文/張倩

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利用web網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科技期刊信息化管理

文/張倩

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代科技期刊建設(shè)管理工作在日常業(yè)務(wù)、職能和結(jié)構(gòu)等方面都發(fā)生了新變化。在新的形勢(shì)下，傳統(tǒng)的期刊管理模式必須進(jìn)行結(jié)構(gòu)化調(diào)整，才能適應(yīng)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展的需要。只有提高對(duì)期刊管理自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)，才能促使科技期刊管理工作朝著科學(xué)、簡(jiǎn)捷、高效和信息化管理的方向邁進(jìn)。

目前，基于Web頁(yè)面的期刊論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，各大型知名期刊編輯部都采取此種方式對(duì)稿件進(jìn)行接收、管理與評(píng)審。Web網(wǎng)絡(luò)技術(shù)主要是通過(guò)瀏覽器的基本功能，采用三層B/S（Browser/Server）方式進(jìn)行構(gòu)建，技術(shù)要求低，系統(tǒng)也易于管理與維護(hù)，能快速處理大量數(shù)據(jù)和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新、檢索，應(yīng)用范圍廣，使稿件編輯得到進(jìn)一步的規(guī)范化，大大提高了工作質(zhì)量與效率。期刊編輯工作主要是圍繞自身、作者、評(píng)審專家三者間作為業(yè)務(wù)主體，彼此間構(gòu)建信息的傳遞、交流、反饋等日常業(yè)務(wù)處理工作。所以，期刊投稿、審稿、排版、查詢、入庫(kù)等全過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化是編輯工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1　期刊信息化管理的功能

1.1實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化投稿

期刊通過(guò)Web技術(shù)建立自身網(wǎng)站的目的除了讓外界了解學(xué)術(shù)期刊、了解雜志社的相關(guān)動(dòng)態(tài)信息外，更重要的是搭建一個(gè)讀者、作者和雜志社之間的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)。同時(shí)，依托網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)投稿、辦公自動(dòng)化及學(xué)術(shù)交流三大功能，既可達(dá)到期刊雜志宣傳效果，又實(shí)現(xiàn)了“信息化、網(wǎng)絡(luò)化”的期刊管理。

利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)科技期刊編輯手段現(xiàn)代化，改變了作者依靠紙質(zhì)書(shū)稿投遞稿件的方式。作者可以直接進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)投稿，既節(jié)約了作者投稿成本，又提高了稿件投遞速度，實(shí)現(xiàn)信息的快捷傳遞。期刊論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)主要包括網(wǎng)站動(dòng)態(tài)信息、作者注冊(cè)、作者投稿、在線查稿、已刊論文等欄目。①動(dòng)態(tài)信息。主要包括期刊簡(jiǎn)介、雜志社成員介紹、投稿須知以及相關(guān)滾動(dòng)新聞，便于作者了解該雜志，以及雜志涉及范圍、如何投稿、稿件格式和投稿地址等說(shuō)明性信息。②作者注冊(cè)。個(gè)人注冊(cè)信息包括姓名、性別、單位、聯(lián)系地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、電子信箱、專業(yè)信息、備注等內(nèi)容，只有填寫(xiě)完個(gè)人信息后，才能進(jìn)行下一步操作，這是網(wǎng)絡(luò)投稿的前提要求。③作者投稿。作者在完善個(gè)人注冊(cè)信息后，重新輸入用戶名和密碼，才可以進(jìn)入在線投稿界面，通過(guò)填寫(xiě)必要的投稿內(nèi)容，如題目、關(guān)鍵詞、作者姓名、摘要等信息，以及上傳Word文檔，最終確認(rèn)后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示稿件投遞成功。其中，作者還可以進(jìn)行增加、修改、刪除、撤稿等基本技能操作，并可隨時(shí)通過(guò)登錄網(wǎng)站來(lái)查詢自己的稿件所處狀態(tài)。期刊論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)對(duì)于投遞的稿件，會(huì)在稿件查詢欄顯示稿件目前所處的處理環(huán)節(jié)，如初審階段、外審、改稿、錄用、退稿等信息。④郵件通知。期刊信息化管理除了有利于稿件投稿、查詢外，更重要的是該系統(tǒng)還可以通過(guò)作者填寫(xiě)的郵箱地址定時(shí)自動(dòng)發(fā)送稿件信息給作者，告知作者稿件的相關(guān)信息，既方便期刊編輯部工作，又有利于作者多途徑查詢和了解自己的稿件狀態(tài)。⑤已刊論文。對(duì)于作者通過(guò)期刊論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)投遞的稿件，包括以前錄用過(guò)的及現(xiàn)在投遞的論文，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)保留，顯示在作者注冊(cè)信息里，便于作者對(duì)自身已投稿的論文進(jìn)行有效地查詢和核實(shí)。

