翁國輝

（中鐵二局第三工程有限公司四川 成都 610000）

試論基層檔案管理存在的問題及對策

翁國輝

（中鐵二局第三工程有限公司四川 成都 610000）

檔案是一種具有收藏性質(zhì)的信息資源，人們能夠?qū)ζ溥M行充分地利用，并且人們在對檔案進行利用的過程中，也可以將其作為一種參考。這是因為檔案能夠利用多種形式來對人們的實踐活動進行記載，在開展建設(shè)或者是進行其他活動的時候，都可以將檔案作為依據(jù)。而對于基層的檔案管理來說，實現(xiàn)檔案的有效管理是推進基層法治的重要舉措之一。對此，在進行基層檔案管理工作的過程中，需要對新的管理模式進行采用，從而使檔案管理工作的有效性得以切實有效的保證。本文首先對基層檔案管理中存在的問題進行了分析，并在此基礎(chǔ)上對其措施進行了探討，以供同行參考。

基層單位；檔案管理；問題及對策

1 引言

基層檔案管理是針對基層單位來說的，在進行基層檔案管理工作的過程中，需要遵循科學(xué)合理的原則。實際上，檔案管理工作主要包括對檔案的收集、整理、將檔案進行歸檔、查找以及檔案的維護等?；鶎訂挝辉趯n案進行管理的過程中，由于管理工作不足，缺乏強烈的管理意識，而且在基層單位中，檔案管理專業(yè)人才比較缺乏，沒有人才的依托，在對檔案進行管理的過程中就顯得能力不足。以下重點對基層檔案管理工作存在的問題以及其解決措施進行了探討，以期能夠使檔案管理工作更加地完善。

2 檔案管理的發(fā)展與基層檔案管理

隨著社會的不斷發(fā)展與進步，人們對于信息儲存的需求量與日俱增，因此，檔案記載出現(xiàn)在人們的生活中，其出現(xiàn)不僅能夠為人們信息記錄與儲存提供了便利，而且還能夠在很大程度上推動人類文明的進步與發(fā)展?，F(xiàn)如今，檔案記錄的存在已經(jīng)促進了人類精神文明與物質(zhì)文明建設(shè)的發(fā)展，如果沒有這些檔案的存在，人類很有可能會一直在遠古社會的生活方式中停滯不前。

在現(xiàn)階段社會發(fā)展的過程中，基層檔案管理工作有著十分重要的作用，因此，相關(guān)部門必須要對基層檔案管理工作的重視力度進行加強。所謂基層檔案管理，實際上就是指檔案管理工作者應(yīng)該將基層單位的檔案資料作為中心，通過科學(xué)合理的方式來對檔案進行收集、整理、歸檔、查找與維護等工作。

3 基層檔案管理存在的問題

3.1 對檔案的重視程度不足

現(xiàn)在檔案管理中一個最大的誤區(qū)就是不重視管理，很多人員認(rèn)為檔案管理是抄寫檔案，將混亂的檔案整理，并且按照順序擺放，不需要多高的技術(shù)。而且檔案工作比較固定，每一天都在重復(fù)上一天的工作。也沒有工作人員去評價管理工作，因此很多的工作人員積極性不高。由于對管理工作的漠視使其地位逐漸的在下降。沒有積極的工作心態(tài)，在管理檔案的時候，常常敷衍了事。

3.2 基層單位檔案管理人員檔案管理能力不足、專業(yè)素質(zhì)不夠

從目前的形勢來看，一些基層單位中存在著檔案管理人員數(shù)量不足、專業(yè)素質(zhì)較差、檔案管理能力比較低等情況，某些檔案管理工作人員不具備較高水平的分析問題的能力，而且對于檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識，甚至有的檔案管理人員是從其他崗位調(diào)過來的，對于檔案管理的工作內(nèi)容，包括收集、整理、歸檔、查找以及維護等缺乏了解，將檔案室僅僅作為存儲過期廢舊資料的倉庫而已，充其量只是起到資料保管員的作用，難以與當(dāng)今時代中對于檔案管理工作的實際需求相適應(yīng)，從而在很大程度上阻礙了檔案管理工作的順利有效開展，也對基層單位的持續(xù)發(fā)展構(gòu)成極大的影響。

