譚明成

廣東行政職業(yè)學(xué)院，廣東廣州510800

高職院校辦公室科學(xué)化管理對策研究

譚明成

廣東行政職業(yè)學(xué)院，廣東廣州510800

高職院校辦公室是學(xué)校綜合管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著服務(wù)、參謀、督辦、協(xié)調(diào)等多種職能，在學(xué)校整體運(yùn)行中處于樞紐地位。但當(dāng)前面臨著職能不清、目標(biāo)不明、管理隊(duì)伍建設(shè)滯后、體制與制度不完善等諸多困境，需要從辦公室組織結(jié)構(gòu)、隊(duì)伍建設(shè)科學(xué)化、制度與機(jī)制建設(shè)等方面實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，以提升學(xué)校管理效能。

高職院校；辦公室；科學(xué)化管理；對策

高職院校是國家高等教育機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的重任，而行政辦公室是高職院校各級行政綜合管理和辦事機(jī)構(gòu)，在學(xué)校整個系統(tǒng)中處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通四方的中心樞紐位置，具有服務(wù)作用、輔助作用、協(xié)調(diào)作用、督查作用，是高職院校不可缺少的重要組織部分。其管理是否科學(xué)化以及科學(xué)化程度如何直接影響到高職院校管理能力與水平的高低、辦學(xué)層次的定位、形象的好壞。因此，加強(qiáng)高職院校辦公室科學(xué)化管理對于提升學(xué)校辦學(xué)水平具有深遠(yuǎn)的意義。

一、管理現(xiàn)狀與問題

（一）工作職能和目標(biāo)不明確

高職院校辦公室在整個學(xué)校管理系統(tǒng)中起到中樞作用，發(fā)揮其管理效能將為領(lǐng)導(dǎo)和師生提供一流的服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，其重要性毋庸置疑。但在實(shí)際工作中，仍存在著職能不清、目標(biāo)不明等問題。由于辦公室管理的內(nèi)容多、范圍廣，基本都是按部就班地完成一些日常的工作，難以創(chuàng)造性地解決一些新問題、新業(yè)務(wù)，即使出現(xiàn)一些新業(yè)務(wù)，又非辦公室一己之力可以完成；一些看似與辦公室無關(guān)的業(yè)務(wù)，實(shí)際卻是辦公室業(yè)務(wù)的縱深拓展；一些看似是辦公室管理的工作，實(shí)際又是其管轄范圍之外。這樣使得辦公室管理與其它職能部門管理相互交叉，職能不清，責(zé)任不明使得辦公室輪為“打雜”角色，哪里有需要就出現(xiàn)在哪里，領(lǐng)導(dǎo)也不重視辦公室職能的發(fā)揮，影響學(xué)校工作全局的統(tǒng)籌規(guī)劃。

（二）隊(duì)伍建設(shè)滯后

高職院校辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)滯后主要表現(xiàn)在四個方面：一是辦公室管理隊(duì)伍梯次結(jié)構(gòu)不合理。在配備辦公室人員時，沒充分考慮學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等，制約著辦公室管理效能的發(fā)揮；二是辦公室管理人員綜合素質(zhì)不高。多數(shù)辦公室人員是從輔導(dǎo)員隊(duì)伍、機(jī)關(guān)干部、教輔人員中選調(diào)或應(yīng)屆畢業(yè)生招聘、家屬工作安排等，他們既非班科出身，又沒經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，面對復(fù)雜的問題難有駕馭能力。部分人員對電腦、傳真機(jī)、投影儀、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備熟悉程序低，應(yīng)用能力不足，造成辦公效率低下；三是視野局限。辦公室管理人員忙于日常事務(wù)，很少對外交流、學(xué)習(xí)、考察，從而使其視野受限，面對新問題、新情況很難從全球化背景角度審視與處理，難以提升工作高度；四是專業(yè)化程度不足。由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，對辦公室管理人員專業(yè)化建設(shè)認(rèn)可度不高，過分強(qiáng)調(diào)“好用”、“聽話”，使得辦公室管理人員創(chuàng)造辦不足、凝聚力不強(qiáng)、上進(jìn)心欠缺，難以往專業(yè)化方向發(fā)展。

