彭宗忠

流動(dòng)人員人事檔案作為個(gè)人擇業(yè)自主權(quán)和單位用人自主權(quán)逐步落實(shí)的伴生物，是人事檔案大家庭中的一支新興力量。流動(dòng)人員人事檔案能夠?yàn)榱鲃?dòng)人員進(jìn)行身份認(rèn)定、工齡計(jì)算、職稱評(píng)審、辦理保險(xiǎn)、退休審批等方面提供重要憑證，是用人單位準(zhǔn)確選擇和正確評(píng)價(jià)人才的重要依據(jù)。流動(dòng)人員人事檔案工作水平的高低直接影響到流動(dòng)人員的切身利益，關(guān)系到國(guó)家人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施。

一、流動(dòng)人員人事檔案的涵義和特點(diǎn)

流動(dòng)人員人事檔案是流動(dòng)人員在不同的工作崗位上，有關(guān)組織和團(tuán)體在人事管理過(guò)程中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能才績(jī)、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的，以備查考的各種歷史記錄的集合。它既與傳統(tǒng)干部檔案存在共性特征，比如在管理原則、工作內(nèi)容等方面兩者是相通的，但是流動(dòng)人員人事檔案也有其自身的個(gè)性特點(diǎn)：

1.來(lái)源廣泛性和內(nèi)容復(fù)雜性。流動(dòng)人員主要是指以自己知識(shí)技術(shù)等智力條件為基礎(chǔ)，以腦力勞動(dòng)的方式為主進(jìn)行職業(yè)活動(dòng)，不受政府人事部門(mén)直接管理的人員。由于這類人員來(lái)源的行業(yè)性質(zhì)不同，工作內(nèi)容差異很大，因此形成的檔案內(nèi)容必然也是多種多樣。2014年中共中央組織部，人力資源社會(huì)保障部等五部門(mén)發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》當(dāng)中明確規(guī)定了流動(dòng)人員人事檔案分為八大類，其涉及面非常廣泛。

2.轉(zhuǎn)遞頻繁性。用人單位和求職人員實(shí)行雙向選擇，用人單位要求求職人員“檔隨人走”，此外，大部分剛剛畢業(yè)的大中專學(xué)生，他們工作不穩(wěn)定，居所不穩(wěn)定，變動(dòng)性很大，也導(dǎo)致了流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞具有頻繁性。

3.需求多樣性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的多樣化決定了個(gè)人生活和切身利益的維護(hù)會(huì)經(jīng)常用到人事檔案，比如醫(yī)療、養(yǎng)老、戶口、購(gòu)房、工齡、入黨、參軍、考研、出國(guó)、政審等等，或者根據(jù)檔案內(nèi)容開(kāi)具存檔、經(jīng)歷、親屬、未刑、履歷等公證證明，各類背景調(diào)查等其他證明。

二、河北省流動(dòng)人員人事檔案工作的成績(jī)和不足

河北省負(fù)責(zé)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的機(jī)構(gòu)是省人才交流服務(wù)中心和各設(shè)區(qū)市縣（市、區(qū)）人才服務(wù)中心，它們分別隸屬于河北省人力資源和社會(huì)保障廳和當(dāng)?shù)氐娜肆Y源和社會(huì)保障局，各級(jí)人才服務(wù)中心的管理體制已經(jīng)建立健全，機(jī)構(gòu)設(shè)置基本合理，管理范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)流程較為明確，流動(dòng)人員人事檔案得到了規(guī)范化管理。但同時(shí)也存在著很多的問(wèn)題和不足：

1.“失聯(lián)”數(shù)量多。河北省人才中心保管的檔案總量為38萬(wàn)余份，其中有8萬(wàn)份檔案與主人“失聯(lián)”；秦皇島市人才交流服務(wù)中心存流動(dòng)人員人事檔案5.6萬(wàn)余份，有8000余份檔案處于“失聯(lián)”狀態(tài)；邢臺(tái)市人才中心保管的5萬(wàn)余份大中專畢業(yè)生檔案中，有近1.2萬(wàn)份長(zhǎng)期處于無(wú)人問(wèn)津的“休眠”狀態(tài)；滄州市人才中心近3萬(wàn)份檔案與主人“失聯(lián)”，等等。 檔案所有者長(zhǎng)期和檔案失聯(lián)，讓檔案處在“休眠”狀態(tài)，將對(duì)個(gè)人升學(xué)深造、報(bào)考公務(wù)員、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、各類政審、參加社會(huì)保險(xiǎn)、確定退休待遇等方面造成影響。

2.“再增值”困難。人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理不到位，流動(dòng)人員取得新的學(xué)歷、勞動(dòng)合同或其他材料沒(méi)有及時(shí)歸入人事檔案，在評(píng)定職稱、考研、出國(guó)等情況下需要依據(jù)檔案出具相關(guān)證明材料時(shí)面臨諸多不便。

