陳少玲

(華南理工大學(xué) 廣州學(xué)院電子信息工程學(xué)院，廣州　510800)

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高校教務(wù)檔案在教學(xué)管理中的探究

(華南理工大學(xué) 廣州學(xué)院電子信息工程學(xué)院，廣州510800)

摘要：高校教務(wù)檔案不僅具有基本的參考價(jià)值、憑證價(jià)值，還具有評(píng)估驗(yàn)收、教學(xué)檢查的價(jià)值功能，教務(wù)檔案的管理更從側(cè)面反映著一個(gè)學(xué)校的整體教學(xué)管理水平，為此，要運(yùn)用一定的檔案學(xué)知識(shí)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化的管理。

關(guān)鍵詞：教務(wù)檔案；作用；建議

檔案，是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，按照一定規(guī)律保存以備考查的各種形式和載體的歷史記錄。[1]從檔案定義中的“以備考查”四個(gè)字里，我們可以知道檔案的兩個(gè)基本價(jià)值在于：憑證價(jià)值和參考價(jià)值。俗話說(shuō)“空口無(wú)憑，立字為證”。一個(gè)學(xué)校的教務(wù)檔案，是整個(gè)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)發(fā)生過(guò)程中的最原始的記錄，它不僅在我們的教學(xué)管理中具有憑證和參考作用，而且為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在決定教學(xué)管理方針、發(fā)展策略等方面提供了有理有力的依據(jù)。所以，做好高校教務(wù)檔案管理的工作，對(duì)于開展教學(xué)研究、加強(qiáng)教學(xué)管理、建立良好教學(xué)運(yùn)行機(jī)制有著重要的積極作用。

一、高校教務(wù)檔案管理的作用

高校的教務(wù)管理是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)正常運(yùn)行的神經(jīng)中樞，是高校教學(xué)工作不可或缺的重要組成部分。高校教務(wù)管理，概括來(lái)說(shuō)就是學(xué)校中與教學(xué)有關(guān)的行政事務(wù)，如今，伴隨著高校教育不斷壯大的發(fā)展進(jìn)程，高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，在教學(xué)過(guò)程中形成的各類教學(xué)檔案越趨豐富，各種具有保存價(jià)值的報(bào)表、信息、數(shù)據(jù)和文檔的收集匯總使得教務(wù)員的日常教務(wù)管理日益繁雜，為在如此繁雜的情況下有序的開展各項(xiàng)工作，教學(xué)檔案的有效管理發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，它不僅為我們的日常工作提供便利，更從側(cè)面反映著一個(gè)學(xué)校的整體教學(xué)管理水平。

1.教務(wù)檔案具有檔案的基本參考價(jià)值

一個(gè)學(xué)校的教務(wù)檔案，直接記錄著學(xué)校的最原始的教學(xué)發(fā)展進(jìn)程，涵蓋整個(gè)學(xué)校在教學(xué)計(jì)劃、學(xué)籍管理、課表編排、實(shí)踐安排、考試事務(wù)、學(xué)生成績(jī)管理、教學(xué)考評(píng)、畢業(yè)審核、教材管理等方面的內(nèi)容。這些內(nèi)容，單個(gè)的看，只是教學(xué)過(guò)程中的一個(gè)細(xì)微部分，但從整體上說(shuō)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行一項(xiàng)教學(xué)決策前，需要教務(wù)部門提供大量的日常教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、事實(shí)案例、各類信息等，對(duì)許多數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行整合思考，以便在整個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量分析中分清主次，找出根本，制定符合學(xué)校實(shí)際情況的教學(xué)決策。

2.教務(wù)檔案具有檔案的基本憑證價(jià)值

這正是俗話所說(shuō)的“空口無(wú)憑，立字為證”。教務(wù)員，作為一個(gè)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)順利開展的基層干事，是教學(xué)檔案的直接管理者。因此，教務(wù)員的工作牽涉范圍廣，內(nèi)容多樣，種類繁多，責(zé)任卻又重大，在工作過(guò)程中要求能做到“做事有記錄，事后存依據(jù)”，保留原始的事實(shí)檔案，以免在產(chǎn)生問(wèn)題的時(shí)候無(wú)據(jù)可依，無(wú)法查明原因與責(zé)任，也就無(wú)法找到解決問(wèn)題的根本所在。

