李坤

（濟南鐵路局辦公室科長、政工師，山東濟南250001）

濟南鐵路局公文管理調(diào)研報告

李坤

（濟南鐵路局辦公室科長、政工師，山東濟南250001）

公文發(fā)文質(zhì)量和辦理效率直接關系工作落實質(zhì)量。結(jié)合濟南鐵路局公文管理專題調(diào)研，分析鐵路局公文辦理存在的主要問題及原因，提出建立制度辦法、強化公文培訓、建立協(xié)商機制、深化監(jiān)督指導、努力開拓創(chuàng)新等措施建議，以加強和完善公文管理工作。

鐵路；公文；管理；問題；原因；措施；濟南鐵路局

公文是部署、安排工作的重要載體，發(fā)文質(zhì)量和辦文效率直接關系著工作落實質(zhì)量[1]，鐵路局（黨委）辦公室作為路局公文管理的主要職能部門，一直把不斷發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題作為加強和完善公文管理工作的重要途徑。為此，濟南鐵路局（以下簡稱濟南局）文管部門按照路局領導到局（黨）辦調(diào)研時提出的要求，精心安排，自2015年5月至10月，進行了路局公文管理專題調(diào)研。

1 路局機關發(fā)文基本情況

1．1 路局發(fā)文管理情況

路局機關實行兩級發(fā)文：一是機關各行政部門代表路局起草的單位文件，由機關部門擬稿、核稿，經(jīng)局（黨）辦審核后由路局領導簽發(fā)，由局（黨）辦登記、編號、發(fā)送；二是機關各行政部門按照管理職能，在職權(quán)范圍內(nèi)向局屬各單位行文，由擬稿部門領導簽發(fā)，擬稿部門自行登記、編號、發(fā)送；各運輸站段實行一級發(fā)文，由站段領導簽發(fā)，站段自行登記、編號、發(fā)送。

全局發(fā)文單位共有139個，分為：局屬各單位65個（運輸站段34個、非運輸企業(yè)23個、其他局屬單位8個），合資公司9個，工程建設指揮部18個，路局機關部門47個（路局機關處、室、部、所30個，黨群組織及部門10個，路局直管附屬機構(gòu)5個，學會和協(xié)會2個）。

1．2 2015年主要工作及發(fā)文情況

2015年下發(fā)了《濟南鐵路局精簡文件簡報規(guī)定》，對精簡文件數(shù)量、提高公文質(zhì)量和辦文效率提出了明確要求，局（黨）辦加大了對路局機關發(fā)文情況的檢查監(jiān)督力度，每月對路局機關發(fā)文情況進行分析通報，嚴重問題同時納入對責任部門的安全逐級負責制考核。從實際情況來看，發(fā)文質(zhì)量和辦文效率有明顯提高，但是發(fā)文數(shù)量較同期稍有增加。

2015年，濟南局共辦理發(fā)文1 630件。其中：通用格式文件479件，特定格式文件1 151件，包括信函格式536件，電報558件，會議紀要57件。與2014年發(fā)文1 610件相比，增加20件，增長了1．724％。同時，按照中國鐵路總公司（以下簡稱鐵路總公司）部署，在開展“回頭看”活動中，濟南局文管部門對21個路局機關重點部門1至10月發(fā)文辦理情況進行了統(tǒng)計分析，發(fā)文增加的7個，與上年同期相比最多的增長142％；發(fā)文減少的11個，與上年同期相比減少最大的22．7％；持平的3個。

1．3 發(fā)文增多的原因

路局發(fā)文增多的主要原因，按照鐵路總公司整改要求，我們進行了分類統(tǒng)計分析：

1）技術(shù)規(guī)章文件2015年共發(fā)文292件，占全部發(fā)文1 630件的17．9％。此類文件涉及全局運輸生產(chǎn)和運輸安全，按照鐵路總公司精簡文件簡報規(guī)定，屬于重要公文，濟南局文管部門按照《濟南鐵路局公文處理辦法》有關要求，全部印發(fā)相關單位和部門貫徹落實。

