摘 要：隨著高校教育規(guī)模的發(fā)展和科研經(jīng)費(fèi)增長，財務(wù)報銷的業(yè)務(wù)量急劇增加，加之財務(wù)人員編制偏緊，導(dǎo)致報銷人員等候時間長，報賬難，財務(wù)人員超負(fù)荷工作，壓力大。解決的辦法就是網(wǎng)上預(yù)約報賬。文章從網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)設(shè)計的原則、思路、界面和憑證生成等幾個方面提出構(gòu)想和建議。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù) 預(yù)約報賬 系統(tǒng)設(shè)計 網(wǎng)絡(luò)

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）05-210-02

隨著高校教育規(guī)模的發(fā)展和科研經(jīng)費(fèi)增長，財務(wù)報銷的業(yè)務(wù)量急劇增加。加上多校區(qū)辦學(xué)需要單獨(dú)設(shè)置財務(wù)辦公點(diǎn)，并按照內(nèi)控制度規(guī)范設(shè)置必要的崗位，財務(wù)人員在數(shù)量上更顯緊張。并且由于報賬系統(tǒng)流程繁瑣，核算日益精細(xì)，財務(wù)人員的處理速度難以滿足報賬人員的需要。因此，一方面導(dǎo)致報賬人員等候時間長、報賬難；一方面財務(wù)人員長期處于工作超負(fù)荷、精神壓力大的狀態(tài)。這是我國高校財務(wù)人員普遍面臨的問題，也是需要必須解決的問題。

現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)廣泛普及，數(shù)字化校園網(wǎng)建設(shè)也日趨完善，這為高校財務(wù)報賬模式逐漸轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化提供了有力的支持，網(wǎng)上預(yù)約報賬成為高校財務(wù)報賬流程的變革方向。網(wǎng)上預(yù)約報賬模式使傳統(tǒng)電算化報賬流程中部分耗時的整理與手工錄入信息環(huán)節(jié)能在報銷大廳以外的場所完成，減少報賬人的等待時間，提高了財務(wù)部門的工作效率和服務(wù)水平，可以有效解決“報賬難”問題。凡是預(yù)則立，高校網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)在實施前要做好頂層設(shè)計，不能解決了報賬難問題，又帶來了其他問題。

一、設(shè)計原則

（一）前瞻性

高校網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)是以目前的財務(wù)管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ)進(jìn)行設(shè)計的，不可避免地帶有當(dāng)下的管理水平烙印，所以必須在設(shè)計時就要充分考慮如何為日后管理模式的發(fā)展預(yù)留拓展空間，要有預(yù)見性、前瞻性。如涉及到政策性、規(guī)定性的因素（參數(shù)），在初始化設(shè)置時盡量可以由操作人員根據(jù)政策設(shè)定，提供政策接口。一定要盡量避免將現(xiàn)有管理模式以信息化的形式固化起來，從而帶來新的僵化問題。

（二）適用性

網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的界面要友好，報賬人員和會計人員都能方便上手，易于掌握。要將內(nèi)部控制制度內(nèi)嵌到流程中，在系統(tǒng)中實現(xiàn)各項規(guī)定的控制。報賬人員使用的界面要隨著操作流程的進(jìn)行及時提供各項制度規(guī)定的鏈接查詢功能，以便報賬人員充分了解會計規(guī)定，從而更好地理解會計人員工作的難處，減少矛盾的發(fā)生。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)要達(dá)到雙贏的目的，報賬人員和會計人員都要能從中受益。報賬人員沒有受益，系統(tǒng)就難以推廣，會計人員沒有受益，會計就無法從繁重的報銷業(yè)務(wù)中解放出來。

（三）安全性

系統(tǒng)信息化程度越高，各項工作對系統(tǒng)的依賴性就越強(qiáng)，系統(tǒng)出問題將直接影響到全校財務(wù)工作的運(yùn)行，所以必須保證網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的安全可靠。安全性可從以下幾個方面考慮，一是硬件，服務(wù)器必須質(zhì)量可靠，定期強(qiáng)制更換，不能帶病運(yùn)行；二是數(shù)據(jù)，必須及時備份，有條件的要異地備份，多校區(qū)的學(xué)?？梢孕^(qū)間備份，兄弟高?？梢曰突ブ瑢Φ犬惖貍浞?；三是人員，系統(tǒng)管理員是負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)、保證系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行的重要崗位，一個學(xué)校至少有兩人能夠勝任該項工作。

