福建省腫瘤醫(yī)院游昌財(cái)

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城市公立醫(yī)院綜合改革與檔案管理工作

福建省腫瘤醫(yī)院
游昌財(cái)

[摘要]該文從城市公立醫(yī)院綜合改革的背景和重點(diǎn)任務(wù)，確定城市公立醫(yī)院綜合改革檔案的歸檔范圍，實(shí)行統(tǒng)一管理，分析當(dāng)前城市公立醫(yī)院綜合改革檔案管理中存在的檔案管理和服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、檔案信息資源難以整合利用、檔案信息化工作沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范等主要問(wèn)題，并提出相關(guān)對(duì)策和措施。

[關(guān)鍵詞]公立醫(yī)院 綜合改革 檔案管理

2010年2月以來(lái)，我國(guó)先后確定了100個(gè)公立醫(yī)院改革國(guó)家聯(lián)系試點(diǎn)城市，現(xiàn)在大多數(shù)地區(qū)已全面啟動(dòng)綜合改革。城市公立醫(yī)院改革的不斷深入和拓展，給涉及改革的相關(guān)部門和醫(yī)院的格局和利益帶來(lái)調(diào)整和影響，同時(shí)也給檔案工作提出新內(nèi)涵和新要求。面對(duì)新形勢(shì)，相關(guān)檔案管理工作者如何去適應(yīng)挑戰(zhàn)、抓住機(jī)遇，是當(dāng)前我們所面對(duì)的新任務(wù)、新課題。筆者結(jié)合近年來(lái)自身工作實(shí)踐，就加強(qiáng)城市公立醫(yī)院綜合改革檔案管理作些初步探討。

1 城市公立醫(yī)院綜合改革的背景和重點(diǎn)任務(wù)

1.1 改革背景

公立醫(yī)院是我國(guó)醫(yī)療服務(wù)體系的主體，城市公立醫(yī)院(地級(jí)市轄區(qū)及以上城市公立醫(yī)院)在基本醫(yī)療服務(wù)提供、急危重癥和疑難病癥診療、培養(yǎng)醫(yī)療衛(wèi)生人才等方面發(fā)揮著重要的、不可替代的作用，是解決群眾看病難、看病貴問(wèn)題的主戰(zhàn)場(chǎng)。推進(jìn)城市公立醫(yī)院綜合改革是深化醫(yī)改的重要任務(wù)，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨復(fù)雜的系統(tǒng)工程。城市公立醫(yī)院綜合改革涉及管理體制、運(yùn)行機(jī)制、補(bǔ)償機(jī)制、人事和分配制度等諸多方面，既需要公立醫(yī)院內(nèi)部綜合改革，又需要外部配合支持，還要與醫(yī)保制度、藥品供應(yīng)保障、基層綜合改革等工作緊密銜接，是醫(yī)改中最難啃的“硬骨頭”。2010年2月，經(jīng)國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)審議通過(guò)，原衛(wèi)生部等5部門聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于公立醫(yī)院改革試點(diǎn)的指導(dǎo)意見(jiàn)》(衛(wèi)醫(yī)管發(fā)(2010)20號(hào))，在全國(guó)確定了17個(gè)國(guó)家聯(lián)系試點(diǎn)城市，城市公立醫(yī)院改革試點(diǎn)工作正式啟動(dòng)。2014年4月，國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委、財(cái)政部、國(guó)務(wù)院醫(yī)改辦聯(lián)合印發(fā)通知，新增了第二批17個(gè)國(guó)家聯(lián)系試點(diǎn)城市。2015年，城市公立醫(yī)院綜合改革試點(diǎn)地區(qū)擴(kuò)大到100個(gè)地級(jí)以上城市[1]。

1.2 重點(diǎn)任務(wù)