2）經(jīng)營管理性文件2015年共發(fā)文240件，占全部發(fā)文1 630件的14．57％。經(jīng)營管理性文件是濟南局在職權(quán)范圍內(nèi)，以路局名義制發(fā)的，用于規(guī)范經(jīng)營行為，反復適用并具有普遍約束力的規(guī)定、辦法、實施細則、規(guī)則等文件。按照鐵路總公司精簡文件簡報規(guī)定，屬于重要公文，濟南局文管部門按照《濟南鐵路局公文處理辦法》有關要求，全部印發(fā)相關單位和部門貫徹執(zhí)行。

3）貨運組織改革文件2015年共辦理發(fā)文168件，占全部發(fā)文1 630件的10．3％。2015年，全路乃至濟南局貨運裝卸任務嚴重不足，為此，向鐵路總公司和部門請求解決問題以及轉(zhuǎn)發(fā)鐵路總公司和部門的文電相當多。一是自鐵路總公司實行市場化定價后，各站段根據(jù)市場變化隨時提出運價浮動申請，路局運價管理小組每周召開專題運價浮動審核會議并下發(fā)站段執(zhí)行，2015年共下發(fā)48件運價浮動審批文件，同比2014年類似文件增加23件。二是2015年根據(jù)市場變化和客戶需求，路局及時申請調(diào)整貨物辦理限制、申請開辦集裝箱業(yè)務、申請開行直達班列和特需列車等，共向鐵路總公司及部門上報申請函68件，同比2014年類似文件增加37件。

4）有關運輸安全生產(chǎn)LKJ基礎數(shù)據(jù)改寫、修改和換裝的文電全年共辦理95件，占全部發(fā)文1 630件的5．8％。

5）有關運輸組織和施工組織方面的文電全年共辦理70件（包括文電印發(fā)后，其后續(xù)調(diào)整的文電），占全部發(fā)文1 630件的4．3％。

6）其他類文件。濟南局除印發(fā)技術(shù)規(guī)章文件和經(jīng)營管理性文件、部署全局性重要工作、商洽工作和答復問題“三大類”以外，其他類文件2015年共辦理發(fā)文765件，約占全年發(fā)文1 630件的47％。其中：涉及路外、路內(nèi)安全的文電約120件，按照鐵路總公司精簡文件簡報規(guī)定要求，濟南局大約還有645件文電必須按照精減文山會海要求進行整治。

2 存在的主要問題及原因分析

2．1 突出問題

按照《路局辦公室公文辦理調(diào)研工作方案》安排，濟南局文管部門2015年分別在濟南、青島和聊城三個地區(qū)組織所在地區(qū)基層單位，按照5月公布的15個調(diào)研項點進行了調(diào)研，共收集問題236件，其中路局發(fā)文問題74件，占31.4％；路局機關部門發(fā)文問題162件，占68.6％。具體如下：

1）路局機關發(fā)文無故撤銷、反復修改或打補丁的問題突出。此問題共111件，占問題總數(shù)的47％；共有28個單位提出，占全部調(diào)研單位的90％。例如：《路局貨運營銷處關于印發(fā)〈貨運系統(tǒng)班組建設考核評估標準〉的通知》，5月23日又撤銷重發(fā)。

2）路局機關發(fā)文格式不規(guī)范問題較多。此問題共71件,占問題總數(shù)的30％，大多為路局機關部門發(fā)文問題；共有16個單位提出，占調(diào)研單位的52％。主要為公文字體、排版、附件格式等方面的問題，例如：《路局總工室關于對路局企業(yè)標準進行復審和申報2014年路局企業(yè)標準計劃項目的通知》主送單位后多加了一個“：”，且正文一層標題未使用黑體字。

3）路局機關向無關單位發(fā)文問題較多。此問題共25件，占問題總數(shù)的10.6％；共有18個單位提出，占調(diào)研單位的58％。例如：《濟南鐵路局關于做好鐵路貨車封存、解封工作的通知》（濟運電〔2015〕173號），濟南西站不辦理貨運業(yè)務，但收到該文件。

