姚潔

摘 要：近幾年，國(guó)家鼓勵(lì)民間資本進(jìn)入社會(huì)事業(yè)領(lǐng)域、參與發(fā)展醫(yī)療事業(yè)的政策不斷出臺(tái)，民營(yíng)醫(yī)院如雨后春筍般不斷創(chuàng)立。然而，大多數(shù)的民營(yíng)醫(yī)院的檔案管理工作卻相當(dāng)薄弱，有些民營(yíng)醫(yī)院甚至沒(méi)有專門(mén)的檔案管理室。醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，其行政管理、醫(yī)療、科研、教學(xué)、設(shè)備、基建等各項(xiàng)工作都會(huì)形成具有保存價(jià)值的檔案，它記載了醫(yī)院發(fā)展的歷史變化，也貯藏著醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中所累積的經(jīng)驗(yàn)，這些檔案對(duì)推動(dòng)民營(yíng)醫(yī)院的發(fā)展和提高其管理水平具有重要意義。因此，民營(yíng)醫(yī)院應(yīng)重視、關(guān)心和強(qiáng)化檔案工作，發(fā)揮檔案和檔案工作在醫(yī)院管理中的作用。

關(guān)鍵詞：民營(yíng)醫(yī)院； 檔案管理；問(wèn)題分析；對(duì)策

一、民營(yíng)醫(yī)院檔案工作的重要性

（一）民營(yíng)醫(yī)院的檔案工作可以幫助醫(yī)院提升管理水平

民營(yíng)醫(yī)院在各種工作和活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、簿冊(cè)、圖表和聲像等各種門(mén)類和各種載體的檔案，是醫(yī)院管理人員和全體醫(yī)務(wù)工作者辛勤勞動(dòng)和集體智慧的產(chǎn)物，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中具有舉足輕重的地位，在必要時(shí)可以發(fā)揮依據(jù)和憑證作用，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。例如，人事檔案是醫(yī)院開(kāi)展人才隊(duì)伍建設(shè)、考核評(píng)價(jià)的主要依據(jù)；設(shè)備檔案可以為醫(yī)院購(gòu)置設(shè)備提供及時(shí)、準(zhǔn)備的信息，避免資源浪費(fèi)，是民營(yíng)醫(yī)院進(jìn)行宏觀調(diào)控，保障醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量的重要途徑。

（二）民營(yíng)醫(yī)院的檔案可以幫助醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量

病歷檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，通過(guò)對(duì)病歷檔案資料信息的整理和分析，可以及時(shí)準(zhǔn)確地向院領(lǐng)導(dǎo)、科室醫(yī)務(wù)人員提供提高醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療質(zhì)量控制工作的重要依據(jù)，分析醫(yī)院接診患者的疾病譜變化，接診過(guò)程中是否存在缺陷。同時(shí)，也是教學(xué)科研的重要資料來(lái)源，一個(gè)成功救治的病案會(huì)對(duì)以后同樣病情的診治提供寶貴借鑒的經(jīng)驗(yàn)，幫助年輕醫(yī)院在業(yè)務(wù)上少走彎路，同樣，一個(gè)死亡病例也可以讓大家吸取教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)缺陷并去整改完善自己的醫(yī)療服務(wù)行為。因此，民營(yíng)醫(yī)院的檔案在民營(yíng)醫(yī)院改進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量、調(diào)整服務(wù)方向、提高工作效率等方面均起到至關(guān)重要的作用。

（三）民營(yíng)醫(yī)院的檔案提升醫(yī)院形象和醫(yī)院文化建設(shè)

醫(yī)院檔案真實(shí)而全面地反映醫(yī)院發(fā)展和變化的歷史，所能產(chǎn)生的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益是巨大而深遠(yuǎn)的。它可以讓社會(huì)和醫(yī)院?jiǎn)T工清晰了解醫(yī)院過(guò)去的發(fā)展軌跡，讓社會(huì)更好地認(rèn)識(shí)醫(yī)院，從而認(rèn)可醫(yī)院；讓員工接受和共同遵循自己醫(yī)院的辦院宗旨和行為準(zhǔn)則，增加員工的歸屬感和凝聚力。

