檔案管理工作作為日常管理工作的一部分支撐著學(xué)校教研工作的順利進(jìn)行，輔助著人事工作的正常開展，對于高職院校信息化發(fā)展具有十分重要的意義。尤其是在網(wǎng)絡(luò)科技高速發(fā)達(dá)的現(xiàn)在，高職院校檔案管理工作更應(yīng)順應(yīng)形勢作出積極的變革，以更快捷、更優(yōu)質(zhì)、更準(zhǔn)確的信息服務(wù)助力院校發(fā)展。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校檔案信息資源共享模式

（一）校內(nèi)共享模式。校內(nèi)共享模式要求高職院校檔案部門建立局域網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息在線共享與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。從建設(shè)基礎(chǔ)條件上講，高職院校要協(xié)同網(wǎng)絡(luò)通信專業(yè)人事與檔案管理工作者成立平臺建設(shè)隊伍，在充分考慮院校地理布局、樓層結(jié)構(gòu)、組織狀況、檔案信息資源現(xiàn)有狀況、計算機設(shè)備使用狀況等諸多因素的情況下開展平臺建設(shè)。從實現(xiàn)手段上講，高職院校檔案信息校內(nèi)共享平臺的開端與基礎(chǔ)應(yīng)為院校檔案館或檔案辦公室，平臺將以此為信息源借助通信軟件和網(wǎng)絡(luò)連接校內(nèi)其他計算機終端，從而實現(xiàn)校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享與信息快速傳輸。從共享類型上講，校內(nèi)共享模式是典型的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，設(shè)計前院校可依據(jù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)費用、系統(tǒng)靈活性要求從星型、環(huán)型或是總線型三種拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)中選擇一種，以滿足高職院校的實際需求，通?？偩€型符合大部分院校檔案局域網(wǎng)情況，應(yīng)用最為廣泛。

（二）校際共享模式。高職院校檔案信息校際共享模式是借助校外網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)不同高職院校之間檔案信息資源共享的一種模式，其依據(jù)地緣因素與高職院校類型不同又可具體分為兩種模式：1. 同一區(qū)域內(nèi)高職院校共享。如省級教育部門以及檔案管理部門可以對區(qū)域內(nèi)所轄高職院校檔案進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)統(tǒng)籌管理，搭建覆蓋全域的檔案信息資源共享平臺，促使院校間的互助合作。2. 同類高職院校共享?？捎墒〖壷鞴軉挝粐L試將醫(yī)學(xué)類、計算機類、機械類、護(hù)理類等同一類型高校檔案信息進(jìn)行整合，方便同類院校間檔案資源共享。無論是上述何種類型的校際共享模式均需依托省級主管機關(guān)電子政務(wù)平臺作為依托，利用電子政務(wù)網(wǎng)為各高職院校提供信息通道和網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息主干通道功能。

（三）社會共享模式。社會共享模式是指在高職院校檔案部門聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上，利用云技術(shù)等先進(jìn)理念，以專業(yè)檔案網(wǎng)站為節(jié)點向用戶提供檔案資源的服務(wù)模式。這一模式是檔案信息資源共享模式的最高層級，其能夠突破時空與地域限制向任何擁有權(quán)限的用戶提供檔案資源，具有共享主體多、應(yīng)用范圍廣的優(yōu)勢，但其也同時具有檔案資源安全風(fēng)險大、實現(xiàn)方式復(fù)雜等劣勢。具體來講，檔案資源的社會共享模式需要以檔案網(wǎng)站為核心站點，所謂檔案網(wǎng)站則是指檔案局、檔案協(xié)會、學(xué)院內(nèi)部檔案機構(gòu)在互聯(lián)基礎(chǔ)上建立的公共信息站點，其以主頁的方式提供相關(guān)信息和服務(wù)，是整個平臺的信息來源。整個模式以檔案網(wǎng)站為核心，將高職院校檔案聯(lián)通到一個服務(wù)器上，組成檔案集群式網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而實現(xiàn)用戶與檔案信息網(wǎng)站之間、檔案部門與其他部門之間的互動與溝通。

