林國東

摘 要： 本文主要是針對購銷存業(yè)務(wù)中的采購業(yè)務(wù)在T3軟件上的操作流程及各種采購業(yè)務(wù)在T3上的處理方法的簡介。

關(guān)鍵詞： 購銷存系統(tǒng) 采購業(yè)務(wù) 庫存管理 核算管理 采購結(jié)算

目前，企業(yè)信息化集中體現(xiàn)在ERP的實(shí)施和應(yīng)用上。ERP是將最先進(jìn)的管理理念貫徹于整個企業(yè)，保證企業(yè)準(zhǔn)確無誤地掌握生產(chǎn)、銷售、采購、庫存等各部門的運(yùn)營情況，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的過程。在企業(yè)會計(jì)信息化過程中，其中購銷存的業(yè)務(wù)處理是最重要、最繁瑣且比較容易出錯的環(huán)節(jié)，其業(yè)務(wù)操作流程比較復(fù)雜且種類較多，因財(cái)務(wù)人員對購銷存模塊的操作流程不熟悉，所以目前較多的企業(yè)是先使用財(cái)務(wù)軟件的總賬模塊，而購銷存模塊沒有使用，這樣就做不到企業(yè)的信息化目標(biāo)。本文主要針對采購業(yè)務(wù)中的各種情況業(yè)務(wù)在用友T3財(cái)務(wù)軟件的操作流程做簡單的說明。

T3中購銷存系統(tǒng)主要包括采購模塊、銷售模塊、庫存模塊和核算模塊四個模塊，其各模塊的主要功能如下：采購模塊主要包括采購訂單處理、采購入庫處理、采購發(fā)票處理、采購結(jié)算處理、采購付款結(jié)算、供應(yīng)商往來及月末結(jié)賬等功能。銷售模塊主要包括銷售訂單處理、銷售發(fā)貨單處理、銷售發(fā)票處理、客戶往來處理、收款結(jié)算和月末結(jié)賬等功能。庫存模塊主要包括入庫業(yè)務(wù)處理、出庫業(yè)務(wù)處理、其他業(yè)務(wù)處理和月末結(jié)賬等功能。核算模塊主要包括供應(yīng)商往來制單、客戶往來制單、正常單據(jù)記賬、特殊單據(jù)記賬、暫估成本處理、購銷單據(jù)制單、月末處理和月末結(jié)賬等功能。其中采購業(yè)務(wù)操作主要在采購模塊、庫存模塊和核算模塊三個模塊之間進(jìn)行。

一般情況下，一筆采購業(yè)務(wù)的處理可分為三大步驟進(jìn)行操作，分別為采購訂單及入庫單處理操作、采購發(fā)票處理操作和采購付款單處理操作三個方面。其各步驟的主要操作流程如下：

采購訂單、入庫單處理流程：采購訂單→采購入庫單→采購模塊中錄入→庫存模塊中審核→核算模塊中記賬→憑證（借：原材料，貸：在途物資（或材料采購）→總賬。

采購發(fā)票處理流程：采購發(fā)票處理→采購模塊中錄入、復(fù)核、結(jié)算→核算模塊中制單→憑證（借：在途物資，應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——進(jìn)項(xiàng)稅，貸：應(yīng)付賬款）→總賬。

采購付款單處理流程：付款單處理→采購模塊中錄入、核算→核算模塊中制單→憑證（借：應(yīng)付賬款，貸：銀行存款）→總賬。

由于在實(shí)際采購業(yè)務(wù)中存在各種不同的業(yè)務(wù)情況，以下就各種特殊采購情況下的業(yè)務(wù)操作流程作及處理方法做簡要介紹。

一、普通采購業(yè)務(wù)并支付款項(xiàng)的業(yè)務(wù)操作步驟

（一）采購訂單處理及采購入庫單處理操作流程。

1.采購訂單處理操作步驟

（1）“采購管理”/“采購訂單”，單擊“增加”，錄入相應(yīng)的采購數(shù)據(jù)，并“保存”。

（2）單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成采購訂單的審核。

2.采購入庫單處理操作步驟（完成采購入庫后的操作）

（1）“采購管理”/“采購入庫單”，單擊“增加”，錄入相應(yīng)的采購入庫數(shù)據(jù)（或可由采購訂單流轉(zhuǎn)生成入庫單），并“保存”

（2）“庫存管理”/“庫存”/“采購入庫單審核”，單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成對采購入庫的審核操作。

以下是完成采購入庫后的記賬及生成憑證的操作。

（3）“核算管理”/“核算”/“正常單據(jù)記賬”，選擇相應(yīng)的入庫單，單擊“記賬”。完成入庫記賬操作。

（4）“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據(jù)制單”/“采購入庫單”，選擇相應(yīng)的入庫單據(jù)，單擊工具欄的“生成”按鈕，進(jìn)入填制憑證窗口。