1.2實(shí)現(xiàn)論文評(píng)審專家網(wǎng)上審稿

期刊審稿一般是以“三步走”的形式對(duì)稿件進(jìn)行審定，然后確定錄用與否。第一步編輯初審，對(duì)作者所投稿件的內(nèi)容、格式要求以及錯(cuò)漏字等進(jìn)行初步的篩查與查重；第二步，也是最關(guān)鍵的審稿環(huán)節(jié)，是指審稿專家評(píng)議對(duì)系統(tǒng)中分配到的相關(guān)論文進(jìn)行審定，并填寫(xiě)意見(jiàn)。第三步是期刊編輯部召開(kāi)評(píng)審會(huì)對(duì)決定錄用的論文最后把關(guān)及擬定出版周期。期刊論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)除了第三步召開(kāi)評(píng)審會(huì)議不能實(shí)現(xiàn)外，其第一、二步的審稿環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)并達(dá)到最理想的要求。

學(xué)術(shù)期刊最重要的工作之一是審稿，審稿是論文發(fā)表過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。期刊論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)面向所有投稿作者和審稿專家，區(qū)別只在于權(quán)限和功能模塊所不同而已。評(píng)審專家只要使用編輯部提供的登錄名和密碼即可從專家登錄窗口進(jìn)入評(píng)審界面。不管是白天還是晚上，不管國(guó)內(nèi)還是國(guó)外，只要有一臺(tái)能上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，評(píng)審專家即可不受時(shí)間和區(qū)域的影響，對(duì)其負(fù)責(zé)的論文稿件進(jìn)行評(píng)議。這不僅使審稿時(shí)間大大縮短，而且避免了稿件丟失和延遲等事情發(fā)生。由評(píng)審專家對(duì)稿件給出評(píng)審意見(jiàn)，不僅能增強(qiáng)評(píng)審工作的透明度，還能保證論文質(zhì)量，提升其學(xué)術(shù)價(jià)值。評(píng)審專家是保證稿件質(zhì)量和學(xué)術(shù)期刊可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要的因素。

1.3實(shí)現(xiàn)評(píng)審專家?guī)炀W(wǎng)絡(luò)化管理

期刊評(píng)審專家是科技期刊重要的資源，對(duì)于科技期刊的學(xué)術(shù)質(zhì)量來(lái)說(shuō)，評(píng)審專家起著至關(guān)重要的作用。審稿工作要求的不斷提高，迫使期刊編輯部更進(jìn)一步規(guī)范評(píng)審專家數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理和合理調(diào)配，從而實(shí)現(xiàn)審稿工作不斷科學(xué)、簡(jiǎn)捷、高效和現(xiàn)代化的目的。在期刊實(shí)行的三級(jí)審稿制度中，評(píng)審專家對(duì)稿件進(jìn)行審議是其中最重要的環(huán)節(jié)。加強(qiáng)和完善期刊論文投稿與評(píng)審系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)系統(tǒng)中的作者信息庫(kù)、專家信息庫(kù)及稿件資源庫(kù)的關(guān)聯(lián)性，數(shù)據(jù)的有效整合、優(yōu)化已成為整個(gè)系統(tǒng)重中之重，也是對(duì)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的方法之一。專家信息庫(kù)的建設(shè)是編輯部工作的重要內(nèi)容，科學(xué)、規(guī)范、全面的專家信息庫(kù)，有利于工作的開(kāi)展，使審稿工作效率、效果更上一層樓。