3.3 硬件投入不足，環(huán)境設(shè)施落后

由于基層單位的經(jīng)濟發(fā)展較落后，因此在發(fā)展的時候主要講究的是經(jīng)濟利益，而且最注重的也是獲得的效益，對于檔案這種效益低的工作根本不重視。因為檔案的效益低，也沒有為檔案設(shè)置硬件或者是其他的設(shè)施。其實檔案管理也能創(chuàng)造出利益，只不過這種利益不明顯，而且是間接的效益。因此在存放檔案的時候，將檔案胡亂的存放，甚至是將一些重要的資料也任意的堆放在庫房中，這樣使庫房當(dāng)中的檔案更加混亂。

3.4 檔案的開發(fā)利用問題

隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進步，檔案管理工作的內(nèi)容和形式一直在不斷的變化當(dāng)中，并且檔案管理中的技術(shù)和設(shè)備也一直在不斷的更新，這需要一套完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施作為支持和保障。雖然基層檔案工作開展中，一些信息化建設(shè)工作已經(jīng)得到了一定程度的落實，但是相關(guān)技術(shù)和設(shè)備的先進性依然沒有得到有效的保障，相關(guān)庫房、機房的建設(shè)并不能有效地滿足不斷增長的基層檔案管理工作的具體需求。對于檔案資源的開發(fā)利用上，相關(guān)技術(shù)和投入的不足，也導(dǎo)致了檔案資料的利用效率過低，檔案資源的價值無法得到最大化發(fā)揮的問題。

4 對策

4.1 健全并貫徹檔案管理制度，提高檔案管理質(zhì)量

良好的制度是管理行之有效和行之有據(jù)的基礎(chǔ)，建立健全各項規(guī)章制度是促使檔案管理工作不斷向前向上發(fā)展的良好助力。建立健全檔案管理制度，要遵循以下幾點：①具備科學(xué)性?？茖W(xué)性體現(xiàn)在所建立的規(guī)章制度在遵守國家法律法規(guī)、順應(yīng)當(dāng)代經(jīng)濟發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，更重要的是要結(jié)合實際，考慮單位的檔案管理基礎(chǔ)和實際需求，制定出科學(xué)的檔案管理制度，更好地發(fā)揮檔案管理工作在社會經(jīng)濟發(fā)展中的促進作用。②重視實用性。檔案管理制度的設(shè)立應(yīng)以簡明易懂和切合實際為準(zhǔn)則，體現(xiàn)實用性和可操作性，才能更好地發(fā)揮其指導(dǎo)和規(guī)范作用。③避免制度約束的單向性。作為單位的帶頭人，領(lǐng)導(dǎo)的行為直接影響規(guī)章制度在整個團隊中的實施效果。因此，制定具有雙向約束性的檔案管理制度，是檔案管理工作順利開展的有力保障。④保證規(guī)章制度的權(quán)威性。檔案部門作為檔案管理制度的擬定者，同時也是被管理者，在實際的檔案管理工作中，工作人員要嚴(yán)肅執(zhí)法，獎罰分明，切忌徇私舞弊，保證規(guī)章制度的權(quán)威性。

4.2 加大宣傳及監(jiān)督力度

由于基層檔案管理工作存在著管理意識不足，而且這種意識很普遍，因此針對這一問題能解決的措施就是對檔案管理工作進行宣傳，尤其是對檔案工作人員的宣傳，由于當(dāng)代的人們更熱衷于微博、微信，因此在宣傳的時候，可以以這兩種方式為主。還有對管理人員的工作進行監(jiān)督，使其提高管理能力。為了保證管理的效果，單位可以對管理人員下發(fā)文件，以行政的手段使管理人員對檔案管理工作更加重視。