4）路局機關發(fā)文未給基層單位留足辦理時間問題較多。此問題共17件，占問題總數(shù)的7.2％；共有7個單位提出，占調(diào)研單位的23％。例如：《關于印發(fā)〈京九線普連集站危樹整治協(xié)調(diào)會會議紀要〉的通知》(供網(wǎng)函〔2015〕87號)，要求有關單位核實綠化工程量及相關費用的主體單位及費用清算情況形成書面報告，于發(fā)文當日上報路局機關有關業(yè)務處室，由于工作量較大，辦文時間十分緊張。

5）路局機關非工作日和周五下班后發(fā)文現(xiàn)象突出。共有12個單位提出，占調(diào)研單位的39％。調(diào)研單位未將此現(xiàn)象作為具體問題提出，但是普遍認為非工作日發(fā)文和周五下班后發(fā)文及時查收難度大，尤其是緊急公文，如果發(fā)文后未及時通知，容易造成遲辦、漏辦。例如：《路局運輸處關于調(diào)整5026/ 7次等列車運行時刻及部分動車組接發(fā)股道的通知》（運技設電〔2015〕147號），發(fā)文后未通知查收。

6）存在同項工作路局機關部門重復發(fā)文問題。此問題共11件，占問題總數(shù)的4.7％；共有3個單位提出，占調(diào)研單位的10％。例如：《濟南鐵路局關于開展2015年“安全生產(chǎn)月”活動的通知》（濟鐵安發(fā)〔2015〕198號）發(fā)文后，路局機關其他業(yè)務處室又發(fā)文部署。

2．2 主要原因

針對以上問題，路局文管部門召開專題會進行研討，并積極與機關有關部門進行溝通，綜合分析認為存在問題的主要原因如下：

1）機關部門有關人員對公文管理知識掌握不全面、不熟練。近期，機關工作人員變動大，新進入機關工作人員對公文管理有關知識掌握不全面、不熟練，導致起草的公文內(nèi)容不簡潔、主題不突出、結(jié)構(gòu)不嚴謹、表述不準確、文字不精練，加之部門核稿和排版人員同樣存在不熟悉公文管理知識的情況，造成路局兩級發(fā)文特別是機關部門發(fā)文在內(nèi)容和格式上出現(xiàn)很多問題。

2）機關部門領導重視程度不夠。主要表現(xiàn)為對公文的嚴肅性、規(guī)范性和時限性缺乏認識，對公文管理方面存在的各種問題缺乏足夠的重視，致使本部門起草公文時標準不高、要求不嚴，核稿時不認真、不嚴格，導致個別部門仍然出現(xiàn)“一個工程師的水平代表一個處室的水平”的問題。有些部門領導簽署意見時只重業(yè)務內(nèi)容的審核，對文字、格式等公文管理方面的要求重視不夠，造成部門發(fā)文質(zhì)量不高。

3）公文擬稿、部門核稿人員工作效率低、責任心不強。個別部門擬稿人員擬制公文效率不高，擬稿慢，會簽、流轉(zhuǎn)時間長，造成收文單位辦文時間緊。部門核稿人員缺乏嚴格把關、精益求精的態(tài)度，核稿時走馬觀花、一掠而過，甚至依賴擬稿人員自行發(fā)現(xiàn)問題。個別部門擬稿人員為了不漏主抄送單位，隨意將“局屬各單位”、“路局機關各部門”等確定為主抄送單位，造成向無關單位行文問題。

3 解決問題的措施建議

3．1 建立制度辦法，加強公文管理體系建設

1）制定電子公文管理系統(tǒng)使用管理辦法。根據(jù)路局公文管理要求和最新的3.0版電子公文管理系統(tǒng)操作標準，制定路局電子公文管理系統(tǒng)使用管理辦法，將以前制定的有關電子公文的措施辦法進行修改完善，明確電子公文擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、登記、編號、發(fā)送等方面的要求和操作流程，規(guī)范和指導路局電子公文的使用，進一步提高電子公文的效率和質(zhì)量，解決收文單位辦文時間不足的問題。

2）制定機關部門公文擬稿質(zhì)量評價辦法。明確評價標準，由局（黨）辦每月對機關各部門公文擬稿質(zhì)量進行審核、檢查、評分，對評價結(jié)果進行通報，嚴重的納入安全風險管理逐級負責制考核，從源頭上提高路局發(fā)文質(zhì)量。

