陳玉平

摘 要：緊密結(jié)合工作實(shí)際，就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下“無紙化辦公”的特點(diǎn)及其給現(xiàn)代檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)進(jìn)行了研究，并在此基礎(chǔ)上探討了企事業(yè)單位應(yīng)如何積極應(yīng)對(duì)無紙化辦公給檔案管理帶來的沖擊。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；紙質(zhì)載體；電子檔案

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.01.055

1 無紙化辦公的概念及其特點(diǎn)

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，逐漸出現(xiàn)了全新的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式——無紙化辦公。無紙化辦公是辦公自動(dòng)化的高級(jí)發(fā)展階段，是指在辦公中不需要使用紙張，而是借助于辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)協(xié)同操作、共享信息資源、互相交換信息等的一種辦公方式。

在無紙化辦公模式中，所有的辦公操作都由現(xiàn)代設(shè)備自動(dòng)化完成。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和深入發(fā)展，無紙化辦公逐漸普及，是未來辦公的新趨勢(shì)。歸納來說，無紙化辦公具有以下一些特點(diǎn)。

1.1 辦公費(fèi)用低

雖然在無紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)初期要投入一定的人力、物力和財(cái)力，但從長遠(yuǎn)來看，無紙化辦公能夠通過現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息傳遞和信息處理。與傳統(tǒng)的辦公方式相比，無紙化辦公的整個(gè)過程可以大大減少紙張的使用，降低打印設(shè)備及相關(guān)器材的使用頻率和維修費(fèi)用支出，通過電子郵件、同步協(xié)同等形式的傳輸可以節(jié)約交通費(fèi)、郵寄費(fèi)，大幅度降低了人力資源費(fèi)用。

1.2 辦公效率高

據(jù)調(diào)查，在許多公司，員工每周花費(fèi)10 h甚至更多的時(shí)間來整理從印刷機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備得到的紙質(zhì)資料 。而無紙化辦公模式可以實(shí)現(xiàn)文件的快速流轉(zhuǎn)、查閱，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，往往在短短幾分鐘內(nèi)就可實(shí)現(xiàn)批量處理，大幅度提高了辦公效率。

1.3 節(jié)約資源，降低污染

推進(jìn)無紙化辦公可大大節(jié)約木材、辦公耗材、電力資源等。

1.4 對(duì)現(xiàn)代技術(shù)和能源有很強(qiáng)的依賴性

無紙化辦公對(duì)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)、電能等的要求較高，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都將導(dǎo)致辦公的中斷和信息的讀取處理障礙。

2 無紙化辦公帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1.1 紙質(zhì)載體的重要性

檔案載體的發(fā)展經(jīng)歷了甲骨時(shí)代、金石時(shí)代、簡牘時(shí)代、縑帛時(shí)代和紙質(zhì)時(shí)代。自從紙張誕生，檔案載體就從原始的石頭、竹簡、青銅等逐步轉(zhuǎn)為紙張。東晉時(shí)期，官方規(guī)定將紙張作為政府公文的法定載體。自此以后，由于紙質(zhì)檔案具有良好的耐久性、方便保存、直觀明了等特點(diǎn)，紙張作為檔案主要載體開始普及并使用至今。經(jīng)過2 000多年的發(fā)展，形成了現(xiàn)在關(guān)于紙質(zhì)檔案管理的一套完整、成熟的管理體系、保存方法和工作程序。

2.1.2 電子檔案是新時(shí)期檔案工作的新課題

20世紀(jì)末，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)興起，檔案的生成方式發(fā)生了變化。在過去的20年中，數(shù)字化深深嵌入我們的生活，社會(huì)活動(dòng)中新生的數(shù)字檔案不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案保護(hù)的內(nèi)涵、外延已經(jīng)不能囊括數(shù)字時(shí)代檔案保護(hù)的所有內(nèi)容。數(shù)字檔案載體與信息的脫離改變了“以載體保護(hù)為本”的傳統(tǒng)觀念，維護(hù)電子檔案的可讀性、耐用性、兼容性和可靠性成為新時(shí)期檔案管理研究的新課題。

2.2 無紙化辦公促進(jìn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)

2.2.1 實(shí)現(xiàn)了檔案管理與辦公的無縫連接

無論檔案部門有沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，一般的無紙化辦公系統(tǒng)都有檔案管理功能。檔案管理員可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。