4.3 落實依法治檔的理念，對違反檔案法的行為予以追責(zé)

在具體管理工作中，基層單位要落實檔案管理的法律，有法律的保障，管理工作會更有效。在對檔案管理的時候，要有法律程序，按照法律規(guī)定進行管理。單位的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該做好檢查工作，每一年都要對本單位的檔案管理進行檢查，以保證管理工作有效。如果管理人員在管理的時候，出現(xiàn)了違背檔案管理工作的行為，那么領(lǐng)導(dǎo)就要對具體的工作人員追究責(zé)任，以保證工作人員的管理行為在正規(guī)上。

4.4 加強檔案管理工作者的職業(yè)道德修養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)能力

當(dāng)今時代，隨著科學(xué)技術(shù)和社會文化的快速發(fā)展，對于檔案管理工作者的綜合素質(zhì)及能力也有了越來越高的要求。檔案管理工作人員在重視專業(yè)知識的同時要加強對于科學(xué)文化知識的學(xué)習(xí)，積極拓展知識面，更新知識結(jié)構(gòu)，緊跟時代步伐，及時掌握國家的有關(guān)現(xiàn)行政策，了解單位的實際需求，這樣才能提供準(zhǔn)確的檔案信息，促進單位內(nèi)部信息傳播和轉(zhuǎn)化。工作人員在檔案管理工作中要逐步培養(yǎng)自身政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的工作方式和思想，明確工作職責(zé)，積極探求新的檔案管理辦法，積極發(fā)揮和開拓檔案管理工作的現(xiàn)有價值，為單位各項工作的順利開展提供保障。

4.5 逐步實現(xiàn)檔案管理電子化、信息化，適應(yīng)時代發(fā)展需求

當(dāng)代社會屬于信息時代，由于實現(xiàn)辦公自動化，產(chǎn)生的文件也基本是電子文件，這使我國的檔案信息化程度在不斷地加深。電子檔案在增多，對于檔案的管理也要走向電子管理的模式。電子檔案是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上出現(xiàn)并發(fā)展的，因此在維護電子檔案的時候，需要有專業(yè)的人才輔助，而基層單位就要加快培養(yǎng)人才的步伐，使人才能配合現(xiàn)代化設(shè)備，有效的管理檔案。從而讓基層管理檔案科學(xué)合理，而且能夠在一個正常的順序下開展。

4.6 檔案管理工作的開展要進行積極的開發(fā)和利用

檔案資源本身具有重要的價值，只有提高對檔案資源的利用效果，才能將檔案資源的價值進行最大化程度的發(fā)揮，進而實現(xiàn)檔案管理工作開展的最終目標(biāo)。在基層檔案管理工作中，檔案管理人員要對檔案資源的主次進行梳理，并做好分類，為外界社會提供全面的檔案信息服務(wù)，讓檔案信息的社會價值得到有效的實現(xiàn)。在新的工作形勢下，檔案管理工作要重視提高服務(wù)性和主動性，并且結(jié)合工作的需求，對于業(yè)務(wù)范圍進行不斷的拓展，通過提供多種服務(wù)形式，真正的將基層檔案的價值進行深度的利用。

5 結(jié)語

雖然基層檔案管理工作對于我國各項事業(yè)的發(fā)展與進步起到了一定的促進作用，但是，在實踐上仍然存在著不少的問題，對此，要想搞好基層檔案管理工作，必須使基層單位的檔案管理意識能夠不斷地增強，使基層檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得以不斷地提升，并采取措施實現(xiàn)檔案管理的電子化，從而使基層檔案管理工作能夠順利有序的進行，實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

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[3]佟娜.加強基層檔案管理工作刻不容緩[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（10）.

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1004-7344（2016）16-0012-02

2016-5-19

翁國輝（1969-），女，館員，本科，主要從事檔案管理相關(guān)工作。