■劉素珍
血站檔案管理工作探索與思考
■劉素珍
血站檔案是指在采供血業(yè)務(wù)工作和行政管理工作中所形成的具有保存價值的以文字、圖像等形式為載體的原始資料。包括采供血業(yè)務(wù)記錄、行政管理文書以及基建、設(shè)備管理、科研等形成的各種的歷史文件和記錄。這些檔案具有原始憑證作用,對研究血站發(fā)展規(guī)律,總結(jié)血站管理經(jīng)驗,推動血液醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)發(fā)展,都具有重要的參考價值。
1.檔案管理信息化進(jìn)程緩慢,缺乏統(tǒng)一規(guī)范的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)
經(jīng)筆者對河北、河南、廣東等數(shù)十家血站進(jìn)行調(diào)查了解,血站檔案管理信息化程度普遍較低,目前大部分血站雖都在應(yīng)用計算機(jī)輔助管理檔案,但主要局限于目錄檢索,沒有建立全文數(shù)據(jù)庫。建立檔案全文數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)血站檔案管理信息化是一項周期較長、難度較大的系統(tǒng)性工程,將面臨工作面廣、業(yè)務(wù)量大,資金需求多,專業(yè)技術(shù)人才緊缺等實際困難。此外,由于血站系統(tǒng)尚沒有統(tǒng)一規(guī)范的行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn),各地血站各有各的檔案管理模式,使用的檔案管理軟件也是五花八門,為規(guī)范血站檔案管理信息化工作,降低血站檔案管理信息化研發(fā)成本,亟需在國家或行業(yè)層面對血站檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范和研發(fā)。
2.歸檔整理模式和文件處置存在弊端,對非紙質(zhì)檔案重視不夠
目前,血站系統(tǒng)檔案歸檔整理模式存在的弊端,一是不少檔案資料特別是紙質(zhì)記錄表單和文書往往年末一次性清理上交,集中歸檔,這直接導(dǎo)致了檔案庫檔案員年終工作量和工作強(qiáng)度成倍增加,易造成分類立卷工作質(zhì)量下降;二是多數(shù)血站偏重于紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的管理,對電子檔案、計算機(jī)軟磁盤、光盤、軟件、電子照片等非紙質(zhì)檔案的管理還需進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范;三是對于不歸檔文件材料,如重份文件、未成文的草稿和其他文字材料等,往往被忽視而沒有納入檔案管理范疇,易因保管、使用和處置不當(dāng)而造成丟失。
3.檔案信息資源開發(fā)利用率不高
據(jù)調(diào)查,血站中普遍存在檔案管理者只滿足于檔案收集、管理,而針對檔案信息資源的編研、統(tǒng)計分析等二次或三次開發(fā)利用率偏低。編研成果也多為“大事記”“組織機(jī)構(gòu)沿革”等查考性材料,使用只是查閱資料,形式過于單一,對采供血業(yè)務(wù)工作中具有參考與指導(dǎo)作用的編研成果還不夠多,許多珍貴的血站檔案材料和業(yè)務(wù)檔案處于“沉睡”狀態(tài),利用率不高,價值體現(xiàn)不足。
1.開發(fā)建立檔案智能化管理系統(tǒng)
盡快出臺全省或全國統(tǒng)一的采供血機(jī)構(gòu)檔案分類規(guī)則和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等制度,統(tǒng)一血站檔案管理模式和標(biāo)準(zhǔn);開發(fā)全省或全國統(tǒng)一的檔案管理軟件系統(tǒng),建立血液檔案全文數(shù)據(jù)庫。一是通過對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案電子錄入和業(yè)務(wù)信息資料的轉(zhuǎn)化,對每卷紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案加貼條形碼,構(gòu)建電子存儲、類目編排;二是開發(fā)采血、供血雙套系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容技術(shù)接口。綜合“業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)”和“檔案管理系統(tǒng)”,形成獻(xiàn)血者個人信息數(shù)據(jù),實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案相匹配的二級類目自動組卷、排序;三是提升防火墻技術(shù),保護(hù)信息安全,防止獻(xiàn)血者信息外泄,以保護(hù)隱私;四是實行數(shù)據(jù)備份第三方保管,確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。
2.以ISO9000質(zhì)量管理體系為框架建立血站檔案管理體系
ISO9000 作為一種先進(jìn)的體系化管理理論,適用于所有行業(yè)的原則性標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定的程序較少,其宗旨和目標(biāo)與“一法兩規(guī)”一致。血站可以以ISO9000為框架和標(biāo)準(zhǔn),按照其自身特點(diǎn)和要求,創(chuàng)造性地進(jìn)行檔案管理體系設(shè)計,建立具有自己組織特色的檔案管理體系并加以實施,從而有助于自身管理水平的提高。嚴(yán)格過程管理,按照質(zhì)量體系文件規(guī)定的規(guī)范化方式去完成每一項業(yè)務(wù)工作和管理工作,確保全過程受控。確保血液采集、制備、檢驗、儲存、發(fā)放等過程不發(fā)生質(zhì)量差錯,產(chǎn)品符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。將血站檔案管理納入崗位責(zé)任制,并定期對其落實情況進(jìn)行監(jiān)督考核,充分調(diào)動檔案工作人員積極性,從而促進(jìn)檔案工作適應(yīng)當(dāng)前形勢,更好地為采供血事業(yè)發(fā)展和血站經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
3.注重檔案信息資源開發(fā)利用,服務(wù)于血站中心工作
要想充分發(fā)揮血站檔案的潛在作用,使其服務(wù)于血站中心工作,就必須進(jìn)一步注重檔案信息資源的開發(fā)利用,積極開展深層次的檔案編研工作。可以成立專門的編研機(jī)構(gòu),配備編研人員,加強(qiáng)編研工作的制度建設(shè),為編研工作的開展提供必備條件。血站檔案工作者應(yīng)該更新觀念,既要制定好編研規(guī)劃,又要適時調(diào)整編研選題,不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域。在編研過程中要充分與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行交流探討,共同完成對檔案材料的深層次加工編研。血站檔案的編研工作要緊緊圍繞血站的中心工作,為領(lǐng)導(dǎo)的工作決策,提供依據(jù)。
4.加快人才的培養(yǎng)和引進(jìn),不斷提升檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
加快人才隊伍的培養(yǎng)和引進(jìn),實現(xiàn)血站檔案管理工作的專業(yè)化和現(xiàn)代化。血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理人員的配備和培養(yǎng),將檔案管理知識培訓(xùn)列入每年的繼續(xù)教育項目,有計劃地開展單位內(nèi)部和行業(yè)內(nèi)部檔案專業(yè)培訓(xùn)工作,讓血站檔案人員系統(tǒng)地、全面地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、了解檔案事業(yè)發(fā)展新狀況。隨著血站信息化建設(shè)步伐的加快,血站電子檔案材料已開始成為當(dāng)前檔案較普遍的載體形式。因此,血站檔案人員不僅要自覺加強(qiáng)對檔案專業(yè)知識和采供血專業(yè)知識的學(xué)習(xí),還要努力使自己成為具備既懂檔案管理又懂信息技術(shù),知識結(jié)構(gòu)合理的復(fù)合型、高素質(zhì)檔案管理人才,不斷提高血站檔案信息化水平。
(作者單位:邯鄲市中心血站)