包麗娜
摘要:隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,全面預(yù)算管理在中小企業(yè)的重要性日益凸顯。企業(yè)的預(yù)算管理是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過程,主要由三個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成:編制環(huán)節(jié)、執(zhí)行和控制環(huán)節(jié)、考核環(huán)節(jié)。在我國(guó),全面預(yù)算管理雖然已在中小企業(yè)中推廣應(yīng)用,但受企業(yè)發(fā)展歷程、組織架構(gòu)、人員配備、規(guī)模等因素影響,中小企業(yè)全面預(yù)算還存在諸多問題。如對(duì)預(yù)算重視度不夠,在編制過程中部門之間協(xié)調(diào)性差,執(zhí)行過程中缺乏主人翁精神,控制過程中剛?cè)崃Χ劝盐詹划?dāng),考核環(huán)節(jié)指標(biāo)設(shè)定可操作性差、不能一視同仁等等。這些問題必然會(huì)影響全面預(yù)算管理在企業(yè)中的作用,從而影響企業(yè)的健康發(fā)展。如何解決?從培育企業(yè)預(yù)算文化去改善對(duì)預(yù)算重視度不夠,從完善全員參與制度去增強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)性,從加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)完善調(diào)整機(jī)制去克服控制中剛?cè)崃Χ劝盐掌がF(xiàn)象,從完善評(píng)價(jià)體系去改善考核環(huán)節(jié)中不能一視同仁的問題。文章從預(yù)算三個(gè)環(huán)節(jié)入手,通過對(duì)三個(gè)環(huán)節(jié)中存在問題分析,結(jié)合筆者的實(shí)踐體會(huì),對(duì)中小企業(yè)全面預(yù)算管理的現(xiàn)狀提出了一些優(yōu)化措施。以期能將全面預(yù)算體系融入到內(nèi)部控制管理體系中,中小企業(yè)能結(jié)合自己的特點(diǎn),重視預(yù)算,全員參與預(yù)算,人人都有節(jié)約成本之觀念,不僅要向業(yè)務(wù)要效益,同時(shí)還要向管理要效益,將有限的資源最優(yōu)化配置,更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。
關(guān)鍵詞:全面預(yù)算;中小企業(yè);預(yù)算考核
一、 全面預(yù)算管理對(duì)中小企業(yè)發(fā)展的重要性和作用
目前,很多中小企業(yè)已初步具備一定的規(guī)模和結(jié)構(gòu),現(xiàn)代企業(yè)管理模式更多的被采用。預(yù)算管理是中小企業(yè)科學(xué)健康發(fā)展的客觀前提和重要基礎(chǔ)。
(一)全面預(yù)算管理的概念
預(yù)算管理是在戰(zhàn)略規(guī)劃和預(yù)測(cè)、決策的基礎(chǔ)上,以數(shù)量和金額形式反映的特定期間的具體行動(dòng)計(jì)劃。反映了企業(yè)在特定期間內(nèi)的資源配置狀況和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的詳細(xì)安排。預(yù)算管理可以使企業(yè)的長(zhǎng)短期目標(biāo)、戰(zhàn)略和企業(yè)的年度行動(dòng)計(jì)劃很好的協(xié)調(diào),可以整合各責(zé)任部門的目標(biāo),通過預(yù)算的編制、實(shí)施和修正為企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供保證。
(二)中小企業(yè)發(fā)展全面預(yù)算的重要性
中小企業(yè)具有規(guī)模小、經(jīng)營(yíng)靈活的特點(diǎn),全面預(yù)算管理能夠使企業(yè)各部門責(zé)任明確,在一定程度上加強(qiáng)內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào),減少內(nèi)部矛盾,使企業(yè)凝聚力更強(qiáng),更有效的進(jìn)行成本控制,從而更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。簡(jiǎn)言之,全面預(yù)算管理的作用主要表現(xiàn)在以下四方面:(1) 規(guī)劃作用。即以企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)為基準(zhǔn),進(jìn)一步明確各部門、各項(xiàng)目可控口徑指標(biāo)。(2)溝通與協(xié)調(diào)作用。在預(yù)算管理控制過程中加強(qiáng)企業(yè)各部門乃至全體員工的溝通協(xié)調(diào),增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。(3) 監(jiān)控作用。在預(yù)算執(zhí)行過程中及時(shí)有效的進(jìn)行監(jiān)控,可有效提高全體員工節(jié)約盈利的觀念,切實(shí)起到降低費(fèi)用作用。(4)績(jī)效評(píng)估作用。建立和完善預(yù)算考核機(jī)制,將考核結(jié)果直接和相關(guān)人員利益掛鉤,可有效提高員工主人翁意識(shí),有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。
