趙1婧雅

摘 要：文書檔案管理是企業(yè)的重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)記憶的真實(shí)記錄。文書檔案的科學(xué)、規(guī)范直接關(guān)系到檔案利用、檔案開發(fā)工作的開展，關(guān)系到文書檔案價(jià)值能否充分、有效地發(fā)揮。本文探討了文書檔案管理中存在的問題及對策。

關(guān)鍵詞：文書；檔案管理；問題；對策

文書檔案的管理對于社會(huì)組織來說意義重大，文書檔案的管理水平也能夠體現(xiàn)相關(guān)單位、組織的辦公水平。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，要對文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，充分發(fā)揮單位檔案的巨大功用，才能從更廣泛的層面更好的服務(wù)于單位、組織的各項(xiàng)工作，促使各個(gè)流程順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)與社會(huì)同步發(fā)展。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)最重視企業(yè)的安全、生產(chǎn)工作，很少關(guān)心檔案工作，在一些領(lǐng)導(dǎo)眼中，檔案工作說起來重要，做起來次要；需要用檔案時(shí)重要，不用時(shí)不重要，把檔案工作想得很簡單，認(rèn)為把文件收到檔案室即可，加之檔案管理工作投入大，不見效益，所以領(lǐng)導(dǎo)不重視，簡單認(rèn)為只要把文件保存起來，需要時(shí)能夠找到提供利用就行。

（二）檔案管理人員專業(yè)知識不強(qiáng)，責(zé)任心不夠

由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，很少招聘檔案專業(yè)人員，幾乎都由辦公室人員兼任檔案管理員，所以兼職檔案管理人員的專業(yè)知識不夠，不能及時(shí)解決在文書檔案管理工作中存在的問題，收集檔案不齊全、在歸檔過程中分類不合理，不利于文書檔案工作順利開展，最終導(dǎo)致文書檔案管理工作人員與實(shí)際工作需要脫節(jié)，缺乏系統(tǒng)性，不能有效提供利用，阻礙檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（三）文書檔案管理工作規(guī)范性不強(qiáng)

在企業(yè)文書檔案管理普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在檔號不規(guī)范，案卷標(biāo)題不規(guī)范等現(xiàn)象，一個(gè)管理員就是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，從而存在組卷混亂，嚴(yán)重的卷內(nèi)目錄都存在缺失情況，檢索還靠手工檢索等。

（四）文書與檔案之間聯(lián)系不緊密

在企業(yè)實(shí)際管理工作中，文書和檔案實(shí)行分塊管理，一般文書由文秘進(jìn)行處理，一年甚至幾年不交檔案室，使得文書和檔案完全分離，一定程度上造成文書管理人員對檔案管理工作意識薄弱，而檔案管理人員只關(guān)注檔案，對文書工作缺乏考慮，對文書內(nèi)容不熟悉等，導(dǎo)致文書與檔案脫節(jié)。

二、提高文書檔案管理的對策

（一）做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。文書工作與現(xiàn)代信息技術(shù)的有效結(jié)合是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，所以文書工作者要不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)將與實(shí)際工作有效結(jié)合，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)素養(yǎng)以及計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，結(jié)合文書工作及檔案管理工作的特點(diǎn)，制定合理的文書檔案管理人才機(jī)制的培養(yǎng)。

（二）做好檔案的搜集整理工作

要從日常的小事一點(diǎn)一滴做起，在上級發(fā)文后，做好收文等級，要對文件的保存價(jià)值和儲存價(jià)值進(jìn)行評鑒，對檔案進(jìn)行規(guī)范整理，以方便查閱。對于檔案的整理工作，要重視每一個(gè)細(xì)節(jié)工作，對于自生文件，要根據(jù)文件性質(zhì)，比如簽發(fā)文、定稿、改稿等進(jìn)行規(guī)整，統(tǒng)一成冊，由零散的“頁”整理為“件”，最后裝訂成“卷”，做好入庫前的準(zhǔn)備工作。另外，為了保證工作正常進(jìn)行，提高文秘工作人員檔案的工作效率，單位要加強(qiáng)文秘工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，重視文書檔案管理工作，做好節(jié)本的收發(fā)、裝訂工作。

（三）規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法

首先，要全面普查案卷。要剔除一些無用的文件，才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步。其次，重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工填寫，以保證案卷更加規(guī)范。第三，規(guī)范題名，提高檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅有查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)，因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。

（四）提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高文書檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。要注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。

（五）完善文書檔案管理工作信息化建設(shè)

就目前來看，文書檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的主要方法。企業(yè)文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)引進(jìn)合理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以此分析文書檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中信息化實(shí)現(xiàn)的可能性，推進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化于標(biāo)準(zhǔn)化。文書檔案管理工作的規(guī)范化，是一個(gè)系統(tǒng)性工作，需要重視企業(yè)工作人員建檔、歸檔意識的提升，在此基礎(chǔ)上推進(jìn)文書檔案電子化發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，無紙化辦公模式已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理模式，因此企業(yè)文書檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)合理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升文書檔案管理工作的整體效率與質(zhì)量。

總之，文書檔案管理工作，對于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的意義，不僅能夠記錄企業(yè)的發(fā)展過程，還能夠預(yù)測企業(yè)的發(fā)展趨勢。對于企業(yè)文書檔案管理工作的規(guī)范化，主要從完善文書檔案管理工作信息化建設(shè)、重視文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)以及建立健全文書檔案管理制度等多個(gè)方面著手，確保企業(yè)文書檔案管理工作的合理性、規(guī)范性，在此基礎(chǔ)上促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

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