城市公立醫(yī)院改革重點(diǎn)任務(wù)包括7個(gè)方面：一是改革公立醫(yī)院管理體制。建立高效的政府辦醫(yī)體制，完善多方監(jiān)管機(jī)制。二是建立維護(hù)公益性、調(diào)動(dòng)積極性、保障可持續(xù)的公立醫(yī)院運(yùn)行新機(jī)制。三是強(qiáng)化醫(yī)保支付和監(jiān)控作用。深化醫(yī)保支付方式改革，逐步提高保障績(jī)效。四是建立符合醫(yī)療行業(yè)特點(diǎn)的人事薪酬制度。深化編制人事制度改革，合理確定醫(yī)務(wù)人員薪酬水平，強(qiáng)化醫(yī)務(wù)人員績(jī)效考核。五是構(gòu)建各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)協(xié)同發(fā)展的服務(wù)體系。推進(jìn)社會(huì)力量參與公立醫(yī)院改革，強(qiáng)化分工協(xié)作機(jī)制，加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)和提升服務(wù)能力。六是推動(dòng)建立分級(jí)診療制度。構(gòu)建分級(jí)診療服務(wù)模式，完善相應(yīng)的醫(yī)保政策。七是加快推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設(shè)。加強(qiáng)區(qū)域醫(yī)療衛(wèi)生信息平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)醫(yī)療信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用。

2 城市公立醫(yī)院綜合改革檔案的歸檔與管理

2.1 確定歸檔范圍

城市公立醫(yī)院改革歸檔范圍可以考慮從以下幾方面入手：

（1）組織領(lǐng)導(dǎo)、工作機(jī)制和輿論宣傳，領(lǐng)導(dǎo)批示，人大建議、政協(xié)提案答復(fù)，領(lǐng)導(dǎo)小組有關(guān)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等材料。

（2）指導(dǎo)意見(jiàn)、實(shí)施方案及相關(guān)配套文件，大事 記、宣傳單、簡(jiǎn)報(bào)、階段性工作的總結(jié)。

（3）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專家指導(dǎo)、評(píng)估、考核、督導(dǎo)檢查工作的講話、指示等材料。

（4）本單位的文件、工作部署、記錄等以及向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的總結(jié)匯報(bào)、形勢(shì)分析等材料。

（5）改革的好經(jīng)驗(yàn)、好做法、交流材料等及有關(guān)人員問(wèn)責(zé)處分材料。

（6）改革中形成的照片、錄音帶、錄像帶等聲像材料。

（7）公立醫(yī)院內(nèi)部加強(qiáng)管理和改革如財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、服務(wù)管理、信息公開(kāi)等材料。

（8）社會(huì)資本辦醫(yī)等與城市公立醫(yī)院改革相關(guān)的其他材料。

2.2 實(shí)行統(tǒng)一管理

從城市公立醫(yī)院改革重點(diǎn)任務(wù)可以看出，城市公立醫(yī)院改革主要涉及組織、編制管理、人事、發(fā)改（物價(jià)）、財(cái)政、衛(wèi)生、醫(yī)保等部門，這些部門和單位形成的城市公立醫(yī)院綜合改革檔案應(yīng)由其所在部門和單位的綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。把在工作中自身形成的和上級(jí)下發(fā)的改革業(yè)務(wù)性文件和資料等各種文件材料進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。一是把以紙質(zhì)為載體的體制機(jī)制改革材料，通過(guò)收集、整理、加工等程序，進(jìn)行編號(hào)后用專門的檔案裝具（盒、柜）存放。排列順序一般為：領(lǐng)導(dǎo)批示、請(qǐng)示、處理單、調(diào)研報(bào)告、督查報(bào)告及調(diào)研督查過(guò)程中的有關(guān)材料。二是把數(shù)字檔案一并歸檔，對(duì)以光盤、硬盤等新型介質(zhì)為載體的相關(guān)改革內(nèi)容檔案進(jìn)行歸檔。按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并復(fù)制拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文、電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，使兩者建立互聯(lián)，做好準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，按照年度、類目進(jìn)行壓縮、拷貝，并貼上標(biāo)簽統(tǒng)一存檔。