二、中小企業(yè)在全面預(yù)算管理中存在的問題
(一)對(duì)預(yù)算重視度不強(qiáng)
部分中小企業(yè)的管理者認(rèn)為預(yù)算是財(cái)務(wù)行為,僅把預(yù)算理解為是財(cái)務(wù)部門控制資金支出的計(jì)劃和措施,于是有些中小企業(yè)的預(yù)算僅是財(cái)務(wù)部為做預(yù)算而做預(yù)算。但預(yù)算管理實(shí)質(zhì)包括業(yè)務(wù)、資金、財(cái)務(wù)、信息、人力資源管理等眾多方面,是一個(gè)綜合性概念。雖然這些方面最終的表現(xiàn)方式為財(cái)務(wù)預(yù)算,但其編制的基礎(chǔ)是各種業(yè)務(wù)、資金、人力資源、軟件開發(fā)等,這些內(nèi)容并不是財(cái)務(wù)部所確定。只有從根本上認(rèn)識(shí)預(yù)算的實(shí)質(zhì),才能使預(yù)算管理得到有效實(shí)施。
(二)預(yù)算編制中存在的問題
1. “上下結(jié)合”混合式編制過程中,由于出發(fā)點(diǎn)及立場(chǎng)不同導(dǎo)致預(yù)算目標(biāo)意見偏差較大
上下結(jié)合式結(jié)合了自上而下和自下而上兩式之長(zhǎng)。但在中小企業(yè)預(yù)算具體編制過程中,高層領(lǐng)導(dǎo)從企業(yè)整體出發(fā),往往更傾向于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),而各責(zé)任部門會(huì)有“完任務(wù)”的想法導(dǎo)致其預(yù)算數(shù)據(jù)帶有一定短期效應(yīng)。因此,在預(yù)算編制過程中討價(jià)還價(jià)的現(xiàn)象油然而生。這種情況在企業(yè)中普遍存在,解決此問題是預(yù)算編制過程中重要的一個(gè)環(huán)節(jié),沒有對(duì)錯(cuò),只是由于出發(fā)點(diǎn)不同導(dǎo)致衡量口徑有差異而已。
2. 負(fù)責(zé)預(yù)算編制部門與各部門協(xié)調(diào)溝通不暢
中小企業(yè)規(guī)模小,其預(yù)算也沒必要繁冗復(fù)雜,可以不建立預(yù)算管理委員會(huì)。一般的中小企業(yè)其預(yù)算的制定及監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行部門為財(cái)務(wù)部,但在全面預(yù)算的編制執(zhí)行考核過程中,財(cái)務(wù)部只是牽頭部門,很多具體細(xì)節(jié)的制定及執(zhí)行須由企業(yè)各責(zé)任部門實(shí)現(xiàn)。在預(yù)算管理過程中,責(zé)任部門往往認(rèn)為預(yù)算只是財(cái)務(wù)部每年流于形式的一項(xiàng)任務(wù),或是提供一大概數(shù)據(jù)敷衍了事,或是遲遲不提供數(shù)據(jù)導(dǎo)致財(cái)務(wù)部減慢預(yù)算流程。這種情況也是在全面預(yù)算管理中必須解決的問題之一。
3. 責(zé)任部門預(yù)算與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)銜接性差
在預(yù)算的編制過程中,各責(zé)任部門往往會(huì)抱著“完任務(wù)”、“爭(zhēng)資源”或是“完考核”的態(tài)度編制預(yù)算,這樣為編預(yù)算而編預(yù)算的行為必然會(huì)導(dǎo)致匯總起來(lái)的全面預(yù)算和企業(yè)戰(zhàn)略銜接性差,從基礎(chǔ)預(yù)算編制就沒有把握住正確的方向。
(三)預(yù)算控制中存在的問題
1. 剛性控制和柔性控制結(jié)合問題
在全面預(yù)算管理的控制環(huán)節(jié)中,過度夸大剛性管理,不能根據(jù)環(huán)境變化而及時(shí)調(diào)整,導(dǎo)致資源重大浪費(fèi),容易造成預(yù)算死角,致使預(yù)算與實(shí)際相脫離,造成責(zé)任部門工作積極性不強(qiáng),失去了預(yù)算的意義;過度夸大柔性管理,預(yù)算調(diào)整的隨意性較大,又會(huì)造成預(yù)算松弛,使預(yù)算流于形式,形同虛設(shè)。中小企業(yè)架構(gòu)沒那么龐大繁雜,只要方法適當(dāng),在預(yù)算執(zhí)行管理環(huán)節(jié)應(yīng)該能夠把握好剛?cè)峤Y(jié)合、力度適中。