二、設(shè)計思路

首先，單一的特點(diǎn)突出的業(yè)務(wù)，可以單獨(dú)設(shè)計模塊，比如差旅費(fèi)報銷和購置固定資產(chǎn)報銷，就可以分別設(shè)計差旅費(fèi)報賬模塊和固定資產(chǎn)報賬模塊。

其次，一般性支出業(yè)務(wù)，按照基本支出和項目支出設(shè)置模塊，在模塊內(nèi)采取層層分支選擇操作模式，之所以采取這種模式，是為了方便自動生成憑證的設(shè)計。

基本支出模塊，第一步，可以分成教學(xué)、教輔、行政、后勤、離退休和其他等部門；第二步細(xì)分到二級單位，即各學(xué)院部處。

項目支出模塊，第一步，分成教學(xué)、科研、行政管理、后勤保障和其他等項目；第二步細(xì)分到每個具體項目。

三、界面設(shè)計

首先，差旅費(fèi)模塊界面，錄入界面采用大家熟悉的差旅費(fèi)報銷單格式，利于掌握上手。重點(diǎn)是初始設(shè)計各項目參數(shù)時要考慮周全，系統(tǒng)管理員可以按照差旅費(fèi)文件增減涉及的項目參數(shù)和項目間的關(guān)系規(guī)則，比如帶車的不能發(fā)生車票機(jī)票，這種情況要能在初始設(shè)置里進(jìn)行規(guī)則控制。錄入結(jié)束后，自動計算報銷金額，保存數(shù)據(jù)后可以生成并打印差旅費(fèi)報銷單。

其次，固定資產(chǎn)模塊界面，重點(diǎn)是資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)通過網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)可以無縫對接，在完成報賬功能的同時，資產(chǎn)部門也完成了實物明細(xì)賬的登記，保證了資產(chǎn)明細(xì)賬和會計總賬的一致性。

第三，項目支出模塊界面，進(jìn)入界面后先選擇項目分類，如教學(xué)項目、科研項目和行政項目等，再選擇部門名稱，然后輸入（或選擇）具體項目編號，進(jìn)入到錄入數(shù)據(jù)界面。錄入數(shù)據(jù)界面采取數(shù)據(jù)表格式，按照數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)布局。第一行是按照會計明細(xì)科目設(shè)置的字段名稱，如辦公費(fèi)、印刷費(fèi)、郵電費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、其他商品和服務(wù)支出等。在每個明細(xì)科目的下面（即第二行）注明具體的名目和限制，因為科研項目支出業(yè)務(wù)量巨大，所以下面以科研項目支出為例介紹下各科目的名目和限制。例如，印刷費(fèi)可以報銷的名目包括出版費(fèi)、資料費(fèi)、文獻(xiàn)檢索費(fèi)、復(fù)印費(fèi)；其他商品和服務(wù)支出可以報銷的名目包括科研綜合成本、管理費(fèi)、稅金、手續(xù)費(fèi)、專利申請費(fèi)，但縱向科研不能報銷贊助費(fèi)。如果實行預(yù)算控制，在明細(xì)科目下面的第三行顯示相應(yīng)的預(yù)算余額。報賬人員按照具體要求將原始票據(jù)分類粘貼，依次將票據(jù)金額按列填寫到相應(yīng)費(fèi)用項目，便于統(tǒng)計各項費(fèi)用科目的金額和附件張數(shù)，當(dāng)該項金額合計大于預(yù)算余額時系統(tǒng)將提示該項費(fèi)用已經(jīng)超出預(yù)算，有超出預(yù)算的情況是不能保存數(shù)據(jù)的。核對無誤并保存數(shù)據(jù)后，就可以打印出本次預(yù)約報賬的匯總表。

第四，基本支出模塊界面，進(jìn)入界面后先選擇部門屬性，再選擇部門名稱，然后進(jìn)入數(shù)據(jù)錄入界面。數(shù)據(jù)錄入界面基本與項目支出模塊的界面相同，只是會計明細(xì)科目名稱是基本支出下的明細(xì)名稱，第二行是列支名目的說明，第三行顯示預(yù)算余額，報賬人員按照說明將單據(jù)分類錄入相應(yīng)的費(fèi)用項目即可，操作和流程同項目支出，不再累述。

