張 宏

創(chuàng)新高職院校系級(jí)辦公室管理的對(duì)策建議

張 宏

隨著我國高等職業(yè)技術(shù)教育的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的系辦公室管理已不能適應(yīng)新時(shí)代的需要，成為制約系級(jí)辦公室管理成效甚至是高職院校發(fā)展的重要因素。文章從樹立“以人為本”的管理理念、建立以師生為導(dǎo)向的辦公室管理制度、搭建信息化管理平臺(tái)、提升辦公室工作人員綜合素質(zhì)、實(shí)施績效管理等五個(gè)方面提出了對(duì)策建議。

高職院校；系級(jí)；辦公室管理；對(duì)策建議

一、創(chuàng)新高職院校系部辦公室管理的必要性

1.高職院校系辦公室在系部管理體系中居于中心地位

系辦公室是系部領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參謀，是其管理教學(xué)、科研、日常事務(wù)的得力助手，也是系領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、統(tǒng)籌全局，保證系部各項(xiàng)事務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要樞紐。由于系辦公室工作的內(nèi)容具有廣泛性和綜合性，使得系辦公室實(shí)際上處于系部管理系統(tǒng)的參謀中心、信息處理中心和組織機(jī)構(gòu)中心的地位。因此系辦公室工作只有不斷地創(chuàng)新管理理念，改進(jìn)管理方法，才能滿足復(fù)雜的日常工作需要。

2.高職院校系辦公室在系部管理體系中居于“窗口”地位

系辦公室是系部的服務(wù)窗口，是對(duì)外聯(lián)絡(luò)、溝通的“窗口”，也是廣大師生員工聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)的“窗口”。一般無論是校外來訪還是校內(nèi)師生來系部辦事，首先都會(huì)先去系辦，系辦公室工作人員的精神面貌、服務(wù)質(zhì)量、工作效能，都能從側(cè)面反映出整個(gè)系部管理層的思想作風(fēng)、黨群關(guān)系和機(jī)關(guān)工作效率。因此，切實(shí)改進(jìn)和創(chuàng)新系辦公室的管理和服務(wù)方式，對(duì)于全面、及時(shí)貫徹上級(jí)指示、樹立良好的社會(huì)聲譽(yù)和保證系部各項(xiàng)事務(wù)圓滿完成，都有重要的意義。

二、創(chuàng)新高職院校系部辦公室管理的對(duì)策建議

1.以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，樹立“以人為本”的管理理念

高校的管理理念決定了其管理成效和發(fā)展前景。黨的十八大明確要求要繼續(xù)深入學(xué)習(xí)和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，其第一要義是發(fā)展，要求高職院校要解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新系辦公室的管理方式，樹立現(xiàn)代化的管理理念，實(shí)現(xiàn)信息化、高效化、無紙化辦公。所以高職院校要堅(jiān)持以發(fā)展的眼光看待問題，注重了解國內(nèi)外最新的辦公室管理成果，突破傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)的限制和束縛。

“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的核心和本質(zhì)特征，是培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，調(diào)動(dòng)管理人員工作積極性、創(chuàng)造性，提高系辦公室管理水平的關(guān)鍵，是當(dāng)前高職院校系辦公室管理的最新、最有效的管理理念。在實(shí)際執(zhí)行中，它包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的人文關(guān)懷，滿足他們的尊重需要，為辦公室工作人員的自我實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。二是辦公室工作人員也應(yīng)該合理定位，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，“以人為本”對(duì)他們來說，實(shí)際上就是以領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生為本，從學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和師生員工的實(shí)際需要出發(fā)，不斷提高自身的服務(wù)意識(shí)、服務(wù)水平和辦事效率，做事不推諉，真正在工作中做到能夠全心全意為學(xué)校各級(jí)師生員工服務(wù)。

