黃雪春

（防城港北部灣港務(wù)有限公司 廣西防城港 538001）

淺談國有企業(yè)行政管理信息化
——防城港務(wù)集團(tuán)推行行政管理信息化

黃雪春

（防城港北部灣港務(wù)有限公司 廣西防城港 538001）

信息化的發(fā)展已經(jīng)不是最近發(fā)生的事情了，但是信息化的應(yīng)用在某些企業(yè)卻是剛剛起步或者在試建設(shè)階段。本文將結(jié)合本人近幾年在防城港務(wù)集團(tuán)有限公司參與信息化建設(shè)的心得和運(yùn)用行政管理相關(guān)知識來談?wù)剣衅髽I(yè)行政管理信息化。

國有企業(yè)；行政管理；信息化；防城港務(wù)集團(tuán)

1 引言

近年來，在北部灣三港經(jīng)濟(jì)區(qū)掀起了信息化建設(shè)的熱潮，由廣西北部灣國際港務(wù)集團(tuán)總組織，先在防城港務(wù)集團(tuán)有限公司試行推行信息化建設(shè)。在推行期間，信息化建設(shè)投入大、周期長、見效慢，在企業(yè)中會有部分干部職工仍然存在對信息化建設(shè)不愿參與、等待觀望、停滯不前、甚至回避排斥等現(xiàn)象。筆者認(rèn)為，只有正確認(rèn)識信息化建設(shè)對企業(yè)行政管理工作的作用才能澄清種種模糊認(rèn)識和錯誤觀點，從而更好地推動信息化建設(shè)加快發(fā)展。本文將結(jié)合本人近幾年在防城港務(wù)集團(tuán)有限公司參與信息化建設(shè)的心得和運(yùn)用行政管理相關(guān)知識來談?wù)剣衅髽I(yè)行政管理信息化。

2 防城港務(wù)集團(tuán)信息化前之狀況

在推行信息化之前，防城港務(wù)集團(tuán)的管理很多都是手工化，管理觀念陳舊、管理基礎(chǔ)薄弱、管理手段和方式落后，決策隨意、制度不嚴(yán)、紀(jì)律松弛管理水平低下等。信息技術(shù)部門沒有得到重視，多年來在集團(tuán)里，信息化部門只是被認(rèn)為是修電腦的，維修的，卻沒有人認(rèn)識到信息發(fā)展的重要性，以致信息手段一直被埋沒。員工們用手工作業(yè)不亦樂乎，再累都加班加點，但他們卻不知道要是使用信息化，他們的工作將輕松很多，效率會高很多。

3 推行企業(yè)行政管理信息化的重要性

如今社會科學(xué)技術(shù)在突飛猛進(jìn)的發(fā)展，國家也在宣傳互聯(lián)網(wǎng)加的思想，說明信息化是當(dāng)今多么多么主流的建設(shè)。企業(yè)的行政管理工作也需要適應(yīng)社會的信息化發(fā)展要求，實現(xiàn)信息化管理。隨著市場經(jīng)濟(jì)下企業(yè)間競爭的加劇，企業(yè)對信息化的要求和依賴度越來越高，企業(yè)中管理信息系統(tǒng)逐漸成為企業(yè)的主導(dǎo)。企業(yè)信息化對企業(yè)行政管理也有重要的影響，首先就是企業(yè)信息化可以促進(jìn)企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)的扁平化。管理信息系統(tǒng)能向企業(yè)各類管理人員和各個組織提供企業(yè)內(nèi)外部信息和各種經(jīng)營分析和管理決策功能。許多決策也不必完全依賴中層和基層管理人員提供信息，促使企業(yè)的行政組織結(jié)構(gòu)由原來的金字塔形向組織結(jié)構(gòu)扁平化發(fā)展。企業(yè)信息化能夠提高行政組織結(jié)構(gòu)的靈活性和有效性?，F(xiàn)代企業(yè)要求其經(jīng)營管理具有靈活應(yīng)變的能力，能夠靈活應(yīng)對隨時產(chǎn)生的變化。在網(wǎng)絡(luò)方便的管理信息系統(tǒng)的支持下，企業(yè)的行政管理效率進(jìn)一步提升，這也是企業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展要求的客觀體現(xiàn)。信息化的好處有：①信息化可實現(xiàn)企業(yè)行政管理的現(xiàn)代化；②信息化可提高企業(yè)行政管理的效率；③信息化可推動企業(yè)行政管理的變革；④信息化可提高企業(yè)市場競爭力。

4 防城港務(wù)集團(tuán)推行企業(yè)行政管理信息化的成效

經(jīng)過幾年的磨合、推進(jìn)，防城港務(wù)集團(tuán)的信息化工作有了明顯的成效。信息部門得到集團(tuán)更多人的關(guān)注，信息人才得到更好的待用。企業(yè)各部門的聯(lián)系更加緊密，處理問題更加有效率了！下面將從推進(jìn)的幾個信息化項目為例講述防城港務(wù)集團(tuán)這幾年推行企業(yè)行政管理信息化的成效。