（三）體制與制度不完善

在高職院校辦公室管理實(shí)踐中已形成了一系列的制度，如公文處理辦法、崗位責(zé)任制度、保密工作制度、車輛管理制度、公章使用制度等等。但隨著現(xiàn)代化進(jìn)程不斷推進(jìn)，對辦公室管理業(yè)務(wù)要求越來越高，過去一成不變的管理制度成為了辦公室科學(xué)化管理進(jìn)程推進(jìn)的阻力。此外，隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，辦公室管理出現(xiàn)了目標(biāo)不清晰、責(zé)權(quán)不明確、分工不合理、制度執(zhí)行不力、管理不規(guī)范等問題，不僅加重了辦公室管理工作人員的負(fù)擔(dān)，影響工作效率，而且造成資源的重大浪費(fèi)。同時，辦公室管理缺乏完善的激勵機(jī)制，表現(xiàn)為三方面：一是，在績效分配體系上激勵作用不能充分發(fā)揮，付出與所得不成正比，極大地打擊了辦公室管理人員的工作積極性；二是，辦公室人員績效考核體系不完善，集中體現(xiàn)在考核的完整性、科學(xué)性、連續(xù)性上的缺陷明顯；三是，辦公室管理人員職業(yè)發(fā)展激勵不足，工作積極性消退，職業(yè)倦怠明顯。另外，辦公室人員的在崗培訓(xùn)缺乏制度保障，基層人員往往以干代學(xué)，只能勉強(qiáng)完成任務(wù)，談不上“一專多能”，更談不上科學(xué)化管理。

二、科學(xué)化管理對策

（一）組織結(jié)構(gòu)科學(xué)化，提升工作效能

首先，要完善服務(wù)職能，提升服務(wù)質(zhì)量。辦公室人員要不誤事、不多事、辦好事、做實(shí)事，工作無小事，重點(diǎn)抓好辦文、辦會、辦事、信訪、機(jī)要、保密、接觸、安排領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動，嚴(yán)格控制數(shù)量、規(guī)范和簡化公務(wù)接待，提高活動效率與質(zhì)量。精簡文件簡報(bào)，規(guī)范發(fā)文程序，控制發(fā)文數(shù)量，大力壓縮和合并各類簡報(bào)。切實(shí)改善針對師生的各類服務(wù)態(tài)度，堅(jiān)持糾正“門難進(jìn)、事難辦、話難聽、臉難看”，嚴(yán)格執(zhí)行投訴與監(jiān)督制度、服務(wù)承諾制度、激勵制度、考核制度，以提升管理效能與服務(wù)質(zhì)量。

其次，集思廣益，充分發(fā)揮辦公室的參謀職能。辦公室要集思廣益，廣泛聽取師生員工的意見，緊扣學(xué)校的目標(biāo)、任務(wù)和當(dāng)前的熱點(diǎn)問題開展調(diào)研工作，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)。如完善辦公室管理人員的調(diào)研制度，積極參與學(xué)校的相關(guān)課題調(diào)查研究，陪同領(lǐng)導(dǎo)外出調(diào)研或結(jié)合研究項(xiàng)目開展調(diào)研工作。大力改進(jìn)調(diào)研方式，杜絕應(yīng)付、例行公事、走馬觀花式的調(diào)研方法，倡導(dǎo)隨機(jī)性調(diào)研。同時建立定時定點(diǎn)聯(lián)系制度，主動深入師生員工當(dāng)中去了解問題，切實(shí)幫助廣大師生解決難題，為師生辦實(shí)事、辦好事。

再次，督辦有力，保證上情下達(dá)和下情上傳渠道暢通。高職院校辦公室督辦作為一項(xiàng)重要的工作，是重大決策落實(shí)、政令暢通的重要環(huán)節(jié)。因此，要督辦有力，確保件件有著落、事事有結(jié)果。一方面要建立健全的公文催辦查辦問題責(zé)任，確保公文能有效運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室要把公文運(yùn)轉(zhuǎn)作為一項(xiàng)關(guān)于改進(jìn)作為、提升服務(wù)質(zhì)量的重要工作來抓，建立公文辦理登記制度和問詢制度，定期檢查公辦執(zhí)行情況，并對執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行通報(bào)，加大催辦、督辦、查辦力度，并對失職者問責(zé)，杜絕推諉扯皮、敷衍塞責(zé)。另一方面，要改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)意識。耐心聽取廣大師生反映的問題，及時幫助院系或其他職能部門解決在執(zhí)行過程中所遇到的困難，做好下情上傳，切實(shí)提高服務(wù)質(zhì)量。