2. 預(yù)算分析不深入,調(diào)節(jié)不及時(shí)
大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行預(yù)算控制管理時(shí),僅將預(yù)算值與實(shí)際值進(jìn)行簡(jiǎn)單比較,沒有對(duì)其差額原因做深入分析,沒有把預(yù)算執(zhí)行情況與企業(yè)經(jīng)營(yíng)有機(jī)的聯(lián)系在一起;預(yù)算分析僅側(cè)重于財(cái)務(wù)部的數(shù)據(jù)分析,缺乏業(yè)務(wù)部門從本質(zhì)上的分析。而當(dāng)預(yù)算出現(xiàn)偏差時(shí),企業(yè)不能在合理時(shí)間范圍內(nèi)及時(shí)對(duì)預(yù)算進(jìn)行合理調(diào)整,從而影響企業(yè)全面預(yù)算工作的引導(dǎo)作用,這也是很多中小企業(yè)在全面預(yù)算管理中出現(xiàn)的問題。
(四)預(yù)算考核中存在的問題
1. 考核指標(biāo)可操作性差
(1)考核指標(biāo)單一。中小企業(yè)沒有大型企業(yè)的規(guī)模,涉及的預(yù)算指標(biāo)金額不是很高,預(yù)算內(nèi)容不復(fù)雜,所以設(shè)定合理的考核指標(biāo)相對(duì)比較簡(jiǎn)單。但簡(jiǎn)單不等同于單一,許多中小企業(yè)簡(jiǎn)單的僅以收入、利潤(rùn)作為考核指標(biāo),會(huì)帶來(lái)預(yù)算寬松、業(yè)績(jī)操縱等問題,不能充分體現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略管理意圖,不利于企業(yè)資源的優(yōu)化配置。
(2)指標(biāo)含義不明確甚至錯(cuò)誤。有些企業(yè)在設(shè)定考核指標(biāo)時(shí),沒有明確相關(guān)指標(biāo)的含義,從而在考核時(shí)引起爭(zhēng)議。比如收入指標(biāo),具體考核時(shí)收入如何來(lái)確定?是按合同執(zhí)行和發(fā)貨情況,還是按會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中收入確認(rèn)條件或者按貨款收回情況,這都需要企業(yè)在設(shè)立考核指標(biāo)時(shí)必須明確的細(xì)節(jié)問題。另外,非財(cái)務(wù)指標(biāo)的設(shè)立,往往會(huì)出現(xiàn)可操作性差,甚至錯(cuò)誤不合理現(xiàn)象。在一定程度上挫傷員工的工作積極性。
2. 考核獎(jiǎng)懲不分明,預(yù)算形同虛設(shè),流于形式
在預(yù)算考核環(huán)節(jié),許多企業(yè)在執(zhí)行考核制度時(shí)獎(jiǎng)懲不分明,以各種原因?yàn)橛蓻]有切實(shí)針對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格獎(jiǎng)懲,其預(yù)算考核獎(jiǎng)懲制度也形同虛設(shè)。
在我國(guó),中小企業(yè)很多為家族企業(yè)的延伸,管理者很難做到一視同仁,在預(yù)算考核評(píng)價(jià)執(zhí)行獎(jiǎng)懲時(shí),常常會(huì)參雜太重的個(gè)人情感去評(píng)價(jià)被考核方,考核獎(jiǎng)懲失去了其應(yīng)有的公平性,考核工作流于形式,這種結(jié)果必然導(dǎo)致預(yù)算考核事倍功半,且在一定程度上因?yàn)槭ス叫远鴾p退員工的積極性。
三、對(duì)預(yù)算管理問題解決對(duì)策的建議
(一)培育預(yù)算文化
預(yù)算文化對(duì)企業(yè)員工執(zhí)行預(yù)算管理起到導(dǎo)向作用,在預(yù)算管理中能起到凝聚人心、激勵(lì)人心的作用。
第一,培育健康的預(yù)算文化。中小企業(yè)可以根據(jù)自身情況選擇適合企業(yè)的方法方式加強(qiáng)預(yù)算文化宣傳,比如辦內(nèi)部雜志、墻報(bào)、或是充分利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站進(jìn)行宣傳預(yù)算管理的相關(guān)內(nèi)容,還可通過舉行競(jìng)賽活動(dòng)方式等加大宣傳力度。
第二,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)從自身做起,深刻認(rèn)識(shí)預(yù)算的重要性并在企業(yè)中發(fā)揮示范帶頭作用。領(lǐng)導(dǎo)者在企業(yè)內(nèi)部具有強(qiáng)有力的影響力,只有當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者從本質(zhì)上重視預(yù)算管理,在預(yù)算執(zhí)行過程中堅(jiān)持按原則辦事,維護(hù)預(yù)算過程的每一步嚴(yán)格有序的進(jìn)行,才能對(duì)全體員工產(chǎn)生重視預(yù)算管理,認(rèn)真執(zhí)行預(yù)算指標(biāo)的影響。