3.教務(wù)檔案還具有評(píng)估驗(yàn)收、教學(xué)檢查的價(jià)值功能

為提高高校的辦學(xué)質(zhì)量，國(guó)家大力開展教學(xué)評(píng)估工作，實(shí)行五年一評(píng)估。評(píng)估期間，無(wú)論是學(xué)校內(nèi)評(píng)估組，還是校外的學(xué)者專家，除了到學(xué)校進(jìn)行查看情況，聽取學(xué)校的自我評(píng)估報(bào)告之外，絕大部分的時(shí)間與精力都放在對(duì)各類的檔案的檢查上。學(xué)校和專家要對(duì)教學(xué)管理水平進(jìn)行評(píng)估衡量，對(duì)教師們的教學(xué)進(jìn)行評(píng)閱分析，很大程度依賴于學(xué)校提供的各類教學(xué)文件，比如各學(xué)年各專業(yè)的試題試卷、學(xué)生成績(jī)、成績(jī)分析報(bào)告、教學(xué)日歷、教學(xué)大綱、教案等。對(duì)這些日常教學(xué)材料的評(píng)估、分析和檢查，評(píng)估組和學(xué)者專家就能更清晰的掌握一個(gè)學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)及教學(xué)水平。一個(gè)學(xué)校能夠?qū)⑦@些資料有序的整理歸檔，并立取可用，則能在側(cè)面反應(yīng)出整個(gè)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的有序性。

二、教務(wù)檔案整理歸檔的幾點(diǎn)建議

1.教務(wù)檔案要進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化的管理

隨著學(xué)校的不斷發(fā)展與壯大，教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案資料只會(huì)越來(lái)越多，越來(lái)越繁雜，給管理檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)都帶來(lái)了的巨大的壓力，而進(jìn)行編排的工作也是更加的困難。因此，在教務(wù)檔案管理這項(xiàng)工作中，不能停留在以往以人力解決為主的時(shí)代，而要進(jìn)行數(shù)字化、信息化的改革。建設(shè)具有大容量、高速度、穩(wěn)定安全、主題鮮明的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)要盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法和系統(tǒng)，加強(qiáng)電子檔案的基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。[2]以華南理工大學(xué)廣州學(xué)院為例，過(guò)去一直停留在以人力為主來(lái)收集整理所有教務(wù)檔案，數(shù)量大，存放難，人物物力投入都很大，但隨著近年學(xué)校信息化建設(shè)的展開，也對(duì)一些基本教學(xué)文件行進(jìn)了數(shù)字電子歸檔，比如每學(xué)期教師們需上交檢查的教學(xué)日歷、教學(xué)大綱、教案、實(shí)驗(yàn)大綱等，都集中上傳至學(xué)校統(tǒng)一的FTP文件中，這樣不僅省去了大量紙質(zhì)資源，也提高了教務(wù)員整理這些基本文件的辦公效率，更科學(xué)的存檔這些材料，調(diào)用查看時(shí)也更便捷，同時(shí)也可以達(dá)到資源的共享與使用。

2.教務(wù)檔案的直接管理者要具備一定的檔案學(xué)知識(shí)