4.1 企業(yè)行政管理信息化的要求和內(nèi)容

首先，我們要學(xué)習(xí)《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十一個五年規(guī)劃的建議》中明確指出的要義：政府行政管理、社會公共服務(wù)、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營要運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，加快信息化步伐，積極推進(jìn)電子政務(wù)的建設(shè)。

即，我們企業(yè)應(yīng)以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，重塑企業(yè)管理的業(yè)務(wù)流程，提高行政效率電子政務(wù)在企業(yè)部門間的應(yīng)用，加快信息傳遞速度，簡化行政運(yùn)作的環(huán)節(jié)和程序，縮減甚至取消了中間管理層。中間管理層的存在容易使信息傳遞速度降低，并且易造成信息失真。現(xiàn)代信息技術(shù)使執(zhí)行層與決策層直接溝通，這樣不僅提高了信息傳遞的速度和效率，而且優(yōu)化了行政管理的組織結(jié)構(gòu)，降低了行政運(yùn)作成本，極大地提高了企業(yè)管理效率，“信息化”僅僅是手段，而“行政管理”才是目的。

4.2 防城港務(wù)集團(tuán)行政管理信息化推行后的變化

（1）辦公自動化。在集團(tuán)內(nèi)全面使用OA辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)對集團(tuán)內(nèi)部文件（收發(fā)文）進(jìn)行擬辦、審核、領(lǐng)導(dǎo)批辦、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（會簽）、審核文稿、打印文稿等在計算機(jī)上完成，真正做到了無紙化辦公，縮短了公文處理周期。并且還可以發(fā)布單位公共信息，使集團(tuán)在獲取、傳遞、宣傳報道、利用信息資源方面，更加靈活、快捷和開放。

（2）預(yù)算管理準(zhǔn)確、及時。全面預(yù)算管理作為一種重要的管理控制手段，日益得到國內(nèi)眾多企業(yè)的重視。如何根據(jù)所處行業(yè)特色和自身管理特點，建立適合自己的全面預(yù)算管理體系，以及如何利用成熟的信息化工具提高預(yù)算管理的效率，改善預(yù)算管理的效果，是我們企業(yè)關(guān)心的問題。全面預(yù)算管理涉及內(nèi)容廣、部門多、預(yù)算指標(biāo)之間的鉤稽關(guān)系復(fù)雜，涵蓋生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、材料、資金、收入和成本等數(shù)據(jù)。需要的數(shù)據(jù)多、細(xì)且要求實時、準(zhǔn)確，而數(shù)據(jù)間的聯(lián)系復(fù)雜，手工難以掌握這些數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的預(yù)算編制數(shù)據(jù)所反映的角度較單一，難以滿足管理上精細(xì)化的要求；公司部門多，預(yù)算編制過程中需要的協(xié)調(diào)工作量比較大，以致預(yù)算管理數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、效率低，效果不理想。從船舶預(yù)報，進(jìn)港，受理，卸船、裝船、汽車火車進(jìn)貨、提貨計劃，作業(yè)到理貨匯報等，各種資料通過作業(yè)人員操作錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)可以自動產(chǎn)生船舶在港動態(tài)表、單船裝卸進(jìn)度表、貨物日進(jìn)出庫表、作業(yè)票等報表，使各部門能即時掌握內(nèi)部作業(yè)、資源運(yùn)轉(zhuǎn)的信息，給預(yù)算管理提供了重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。為全面預(yù)算管理工作提供更細(xì)化、準(zhǔn)確、及時的數(shù)據(jù)資源，提高預(yù)算管理效率。

（3）采購工作公開、合理、高效率。廣西北部灣國際港務(wù)集團(tuán)有限公司電子招標(biāo)采購平臺的推進(jìn)，使集團(tuán)的采購（含物資采購、基建工程采購、機(jī)電設(shè)備采購）、計劃提報、詢價采購、招標(biāo)采購、合同管理、結(jié)算管理、倉儲管理等業(yè)務(wù)流程重組并公開透明化、信息化；管理、負(fù)責(zé)人員在熟悉掌握在平臺上做申請、審批等工作，方便和高效的實現(xiàn)集團(tuán)各部門所需物資的采購工作的落實。