為了保證評(píng)審專家隊(duì)伍的穩(wěn)定性、高水平，以應(yīng)對(duì)不斷增加的稿件和保證所刊登論文質(zhì)量，編輯部要作好評(píng)審專家的挑選。期刊編輯部對(duì)評(píng)審專家的挑選是一項(xiàng)極其嚴(yán)格和重要的工作，一般采用的方法有兩種，一種是編委推薦，本刊編委優(yōu)先推薦熟悉本學(xué)科最新發(fā)展情況、并在本學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)有一定影響力的專家教授。另一種是聘請(qǐng)，對(duì)于一些在專業(yè)領(lǐng)域具有很高影響力，科研成果豐碩的有名專家教授，可通過(guò)發(fā)送邀請(qǐng)函的方式聘請(qǐng)其為期刊的評(píng)審專家，并說(shuō)明具體要求和工作細(xì)則。對(duì)于聘請(qǐng)的各評(píng)審專家必須要達(dá)到一定條件方能聘用。其具體要求有：①責(zé)任心強(qiáng)。評(píng)審專家必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、態(tài)度端正，能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)各篇稿件定時(shí)、定量、高質(zhì)完成審稿工作。②學(xué)術(shù)造詣深。有一定知名度和權(quán)威性，精通業(yè)務(wù)，經(jīng)驗(yàn)豐富，具有高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱，從事相關(guān)專業(yè)5年以上，熟悉本專業(yè)及本行業(yè)的國(guó)內(nèi)外、省內(nèi)外情況和動(dòng)態(tài)，健康狀況良好。只有強(qiáng)化具體要求，才能更好地對(duì)評(píng)審專家隊(duì)伍質(zhì)量把好關(guān)。

為了提高出版論文質(zhì)量，除了穩(wěn)抓評(píng)審專家隊(duì)伍建設(shè)，期刊編輯部還應(yīng)對(duì)評(píng)審后的稿件建立一套科學(xué)、合理、有效的評(píng)審質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，各評(píng)審專家也必須根據(jù)此標(biāo)準(zhǔn)對(duì)稿件進(jìn)行評(píng)審。其具體要求：①及時(shí)性。對(duì)規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成的審稿工作做到不拖延，不耽誤，按時(shí)完成。②完整性。主要是審稿意見(jiàn)與稿件內(nèi)容的對(duì)應(yīng)性，是否一致。③客觀性。對(duì)稿件提出的審稿意見(jiàn)是否做到客觀、公平、公正，不帶有主觀偏見(jiàn)。

1.4實(shí)現(xiàn)期刊信息化電子排版

論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使期刊編輯部減少重復(fù)勞動(dòng)和低效率的工作產(chǎn)出，實(shí)現(xiàn)稿件流程從投稿、審稿、錄用全過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及的今天，論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)同樣可以實(shí)現(xiàn)信息化電子排版。期刊編排人員在計(jì)算機(jī)上登錄論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)，根據(jù)科技期刊編輯人員對(duì)版式提出的意見(jiàn)，對(duì)各篇撰定出版的論文進(jìn)行編輯、修改和排版，如插入公式、表格、圖片、廣告刊登等，由編輯直接掃描、導(dǎo)入、編排，最后直接生成排版模式傳遞給校對(duì)人員。排版校對(duì)是一項(xiàng)細(xì)致艱辛的工作，需要校對(duì)人員從一而終瀏覽全文，查找出有錯(cuò)誤的地方。論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)在校對(duì)功能上也有強(qiáng)大的自動(dòng)檢測(cè)控件，對(duì)所有排版好的文章，逐句逐段地快速檢查，用不同顏色標(biāo)出大約錯(cuò)誤的字段，大大縮短校對(duì)人員的工作時(shí)間，也確保了稿件的準(zhǔn)確性，減少刊登出錯(cuò)率，實(shí)現(xiàn)排版與系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