3）明確公文撤銷重發(fā)和確定主抄送單位有關要求。一是建立《路局發(fā)文撤銷申請制度》，原則上禁止撤銷重發(fā)，確實需要的，由擬稿部門填寫“濟南鐵路局發(fā)文撤銷申請表”，經(jīng)擬稿部門領導簽字并經(jīng)簽發(fā)局領導同意后方可撤銷重發(fā)。二是擬稿部門確定主抄送單位（部門）時，嚴格落實責任，對拿不準的，要積極與機關有關部門溝通；進行會簽的文件，由會簽部門負責核定本部門業(yè)務主管內(nèi)的主抄送單位，杜絕漏主抄送或向無關單位主抄送公文的問題。

3．2 強化公文培訓，提高文管人員業(yè)務素質(zhì)

1）建立制度，定期培訓。根據(jù)全局文管人員調(diào)整和公文管理新制度辦法修訂實際，建立培訓制度，由局（黨）辦定期組織全局公文管理知識培訓班，對公文專業(yè)知識和公文管理有關制度、辦法、規(guī)定進行全面、系統(tǒng)的培訓，全面提高文管人員的業(yè)務素質(zhì)。

2）著眼當前，加強學習。針對機關部門發(fā)文問題較多，特別是排版等公文格式方面存在的諸多問題，組織機關各部門綜合科長和文管人員開會，反饋此次調(diào)研發(fā)現(xiàn)的問題，進一步落實整改，加強對發(fā)文內(nèi)容、格式等主要業(yè)務知識的學習，使文管人員熟練掌握公文處理辦法，迅速扭轉(zhuǎn)機關部門發(fā)文不規(guī)范的問題，并形成制度，定期組織培訓。

3．3 建立協(xié)調(diào)機制，規(guī)范非工作時間和緊急公文的發(fā)文管理

1）建立與部門、單位的協(xié)調(diào)機制。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，不僅路局、機關部門在非工作時間發(fā)文，基層單位也出現(xiàn)非工作時間發(fā)文現(xiàn)象。為此，建立路局、部門及基層單位非工作日發(fā)文的協(xié)調(diào)制度，根據(jù)擬稿公文的緊急程度，規(guī)定提前做好擬制公文的各項工作，合理安排部門審核、會簽等環(huán)節(jié)，加強過程控制和催辦落實，規(guī)定協(xié)辦部門積極配合事項，為工作時間內(nèi)發(fā)文奠定良好基礎。

2）突出重點問題的落實。此次調(diào)研，非工作日和周五下班后發(fā)文問題，主要是因為前期總工室有關LKJ基礎數(shù)據(jù)變更和運輸處有關LKJ的換裝等文件較多。由于LKJ文件時效性較強，因此要加強與有關部門的協(xié)調(diào)溝通，從源頭上協(xié)調(diào)施工時間，提高會簽效率，確保LKJ文件在工作時間發(fā)文，方便基層單位收文辦文，避免因辦文影響施工甚至影響施工安全問題的發(fā)生。

3）完善緊急發(fā)文的管理。一是機關各部門確因工作需要在非工作時間發(fā)文時，局（黨）辦要主動掌握情況，協(xié)調(diào)安排好核稿和發(fā)文有關人員。二是實行“公告制度”。非工作日和周五下班后發(fā)文，由擬稿部門在路局辦公網(wǎng)頁“重要公告”欄中發(fā)布公告，提醒相關單位實時查收文件。三是落實提前通知制度。針對“特提”等特別緊急的公文，擬稿部門要利用電話等形式，提前通知相關部門、單位，做到及時收文、辦文，及時落實公文的有關要求。

3．4 深化指導監(jiān)督，促進機關部門公文質(zhì)量不斷提高

1）加強對機關部門的業(yè)務指導。針對此次調(diào)研機關部門發(fā)文問題較多的特點，加大對機關部門的管理力度，努力提高機關部門的公文質(zhì)量。尤其對個別公文管理基礎薄弱的部門，采取到處室面對面指導等多種方式，做好問題反饋、解惑答疑，部門發(fā)文統(tǒng)一由部門文管人員排版，補齊薄弱部門公文管理的短板。