各模塊具有填寫（或選擇）匯款信息的功能，如收款人名稱、銀行賬號、開戶行等信息，便于銀行出納匯款。

界面要直白易懂、操作簡單、交互友好，在體現(xiàn)各項規(guī)定的同時，要能夠在當(dāng)前的步驟時提供解釋和依據(jù)。比如差旅費(fèi)界面可以提供差旅費(fèi)文件鏈接，科研報銷界面提供財務(wù)最新規(guī)定的鏈接。

四、自動生成憑證設(shè)計

報賬人員通過報賬界面錄入數(shù)據(jù)，打印出相應(yīng)的預(yù)約報賬匯總表，匯總表右上角有編號和條形碼（或二維碼），會計做賬時通過編號查詢或直接掃碼調(diào)出系統(tǒng)自動生成憑證的底稿，經(jīng)過適當(dāng)修改即可完成憑證制作。所以，自動生成憑證底稿的設(shè)計是網(wǎng)上預(yù)約報賬的重要環(huán)節(jié)。因為在界面設(shè)計環(huán)節(jié)就已經(jīng)充分考慮到自動生成憑證的問題，所以現(xiàn)在反倒相對簡單了。

差旅費(fèi)和固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理比較單純，憑證設(shè)置也較為簡單，這里不再累述。下面以基本支出和項目支出為例談下對自動生成憑證的設(shè)計。

基本支出，在界面錄入環(huán)節(jié)中，報賬人員已經(jīng)依次選擇了部門屬性、部門名稱，填寫了明細(xì)科目表。例如依次選擇了“教學(xué)部門”、“經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院”，明細(xì)科目表里在“辦公費(fèi)”、“印刷費(fèi)”、“郵電費(fèi)”的對應(yīng)列里按照原始單據(jù)填寫了金額。這樣，借方科目即被依次確定，貸方科目可以按照大概率發(fā)生幾率設(shè)置，如零余額賬戶用款額度或常用的銀行存款基本賬戶。形成的憑證分錄（底稿）如下：

借：教學(xué)事業(yè)支出—辦公費(fèi)（部門：經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院）

印刷費(fèi)（部門：經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院）

郵電費(fèi)（部門：經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院）

貸：零余額賬戶用款額度

銀行存款——（基本賬戶）<匯款信息>

項目支出，在界面錄入環(huán)節(jié)，報賬人員依次選擇了項目分類、部門名稱、項目編號，填寫了明細(xì)科目表。例如依次選擇了“科研項目”、“文學(xué)院”、科研項目編號“05N15020001”，明細(xì)科目表里在“印刷費(fèi)”、“咨詢費(fèi)”、“專用材料”的對應(yīng)列里填寫了金額。借方科目即被依次確定，貸方科目設(shè)置辦法同基本支出。形成的憑證分錄（底稿）如下：

借：科研項目支出—印刷費(fèi)（部門：文學(xué)院）（05N15020001）

咨詢費(fèi)（部門：文學(xué)院）（05N15020001）

專用材料（部門：文學(xué)院）（05N15020001）

貸：零余額賬戶用款額度

銀行存款——（基本戶）<匯款信息>

上述憑證分錄是憑證底稿，會計可以根據(jù)實際情況修改調(diào)整（如進(jìn)一步區(qū)分財政補(bǔ)助支出或其他資金支出）即可生成正式憑證。

五、信息反饋設(shè)計

報賬人員通過網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，還要能夠?qū)崟r查詢單據(jù)處理流程的反饋信息，可以充分利用智能手機(jī)的便利，通過智能手機(jī)也可以網(wǎng)上預(yù)約報賬、網(wǎng)上查詢，單據(jù)處理流程信息可以像快遞信息一樣及時通知到報賬負(fù)責(zé)人。

財務(wù)部門的工作涉及到學(xué)校的方方面面，牽一發(fā)而動全身，推廣網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)時，可以先易后難，先試點(diǎn)業(yè)務(wù)量大的，再試點(diǎn)業(yè)務(wù)量小的，步步推進(jìn)。要加強(qiáng)宣傳，可以采取開會動員、現(xiàn)場演示、網(wǎng)上發(fā)布操作指南和教學(xué)視頻等方式，讓報賬人員充分了解該項工作的積極意義，從而充分理解財務(wù)部門采取的相關(guān)舉措，進(jìn)而積極配合網(wǎng)上預(yù)約報賬工作的順利開展。

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（作者單位：中國石油大學(xué)財務(wù)處 山東青島 266580）

（作者簡介：劉宗彬，中國石油大學(xué)（華東）財務(wù)處高級會計師，研究方向為會計信息化。）

（責(zé)編：賈偉）