最后，立足全局，協(xié)調(diào)各方，切實(shí)維護(hù)學(xué)校繁榮與穩(wěn)定。辦公室掌握著學(xué)校各種信息與資源，在各項(xiàng)工作中起到中樞工作，既要校園各種文化活動繁榮，又要維護(hù)學(xué)校穩(wěn)定，在協(xié)調(diào)時要注意立足全局、主次分明、實(shí)現(xiàn)原則性與靈活性統(tǒng)一。如對于重大活動或其他突出的問題協(xié)調(diào)時，要事先加強(qiáng)聯(lián)系，充分溝通，廣泛征詢意見，達(dá)成共識，使得目標(biāo)事件向預(yù)期方向發(fā)展。又如在協(xié)調(diào)上下關(guān)系時，堅(jiān)持原則、按章辦事，對上要尊重但不盲從；對下要有禮，熱情相待而不盛氣凌人，非原則性問題可作靈活處理。協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系時，要做到內(nèi)可團(tuán)結(jié)，外可支持。通過堅(jiān)持原則性和靈活性結(jié)合的原則，能協(xié)調(diào)上下，貫通內(nèi)外，不斷提高辦公室的協(xié)調(diào)水平，維護(hù)學(xué)校的繁榮與穩(wěn)定。

（二）管理隊(duì)伍建設(shè)科學(xué)化

從學(xué)校層面上看，一是，要重視辦公室隊(duì)伍建設(shè)，充分認(rèn)識到辦公室隊(duì)伍在整個學(xué)校系統(tǒng)運(yùn)行的重要作用，樹立大人才觀，抓好辦公室隊(duì)伍建設(shè)，用人唯賢，大力推進(jìn)辦公室管理隊(duì)伍專業(yè)化進(jìn)程，加強(qiáng)對辦公室的支持與指導(dǎo)，既做到嚴(yán)格要求，又做到大膽放權(quán)，充分發(fā)揮辦公室管理隊(duì)伍的主觀能動性，為他們施展才華創(chuàng)造條件。二是，堅(jiān)持以人為本，積極推進(jìn)人性化管理。對辦公室管理隊(duì)伍尊重、關(guān)心、了解、滿足其正當(dāng)需求。如關(guān)心他們的精神追求，幫助他們做好職業(yè)規(guī)劃。關(guān)心他們的學(xué)習(xí)需求，為其能力提升提供必要的條件。另外，要創(chuàng)造良好的工作氛圍，改善辦公條件，逐步更新辦公設(shè)備，提升辦公效果，從而將其從繁瑣的行政事務(wù)中解放出來，將有更多的精力思考深層次的問題和處理更重要的事情。三是，加強(qiáng)各種形式的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，建立長效的培養(yǎng)機(jī)制，將辦公室管理人員素質(zhì)提升納入學(xué)校師資隊(duì)伍建設(shè)的整體計(jì)劃當(dāng)中。對高校辦公室管理隊(duì)伍分類別、分層次、分崗位進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，派遣他們“走出去”，積極參與社會的培訓(xùn)班和各類學(xué)術(shù)交流活動。學(xué)校也可以將相關(guān)領(lǐng)域的專家、學(xué)者“請進(jìn)來”，與辦公室管理人員進(jìn)行交流。同時，學(xué)校要支持辦公室管理人員繼續(xù)深造，攻讀管理類在職研究生，并報(bào)銷其部分或全部的學(xué)習(xí)費(fèi)用。通過學(xué)校的支持，全面提升辦公室管理人員的素質(zhì)和綜合能力。

從個人層面上看，辦公室管理人員一要樹立終身學(xué)習(xí)觀念，自覺養(yǎng)成學(xué)習(xí)習(xí)慣，有意識地提高自己的專業(yè)技能，力求做到一專多能。同時要處理學(xué)習(xí)與工作的關(guān)系，做到學(xué)中干，干中學(xué)，干學(xué)同進(jìn)；二要加強(qiáng)實(shí)踐，在實(shí)踐中鍛煉自身的能力。要把工作當(dāng)成學(xué)習(xí)，認(rèn)真對待每一項(xiàng)工作，處處做個有心人，在辦公、辦會、辦事中鍛煉自身的能力，做出成績。三要善于歸納總結(jié)。在工作中要多觀察，多歸納、勤總結(jié)，將工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)成理論，編寫成冊，從而使之內(nèi)化成自身的素質(zhì)與能力。同時要注重對外交流，揚(yáng)長避短，才能及時發(fā)現(xiàn)問題，找出差距，從而使自己更加充實(shí)。

（三）制度與機(jī)制科學(xué)化

首先，要建立科學(xué)的人才選拔制度。高職院校辦公室管理人員選拔通常分為校外招聘和校內(nèi)選聘兩種。在選拔辦公室管理人員時，要充分考慮組織結(jié)構(gòu)的科學(xué)性，人員要精簡，層次要分明，切忌管理隊(duì)伍冗余。校外招聘人員要從學(xué)歷、專業(yè)、能力、素質(zhì)全方面考慮，力求選拔才學(xué)出眾、能力突出的高層次人才。要樹立用人唯賢的人才觀，人才選拔時要注重能力與才干，做到公平競爭，競爭上崗。