2）加大對公文精簡措施的落實和督查力度。一是嚴把局文發(fā)文關口。對無實質(zhì)性內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的局文，一律退回不發(fā)；對內(nèi)容相近、可合并發(fā)文的事項，一般不單獨發(fā)文；路局已安排部署的重點工作，各系統(tǒng)、部門如有細化措施，以路局文件附件形式下發(fā)，不再單獨行文。二是加大對機關各部門落實《濟南鐵路局精簡文件簡報規(guī)定》情況的督查力度，對發(fā)現(xiàn)的問題按要求進行通報，并及時反饋責任部門落實整改。

3）實行每月評價通報制度。一是每月對機關部門實施檢查，對存在的問題進行評價并反饋責任部門整改。二是在機關部門發(fā)文中，每月抽查每個部門的至少一件公文進行評價打分，同檢查情況一并進行評價通報，對嚴重或涉及安全的問題納入逐級負責制考核。三是為進一步查找問題、加強監(jiān)督，局（黨）辦專門設置了公文管理專用郵箱，使基層單位和機關部門對公文中發(fā)現(xiàn)的問題及建議可以及時反饋，以便加強監(jiān)督、暢通信息、整改問題。

4）定期分析總結(jié)。每半年、一年分別對機關部門發(fā)文存在的問題進行匯總，分析出普遍性、規(guī)律性和突出問題，并以此作為下一步改進公文管理的重要依據(jù)。

3．5 努力開拓創(chuàng)新，不斷改進完善全局電子公文管理系統(tǒng)

電子公文管理系統(tǒng)運用幾年以來，積極地為運輸生產(chǎn)服務，對提高工作效率和質(zhì)量作出了很大貢獻，現(xiàn)在不是可有可無，而是離不開、必須重視的工具。隨著電子公文管理系統(tǒng)在全局的廣泛運用和科技的發(fā)展，必須不斷改進完善電子公文，適應鐵路迅速發(fā)展的新要求。

1）在電子公文實用、好用上下功夫。一是及時聽取機關各部門和各局屬單位意見建議，圍繞用戶需求，配合信息技術(shù)所改進和完善電子公文管理系統(tǒng)功能。二是立足路局公文管理整體工作需要，將電子公文管理系統(tǒng)與文件督察督辦相結(jié)合，實現(xiàn)公文收、發(fā)全部網(wǎng)上督辦。加大“移動辦公”信息系統(tǒng)的研發(fā)，力爭2016年初實現(xiàn)“移動辦公”。

2）在改善硬件性能、優(yōu)化全局電子公文整體布局上下功夫。一是積極與路局信息化處溝通，爭取盡快實現(xiàn)前期已提報的更換電子公文服務器的要求。二是協(xié)調(diào)路局信息技術(shù)所，安裝和配置電子公文管理系統(tǒng)，改善當前全局電子公文管理系統(tǒng)版本不一且安裝在多個服務器上的現(xiàn)狀，實現(xiàn)路局機關和所有局屬單位都使用新版本電子公文管理系統(tǒng)的目標，為鐵路運輸生產(chǎn)作出貢獻。

[1]聶潔.企業(yè)管理中的公文收文工作流程優(yōu)化探討[J].鐵道經(jīng)濟研究，2014（3）：44-46

（責任編輯：魏艷紅）

Reporton theOfficialDocumentM anagementof Ji'nanRailway Bureau

LI Kun
（Ji'nanRailwayBureauOffice,SectionChief,Ji'nanShandong250001,China）

Documentqualityandmanagementefficiencyarerelated totheworkdirectly.WithsurveyatJi'nanRailwayBureau,thispaperanalyzesthemainproblemsand reasonsofofficialdocumentmanagement.Afterwards,somesuggestionssuchasestablishingasystem approach, strengtheningdocumenttraining,buildingconsultationmechanisms,deepeningsupervisionandguidance,makinginnovationsareproposed inordertoimprovetheofficialdocumentmanagement.

railway;officialdocument;management;problems;reasons;measure;Ji'nanRailwayBureau

A

1004-9746（2016）02-0027-04

2016-02-20）