2.運(yùn)用新公共服務(wù)理論，建立以師生為導(dǎo)向的辦公室管理制度

新公共服務(wù)理論是以美國羅伯特·B·登哈特為代表的公共行政學(xué)者們提出的一種新的公共行政范式。其核心理念在于“充分重視民主、公民權(quán)和為公共利益服務(wù)”，[1]以凸顯服務(wù)和回應(yīng)性為其標(biāo)志，反對(duì)傳統(tǒng)公共行政利用控制來實(shí)現(xiàn)效率，強(qiáng)調(diào)授權(quán)和承諾的重要性，鼓勵(lì)民眾參與，并為實(shí)現(xiàn)政策目標(biāo)而共同努力。這種以公民為中心的服務(wù)原則，有別于中國傳統(tǒng)的行政管理思想，為我們創(chuàng)新高職院校系辦公室的管理提供了很好的借鑒價(jià)值。

借鑒新公共服務(wù)理論，一方面要求高職院校的系部領(lǐng)導(dǎo)要更新管理觀念。領(lǐng)導(dǎo)在管理過程中要樹立民主與法制觀念，行事不能獨(dú)斷專行、剛愎自用，而是要努力營造民主、平等的人際氛圍，讓辦公室工作人員參與到管理和決策當(dāng)中來，提高他們管理的積極性和主動(dòng)性，提高辦公室的工作效率。另一方面，系部辦公室管理要以保障師生的合法權(quán)益為根本。在高校的師生權(quán)利、行政權(quán)力和學(xué)術(shù)權(quán)力三種權(quán)利(力)體系中，師生才是最根本，后兩種權(quán)力都應(yīng)為其服務(wù)。因此，系辦公室工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思維，建立以師生為導(dǎo)向的服務(wù)體系和管理制度。鼓勵(lì)師生參與辦公室管理，建立人人參與的民主管理體制，這樣既增強(qiáng)了師生對(duì)系部辦公室管理的認(rèn)同感，減少執(zhí)行阻力，又為實(shí)現(xiàn)真正的管理民主化、制度化、科學(xué)化打下基礎(chǔ)。

3.搭建信息化管理平臺(tái)，提升辦公室工作的效率

當(dāng)前我國高等職業(yè)技術(shù)教育蓬勃發(fā)展，各學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，傳統(tǒng)的系辦公室管理模式不利于工作信息的交流與溝通，容易造成辦公室工作忙于應(yīng)付，越來越不能滿足日常的管理需要。特別隨著以微電子技術(shù)為代表的第三次科技革命的深入發(fā)展，“人們逐漸意識(shí)到，改變傳統(tǒng)的辦公模式，將辦公業(yè)務(wù)的處理、流轉(zhuǎn)、管理過程電子化、信息化，從而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已經(jīng)勢在必行”。[2]搭建一個(gè)信息化的系辦公室管理平臺(tái)，不僅可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享互通，增強(qiáng)決策的科學(xué)性，還可以提高管理水平和效率，使辦公室職能、辦公程序、辦公方式都發(fā)生深刻的積極變化。

高職院校要搭建信息化系辦公室管理平臺(tái)，應(yīng)著重做好以下三點(diǎn)：首先，要為辦公室配備現(xiàn)代化的辦公硬件設(shè)施，主要包括：辦公電腦、通訊設(shè)備以及資料輸出、儲(chǔ)存、檢索設(shè)備等，這就需要高職院校加大對(duì)系辦公室硬件設(shè)備的資金投入。其次，高職院校還要保證能對(duì)辦公硬件設(shè)備定期加以維修與更換，對(duì)于使用時(shí)間超過規(guī)定年限的設(shè)備要及時(shí)加以更新，進(jìn)而提高辦公效率。最后，高職院校還要能對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行必要的信息化辦公培訓(xùn)，以確保其能夠正確使用新的設(shè)備，減少因操作失誤而損壞設(shè)備以及因不會(huì)使用而導(dǎo)致的設(shè)備閑置和資源浪費(fèi)。