二、高職檔案信息資源共享策略研究

（一）構(gòu)建高職院校檔案信息資源共享的實現(xiàn)機制。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享機制，主要是指借助現(xiàn)代化的信息資源和科技手段來避免不利因素，以順利構(gòu)建起信息資源共享機制，從而實現(xiàn)真正意義上的信息共享。具體而言，高職院校檔案信息資源共享的實現(xiàn)機制主要包括以下兩個方面：其一，運行保障機制。運行保障機制是最基礎(chǔ)的實現(xiàn)機制構(gòu)成要素，它能夠確保高職院校檔案信息在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的持久、有效、健康、有序運行?！皹?biāo)準(zhǔn)規(guī)范機制”“法律法規(guī)機制”以及“利益平衡機制”是運行保障機制的三大核心要素，它們相輔相成、缺一不可。其二，合作與激勵機制。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理工作雖然解放了不少勞動力，但對成員的合作意識要求卻越來越高了。高校檔案信息資源雖具有一定的公共性，但并非可以自由獲取，需要借助一定的規(guī)章協(xié)議以及合作機制來明確各個成員、組織的權(quán)利和義務(wù)。同時，還要確定相應(yīng)的激勵機制，促進(jìn)成員之間的合作交流、學(xué)習(xí)，激發(fā)成員的積極性，從而為共享機制的形成奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）加強高職院校的檔案信息資源建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享模式十分強調(diào)檔案信息資源建設(shè)，其主要包括兩方面內(nèi)容：第一，特色數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，即建立起具有學(xué)校特色、資源合理配置、利用率較高、使用較為便捷的高職院校檔案信息數(shù)據(jù)庫，然后將這些數(shù)據(jù)存儲在信息系統(tǒng)中，并設(shè)置不同類別的檢索詞。第二，對特色資源進(jìn)行整合，即對高職院校的特色數(shù)據(jù)庫、特色資源進(jìn)行科學(xué)地整理組合，將分散的資源逐步統(tǒng)一到一起，這便于資源的共享和利用。特色資源的整合是一項較為復(fù)雜的過程，其包含多個層次的內(nèi)容，既包括硬件環(huán)境整合，也包括軟件環(huán)境整合、人力資源整合等方面的內(nèi)容。

（三）建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系。在現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景之下，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建是檔案信息資源共享模式的重要內(nèi)容之一，其屬于檔案信息化頂層建設(shè)，包括檔案信息基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、采集標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等多種構(gòu)成形式。在建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的過程中要注意遵循以下幾個原則：首先，要做好信息標(biāo)準(zhǔn)體系的頂層設(shè)計，嚴(yán)格按照科學(xué)的模型進(jìn)行構(gòu)建，以確保檔案信息的規(guī)范性和科學(xué)性。其次，要立足于我國國情，與國際接軌。作為我國教育教學(xué)事業(yè)的重要組成部分，高職院校在促進(jìn)我國整體教育水平方面發(fā)揮著重要的作用。鑒于此，高職院校檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化體系要充分借鑒國內(nèi)外相關(guān)經(jīng)驗，取其精華、去其糟粕，這樣才能夠加快高職院校檔案信息資源建設(shè)步伐。

（四）加強檔案信息立法工作。我國高職院校檔案信息資源共享建設(shè)起步較晚，很多方面尚未成熟，相關(guān)的法律法規(guī)還不健全，加之網(wǎng)絡(luò)這一特殊的環(huán)境，亟須我們加快檔案信息立法工作進(jìn)程。一方面，我們要對現(xiàn)有檔案信息資源的法律、法規(guī)、政策等進(jìn)行清查，廢除不符合當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)社會現(xiàn)狀的方針政策，對有關(guān)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息資源建設(shè)的法律法規(guī)進(jìn)行修改完善。另一方面，根據(jù)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，重新制定一些檔案信息資源整合方面的法律法規(guī)，重點解決信息壟斷、信息犯罪、信息污染、信息泛濫等方面的問題，推動檔案信息資源建設(shè)與現(xiàn)代社會的同步發(fā)展進(jìn)步。

三、結(jié)語

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，高職院校檔案信息資源的共享與構(gòu)建是一項較為繁瑣的工程，其涉及到多方面的問題，不可一蹴而就，需要相關(guān)工作人員和學(xué)者的共同努力。本文中，筆者在潛心研究前人研究成果以及實踐考察的基礎(chǔ)之上，對高職院校檔案信息資源建設(shè)進(jìn)行了深入的剖析和論述，并提出幾種有效模式與保障策略。鑒于學(xué)識有限，研究中可能存有一些不足之處，希望大家能夠及時提出指導(dǎo)意見，以共同促進(jìn)高職院校檔案信息資源建設(shè)。

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