3.可利用率低。檔案材料不全和檔案材料信息內(nèi)容失真是導(dǎo)致利用率低的主要原因，不少個(gè)人和單位不重視人事檔案材料的收集和歸檔，反映能力水平、教育培訓(xùn)、工作經(jīng)歷的材料寥寥無(wú)幾。除此以外，人事檔案信息大部分是由個(gè)人和單位填寫(xiě)，其中容易參雜虛假浮夸的東西，無(wú)法真實(shí)反映個(gè)人的真實(shí)情況，這給以后的利用工作造成了很大的麻煩。

4.服務(wù)效率低。各地檔案信息化建設(shè)行動(dòng)緩慢，大部分地區(qū)的人事檔案仍然是紙張保存，遺失和損毀難以彌補(bǔ)；查詢和流轉(zhuǎn)仍然靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低下，與流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)相距甚遠(yuǎn)。

三、河北省流動(dòng)人員人事檔案工作存在問(wèn)題的原因分析

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)。這是檔案“失聯(lián)”數(shù)量劇增和檔案信息“失真”的主要原因，由于的宣傳力度不夠，致使用人單位和流動(dòng)人員對(duì)流動(dòng)人員人事檔案相關(guān)政策認(rèn)識(shí)模糊。在用人單位方面，他們更看重的是能力，對(duì)求職人員的檔案漠不關(guān)心；而在流動(dòng)人員方面，認(rèn)為檔案與當(dāng)前利益關(guān)系小，存檔費(fèi)用高，調(diào)動(dòng)程序繁瑣，因此導(dǎo)致“死檔”“棄檔”不斷增加。

2.缺乏動(dòng)態(tài)管理。從各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的調(diào)研情況來(lái)看，目前流動(dòng)人員檔案基本上處于你交我收，只存不管的狀態(tài)，缺少動(dòng)態(tài)更新和開(kāi)發(fā)利用。原因在于：流動(dòng)人員就業(yè)單位較為分散且變動(dòng)頻繁，檔案材料收集渠道不暢，流動(dòng)人員實(shí)際的工作經(jīng)歷不能及時(shí)更新補(bǔ)充，檔案管理不規(guī)范，不符合人事檔案“完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用”的要求， 更不能適應(yīng)流動(dòng)人員變動(dòng)性較強(qiáng)、流動(dòng)快、人員雜的特點(diǎn)。

3.信息化水平相對(duì)落后。目前，我省流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)還處于初步發(fā)展階段，各級(jí)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的使用還沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范，人才機(jī)構(gòu)之間的資源無(wú)法共享，不能實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的查閱利用，不能提供高效便捷的服務(wù)，一方面給流動(dòng)人員的信息查詢帶來(lái)麻煩，二是在管理和查詢過(guò)程中容易給流動(dòng)人員有機(jī)可圖，對(duì)其檔案信息進(jìn)行涂改、造假。

四、改進(jìn)河北省流動(dòng)人員人事檔案管理工作的有效途徑

流動(dòng)人員流向復(fù)雜，需求多樣，因此其人事檔案管理難度大，為有效解決在管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，我們還需在實(shí)踐中探索，在探索中完善。

1.加強(qiáng)宣傳，營(yíng)造流動(dòng)人員學(xué)習(xí)認(rèn)知人事檔案管理政策的良好氛圍。通過(guò)電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等各種新聞媒體讓社會(huì)公眾知曉流動(dòng)人員人事檔案的性質(zhì)、作用，以及國(guó)家關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案的有關(guān)政策和規(guī)章制度，讓用人單位和流動(dòng)人員個(gè)人都能夠理解和接受流動(dòng)人員人事檔案這種管理方式，讓社會(huì)流動(dòng)人員都了解人事檔案與自身利益息息相關(guān)，只有將檔案交給人才交流機(jī)構(gòu)管理并能定期進(jìn)行補(bǔ)充材料才能實(shí)現(xiàn)保留干部身份、工齡計(jì)算、保險(xiǎn)繳費(fèi)、檔案工資調(diào)升這些待遇。

高校畢業(yè)生是流動(dòng)人員中比較龐大而且重要的一支隊(duì)伍，因此加強(qiáng)高校畢業(yè)生畢業(yè)前的檔案宣傳教育是增強(qiáng)檔案意識(shí)的關(guān)鍵一步，在畢業(yè)生離校之前，高校檔案館和學(xué)生管理部門(mén)要注重對(duì)畢業(yè)生檔案相關(guān)知識(shí)和政策的宣傳，增強(qiáng)每位畢業(yè)生的檔案意識(shí)和檔案觀念，讓畢業(yè)生認(rèn)識(shí)到人事檔案在維護(hù)自身合法權(quán)益時(shí)的重要作用，畢業(yè)后要把自己的檔案托管到人才服務(wù)中心并及時(shí)報(bào)到，避免畢業(yè)生只顧眼前利益，而忽視了人事檔案的最終價(jià)值。