在學(xué)校的教學(xué)管理中，教務(wù)員作為其中的基層干事，與教務(wù)檔案的整理歸檔存在著密切聯(lián)系，教學(xué)檔案是否存檔合理有序，與教務(wù)員是否具有檔案意識(shí)有關(guān)。教務(wù)檔案想要完整、如實(shí)、有序、有規(guī)律的保存，作為教務(wù)檔案的管理者就應(yīng)該遵循文件產(chǎn)生的規(guī)律，區(qū)分各類文件具有的不同價(jià)值，把握好教務(wù)檔案的質(zhì)量。因此，筆者認(rèn)為教務(wù)員需從以下幾點(diǎn)來(lái)提高檔案知識(shí)：一是教務(wù)員應(yīng)要善于利用學(xué)校講座、繼續(xù)教育等有效途徑，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案整理的有關(guān)知識(shí)，了解一些關(guān)于檔案管理的收集知識(shí)、整理原則、歸檔方法、編碼原則等。二是現(xiàn)今是互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時(shí)代，檔案的管理更離不開數(shù)字化的處理，所以教務(wù)員也要努力學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化的技能，熟練掌握計(jì)算機(jī)基本操作知識(shí)，以便運(yùn)用到日常教務(wù)檔案的分類、整理、排列中；三是實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，教務(wù)員應(yīng)注重運(yùn)用學(xué)到的檔案學(xué)知識(shí)與技能，使之能有效指導(dǎo)自身實(shí)際教學(xué)檔案的整理歸檔的工作，并能從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便進(jìn)一步的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，讓教務(wù)檔案管理工作在紛繁復(fù)雜中分清主次，看清檔案之間的聯(lián)系，分門別類的存放整齊，提高工作效率。

3.教務(wù)檔案的管理需要共同努力

教務(wù)檔案從產(chǎn)生開始，就不是一個(gè)人的活動(dòng)，而是由所有與教務(wù)檔案相關(guān)人員共同完成的一項(xiàng)工作的實(shí)際記錄，它凝聚著參與此項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的人的所有心血，所以，對(duì)教務(wù)檔案的管理，也不僅僅是教務(wù)員一個(gè)人能夠做好的，而是需要相關(guān)人員的鼎力協(xié)作，共同完成的。首先，一個(gè)學(xué)校的教務(wù)檔案管理是否有序，需要大量的物力支持，其所需要的存放地點(diǎn)、存放柜子等，都需要由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)經(jīng)費(fèi)建設(shè)、購(gòu)買，從而進(jìn)行良好規(guī)劃，使檔案的存放地點(diǎn)干凈、整潔、有序，以免檔案存放日久損壞、遺失等。其次，教務(wù)檔案中包含了許多任課老師填寫的各類表格，比如教學(xué)日志、大綱、教案、學(xué)生成績(jī)表等，它們的完整性、準(zhǔn)確性和有序性，離不開任課教師的認(rèn)真努力，也離不開教研室的協(xié)作檢查與配合，因此，在進(jìn)行檔案整理歸檔的時(shí)候，也應(yīng)與教研室、任課教師多溝通，發(fā)揮好紐帶作用，把各類文件及時(shí)與任課教師分享，以便及時(shí)更新、填制等，以免返工，增加檢查和歸檔的工作時(shí)間?？傊?，一個(gè)學(xué)校的教務(wù)檔案管理工作需要領(lǐng)導(dǎo)的重視并給予人力、物力上的幫助，也需要所有任課老師的認(rèn)真協(xié)助，才能往好的方向持續(xù)發(fā)展。

總而言之，教務(wù)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，為學(xué)校的正常運(yùn)行起到保駕護(hù)航的作用。[3]而學(xué)校的教務(wù)檔案工作水平，對(duì)于加強(qiáng)教學(xué)有序性管理有著重要的積極作用，因此，教務(wù)員不僅要強(qiáng)化學(xué)習(xí)檔案整理歸檔的基本知識(shí)與方法原則，以指導(dǎo)自身在日常工作中科學(xué)有序的收集、檢查、整理、立卷、歸檔各類教務(wù)檔案；還要不斷更新知識(shí)技能，學(xué)習(xí)新理念，大膽創(chuàng)新，開拓實(shí)踐，努力探索教務(wù)檔案管理的規(guī)律，做好教務(wù)檔案整理歸檔工作，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供優(yōu)質(zhì)的、準(zhǔn)確的、原始的各類信息文件，促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)有序開展。

參考文獻(xiàn)：

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責(zé)任編輯：力草

中圖分類號(hào)：G472.2

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-8275(2016)02-0055-02

作者簡(jiǎn)介：陳少玲(1986-)，女，廣東英德人，教務(wù)員，研究方向?yàn)闄n案管理。

收稿日期：2016-02-02