許東輝

摘要：私人檔案是留給后人的珍貴遺產(chǎn)，是國家全部檔案不可分割的一個(gè)組成部分。加大社會人士參與私人檔案建設(shè)積極性，使私人檔案真正成為豐富各級地方檔案館館藏的一個(gè)重要來源。本文闡述了關(guān)于私人檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：私人檔案；管理；措施

私人檔案是指在社會活動中形成的、或者是通過合法途徑取得的私有組織、家庭或者個(gè)人在私務(wù)活動中形成的檔案，是留給后人的珍貴遺產(chǎn)。長期以來，由于私人檔案管理的意識薄弱，私人檔案管理體系缺位；在私人檔案保管、征集、開放利用、微觀管理、資源共享等方面缺位；私人檔案分布的廣泛性、分散性，以及保管上的隨意性、非科學(xué)性等原因，導(dǎo)致大量具有豐富內(nèi)容和獨(dú)特價(jià)值的私人檔案一直處于一種不安全的管理狀態(tài)中。

《檔案法》規(guī)定，私人檔案是國家全部檔案不可分割的一個(gè)組成部分。所以，國家檔案管理部門不能因?yàn)樗恰八饺恕睓n案，而任其自生自滅。各級檔案部門應(yīng)進(jìn)一步解放思想，開闊視野，通過科學(xué)有效的方式，不斷拓展檔案工作的外延，加強(qiáng)管理私人檔案的廣度和深度，加大社會人士參與私人檔案建設(shè)積極性，使私人檔案真正成為豐富各級地方檔案館館藏的一個(gè)重要來源。

一、廣宣傳，增強(qiáng)意識

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)已成為最主要的宣傳輿論陣地的情況下，檔案部門必須打破以往的封閉模式，改變單打獨(dú)斗的做法，從大宣傳、大視野的角度開展檔案宣傳工作。要創(chuàng)新“多媒介”平臺，擴(kuò)大新興媒體輿論主陣地建設(shè)，增強(qiáng)駕馭新興媒體的能力，要著力打造官方微博、微信公眾平臺等新興媒體，豐富傳播渠道。檔案宣傳干部要深化“走轉(zhuǎn)改”活動，善于走進(jìn)群眾、深入基層，著力增強(qiáng)工作的貼近性、實(shí)效性、持續(xù)性，全面提升宣傳能力，提高公民大檔案意識，激發(fā)社會人士的檔案自覺，營造人人關(guān)心私人檔案建設(shè)、參與私人檔案建設(shè)的良好氛圍。各級檔案管理部門可以通過“最美檔案人評選”、“市民開放日”、“檔案進(jìn)社區(qū)”等一系列活動向市民宣傳檔案知識，增強(qiáng)市民的檔案意識。

二、強(qiáng)服務(wù)，挖掘資源

在媒體“新常態(tài)”的時(shí)代大背景下，檔案收集工作已經(jīng)進(jìn)入平民化、大眾化的時(shí)代。檔案工作者要有平民化的視覺，要強(qiáng)服務(wù)、接地氣，以謙和的姿態(tài)開展私人檔案征集工作。檔案部門要在創(chuàng)新接收模式、延伸接收平臺等方面下工夫，積極拓寬征集領(lǐng)域，縱向擴(kuò)展私人檔案內(nèi)容，豐富檔案內(nèi)涵。一是在檔案網(wǎng)站上設(shè)立相應(yīng)的私人檔案歸檔專題，建立電子文件自動上傳的工作窗口，并在檔案館的服務(wù)器上歸檔。二是建立檔案部門公共檔案微信號，安排值班人員動態(tài)收集有價(jià)值的私人檔案信息，及時(shí)歸檔。三是檔案部門通過關(guān)注本區(qū)域的社會名流、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)傳人、杰出私人企業(yè)主等人物，派入主動上門宣傳指導(dǎo)私人檔案的整理，也可以直接掃描歸檔。四是檔案部門開展預(yù)約服務(wù)、有償征收等方式來豐富館藏。五是聘請社會上資歷深、有一定影響的人士擔(dān)任私人檔案征集員，加大對地方的社會名人、有代表性的社會人士等私人檔案資源的跟蹤了解，掌握動態(tài)。六是抓好私人檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，采取有效地方法盡最保持私人檔案形成時(shí)的原貌，尊重私人檔案的原始性，同時(shí)加大私人檔案數(shù)字化建設(shè)，為利用者提供快捷的利用服務(wù)。

三、簽協(xié)議，規(guī)范程序

省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》指出：支持個(gè)人保管、展示其收藏的檔案，并向國家檔案館捐贈或寄存檔案，對捐贈重要、珍貴檔案的檔案給予一定獎勵(lì)。借鑒國外普遍采用強(qiáng)制性手段收購、限制與激勵(lì)相結(jié)合的方式，通過簽訂合同的方式來取得所有者的授權(quán)。在本人自愿的條件下，檔案部門與擁有私人檔案的社會人士協(xié)商合適的保存方式，簽定規(guī)范的檔案代管托管協(xié)議，規(guī)范檔案代管托管的程序與流程，方便私人檔案者的檔案可以自由進(jìn)出檔案館。檔案持有者對代管托管的檔案具有管理權(quán)和優(yōu)先使用權(quán)，并可提出限制利用意見，還可以分享利用相關(guān)檔案所獲得的收益。檔案部門可按照代管托管協(xié)議向社會及家族相關(guān)人員開放，以便查閱利用。

四、出政策，鼓勵(lì)編研

檔案工作有著獨(dú)特的“記錄歷史，傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”特殊作用，檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。為了充分發(fā)揮檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價(jià)值，要重視私人檔案的編研工作。檔案部門要制定科學(xué)有效的政策，鼓勵(lì)社會人士參與私人檔案的編研工作，讓“死”檔案變“活”檔案，創(chuàng)造出豐厚的社會價(jià)值與經(jīng)濟(jì)效益。開放搞編研，充分利用各方優(yōu)勢共同把檔案編研開發(fā)這個(gè)蛋糕做大。積極借助社會力量，設(shè)立檔案編研獎勵(lì)資金，年度招標(biāo)編研主題，引導(dǎo)、鼓勵(lì)和支持熱愛檔案、熱愛文史的社會團(tuán)體、社會人士積極參與到私人檔案的編研工作中來。

五、常展出，擴(kuò)大影響

到公共場所舉辦檔案展覽，是吸引公眾關(guān)注檔案，了解檔案的重要手段。檔案部門要多渠道開發(fā)、傳播私人檔案價(jià)值，通過聯(lián)合辦展等方式，提升檔案文化傳播力和影響力。各級檔案管理部門可以開展家庭檔案示范展覽、各類私人檔案編研成果專題展覽等一系列專題展覽活動，邀請私人檔案所有者現(xiàn)場講解，同時(shí)開展展覽觀后感征文評比。對參加展覽的檔案所有者頒發(fā)榮譽(yù)證書，增加他們的榮譽(yù)感與積極性。除此之外，檔案館也可以設(shè)立私人檔案專柜，永久性地保存，定時(shí)對外開放、展覽，增加社會教育意義。這樣既可以為檔案所有者提供一個(gè)展示、交流的平臺，還可以使散存于社會的于國于民有益的私人檔案資料得到永久保管、廣泛利用，進(jìn)一步提升了檔案工作的社會影響力和公眾的參與度，進(jìn)而發(fā)揮出更大的鑒史識今、啟迪后人的社會價(jià)值。

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