邱魯

摘要：社會不斷進(jìn)步，科技不斷創(chuàng)新。人們在追求豐富的物質(zhì)生活的同時，也追求更高層次的精神文化生活。爭當(dāng)文明市民，從微文明做起，創(chuàng)建文明城市也融入到各行各業(yè)和人們的生活工作中。2015年佛山創(chuàng)文成功成為全國文明城市。本文以創(chuàng)文檔案收集的基本要求，談?wù)勊袠I(yè)建立創(chuàng)文檔案的內(nèi)容，針對創(chuàng)文檔案的特點，探討創(chuàng)文檔案利用的幾個問題。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)文檔案；水業(yè)；檔案管理；收集；檔案保管；目錄

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-000-02

一、前言

創(chuàng)文檔案是文明創(chuàng)建活動過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖片、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。

創(chuàng)文檔案產(chǎn)生于文明單位創(chuàng)建過程中，能夠全面反映一個創(chuàng)建單位的精神文明建設(shè)過程，具有一定保存和查考價值，闡述文明創(chuàng)建檔案的收集范圍、方法；文明創(chuàng)建檔案的分類方法，文明創(chuàng)建檔案的整理和保管方法。對當(dāng)前文明創(chuàng)建檔案管理工作的建議。

創(chuàng)文檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案的重要組成部分。按照檔案法和《全國文明城市測評體系》的內(nèi)容和要求，目前創(chuàng)文檔案管理存在一些問題和不足亟待加強(qiáng)和規(guī)范。它真實反映了單位文明創(chuàng)建活動的歷史軌跡，創(chuàng)文檔案的完整收集、妥善保管與有效利用對豐富檔

案資源，促進(jìn)單位文明建設(shè)和社會文明進(jìn)步具有重要意義，研究它的管理，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

二、創(chuàng)文檔案收集的基本要求有以下五點

根據(jù)中央文明辦對”兩個測評體系“作了較大調(diào)整，均采用“材料審核”、“實地考察”、“問卷調(diào)查”三種方法進(jìn)行考評。其中待審材料是一種重要測評方法。全國文明城市測評體系涉及材料審核的測評標(biāo)準(zhǔn)共有198條，所占達(dá)83.5%，《全國文明城市測評待審材料收集整理任務(wù)分解一欄表》，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，按時收集、整理和提交，應(yīng)嚴(yán)格對分類、鑒定、整理、裝訂、裝盒、上架、排架等立卷環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控。

1.檔案整理單位。所有“待審材料”均以“件”為整理單位，每件材料編號要與《測評體系》中的測評標(biāo)準(zhǔn)的編號順序相一致。

2.檔案佐證材料。“一件”迎檢材料總體把握“有計劃、制度和機(jī)制，有活動、保障措施；有特色和成效”三大方面內(nèi)容收集整理相關(guān)佐證材料，材料包括各類文字材料 、照片、圖表、媒體報道、音（視）頻資料。文字材料必須為原件，均需雙面打印，每一份都要蓋上出具單位的公章。

3.檔案的完整性。提交的材料必須能體現(xiàn)整項工作的完整性。例如：會議的材料包括會議方案、會議通知、議程、主持詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會議相關(guān)材料、會議紀(jì)要、與會人員名單、會議總結(jié)、情況匯報、會議照片和新聞報道等。活動材料：方案、計劃、通知，活動過程形成的資料，活動記錄、情況總結(jié)、經(jīng)驗、簡報、通報、媒體報道、照片、視頻等。

4.檔案邏輯性要求。嚴(yán)格做到待審材料翔實豐富，針對性強(qiáng)，能夠全面、深刻、準(zhǔn)確地反映測評標(biāo)準(zhǔn)的要求，材料的內(nèi)容要前后一致，保存彼此間的內(nèi)在聯(lián)系，尤其文件與文件在時間、文號、數(shù)據(jù)和重要內(nèi)容的表述上不發(fā)生邏輯性錯誤，杜絕出現(xiàn)自相矛盾現(xiàn)象。

5.檔案排序和編號。排序：各份材料的排序與材料目錄表中的排序一致。表格類材料接材料提交表、材料記錄表、文件目錄的先后順序，排列在每件目錄的最前面。每件材料，按照對測評標(biāo)準(zhǔn)佐證的重要性依次排放，同等重要的按時間順序排放。每個測評標(biāo)準(zhǔn)的總體情況說明排在最前，然后是對應(yīng)該測評標(biāo)準(zhǔn)的重要性綜合性部署文件，總體遵循“由上至下，先宏觀后微觀”排序。若一條測評標(biāo)準(zhǔn)有幾項工作或幾項活動，同一項工作或同一個活動的材料應(yīng)整放在一起，再按活動的的第一份材料的時間進(jìn)行排序，保證文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系，同一問題的來文與復(fù)文，請示與批復(fù)排放在一起，同一文件的正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)在后。