其次，要與時俱進(jìn)，完善各項(xiàng)管理制度。高職院校辦公室管理存在的職責(zé)不清、目標(biāo)不明，跟管理制度不完善、制度執(zhí)行不力、程序非正義有莫大的關(guān)系。因此，要與時俱進(jìn)，修改和完善各項(xiàng)管理制度。如公務(wù)用車、公務(wù)接待、辦公用房等嚴(yán)格按黨中央“嚴(yán)控三公消費(fèi)”規(guī)定進(jìn)行完善。完善執(zhí)行強(qiáng)度，加強(qiáng)制度執(zhí)行的組織領(lǐng)導(dǎo)，同時建立監(jiān)督和獎懲制度，對執(zhí)行不力、違反規(guī)定、辦事進(jìn)度滯后、辦事不力等要進(jìn)行問責(zé)。通過借助科學(xué)的管理制度，提升辦公室管理人員的責(zé)任意識，提高工作效能。

再次，要完善激勵機(jī)制，提升管理人員工作能動性。激勵以是人的利益取向和生理、心理特點(diǎn)作為物質(zhì)基礎(chǔ)和思想基礎(chǔ)。有效的激勵機(jī)制可以充分調(diào)動員工的積極性，從而較好地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。高職院校辦公室管理完善激勵機(jī)制，應(yīng)當(dāng)從三方面著手：一是，引入競爭機(jī)制，優(yōu)勝劣汰。辦公室在崗位設(shè)置時要考慮資源配置與人崗匹配，每個崗位必須要安排最合適的人，對于不稱職、不作為的人員要敢于淘汰。在公平、公正的基礎(chǔ)上，避免論資排輩、隨意安插現(xiàn)象發(fā)生，讓能者展示才華，不斷激發(fā)潛能。二是，將物質(zhì)激勵與精神激勵結(jié)合起來，分別從生活需要和精神需求方面調(diào)動人員的積極性。在建立考核體系時，不僅要從“德、能、勤、績、廉”方面考核，還要作科學(xué)的定量考核，并在物質(zhì)分配上按勞分配、按績效分配，杜絕“干多干少都一樣”的消極情緒。同時對于表現(xiàn)突出的人員給予適當(dāng)?shù)木窆膭睿蛊洚a(chǎn)生強(qiáng)烈的榮譽(yù)感、激發(fā)事業(yè)心、進(jìn)取心。三是，要善于運(yùn)用內(nèi)在激勵機(jī)制。如建立領(lǐng)導(dǎo)對下屬的內(nèi)在激勵機(jī)制，量化激勵效果，通過為辦公室管理人員樹立榜樣或交給他們一項(xiàng)帶有挑戰(zhàn)性的任務(wù)，讓其在一定的壓力下發(fā)揮潛力，完成任務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)激勵的目的。

三、結(jié)論

高校辦公室科學(xué)化管理是高等教育現(xiàn)代化的必然選擇。高職院校應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，用現(xiàn)代教育理念去探索辦公室管理變革，充分認(rèn)識到要實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化，管理隊(duì)伍建設(shè)是中心，組織結(jié)構(gòu)與職能科學(xué)化是關(guān)鍵，制度與機(jī)制科學(xué)化是途徑，由此調(diào)動各方積極性，齊心協(xié)力，持續(xù)促進(jìn)辦公室管理的科學(xué)化。

[1]李潔.淺議高校辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會科學(xué)版），2010（3）：114-116.

[2]馬小渭.高校辦公室管理中的問題及對策研究[D].山東：山東師范大學(xué)，2014.

[3]林騰輝.高校辦公室管理創(chuàng)新的內(nèi)涵和特點(diǎn)[J].寧德師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（4）：126-128.

[4]李瑩.淺析高校辦公室管理中的影響因素及應(yīng)對策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（5）：210-213.

責(zé)任編輯：陳巖劉文華

Scientific M anagement of General Adm inistrative O ffice at Vocational Colleges

TAN M ing-cheng
（Guangdong Vocational Institute of Public Administration,Guangzhou Guangdong 510800）

As a comprehensive organization at the key position of college administration,the general administrative office in a vocational college undertakes functions of offering services,giving advice,exercising supervision,handling daily work and conducting coordination.However,some existing problems are constraining the development college administration.They aremainly ambiguous division of functions,unclear targets,retarded building of administrative team and imperfect system and institution.To enhance the efficiency of administration,it is necessary to implement scientific management in the fields of office organizational setup,team building and institutional construction.

vocational college;general administrative office;scientific management; countermeasure

G717

A

2095－5537（2016）05－00058－04

2016-08-26

譚明成（1982-），男，漢族，廣東省廣州人，廣東行政職業(yè)學(xué)院辦公室，碩士。研究方向：行政管理。