（5）單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應(yīng)的采購入庫的記賬憑證，系統(tǒng)會自動將憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中。

（二）收到供應(yīng)商提供的采購發(fā)票（單據(jù)）后的業(yè)務(wù)操作流程。

1.“采購管理”/“采購發(fā)票”，單擊“增加”，錄入發(fā)票中相關(guān)數(shù)據(jù)（或由入庫單流程生成采購發(fā)票），完成后單擊工具欄上的“保存”按鈕。

2.對已經(jīng)保存的采購發(fā)票，單擊工具欄上的“復(fù)核”按鈕，完成對發(fā)票的復(fù)核操作。

3.對已經(jīng)復(fù)核的采購發(fā)票，單擊工具欄上的“結(jié)算”按鈕，完成對采購結(jié)算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應(yīng)商往來核算”，選擇發(fā)票制單，選擇相應(yīng)的發(fā)票（單據(jù)），單擊“制單”，進(jìn)入填制憑證的窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應(yīng)的應(yīng)付賬款的記賬憑證，系統(tǒng)會自動將憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中。

（三）單位要進(jìn)行貨款支付時的業(yè)務(wù)處理操作流程。

1.“采購管理”/“采購”/“供應(yīng)商往來”/“付款結(jié)算”，選擇相應(yīng)的供應(yīng)商。

2.單擊“增加”在付款單中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)（或由采購發(fā)票流轉(zhuǎn)生成付款單），單擊工具欄上的“保存”。

3.對已經(jīng)保存的付款單，單擊工具欄上的“核銷”按鈕，錄入本次結(jié)算金額，再單擊“保存”按鈕，完成本次付款結(jié)算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應(yīng)商往來制單”/“核銷制單”，選擇相應(yīng)的單據(jù)，單擊“制單”，進(jìn)入填制憑證的窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應(yīng)的單位付款的記賬憑證，系統(tǒng)會自動將憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中。

二、貨到單據(jù)（發(fā)票）未到的采購業(yè)務(wù)處理操作方法

（一）貨到單據(jù)在本月內(nèi)到達(dá)的業(yè)務(wù)處理操作方法。

貨到后，先完成采購訂單處理及采購入庫單處理操作（操作方法同一的第（一）步驟進(jìn)行操作），等到供應(yīng)商的單據(jù)到達(dá)后，再進(jìn)行采購發(fā)票處理操作（操作方法同一的第（二）步驟進(jìn)行操作）。

（二）貨到單據(jù)（發(fā)票）要在下月才到達(dá)的業(yè)務(wù)處理操作方法。

貨到后，先完成采購訂單處理（操作方法同一的第（一）步驟中的1、采購訂單處理處理操作步驟），再到月末時進(jìn)行采購入庫單處理操作步驟，注意操作到一（一）2中的第四步（4）驟時，即應(yīng)選擇“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據(jù)制單”/“采購入庫單暫估入庫”的方法進(jìn)行處理。當(dāng)下月收到供應(yīng)商的單據(jù)（發(fā)票）時，按一中的（二）步驟完成正常的采購發(fā)票處理流程，并在第（4）步驟時，即“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應(yīng)商往來核算”，選擇“紅字回沖制單”和“藍(lán)字回沖制單”的方法進(jìn)行制單，生成一張“紅字回沖”憑證和一張“藍(lán)字回沖”憑證。其中“紅字回沖”憑證用于回沖上月采購入庫單中的暫估入庫的記賬憑證，“藍(lán)字回沖”憑證用于該筆采購的成本的計(jì)算。付款處理同一的（三）步驟相同。

三、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)各種情況的處理操作方法

（一）若貨到后，尚未錄入采購入庫單，則直接退貨即可，在系統(tǒng)中可不進(jìn)行任何處理。

（二）若采購入庫單已經(jīng)錄入，但尚未進(jìn)行采購入庫單記賬操作（即完成采購入庫單的（1）和（2）的兩步操作），則分以下幾種情況做相應(yīng)的處理。

1.如果還沒有錄入采購發(fā)票并全部退貨的情況，可以在采購入庫單列表中刪除采購入庫單的方法進(jìn)行處理。操作方法：先在庫存管理中取消該采購入庫單的審核，后到采購管理中對采購入庫單中進(jìn)行刪除。

2.如果還沒有錄入采購發(fā)票并部分退貨，可以采取修改采購入庫單的方法進(jìn)行處理。操作方法：先在庫存管理中取消該采購入庫單的審核，后到采購管理中對采購入庫單進(jìn)行直接修改，并重新保存和對新的采購入庫單進(jìn)行審核。