三、水行業(yè)建立創(chuàng)文檔案的內(nèi)容

不同的行業(yè)，建立檔案的內(nèi)容不盡相同。根據(jù)水行業(yè)的特性，建立創(chuàng)文檔案必須具備以下幾方面的內(nèi)容：

1.健康檔案的建立。主要以從業(yè)人員（制水班、化驗室和廚房）等涉水人員為主，收集一年一次的健康證，衛(wèi)生知識培訓(xùn)證，一人一檔。每月月初對涉水人員崗位進(jìn)行學(xué)“五病”情況的檢查。（五病是指痢疾、傷寒、中型病毒性肝炎等消化道傳染病、活動性肺結(jié)核、化膿性或滲出性皮膚?。?。做到“五病”調(diào)離率100%，建立“五病”檢查記錄，按年度歸檔，要有近三年的相關(guān)記錄。

2.水質(zhì)檔案的建立。根據(jù)水行業(yè)的特點，主要以水質(zhì)檢測報告、管網(wǎng)水、出廠水、水源水和二次供水的分析報告為主，還收集水廠的日檢測報告。按月份裝訂成冊，每年年底歸檔，做好目錄及檢索。

3.消防栓檔案的建立。在公共消防栓方面，對所在的市、鎮(zhèn)范圍內(nèi)所有消防栓建立檔案，對主干道閥門井蓋檢查，并且根據(jù)往年的閥門檔案及水表檔案做好具體登記記錄并統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)，按照相關(guān)要求收集整理消防栓整改及整改方案。若發(fā)現(xiàn)不符合的情況，根據(jù)整改通知書做好整改記錄。按月收集記錄一年一歸檔。 從消防栓檔案，可以檢查城市公共消防設(shè)施是否達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。

4.客服檔案的建立。客服檔案的收集點多面廣，首先應(yīng)從客戶窗口服務(wù)方面入手，對公示了的承諾內(nèi)容和服務(wù)公約要收集歸檔。按照培訓(xùn)要求，定期組織窗口員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的內(nèi)容、效果以及簽到表要歸檔，培訓(xùn)的目的是為了提高溝通能力和服務(wù)水平。自2012年1月至今收費出具統(tǒng)一的新版票據(jù)要歸檔，在《每月工作規(guī)范細(xì)則》中建立有效投訴處理機(jī)制產(chǎn)生出的記錄，有效投訴記錄和每日衛(wèi)生檢查表按月收集，對每年大客戶管理范圍規(guī)范產(chǎn)生的相關(guān)記錄都列入歸檔范圍，遵循一年一次歸檔。

5.其它零星檔案的建立。在國企中準(zhǔn)備迎檢材料，比如上級下達(dá)的各類通知、標(biāo)準(zhǔn)、要求和規(guī)范，為創(chuàng)文工作開展所召開的班子會議記錄、計劃和總結(jié)都要收集歸檔，其中主要的飯?zhí)煤娃k公區(qū)域的各項檢查表，利用各種途徑宣傳創(chuàng)文工作的宣傳片、報紙、宣傳畫、板報、墻報以及街頭巷尾掛出的橫幅等，還有各類載體形成的紙質(zhì)文檔、聲像、實物和電子檔案，分別分類收集整理歸檔，要有三年的歸檔要求。

四、創(chuàng)文檔案記錄范圍

創(chuàng)文檔案記錄社會及行業(yè)的方方面面，由于其形成范圍、作用等不同，它又有其自身的特點，有一定的特殊性。創(chuàng)文檔案是國有企業(yè)檔案管理的重要組成部分，能積極推動社會精神文明的建設(shè)。

創(chuàng)文檔案的特點：

1.創(chuàng)文檔案有社會性

創(chuàng)文檔案記錄和反映的雖然是各行各業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，但它從微觀上反映了時代的變遷、社會的民生發(fā)展，具有社會性。

2.創(chuàng)文檔案的廣泛性

創(chuàng)文檔案的形成有著更為廣泛的社會基礎(chǔ)，它所反映的內(nèi)容包羅萬象，另外，它的記錄方式、載體形式也廣泛多樣。

五、創(chuàng)文檔案的利用值得探討的兩個問題

1.制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

2.隊伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

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