朱寶慧　陳平　方敏

摘 要： 本文介紹了ERP項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)清理中EXCEL的重要性，EXCEL作為主要工具數(shù)據(jù)清理階段主要工具存在的原因和意義。在數(shù)據(jù)清理階段，EXCEL處理數(shù)據(jù)的基本步驟，從基礎(chǔ)的模板，廣泛使用的函數(shù)，特殊的函數(shù)，及宏代碼和按鈕的應(yīng)用全面的剖析了EXCEL的應(yīng)用，并對(duì)ERP項(xiàng)目實(shí)施人員提出了對(duì)應(yīng)的EXCEL相關(guān)技巧的建議。

關(guān)鍵詞：ERP 數(shù)據(jù)清理 EXCEL 項(xiàng)目實(shí)施

中圖分類號(hào)：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）03-0005-01

在數(shù)據(jù)清理中，EXCEL作為最主要的工具存在，幾乎所有的ERP供應(yīng)商、實(shí)施團(tuán)隊(duì)和企業(yè)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)都會(huì)選擇用EXCEL作為最主要的工具來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)清理。一方面，EXCEL因?yàn)榘惭b簡(jiǎn)單方便，兼容性強(qiáng)，支持的數(shù)據(jù)格式多樣，顯示直觀方便。另一方面EXCEL容易掌握和上手，不需要特別的程序代碼設(shè)計(jì)的知識(shí)，并且大多數(shù)的項(xiàng)目參與者都計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的操作能力，可以降低企業(yè)的培訓(xùn)成本，直接參與數(shù)據(jù)重建。

首先，分析數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，建立好EXCEL的數(shù)據(jù)模板，實(shí)現(xiàn)批量操作。

比如在某個(gè)ERP項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)清理中，在項(xiàng)目配置階段，對(duì)于數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，我們可以通過(guò)ERP的系統(tǒng)直接對(duì)可以導(dǎo)入的數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入。導(dǎo)出一個(gè)格式的數(shù)據(jù)CSV文件。然后將需要的文件粘貼到CSV文件里面。然而，不是所有數(shù)據(jù)都可以直接導(dǎo)入的，一個(gè)部分要直接錄入，還有一些公式可以通過(guò)處理以后進(jìn)行導(dǎo)入，如何減輕項(xiàng)目配置階段的大量工作量，在這個(gè)過(guò)程中，EXCEL就非常重要了。excel和軟件及業(yè)務(wù)的結(jié)合，所有的項(xiàng)目參與者都要有相關(guān)操作的基本技能，用好這個(gè)信息化項(xiàng)目實(shí)施的好幫手。

其次，對(duì)于不能進(jìn)行批量操作的數(shù)據(jù)，通過(guò)EXCEL的函數(shù)和報(bào)表來(lái)進(jìn)行特殊處理。

有了新的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，清理好了數(shù)據(jù)，配置好了基本的流程，系統(tǒng)開(kāi)始進(jìn)入到了數(shù)據(jù)導(dǎo)入的階段了，在老ERP的版本中，只能支持到EXCEL的2003版本，這個(gè)問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)主要是大量列的數(shù)據(jù)表的出現(xiàn)，在《XX店鋪經(jīng)營(yíng)報(bào)表》有537列，已經(jīng)超過(guò)了03版本中SHEET表容納的范圍了。所以，更需要我們細(xì)心歸納分析來(lái)解決問(wèn)題。

參與者除了掌握基本的OFFICE操作以外，還要掌握常用的函數(shù)，比如統(tǒng)計(jì)類、查找類、文本類的函數(shù)。因?yàn)樗麄儠?huì)常常用在我們處理數(shù)據(jù)當(dāng)中。

在這個(gè)圖表里面體現(xiàn)的是一個(gè)老系統(tǒng)和新的系統(tǒng)之間編碼的對(duì)接關(guān)系，其中供應(yīng)商名稱這個(gè)列里面是老系統(tǒng)的名稱，我們要通過(guò)這個(gè)名稱來(lái)確定新的系統(tǒng)里面的編碼的對(duì)應(yīng)關(guān)系，但是新的系統(tǒng)里面的編碼又不完全是這個(gè)名稱，名稱可能比較接近，有一些關(guān)鍵字，于是，我們要先確定關(guān)鍵字，分析一下名稱以后我們確定關(guān)鍵字大多位于當(dāng)前名稱的23、34、45文本中，于是通過(guò)函數(shù)MID來(lái)取得相應(yīng)的關(guān)鍵字。然后通過(guò)查詢函數(shù)VLOOKUP來(lái)查詢關(guān)鍵字所對(duì)應(yīng)的原紀(jì)錄，通過(guò)公式我們可以看到，原來(lái)的記錄保存在當(dāng)前文件的sheet2中，查詢結(jié)束后，我們還可以通過(guò)一個(gè)IF函數(shù)來(lái)幫忙判斷一下，這兩次查詢是否等同，如果不等同，我們則需要設(shè)定一個(gè)【再檢查】的指標(biāo)，來(lái)幫助我們的數(shù)據(jù)處理人員快速找到相關(guān)資料。

第三，用EXCEL的宏程序?qū)τ谝恍┢款i類數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，同時(shí)用按鈕來(lái)拓展個(gè)性化報(bào)表的操作，同時(shí)降低用戶使用的門檻，加快數(shù)據(jù)清理的進(jìn)程。

對(duì)于一些特殊的報(bào)表，利用宏代碼和按鈕減輕用戶的操作復(fù)雜性，降低用戶的使用瓶頸。用戶只需要點(diǎn)擊【匹配關(guān)鍵字的按鈕】就可以調(diào)用下面的代碼程序了。

通過(guò)這個(gè)源代碼和表單控件的匹配，實(shí)施人員有簡(jiǎn)單的VB語(yǔ)言基礎(chǔ)就可以寫出相關(guān)代碼，可以簡(jiǎn)單的培訓(xùn)一下相關(guān)用戶，而用戶則可以完全不關(guān)心的具體操作，只要往excel指定的單元格里面錄入相關(guān)的參數(shù)就可以實(shí)現(xiàn)客商匹配的功能了。

在ERP項(xiàng)目實(shí)施中，數(shù)據(jù)清理、收集、轉(zhuǎn)換是其中最重要的部分之一，數(shù)據(jù)清理不僅工作量非常大，而且其工作質(zhì)量好壞還決定著信息化建設(shè)的成敗。首先企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面廣；其次，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量大，以上各類信息的記錄數(shù)從幾個(gè)到幾十萬(wàn)都有，而每條記錄包含的字段又可多達(dá)幾十個(gè)甚至上百個(gè)，兩者的乘積更大，通常造成項(xiàng)目延期的原因有90%來(lái)自于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。第三是要求高，數(shù)據(jù)的正確性是最重要的，數(shù)據(jù)是程序正確運(yùn)行的基礎(chǔ)，如果其中的數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，通常造成項(xiàng)目失敗的原因有80%以上來(lái)自于數(shù)據(jù)不正確。通過(guò)以上分析我們可以看到，作為項(xiàng)目實(shí)施人員，不僅僅要有基礎(chǔ)EXCEL的操作能力，還要掌握到相關(guān)的函數(shù)和報(bào)表處理分析能力，及VB宏代碼設(shè)計(jì)的操作，這樣可以在數(shù)據(jù)清理中更加得心應(yīng)手的處理相關(guān)的問(wèn)題，更好的推動(dòng)企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)程。

作者簡(jiǎn)介：朱寶慧（1976.4-），女，四川資中，碩士研究生，講師，主要研究方向，計(jì)算機(jī)應(yīng)用，ERP，信息化等。