王麗濤

提到檔案和檔案管理工作很多人都覺(jué)得并不陌生，但是一些人簡(jiǎn)單的以為檔案管理工作就是把相關(guān)的紙質(zhì)材料放進(jìn)檔案袋中便萬(wàn)事大吉，殊不知檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)嚴(yán)肅又細(xì)致的工作，有著極其苛刻的規(guī)則和程序，只有在檔案管理工作中遵循這些規(guī)則和程序，才有可能把檔案管理這項(xiàng)工作做好。調(diào)查顯示，雖然我國(guó)在逐年加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，但就目前狀況而言，由于受到各種因素的影響，事業(yè)單位檔案管理仍存在著諸多問(wèn)題。

一、歸檔材料不重視、不明確

首先，檔案整理作為事業(yè)單位的一項(xiàng)工作很多情況下不被重視，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)這項(xiàng)工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案整理工作就是簡(jiǎn)單的記錄和保管，不具有重要意義，只要不丟失、不泄密，上級(jí)檢查能混過(guò)關(guān)就行了，因此導(dǎo)致檔案管理工作在事業(yè)單位變得異常消極和被動(dòng)，難以高質(zhì)量的服務(wù)事業(yè)單位建設(shè)。

其次，事業(yè)單位每年會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料或涉及到工作人員或涉及到單位本身，但并非所有的這些材料都要?dú)w檔，試想一下，若所有的文件都一絲不落的整理歸檔，這必將是一項(xiàng)巨大的工程，其中一些無(wú)關(guān)緊要的材料，就是在浪費(fèi)人力物力。很多單位尤其在檔案管理的鑒定工作流程中材料歸檔范圍把握不準(zhǔn)確的問(wèn)題尤為突出。

二、檔案管理工作人員不具備檔案管理能力，甚至存在人手不足的問(wèn)題

通常來(lái)講任何一個(gè)事業(yè)單位都設(shè)有獨(dú)立的檔案管理部門，有相應(yīng)的檔案管理人員，但部分單位的檔案管理人員不具備專業(yè)水準(zhǔn)，缺乏后期培訓(xùn)，對(duì)于工作的內(nèi)容處于一種模糊的狀態(tài)，并不能完全勝任檔案管理工作；甚至有的事業(yè)單位只安排一名工作人員來(lái)做這項(xiàng)工作，這就使得材料雖然放入檔案盒中但無(wú)法得到及時(shí)的整理歸檔，可想而知，工作的效果會(huì)大打折扣，更不要說(shuō)對(duì)事業(yè)單位的整體發(fā)展做出貢獻(xiàn)了。

三、檔案材料制作不符合規(guī)定

為了檔案保存和閱覽的方便，我國(guó)對(duì)檔案中材料的分類、排放次序甚至修整和裝訂都做出了較為明確的規(guī)定，但是，很多事業(yè)單位不按照規(guī)定來(lái)制作檔案材料，一方面導(dǎo)致材料本身不美觀且受到了不同程度的毀損，另一方面，對(duì)工作中查閱材料造成不便。

四、檔案存放地太過(guò)隨意

為了加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)蛀的地方，一些事業(yè)單位將檔案室設(shè)在陰暗潮濕的一樓倉(cāng)庫(kù)，無(wú)防盜窗、無(wú)鐵門，顯然不利于檔案的保管，還有一些單位缺乏硬件設(shè)備，檔案隨意堆積，從而造成材料的毀損和滅失。

五、檔案的保密性不夠重視

我國(guó)檔案法明確規(guī)定，任何人禁止偽造或涂改自己檔案中的信息，檔案必須做到保密。現(xiàn)實(shí)情況卻不容樂(lè)觀，很多事業(yè)單位的工作人員可以隨意翻看自己檔案甚至進(jìn)行涂改，檔案管理工作人員卻不予以阻止，毫無(wú)保密性可言。

針對(duì)以上檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極找到相應(yīng)的解決方法并付諸到實(shí)際行動(dòng)中來(lái)，作為事業(yè)單位檔案管理人員，本人建議從以下幾點(diǎn)著手：

六、加大對(duì)檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作關(guān)系到事業(yè)單位的每一個(gè)工作人員，需要得到大家的重視和配合。特別是單位的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該以身作則，遇到檔案管理人員不專業(yè)或者不足的情形時(shí)，要及時(shí)配備；檔案管理制度不完善時(shí)，要盡快做出調(diào)整。

七、加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)性的培養(yǎng)

任何工作都不是一成不變的，檔案的整理工作在不斷地做著調(diào)整，檔案的分類，修整，裝訂格式都會(huì)相應(yīng)做出變化，因此檔案管理工作人員需要定期培訓(xùn)以適應(yīng)工作中的變化。

八、檔案材料整理規(guī)范化

為保證檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效地提供利用，對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整，主要包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱，對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制，去除文件上易銹蝕的金屬物，對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊等。

九、配置適宜保存檔案的專門庫(kù)房和必要的設(shè)施

檔案質(zhì)量的好壞直接依賴于它的保存設(shè)施，為了使檔案處于一種安全合適的儲(chǔ)存環(huán)境，就需要做好檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立專門的檔案庫(kù)，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，做到防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)。為了使一些電子信息和數(shù)據(jù)能夠完整的保存，還應(yīng)當(dāng)配備計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的技術(shù)管理人員。

十、強(qiáng)化檔案的保密性

檔案管理工作人員在此項(xiàng)工作上應(yīng)當(dāng)持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，做到盡職盡責(zé)，杜絕出現(xiàn)隨意翻看、涂改檔案的情形，對(duì)非檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)向其做好檔案保密的宣傳工作，每個(gè)人都能做到自覺(jué)遵守要求。

結(jié) 語(yǔ)

總之，事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，必須引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員的重視，對(duì)于工作中遇到的問(wèn)題，要及時(shí)想辦法解決，對(duì)于工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤也要及時(shí)糾正，在配備基本硬件設(shè)施的同時(shí)努力完善適合本單位的科學(xué)的檔案管理制度。

（作者單位：河北省水利廳崗南水庫(kù)管理局）