4.多管齊下，努力提升辦公室工作人員綜合素質(zhì)

第一，廣開辦公室人員的招募渠道。采用公開招聘、公平競爭的方式，挖掘更多優(yōu)秀的具有管理學(xué)、心理學(xué)知識(shí)或是具備與教學(xué)管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)入到系辦公室的隊(duì)伍當(dāng)中來。第二，要重視對(duì)已有辦公室人員的培訓(xùn)，提高他們的各方面素質(zhì)，要求他們具有良好的思想政治素質(zhì)、良好的心理健康素質(zhì)、良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)、過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)和勇于求實(shí)及改革創(chuàng)新的素質(zhì)。第三，要幫助辦公室人員建立良好的職業(yè)晉升機(jī)制和有進(jìn)有出的競爭淘汰機(jī)制。讓那些工作兢兢業(yè)業(yè)，有服務(wù)意識(shí)和工作能力的人，通過踏踏實(shí)實(shí)工作一步步走上更高的工作崗位，而對(duì)于那些工作懶散，既無上進(jìn)心又無敬業(yè)心的不合格員工要及時(shí)淘汰出系辦公室的管理隊(duì)伍。

5.實(shí)施績效管理，建立合理的考核評(píng)價(jià)機(jī)制

績效管理是目前國內(nèi)外企事業(yè)單位在人力資源管理過程所普遍使用的管理方法之一?！八且环N提高員工的績效和開發(fā)團(tuán)隊(duì)、個(gè)體的潛能, 使組織不斷獲得成功的管理思想和具有戰(zhàn)略意義的、整合的管理方法”。[3]對(duì)于高職院校系辦公室的管理來說，加強(qiáng)辦公人員的績效管理，引入競爭機(jī)制與合作機(jī)制，通過優(yōu)化分配激勵(lì)制度，有利于提高辦公室人員素質(zhì)，優(yōu)化管理隊(duì)伍，提升辦公室管理的水平。一方面，在績效管理的過程中可以引入目標(biāo)管理。將任務(wù)、目標(biāo)和責(zé)任掛鉤，在任務(wù)的層層分解過程中，將辦公室每個(gè)成員的工作目標(biāo)具體化、明確化，使他們有自己的清晰的目標(biāo)，對(duì)完成目標(biāo)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未完成目標(biāo)的必須給予懲罰，這樣就能很好地調(diào)動(dòng)每個(gè)成員的工作積極性和主動(dòng)性。另一方面，要規(guī)范績效考核的評(píng)價(jià)機(jī)制，做到公平公正，考評(píng)不能只是填個(gè)表，走走形式，所以要做好以下三點(diǎn)：首先，要有考評(píng)制度和具有廣泛代表性的考評(píng)組織；其次，考評(píng)要科學(xué)，內(nèi)容要全面、完整，包括“德、勤、績”等多方面；最后，考評(píng)的結(jié)果要反映到獎(jiǎng)優(yōu)罰劣激勵(lì)行為當(dāng)中，要與被考核人的薪酬、職稱評(píng)定和職級(jí)晉升掛鉤，讓系辦公室人員對(duì)工作充滿希望，堅(jiān)定其通過愛崗敬業(yè)、自強(qiáng)不息的努力勞動(dòng)來實(shí)現(xiàn)自己人生價(jià)值的信念。

[1][美]珍妮特·V·登哈特，[美]羅伯特·B·登哈特，丁煌.新公共服務(wù)：服務(wù)而不是掌舵[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2004：164.

[2]彭媛媛. 新形勢下高校院系辦公室管理職能的拓展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2010(12).

[3]劉燕.實(shí)施績效管理 提升高校系辦公室管理水平[J].中國成人教育，2007(3).

責(zé)任編輯：陳興安

張宏，常州輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，主要從事教育教學(xué)管理、學(xué)生思政教育研究(江蘇 常州 213164)。

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