二、民營(yíng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

從民營(yíng)醫(yī)院自身分析，目前大體有三種狀態(tài)。第一種狀態(tài)存在于大型民營(yíng)醫(yī)院中，因其規(guī)模較大、資金雄厚，有條件也有意識(shí)做好醫(yī)院檔案管理工作，使其更好地推動(dòng)醫(yī)院管理和醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展。在這類民營(yíng)醫(yī)院中，有完善的檔案管理制度、高素質(zhì)的檔案管理人員和相對(duì)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。然而，這類民營(yíng)醫(yī)院并不多。第二種狀態(tài)存在于中小型的民營(yíng)醫(yī)院中，其發(fā)展速度、規(guī)模、資金一般，經(jīng)營(yíng)者對(duì)檔案工作重視不夠，更注重追求利潤(rùn)，對(duì)不能直接產(chǎn)生效益的檔案資料不注重收集、整理、保存，導(dǎo)致大量文件材料處于分散、無(wú)序，甚至流失狀態(tài)。第三種狀態(tài)存在于個(gè)別的民營(yíng)醫(yī)院里，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)者沒(méi)有長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)的打算，根本無(wú)視檔案管理工作，對(duì)于辦理完畢的文件資料就隨手一放，甚至作為廢紙丟掉，需要查時(shí)根本遠(yuǎn)處可尋。

三、民營(yíng)醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

大多數(shù)的民營(yíng)醫(yī)院在注重經(jīng)營(yíng)效益和規(guī)范管理的同時(shí)，出于對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)的不足和對(duì)人力、設(shè)施成本的考慮等原因，存在著忽略檔案管理工作、檔案管理水平低下、未開(kāi)發(fā)利用等現(xiàn)象。

（一）檔案管理工作無(wú)章可循，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

民營(yíng)醫(yī)院起步晚，沒(méi)有形成規(guī)范、合理的檔案歸檔、保存利用的管理制度，有些甚至未單獨(dú)真正開(kāi)展該項(xiàng)工作。而建國(guó)以來(lái)的法律法規(guī)和政策中有關(guān)民營(yíng)醫(yī)院的檔案工作方面的規(guī)定一直處于空白，使民營(yíng)醫(yī)院的檔案管理工作無(wú)章可循。因沒(méi)有專項(xiàng)的檢查和考核，經(jīng)營(yíng)者對(duì)檔案管理工作重視不足，在注重對(duì)病歷資料保存的同時(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)、設(shè)備、人事、等不同種類的檔案沒(méi)有形成集中統(tǒng)一管理，導(dǎo)致檔案流失、不完整，常出現(xiàn)“無(wú)檔可查”的現(xiàn)象，一定程度上制約了醫(yī)院管理水平的提高，給醫(yī)院發(fā)展造成一定的影響。

（二）檔案軟硬件投入不夠，管理力量單薄

首先，大多數(shù)民營(yíng)醫(yī)院都將有限的業(yè)務(wù)用房用于開(kāi)展診療活動(dòng)，沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案用房，或僅在庫(kù)房中劃一小塊區(qū)域堆放檔案，對(duì)維持檔案保管條件的設(shè)備沒(méi)有投入或少投入，導(dǎo)致部分檔案損毀。其次，對(duì)檔案信息化建設(shè)投入不足，沒(méi)有形成適合醫(yī)院發(fā)展需要的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案的網(wǎng)絡(luò)資源共享也難以完成。第三，出于對(duì)人力成本的考慮，大多數(shù)的民營(yíng)醫(yī)院幾乎沒(méi)有專業(yè)化檔案管理人員，多由辦公室人員兼任，也未進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，僅憑工作人員的工作熱情和個(gè)人對(duì)檔案工作的理解開(kāi)展檔案管理工作，嚴(yán)重影響了民營(yíng)醫(yī)院檔案管理的水平。