3 存在的主要問(wèn)題

3.1 檔案管理和服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

目前城市公立醫(yī)院改革相關(guān)部門和醫(yī)院偏重于硬件設(shè)施投入，輕機(jī)制建設(shè)和管理，對(duì)相關(guān)檔案的整理、歸檔等管理工作不夠重視，存在歸檔不及時(shí)、材料不全、保管不當(dāng)、交接不清等現(xiàn)象，部分管理人員未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性及敏感性。部分機(jī)關(guān)單位，由于辦公條件限制，沒(méi)有獨(dú)立的檔案庫(kù)房，有的單位將檔案隨意存放在雜物間，未采取防范措施，保管條件極為簡(jiǎn)陋，存在較大安全隱患。有些單位檔案管理人員不足、綜合素質(zhì)不高、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，未能實(shí)現(xiàn)檔案的專門管理，多數(shù)單位的檔案人員為兼職，更換頻繁，檔案管理的交接工作沒(méi)有做好，出現(xiàn)新人不管舊賬情況。

3.2 檔案信息資源難以整合利用

城市公立醫(yī)院改革涉及面廣，各個(gè)部門和單位形成的檔案資料分散在檔案形成部門，也主要是為本單位領(lǐng)導(dǎo)和本單位工作服務(wù)。盡管檔案法律法規(guī)要求部門檔案要按規(guī)定及時(shí)移送到各級(jí)國(guó)家檔案館，以便及時(shí)向社會(huì)公眾開(kāi)放。但在實(shí)際工作中，一些部門形成的檔案資料的移送，并沒(méi)有得到較好地執(zhí)行，使得檔案資料不能及時(shí)地與社會(huì)公眾見(jiàn)面。由于受到行政管理部門條條和塊塊的分割，城市公立醫(yī)院改革檔案信息資源不系統(tǒng)、不完整，各級(jí)檔案部門也難以做好涉及這些改革檔案信息的整合工作，更難以構(gòu)建覆蓋全體城鄉(xiāng)居民的醫(yī)改檔案信息資源庫(kù)。這與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的要求相比，與信息時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)相比，與人民群眾不斷提高的服務(wù)需求相比，很不協(xié)調(diào)、不適應(yīng)。

3.3 檔案信息化工作沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范

目前，許多醫(yī)改部門和單位在檔案數(shù)字化過(guò)程中忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，使檔案信息系統(tǒng)無(wú)法轉(zhuǎn)化為深化醫(yī)改服務(wù)的有力支撐。主要表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃，軟件通用性、實(shí)用性嚴(yán)重不足，檔案信息規(guī)范化分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；缺乏技術(shù)支持、系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐；醫(yī)改檔案信息交流的范圍和程度受到制約，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。[2]由于沒(méi)有統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而且對(duì)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)指導(dǎo)和培訓(xùn)，涉及醫(yī)改的有關(guān)部門和單位開(kāi)展信息化建設(shè)只好各自為政，各行其是，導(dǎo)致信息化推進(jìn)緩慢，也為檔案數(shù)字信息的長(zhǎng)期保管、快速查找和交流留下后患。

4 對(duì)策措施

4.1 加強(qiáng)檔案管理制度健全和監(jiān)督指導(dǎo)

4.1.1 建立健全檔案管理制度。城市公立醫(yī)院改革有關(guān)部門和單位要制定好本單位改革文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期表，建立檔案人員崗位責(zé)任制、歸檔、檔案保管、保密、借閱利用、銷毀鑒定等管理制度，保障檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。加大檔案經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案工作條件，切實(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，成立綜合檔案室，改善檔案工作環(huán)境，保證機(jī)關(guān)檔案工作的順利開(kāi)展。

4.1.2 加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)。城市公立醫(yī)院綜合改革有關(guān)單位系統(tǒng)內(nèi)部要做好檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)工作，尤其是醫(yī)改辦、衛(wèi)生計(jì)生、財(cái)政、發(fā)改、人力資源社會(huì)保障、編辦等部門要加強(qiáng)對(duì)本系統(tǒng)改革檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，督促檔案管理人員及時(shí)完成接收任務(wù)，將檔案工作列入年度績(jī)效考核，進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)部案卷質(zhì)量檢查。同時(shí)，檔案行政管理部門要委派專人定期到有關(guān)部門監(jiān)督檢查檔案管理制度、工作機(jī)制執(zhí)行情況，嚴(yán)格工作考核標(biāo)準(zhǔn)，確保綜合改革檔案歸檔完整、準(zhǔn)確。