第三,加強(qiáng)預(yù)算管理理論培訓(xùn)。理論是基礎(chǔ),只有讓員工從理論上了解預(yù)算管理,才能理解預(yù)算的每個(gè)階段的真正意義,才能在實(shí)踐中踏踏實(shí)實(shí)的去執(zhí)行預(yù)算的每一個(gè)步驟。企業(yè)可以通過財(cái)務(wù)部對(duì)員工進(jìn)行預(yù)算專題培訓(xùn)等切實(shí)可行辦法,從本質(zhì)上提高企業(yè)全員的預(yù)算管理素質(zhì)。
第四,樹立和培養(yǎng)典型。榜樣的力量是無(wú)窮的,好的典型可以帶動(dòng)大家的積極性,可以產(chǎn)生好的經(jīng)驗(yàn)和方法,可以讓員工產(chǎn)生對(duì)正確態(tài)度及方法的共鳴,從而讓大家從內(nèi)心深處更容易接受預(yù)算的每個(gè)環(huán)節(jié),自覺執(zhí)行、自覺考核。通過報(bào)告會(huì)、經(jīng)驗(yàn)介紹會(huì)等方式加大對(duì)典型的推廣力度,能起到推動(dòng)全局的作用,推動(dòng)企業(yè)預(yù)算管理的順利進(jìn)行。
(二)完善全員參與預(yù)算管理制度,實(shí)現(xiàn)部門協(xié)作及部門預(yù)算與企業(yè)戰(zhàn)略的統(tǒng)一
“全員”包括兩層含義:一是指人人參與,即預(yù)算目標(biāo)層層分解,落實(shí)到人,人人參與預(yù)算管理,全員樹立成本效益意識(shí);二是指企業(yè)資源在各部門間的配置過程,即通過把企業(yè)有限的資源合理的在各職能部門和責(zé)任部門間的配置,來(lái)獲得更強(qiáng)有力的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
第一,完善全員參與預(yù)算管理制度,實(shí)現(xiàn)部門良好協(xié)作。在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造相應(yīng)的氣氛,帶動(dòng)全體員工樹立意識(shí)并積極參與,增強(qiáng)全體員工的節(jié)約盈利觀念、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)觀念、時(shí)間效率觀念,從根本上改善各個(gè)部門之間溝通協(xié)調(diào)問題。
第二,切實(shí)有效地加強(qiáng)溝通工作。溝通,對(duì)于實(shí)施全面預(yù)算管理至關(guān)重要,溝通的效果直接影響預(yù)算的順利實(shí)施程度。溝通需要作為日常工作的一部分進(jìn)行管理,企業(yè)的高層和中層管理人員應(yīng)承擔(dān)重要角色。建立向上、向下、橫向的溝通渠道,確保溝通的雙向性和暢通性。溝通可以采用口頭、書面、電子等多種方式,大家可從不同渠道獲取信息,根據(jù)不同的溝通對(duì)象及內(nèi)容選擇不同的溝通渠道。
第三,以全員參與為手段,實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)統(tǒng)領(lǐng)預(yù)算管理。企業(yè)戰(zhàn)略是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的生存和發(fā)展,在綜合分析企業(yè)內(nèi)部條件和外部環(huán)境的基礎(chǔ)上做出的一系列帶有全局性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性的謀劃。全面預(yù)算管理是一種集系統(tǒng)化、戰(zhàn)略化、人本化理念為一體的現(xiàn)代管理模式。戰(zhàn)略和預(yù)算的關(guān)系表現(xiàn)在以下幾方面:戰(zhàn)略為預(yù)算指明方向;預(yù)算目標(biāo)可以解讀并修正戰(zhàn)略;預(yù)算編制可以細(xì)化戰(zhàn)略實(shí)施方案;預(yù)算動(dòng)態(tài)管理可以落實(shí)戰(zhàn)略。
戰(zhàn)略的制定,為企業(yè)明確了未來(lái)發(fā)展的方向和目標(biāo),全面預(yù)算管理則是將這些目標(biāo)具體化,制定成各種具體的措施。戰(zhàn)略管理是全面預(yù)算管理的起點(diǎn)和導(dǎo)向。企業(yè)戰(zhàn)略決定了全面預(yù)算管理的導(dǎo)向,要求企業(yè)在立足于自身戰(zhàn)略規(guī)劃及公司所處的發(fā)展周期和市場(chǎng)環(huán)境來(lái)選擇適合自己的預(yù)算管理模式。只有統(tǒng)一戰(zhàn)略目標(biāo),才有共同努力方向,才能避免僅考慮利潤(rùn)最大化而造成企業(yè)短期行為。以全員參與預(yù)算管理為基礎(chǔ),在不同部門間建立相互支持相互協(xié)作的業(yè)務(wù)流程,環(huán)環(huán)相扣,不僅可以提高工作效率,還可以達(dá)到團(tuán)結(jié)協(xié)作的目的。