3.如果已經(jīng)錄入采購發(fā)票且尚未結(jié)算（即完成采購發(fā)票的處理流程的（1）和（2）兩步操作），并全部退貨的情況，可采取刪除采購發(fā)票和刪除采購入庫單的方法進(jìn)行處理。操作方法：先在采購管理中的采購發(fā)票取消采購發(fā)票的審核，然后刪除該采購發(fā)票。第二步進(jìn)行刪除采購入庫單，其操作方法同上例。

4.如果已經(jīng)錄入采購發(fā)票且尚未結(jié)算（即完成采購發(fā)票的處理流程的（1）和（2）兩步操作），并部分退貨的情況，可采取修改采購發(fā)票和修改采購入庫單的方法進(jìn)行處理。操作方法：先在采購管理中的采購發(fā)票取消采購發(fā)票的審核，然后直接修改采購發(fā)票，并保存。第二步進(jìn)行采購入庫單的修改，其操作方法同上例。

5.如果已經(jīng)錄入采購發(fā)票且已經(jīng)結(jié)算（即完成采購發(fā)票的處理流程的（1）、（2）和（3）三步操作），但尚未生成付款憑證并未付款時，可采取取消采購發(fā)票的結(jié)算并修改采購發(fā)票和修改采購入庫單的方法進(jìn)行處理。其取消采購發(fā)票的結(jié)算操作方法：在采購管理中的采購發(fā)票中，單擊工具欄上的取消結(jié)算按鈕即可，修改采購發(fā)票和采購入庫單的方法同上。

（三）如果采購入庫單已經(jīng)記賬（即完成采購入庫單處理流程中的（1）到（5）的所有步驟的操作），則只能采取錄入采購?fù)素泦危t字的入庫單）并對采購?fù)素泦芜M(jìn)行記賬處理的方法進(jìn)行處理。操作方法：

1.“采購管理”/“采購入庫單。（紅字）”，單擊“增加”，錄入相應(yīng)的采購?fù)素洈?shù)據(jù)，并“保存”

2.“庫存管理”/“庫存”/“采購入庫單審核”，單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成對采購?fù)素泦蔚膶徍瞬僮鳌?/p>

以下是完成采購?fù)素浐蟮挠涃~及生成紅字憑證的操作。

3.“核算管理”/“核算”/“正常單據(jù)記賬”，選擇相應(yīng)的入庫單，單擊“記賬”，完成退貨記賬操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據(jù)制單”/“采購入庫單（紅字）”，選擇相應(yīng)的入庫單據(jù)，單擊工具欄的“生成”按鈕，進(jìn)入填制憑證窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應(yīng)的采購?fù)素浀挠涃~憑證（紅字），系統(tǒng)會自動將憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中。

四、涉及采購運(yùn)費(fèi)分?jǐn)倶I(yè)務(wù)處理操作方法

當(dāng)采購業(yè)務(wù)中涉及采購運(yùn)費(fèi)分?jǐn)倶I(yè)務(wù)時，可采用以下操作方法進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理。

（一）在采購發(fā)票處理中，錄入一張采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票，選擇“分?jǐn)偂卑粹o，進(jìn)行相應(yīng)的運(yùn)費(fèi)分?jǐn)傇O(shè)置。

（二）對采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票進(jìn)行審核操作。

（三）對采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票進(jìn)行采購結(jié)算操作，應(yīng)采用人工結(jié)算的方法進(jìn)行結(jié)算。

五、采購損耗業(yè)務(wù)處理操作方法

（一）合理損耗業(yè)務(wù)處理方法。

按普通采購業(yè)務(wù)操作的三個步驟進(jìn)行正常處理，只是在進(jìn)行采購發(fā)票處理中的采購結(jié)算時，應(yīng)選擇手工結(jié)算（采購管理/采購/采購結(jié)算/手工結(jié)算），在手工結(jié)算的界面上的合理損耗的欄目上輸入損耗的數(shù)量，并進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)算操作即可。

（二）非正常損耗業(yè)務(wù)處理方法。

在進(jìn)行采購發(fā)票處理中的采購結(jié)算時，選擇手工結(jié)算，在結(jié)算界面上的非正常損耗的欄目輸入非正常損耗的數(shù)量，并進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)算操作。當(dāng)收到供應(yīng)商提供過來的非正常損耗的紅票時，再在總賬系統(tǒng)中制作一張憑證（借：待處理財(cái)產(chǎn)損益，貸：在途物資，貸：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——進(jìn)項(xiàng)稅）的記賬憑證進(jìn)行處理即可。

以上主要是針對實(shí)際工作中比較常見的采購業(yè)務(wù)的處理操作作的簡單說明，希望對大家的實(shí)際工作有所幫助。當(dāng)然，在實(shí)際工作中的采購業(yè)務(wù)的情況種類還有很多，處理方法各有不同，但大家只要掌握一點(diǎn)，任何一筆完整的采購業(yè)務(wù)都需要進(jìn)行三個步驟的處理，即入庫單處理、發(fā)票處理和付款處理三個操作過程。

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