1.5 實(shí)現(xiàn)期刊快速更新入庫(kù)

對(duì)科研人員來(lái)說(shuō)，文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)是了解國(guó)內(nèi)外最新相關(guān)科研信息的來(lái)源之一?；赪eb頁(yè)面的期刊論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)同樣可以通過(guò)期刊主頁(yè)點(diǎn)擊瀏覽雜志以往刊登的每一卷每一期的文章，既方便讀者查詢，又可通過(guò)會(huì)員登記下載全文閱讀，既不受時(shí)空、地域的限制，又能縮短作者、讀者與編輯三者間的距離。

期刊論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)不僅提高了論文質(zhì)量和期刊出版的效率，減少工作量，更為期刊快速更新數(shù)據(jù)庫(kù)提供了便捷。期刊數(shù)據(jù)庫(kù)一般包括自身出版的論文數(shù)據(jù)庫(kù)，此部分主要是便于期刊編輯、作者及讀者通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)連接期刊網(wǎng)站查詢和了解所需論文信息；另一方面是指期刊雜志社向國(guó)家新聞出版總署提交已經(jīng)刊登的論文數(shù)據(jù)，如向萬(wàn)方、CNKI、維普等文獻(xiàn)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)的更新以增加期刊論文信息。期刊論文的快速更新有利于廣大科研人員及時(shí)查詢到最新的相關(guān)信息，掌握最新的學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)和前沿學(xué)科的發(fā)展趨勢(shì)，也有利于具有科技信息查詢能力的專門科研機(jī)構(gòu)開(kāi)展科技查新，出具最新最全及權(quán)威的查新報(bào)告。

2　體會(huì)

2.1影響范圍更廣

期刊實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化投稿是適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，其影響范圍更廣、傳播速度更快，產(chǎn)生的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益比傳統(tǒng)管理模式更深遠(yuǎn)、更廣闊。同時(shí)也擴(kuò)大期刊的傳播面，提高了論文出版的時(shí)效性，并能不斷擴(kuò)大期刊影響力度。

2.2流程更規(guī)范化

基于Web頁(yè)面的論文投稿與評(píng)審管理系統(tǒng)，優(yōu)化和整合了整個(gè)編輯流程系統(tǒng)工作，推動(dòng)了期刊編輯工作的無(wú)紙化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，使網(wǎng)上投稿、審稿、校對(duì)、在線編輯及期刊網(wǎng)站建設(shè)全面得以實(shí)現(xiàn)，有力地提高了編輯部的管理水平，促使期刊管理工作逐步向科學(xué)化、規(guī)范化邁進(jìn)。

2.3工作效率更高

科技期刊稿件實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，改變了傳統(tǒng)稿件的管理模式，實(shí)現(xiàn)信息處理量大、速度快、處理流程規(guī)范，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率高，查詢檢索靈活便捷等優(yōu)點(diǎn)，大大提高了稿件運(yùn)作效率，降低了日常消耗成本，既節(jié)省資金，又提高了工作效率。

3　結(jié)語(yǔ)

應(yīng)用Web網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行投稿和評(píng)審是科技期刊發(fā)展的趨勢(shì)，也是提高工作效率的一種重要方法，其改善了傳統(tǒng)工作存在的繁鎖、低效、速度慢等問(wèn)題，促進(jìn)了科技期刊的現(xiàn)代化管理，也便于期刊編輯、作者、評(píng)審專家之間的交流與溝通，縮短了期刊審稿周期和出版時(shí)間，擴(kuò)大了期刊的影響力，對(duì)提高期刊質(zhì)量起到了積極的作用。

作者簡(jiǎn)介：張倩（1984-），女，編輯，本科，任職于廣東省醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)交流中心（廣東省醫(yī)學(xué)情報(bào)研究所），從事醫(yī)學(xué)科技期刊編輯工作。