2.建立健全流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)日常管理的系統(tǒng)化、制度化。制定統(tǒng)一的流動(dòng)人員人事檔案管理制度是實(shí)行規(guī)范化管理的前提，在此基礎(chǔ)上跟蹤記載日常業(yè)務(wù)情況，確保接收、轉(zhuǎn)遞、收集、鑒別歸檔、查閱、保密保管、檢查核對(duì)等各項(xiàng)工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運(yùn)行，確保人事檔案信息的統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性、保密性、完整性。在收集方面，要建立流動(dòng)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，確定檔案收集范圍，保持與當(dāng)?shù)馗鞲咝！⑵笫聵I(yè)單位的聯(lián)系，采取定向收集、跟蹤收集等方法，督促流動(dòng)人員及時(shí)更新材料，將能反映個(gè)人誠(chéng)信、業(yè)績(jī)、貢獻(xiàn)的材料歸進(jìn)檔案中，確保形成的材料真實(shí)完整齊全；在鑒別歸檔方面，要時(shí)刻提高警惕，如發(fā)現(xiàn)材料不完整，積極聯(lián)系用人單位或本人進(jìn)行補(bǔ)充，必要時(shí)用人單位或個(gè)人要寫(xiě)文字說(shuō)明闡述缺失原因放入檔案中，以確保檔案內(nèi)容的完整性，還要避免一些無(wú)用的或虛假檔案材料歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料要及時(shí)退還有關(guān)單位和個(gè)人，避免給日后的管理帶來(lái)不必要的麻煩；在保密保管方面，檔案管理人員時(shí)刻提高警惕，防止丟失任何檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容，不得利用職權(quán)擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀或偽造流動(dòng)人員人事檔案材料。

3.建立統(tǒng)一的流動(dòng)人員人事檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)日常管理的現(xiàn)代化。通過(guò)錄入委托單位資料、個(gè)人基本資料和人事檔案資料等基本信息，建立流動(dòng)人員信息庫(kù)。對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)行信息化管理。檔案材料缺失且形式不規(guī)范的，要采取通過(guò)補(bǔ)充收集、原件復(fù)制、完善手續(xù)、填寫(xiě)相關(guān)說(shuō)明等方式進(jìn)行補(bǔ)充和規(guī)范，保證流動(dòng)人員人事檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和規(guī)范；建立流動(dòng)人員檔案變更可追溯制度，對(duì)所有補(bǔ)充和規(guī)范的材料，需注明經(jīng)辦人、辦理時(shí)間并加蓋所在單位人事部門(mén)公章，以便能夠科學(xué)準(zhǔn)確的確定流動(dòng)人員人事檔案的來(lái)龍去脈。

對(duì)流動(dòng)人員人事檔案實(shí)行“雙套制”管理，建立流動(dòng)人員的電子檔案。通過(guò)將紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描，然后錄入到專門(mén)的人事檔案管理系統(tǒng)，以電子文件的形式將流動(dòng)人員人事檔案存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)，形成流動(dòng)人員電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員檔案的數(shù)字化管理。同時(shí)，要安排專人對(duì)信息庫(kù)和電子檔案庫(kù)進(jìn)行及時(shí)動(dòng)態(tài)更新，確保流動(dòng)人員信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。嘗試通過(guò)統(tǒng)一的軟件實(shí)現(xiàn)一點(diǎn)受理、多點(diǎn)提供服務(wù)，省內(nèi)各地人才管理機(jī)構(gòu)能夠按照各自權(quán)限實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，逐步實(shí)現(xiàn)全省流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。值得注意的是，由于電子文件被修改后很難被發(fā)現(xiàn)痕跡，因此，做好電子檔案的安全保密工作是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要保障。

4.加強(qiáng)檔案技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)，努力為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。各級(jí)人才管理機(jī)構(gòu)要明確人事檔案工作的定位和服務(wù)方向，加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，以便為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。首先檔案管理人員要有較高的政治素質(zhì)和法律意識(shí)，他們需要向用人單位和個(gè)人宣講黨和國(guó)家有關(guān)人事人才方面的政策，能夠讓流動(dòng)人員真正領(lǐng)會(huì)其中的內(nèi)涵；其次，檔案管理人員還要具備一定的專業(yè)技能和較高的計(jì)算機(jī)水平，掌握流動(dòng)人員人事檔案管理的基本原理和方法；再次，檔案管理人員還需要良好的職業(yè)道德，為流動(dòng)人員提供免費(fèi)優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)，切實(shí)把黨和政府的惠民政策落到實(shí)處。

基金項(xiàng)目：河北省人力資源和社會(huì)保障科研合作課題“河北省流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題研究”，課題編號(hào)：JRSHZ-2015-03009。

（作者單位：燕山大學(xué)里仁學(xué)院）