（4）監(jiān)控系統(tǒng)的應(yīng)用，領(lǐng)導(dǎo)層不再累！近幾年，集團(tuán)廣泛應(yīng)用監(jiān)控系統(tǒng)辦公平臺，大大提高了管理監(jiān)督效果、降低了管理成本、提高企業(yè)管理的效率。監(jiān)控系統(tǒng)通過各個架設(shè)在不同生產(chǎn)現(xiàn)場的攝像機(jī)，將現(xiàn)場的視頻集中傳送到監(jiān)控室，管理人員不用親臨現(xiàn)場，在監(jiān)控室中或通過上網(wǎng)就能同時對多處生產(chǎn)現(xiàn)場實施監(jiān)督和管理，大大提高了監(jiān)督效率，及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中存在的違規(guī)現(xiàn)象，及時糾正，降低重大生產(chǎn)事故的發(fā)生的可能性。提高生產(chǎn)現(xiàn)場的文明和安防狀況，有效的監(jiān)督生產(chǎn)現(xiàn)場工作環(huán)境和生產(chǎn)秩序，減少不文明行為，做好防盜工作。作為企業(yè)的管理層，越來越多的時間被業(yè)務(wù)處理和常規(guī)工作所拖累，因此他們往往很少能抽出時間去生產(chǎn)現(xiàn)場、了解生產(chǎn)現(xiàn)場情況、掌握生產(chǎn)現(xiàn)場第一手的資料，視頻監(jiān)控攝像頭作為一種對生產(chǎn)一線的實時反映的工具，在一定程度上緩解了管理人員的工作時間，使得他們在出差的過程中也能夠隨時了解生產(chǎn)區(qū)的情況，大大提高了其對生產(chǎn)現(xiàn)場的了解程度，提高了工作的管理效率。

4.3 關(guān)于國有企業(yè)推行行政管理信息化的建議

綜上對防城港務(wù)集團(tuán)推行企業(yè)行政管理信息化的案例分析，本人對國企推行行政管理信息化總結(jié)出幾點建議：

（1）人才的聘用。信息化的建設(shè)，人才是根本。要培養(yǎng)更多的掌握信息化、熟悉業(yè)務(wù)的才人，不僅能在技術(shù)上給予分析，還能結(jié)合集團(tuán)業(yè)務(wù)給予技術(shù)上的可行性建議。更加順利的推進(jìn)信息化的應(yīng)用。

（2）設(shè)備的準(zhǔn)備。信息化，是先進(jìn)的，是不斷發(fā)展的，先進(jìn)的硬件設(shè)備是必須的。

（3）新舊人才的調(diào)配。合理調(diào)配新型人才、舊老員工，能使企業(yè)的信息化推進(jìn)更加順利進(jìn)行。

（4）部門間的溝通。信息化，每個信息化系統(tǒng)都不是單一部門使用的，而是涉及多個部門，環(huán)環(huán)相扣的。若不加強(qiáng)部門間的溝通，信息化系統(tǒng)是使用不起來的，是推行不下去的。

（5）成立信息化推進(jìn)小組。一個信息化推進(jìn)小組，可別小看，小組里都是重要人物，各部門的一把手、決策者、信息化技術(shù)人才。一把手參與進(jìn)來了，重視了，員工自然積極學(xué)習(xí)使用，一把手傳遞二把手，二把手再往下傳，信息化就這樣一傳十，十傳百的開展起來了，應(yīng)用起來了。

（6）及時、合理應(yīng)對不可預(yù)估的困難。萬事開頭難，但總有辦法去解決去應(yīng)對，要的是積極的態(tài)度去應(yīng)對，闖過去了，事情就繼續(xù)下去了。

5 結(jié)語

新事物，人們都需要一個時間去了解它、接受它。通過防城港務(wù)集團(tuán)信息化試點，可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)推進(jìn)過程中存在的問題及找到相應(yīng)的對策，信息化實施后哪些管理規(guī)章制度需要完善和補(bǔ)充，哪些要優(yōu)化流程的。其他港區(qū)在總結(jié)防城港務(wù)集團(tuán)信息化推進(jìn)的經(jīng)驗和教訓(xùn)，建立健全企業(yè)的信息化推行制度，完善企業(yè)信息化的管理規(guī)則，修正信息化系統(tǒng)對需求的實現(xiàn)偏差，為更高效的推進(jìn)企業(yè)信息化的實施奠定基礎(chǔ)。

企業(yè)信息化建設(shè)、實施和不斷的深化應(yīng)用，不僅激發(fā)了企業(yè)的生機(jī)和活力，使企業(yè)的管理水平得到提高，企業(yè)的核心競爭力得到了增強(qiáng)，也為踐行“兩化融合”以及行業(yè)信息化示范做出了應(yīng)有的社會貢獻(xiàn)。防城港務(wù)集團(tuán)決心將在推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的道路上繼續(xù)探索，不懈努力，為提升管理水平做出更大的貢獻(xiàn)。相信，欽州、北海港也會在信息化建設(shè)的道路上走順并為廣西北部灣的發(fā)展做出更大的經(jīng)濟(jì)效益。

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F203.9

A

1004-7344（2016）25-0001-02

2016-8-18

黃雪春（1986-），女，漢族，廣西貴港人，助理工程師，研究生，主要從事信息化系統(tǒng)管理工作。