2.2.2 數(shù)字化的電子檔案具有優(yōu)越性

在無紙化辦公模式下，檔案資料的收集、整理等工作變得非常方便。另外，檔案資料可實(shí)現(xiàn)高密度永久保存。

2.2.3 無紙化辦公電子檔案優(yōu)于館藏檔案

在無紙化辦公系統(tǒng)中，大量文件借助磁盤和光盤等介質(zhì)以電子文檔方式保存。這些以虛擬形式存在的文件在編輯、修改、傳遞、復(fù)印時(shí)都相當(dāng)快捷，既實(shí)現(xiàn)了高效率、低成本，又大大提高了檔案的完整性和及時(shí)性。

2.3 從傳統(tǒng)模式走向無紙化模式的難點(diǎn)

無紙化辦公對(duì)檔案管理人員提出了掌握檔案知識(shí)和電子信息處理知識(shí)的雙重要求。但在現(xiàn)有的體制下，特別是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，其檔案管理工作往往得不到應(yīng)有的重視，成為“可有可無”的邊緣化工作，這就直接導(dǎo)致檔案管理人員老齡化、專業(yè)知識(shí)缺乏、培訓(xùn)力度不夠等問題出現(xiàn)。無紙化辦公的工作程序、工作方法、管理制度都對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作提出了很大的挑戰(zhàn)。面對(duì)全新的現(xiàn)代化辦公條件和方法，紙質(zhì)載體不復(fù)存在，舊的管理制度和工作方法已經(jīng)失去了適應(yīng)性和約束性。另外，歸檔電子文件的法律效應(yīng)問題也亟需解決。數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)等先進(jìn)的電子文件保護(hù)技術(shù)需要在現(xiàn)代檔案管理中推廣和應(yīng)用，確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)。

隨著辦公現(xiàn)代化的逐漸深入，檔案管理中產(chǎn)生的矛盾逐步加劇，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公方式，需要探索一套全新的檔案管理模式。

3 如何應(yīng)對(duì)無紙化辦公帶來的沖擊

3.1 以人為本，注重檔案人才引進(jìn)和培養(yǎng)

面對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題，組建一支能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理隊(duì)伍是更好地完成檔案管理工作的關(guān)鍵。當(dāng)前，相關(guān)企業(yè)需要培養(yǎng)一批年輕化、專業(yè)化人才，具體可以通過以下兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)：①做好專業(yè)人才的引進(jìn)和吸納；②對(duì)原有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使他們能夠盡快適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。

3.2 修訂和完善傳統(tǒng)的檔案管理制度

傳統(tǒng)的檔案管理制度是建立在以紙質(zhì)載體為主的形式之上的，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作，因此要從檔案的形成、收集、鑒定、管理、利用等環(huán)節(jié)入手，依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定、結(jié)合已成熟的經(jīng)驗(yàn)自上而下建立一套科學(xué)化、規(guī)范化和兼容性強(qiáng)的管理制度。同時(shí)，在企業(yè)層面上，需要將電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用納入文檔處理人員崗位職責(zé)當(dāng)中，使電子檔案文件處理和歸檔電子文件的保存更加規(guī)范化、程序化。

3.3 實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理

紙質(zhì)檔案是具有直觀性和法律效力的原始憑證，而電子檔案在具有便捷、高效的優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，也具有不確定性的缺點(diǎn)，因此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，更好地開發(fā)電子檔案的價(jià)值。

3.4 建立規(guī)范的電子檔案管理制度

在電子檔案形成時(shí)就應(yīng)確定其是否在歸檔范圍內(nèi)，在歸檔時(shí)，將電子檔案制成光盤或其他的數(shù)字承載形式，根據(jù)交接手續(xù)移交給檔案管理部門。移交時(shí)要上交兩份，一份永久保存，一份備查利用。檔案管理人員在接收檔案時(shí)要對(duì)電子檔案的完整性、有效性和原始性進(jìn)行檢查，防止電子檔案信息被破壞或被非正常改動(dòng)。

3.5 及時(shí)配備電子檔案保管設(shè)施

配備電子檔案保管設(shè)施，并對(duì)電子檔案作防寫處理，豎立存放，避免擠壓，遠(yuǎn)離磁場和強(qiáng)熱源，與有害氣體隔離，控制環(huán)境溫度和相對(duì)濕度，確保電子檔案的安全和完整。

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〔編輯：劉曉芳〕