匡秀輝(黑龍江省煤田地質勘察院)

基于人力資源視角的人事檔案管理研究

匡秀輝
(黑龍江省煤田地質勘察院)

摘要:我國的人事檔案管理體制亟待改革，已經引起了學術界的廣泛關注。本文著力于探討如何在人力資源管理的視角下，根據人力資源管理提出的新要求，通過對人因的控制和管理系統(tǒng)的建設，對我國人事檔案的管理模式進行完善，并提出具體的改革建議，以期為相關領域的研究提供一些借鑒。

關鍵詞:人力資源;人事檔案管理;人因控制;管理系統(tǒng)建設

中圖分類號:F283

文獻標識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)06－0182－01

收稿日期:2014－07－13

1　現代人力資源管理與人事檔案管理的關系

現代人力資源管理理論注重的是人的管理，因為認識管理活動的直接參與者，在管理過程中起到主導和銜接的雙重作用，既充當主體又充當客體。人才的競爭和流動是企業(yè)發(fā)展面臨的主要障礙，因此人才也被當做是企業(yè)的首要資源，是企業(yè)未來發(fā)展的重要因素。人事檔案匯集了各種人才資源的客觀證據，是“人的管理”的基本信息的主要依據，對組織的人力資源信息和記錄中人的發(fā)展情況都進行了真實的反映和存儲。人事檔案的記錄內容主要為:員工成長背景和技能評定;為人力資源管理提供重要憑據;提供人力資源開發(fā)所需的各類型資料;推進企業(yè)知識管理進程;幫助企業(yè)文化的建設。人力資源管理的職能與人事檔案管理的職能有其歷史相似性。都是強調對人的管理、對工作過程的控制、對工作質量的評定、對企業(yè)信息的反饋。有效的人事檔案管理可以做到人力資源信息的共享，對人才合理有序地流動起到很好的促進作用。全面的人事檔案為人力資源管理提供了重要的依據，為規(guī)章制度的制定和企業(yè)的改革提供了必要條件。企業(yè)可依據檔案內容所體現的綜合素質，根據企業(yè)自身的發(fā)展需要，合理選拔與使用人才。

2　基于人力資源視角的人格特質在檔案工作中的管理方案設計

時代在不斷進步，人力資源管理也產生了屬于自己的新趨勢，同時，這一新趨勢對人事檔案管理工作提出了新要求，也是新挑戰(zhàn)，但是需要注意的是，不管是人力資源管理活動還是人事檔案管理工作，都是基于人的管理，因此，人因問題應引起高度重視，在現代管理學研究領域中，對人的研究大多以人的職能、部門、工作態(tài)度、工作情緒等方面進行探討，這些都屬于不可控的因素，因此也引起了研究領域的高度重視。但是，我們還應注意一個問題，就是對于可控變量的研究，可控變量包含性別、年齡、工齡等一系列問題。其中，往往被忽視的是人的性格問題，也可以說是人格特質問題，雖然這一變量看起來似乎是一個人與生俱來的，并不能得到很有效的改善，但是，我們可以根據這一特征加以研究，在管理方法中尋找合適的管理手段對這一可控人因進行有效管理。主動性人格屬于心理學研究范疇，一直被認為是有效調節(jié)個體行為和個體績效之間的有效調節(jié)變量。

由于主動性人格表現為積極參與、并有強烈的意愿的行為意向，屬于有利于組織發(fā)展，有利于管理活動進行的變量，本研究創(chuàng)新性的概括出兩種類型人，將低主動性人格的人稱為被動型人，將高主動性人格的人稱為主動型人。下文主要研究人力資源視角下，檔案管理工作中對主動型人和被動型人的管理方案設計，見表1。

通過以表1分析得知，對于主動型員工來說，由于主動型人通常具有較低的權力距離感，即員工與領導間的關系比較密切，容易造成工作的隨意性，工作的越級，甚至不聽領導指揮，傾向于與領導走人情路線，因此要適當增加員工的權力距離。這類人通常積極熱情的投入到工作中，工作進展很快，愿意表現，在這種情況下，領導要注意把握好工作的質量，不要只關注工作的節(jié)奏。但這類人在工作中也不是一直保持著不變的工作熱情，也會由于生理不適或家庭矛盾等因素造成工作情緒的波動，領導在這種時刻要注意對員工的工作態(tài)度進行及時調節(jié)，對于這類優(yōu)秀的員工，領導要注重獎勵而不是懲罰，包括精神獎勵和物質獎勵的使用，都會對主動型員工的工作情緒產生很好地促進作用。

表1　基于人力資源視角的人格特質在人事檔案中的管理方案設計

對于被動型員工來說，由于這類員工通常表現出被動的工作行為，不愿意聽取領導的指令，消極怠工，并伴有負性情緒的發(fā)生，因此，領導要做到與員工的交流互動，減少員工的權利距離，增進親切感。對于這類員工的工作過程要經常進行測評和工作進度的督促，還要注意他們工作情緒的異常，通?？杀憩F為破壞情緒，造成員工間的矛盾和工作質量的有意破壞，領導要經常對這種消極情緒進行調節(jié)，當然，對于他們做出的不利于檔案管理工作進行的行為，堅決不能夠姑息，要按照企業(yè)的員工管理規(guī)范進行嚴懲，設置有效的懲罰機制。