(三)加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行力建設(shè),建立科學(xué)的預(yù)算調(diào)整制度
預(yù)算執(zhí)行力是確保企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵,沒有執(zhí)行力保證的預(yù)算管理便是一句空話,預(yù)算管理的失效必然影響企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。
第一,提高預(yù)算編制水平。預(yù)算目標(biāo)應(yīng)是一個(gè)既有一定難度,但通過努力又能實(shí)現(xiàn),這樣才能充分調(diào)動(dòng)預(yù)算執(zhí)行人員的積極性,提高預(yù)算執(zhí)行的效率。在編制過程中,編制人員要多聽取各方人員的意見,有條件的要去深入了解或者親自參與一下具體項(xiàng)目的相關(guān)實(shí)踐,可使預(yù)算方案更加科學(xué)。
第二,提高員工預(yù)算執(zhí)行力。一方面要讓員工從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到預(yù)算管理的重要性,認(rèn)識(shí)到嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理會(huì)給企業(yè)帶來(lái)什么會(huì)給自身帶來(lái)什么,要讓員工意識(shí)到自己是企業(yè)這個(gè)大家庭的一分子。另一方面要加強(qiáng)對(duì)員工的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn),以利于預(yù)算管理的更好執(zhí)行。
第三,對(duì)預(yù)算執(zhí)行過程加強(qiáng)控制,提高對(duì)差異的分析能力,完善預(yù)算調(diào)整制度。在預(yù)算執(zhí)行過程中,要嚴(yán)格按預(yù)算方案確定相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控,在中小企業(yè)中,往往是到了月末、季度末、年底的時(shí)候進(jìn)行實(shí)際和預(yù)算相比較,但僅限于這種事后控制往往不夠,企業(yè)應(yīng)力求做到事中控制,爭(zhēng)取在突破預(yù)算數(shù)前就能對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)作出及時(shí)處理。在控制過程中,對(duì)差異的分析要透徹,不能僅限于分析數(shù)據(jù)差異,要從業(yè)務(wù)的根本上找出原因,從而對(duì)是否調(diào)整預(yù)算作出準(zhǔn)確判斷。在預(yù)算調(diào)整制度方面要進(jìn)一步完善,客觀分析,避免偏激。
(四)完善評(píng)價(jià)體系,提高考核指標(biāo)的可操作性
建立一套客觀、科學(xué)、完善的評(píng)價(jià)體系,才能為正確評(píng)價(jià)預(yù)算管理人員的工作業(yè)績(jī)提供保證,才能進(jìn)一步完善預(yù)算管理體系,使企業(yè)的全面預(yù)算有效性更強(qiáng),從而促進(jìn)企業(yè)的管理水平。企業(yè)在設(shè)立考核指標(biāo)時(shí),務(wù)必和企業(yè)自身實(shí)際情況相結(jié)合,力求做到合理客觀,進(jìn)一步提高考核指標(biāo)的可操作性。具體來(lái)說(shuō),要結(jié)合各責(zé)任部門的預(yù)算目標(biāo),制定公正、合理、有效的獎(jiǎng)懲制度,并形成嚴(yán)格的考評(píng)機(jī)制,把預(yù)算執(zhí)行情況和責(zé)任部門與具體責(zé)任人的切身利益掛鉤。對(duì)全體員工一視同仁,保證預(yù)算管理的有效性。
中小企業(yè)具有規(guī)模小、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單的特點(diǎn)。企業(yè)從全面預(yù)算管理入手,加強(qiáng)內(nèi)部控制,使全面預(yù)算管理體系融入到內(nèi)部管理控制目標(biāo)體系中,腳踏實(shí)地做好預(yù)算管理與控制,才能確保企業(yè)健康發(fā)展。
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(作者單位:北京華通偉業(yè)科技發(fā)展有限公司)