4.2 加快推進(jìn)檔案資源整合和共享共用

4.2.1 高度重視城市公立醫(yī)院綜合改革與檔案資源整合。城市公立醫(yī)院綜合改革綜合性、系統(tǒng)性、協(xié)同性強(qiáng)，改革檔案因其資料的連續(xù)性、地域性，相互關(guān)聯(lián)密切，需要逐步整合，統(tǒng)一納入檔案資源體系，實(shí)現(xiàn)共享共用，最大限度發(fā)揮其存在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。這就要求通過(guò)對(duì)城市公立醫(yī)院改革檔案進(jìn)行物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合、應(yīng)用系統(tǒng)整合等方式，進(jìn)一步理順檔案行政管理部門與有關(guān)部門在專業(yè)檔案工作中的關(guān)系，建立以檔案行政管理部門為主體，各有關(guān)部門配合的檔案監(jiān)管體制，變專業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源和發(fā)揮其作用。

4.2.2 積極推動(dòng)城市公立醫(yī)院綜合改革檔案資源共享共用。城市公立醫(yī)院綜合改革是對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生體制的創(chuàng)新和改革，涉及改革的部門和醫(yī)院檔案工作者要順應(yīng)改革的發(fā)展和要求，樹(shù)立檔案資源開(kāi)發(fā)利用觀念，積極拓展工作服務(wù)范圍，適應(yīng)改革新常態(tài)，創(chuàng)新管理意識(shí)和管理能力，各級(jí)醫(yī)改辦（體改部門）檔案人員要做好檔案收集歸檔工作，注意統(tǒng)一收集文書(shū)檔案、聲像、實(shí)物檔案，并統(tǒng)一管理，不可只重視文書(shū)檔案，而忽視聲像、實(shí)物檔案。加強(qiáng)醫(yī)改檔案的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

4.3 加大檔案信息化建設(shè)和人才培養(yǎng)力度

4.3.1 構(gòu)建信息化模式管理下的檔案管理工作。檔案信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的重要支撐。推進(jìn)檔案信息化工作，有利于高效便捷查檔，為方便利用檔案提供強(qiáng)有力的技術(shù)保障。在保證檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的前提下檔案，應(yīng)加大對(duì)高科技信息化設(shè)備投入，安裝檔案軟件，購(gòu)置專用檔案軟件網(wǎng)絡(luò)，配置掃描儀、計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全文檔案數(shù)字化，逐步將本單位檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。城市公立醫(yī)院還可對(duì)病歷檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理。

4.3.2 加大檔案人才培養(yǎng)培訓(xùn)力度。醫(yī)改各相關(guān)單位和醫(yī)院要?jiǎng)?chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有管理基礎(chǔ)和專業(yè)技能的檔案人才，組織檔案管理人員充分運(yùn)用網(wǎng)上培訓(xùn)、實(shí)地集中培訓(xùn)等各種有效形式，培養(yǎng)培訓(xùn)一批檔案人才，不斷提高檔案管理能力，為檔案信息化建設(shè)提供人才支持。要讓檔案人才留住，還應(yīng)建立適合人才發(fā)展的人事薪酬制度和激勵(lì)機(jī)制，適當(dāng)提升檔案工作人員的薪酬待遇，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性。

參考文獻(xiàn):

[1] 國(guó)務(wù)院醫(yī)改辦.關(guān)于城市公立醫(yī)院綜合改革試點(diǎn)的指導(dǎo)意見(jiàn)政策問(wèn)答, 2015.

[2] 游昌財(cái).“十二五”期間推進(jìn)醫(yī)改檔案信息化建設(shè)的思考[J].海峽科學(xué)，2012 （4）：45.