（三）對(duì)檔案的深層次開(kāi)發(fā)、研究與整理工作開(kāi)展不夠

大多數(shù)的民營(yíng)醫(yī)院僅停留在對(duì)檔案的實(shí)體管理階段，未將檔案進(jìn)行進(jìn)一步的系統(tǒng)化整理和加工，檔案利用的效率和效益都不理想。筆者曾受當(dāng)?shù)匾凰駹I(yíng)醫(yī)院的邀請(qǐng)，協(xié)助其做建院十周年的宣傳，由于上述的各種檔案管理不尚的原因，一些對(duì)醫(yī)院發(fā)展變化具有重要意義的文檔、照片都無(wú)法找到，使其宣傳畫(huà)冊(cè)的效果大打折扣。此外，如果沒(méi)有將會(huì)議紀(jì)要、收發(fā)的文件作為檔案妥善保管，有可能會(huì)做出與已有的規(guī)定相悖的決定，給醫(yī)院經(jīng)營(yíng)帶來(lái)困難，造成不必要的失誤。

四、新形勢(shì)下的民營(yíng)醫(yī)院檔案工作對(duì)策

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是民營(yíng)醫(yī)院目前和今后所面臨的任務(wù)，也是民營(yíng)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向和趨勢(shì)。

（一）樹(shù)立創(chuàng)新的民營(yíng)醫(yī)院檔案管理新理念，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，注重宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的前提。要加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)及宣傳，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部和全體員工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，特別要強(qiáng)化民營(yíng)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)者的檔案管理責(zé)任意識(shí)，實(shí)現(xiàn)從“要我建檔”到“我要建檔”的檔案價(jià)值觀轉(zhuǎn)變，把檔案管理工作作為醫(yī)院管理的重要組成部分、作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓。增強(qiáng)民營(yíng)醫(yī)院的全員檔案意識(shí)，才能保證民營(yíng)醫(yī)院的檔案管理工作順利進(jìn)行。

（二）建立健全民營(yíng)醫(yī)院檔案管理制度，拓展檔案的歸檔范圍

制訂并逐步完善檔案管理的各項(xiàng)制度，使檔案工作制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是民營(yíng)醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵。隨著科技創(chuàng)新檔案管理手段和水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

（三）完善檔案管理工作人員與機(jī)構(gòu)設(shè)置，提高檔案管理人員素質(zhì)

重視民營(yíng)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)，民營(yíng)醫(yī)院應(yīng)當(dāng)設(shè)立專職檔案管理人員，并選送去進(jìn)行專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高民營(yíng)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)探索檔案管理工作，推動(dòng)民營(yíng)醫(yī)院檔案管理水平提高。

（四）加強(qiáng)檔案管理的硬件投入，實(shí)現(xiàn)民營(yíng)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理

一是要設(shè)立規(guī)范的檔案庫(kù)房，配備規(guī)范化的檔案裝具、排架，提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備和“防光、防塵、防有害氣體、防蟲(chóng)”措施，使檔案得到安全保管。二是加大資金投入，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，即方便使用者及時(shí)查找、閱讀，也節(jié)省時(shí)間、空間、人力，提高工作效率。

（五）充分開(kāi)發(fā)利用檔案，為民營(yíng)醫(yī)院的發(fā)展助力

檔案管理的最終目的就是提供利用，民營(yíng)醫(yī)院要重視檔案的利用服務(wù)功能，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。不斷開(kāi)展多種編研活動(dòng)，編寫(xiě)各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。同時(shí)，還可以利用綜合檔案開(kāi)設(shè)具有特色的醫(yī)院發(fā)展史、技術(shù)力量、科研教學(xué)、榮譽(yù)室等醫(yī)院檔案陳列室，促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用。

五、總結(jié)

總之，檔案管理是民營(yíng)醫(yī)院管理中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)按照務(wù)實(shí)、創(chuàng)新、高效的原則，嚴(yán)格技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并在不斷開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的過(guò)程中不斷總結(jié)、提高，才能實(shí)現(xiàn)民營(yíng)醫(yī)院檔案管理的一體化、專業(yè)化和現(xiàn)代化。