辛欣

近年來，為全面提升學校管理水平，提高管理效能，沈陽市和平區(qū)在全面推進區(qū)域教育信息化工程建設(shè)的過程中，也在不斷強化學校自身的數(shù)字化校園建設(shè)和信息化應用水平，把現(xiàn)代教育技術(shù)手段的應用納入到了學校教育教學改革發(fā)展的整體工作中，通過建網(wǎng)、建庫、建隊伍、建機制，創(chuàng)新學習方式、提升管理水平，特別是在辦公自動化的應用及管理上，我區(qū)率先垂范、勇于實踐、強勢推進，取得了一定成效。

一、和平區(qū)教育信息化介紹

1.硬件環(huán)境

（1）完成和平區(qū)中小學有線網(wǎng)絡(luò)升級改造

以三星標準全面升級了學校的有線網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對學校原有校園網(wǎng)交換機進行升級換代，采用成熟的千兆/萬兆以太網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備。即：校園網(wǎng)骨干帶寬不小于lOGbps、支持IPv6協(xié)議、網(wǎng)絡(luò)滿足冗余性要求。根據(jù)上述建設(shè)標準，和平區(qū)數(shù)字校園建設(shè)學校采用了三層或二層網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)模式，每所數(shù)字校園建設(shè)單位配備萬兆核心交換機一臺，對校區(qū)規(guī)模較大的建設(shè)學校配備萬兆匯聚交換機一臺，網(wǎng)絡(luò)接入交換機全部采用千兆交換機，保障了學校網(wǎng)絡(luò)高速應用的基礎(chǔ)。

（2）完成和平區(qū)中小學校園無線網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

無線網(wǎng)絡(luò)是未來移動應用的基礎(chǔ)設(shè)施，我區(qū)按照三星標準建設(shè)學校的無線網(wǎng)絡(luò)，即：無線校園網(wǎng)覆蓋全校.包括教學區(qū)、行政辦公區(qū)、公共活動區(qū)及生活區(qū)，可集中進行基于身份認證的接入控制。為數(shù)字校同建設(shè)學校配備無線網(wǎng)絡(luò)控制器、POE供電交換機及無線AP等設(shè)備，全面實現(xiàn)無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋全校，所有無線網(wǎng)絡(luò)均采用智能無線瘦AP，并支持802.11N （2.4GHZ） .802.11AC（5GHZ）標準。共計建設(shè)三星標準的無線網(wǎng)絡(luò)38處2015年完成所有學校的無線網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。

（3）完成和平區(qū)中小學網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

按照三星標準為區(qū)內(nèi)所有接入沈陽市教育光纖城域網(wǎng)的教育部門配置了下一代網(wǎng)絡(luò)防火墻。學校的網(wǎng)絡(luò)安防及管理系統(tǒng)達到《信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》。功能包括：上網(wǎng)行為監(jiān)控、設(shè)備準人、流量控制、病毒及入侵檢測等功能，實現(xiàn)區(qū)域集中管理的安全管理系統(tǒng)，可以通過集中控制單元統(tǒng)一部署安全監(jiān)管策略，保障學校上網(wǎng)安全、綠色、有序，凈化網(wǎng)絡(luò)應用環(huán)境，合理利用網(wǎng)絡(luò)帶寬，提高網(wǎng)絡(luò)應用效率，并實時了解網(wǎng)絡(luò)應用狀況，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的應用管理。

（4）完成和平區(qū)教育數(shù)據(jù)中心建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的IDC數(shù)據(jù)中心模式已無法滿足和適應大量的網(wǎng)絡(luò)應用需求和發(fā)展，因此和平區(qū)教育信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與時俱進，搭建了和平區(qū)教育專屬云平臺，架設(shè)虛擬化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)應用架構(gòu)，做好網(wǎng)絡(luò)應用基礎(chǔ)。項目包含和平區(qū)教育數(shù)據(jù)中心硬件及軟件建設(shè)兩部分，目前硬件設(shè)備的安裝搭建已經(jīng)結(jié)束，電教館正在進行軟件的數(shù)據(jù)遷移和應用平臺的搭建工作。

（5）學校信息化基礎(chǔ)設(shè)施不斷改善

僅2014年就投入4300多萬元，用于推進完善校園網(wǎng)的升級改造、“班班通”應用、加快新型信息化專用教室建設(shè)等“三大工程”；全區(qū)所有中小學全部實現(xiàn)了“校校通”：全區(qū)100%學校實現(xiàn)了“班班通”。

（6）完成和平區(qū)新媒體新技術(shù)應用與體驗中心

新媒體新技術(shù)應用與體驗中心可以實現(xiàn)對新媒體新技術(shù)的研究與開發(fā)，包括最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用、無線終端設(shè)備的測評等；

通過建立體驗中心，可以展示、體驗新技術(shù)新媒體在教育教學中的應用，便于管理者在教育信息化的建設(shè)和規(guī)劃中做出決策；

建立體驗中心，還可以搭建新媒體新技術(shù)應用的培訓平臺，讓教師們尤其是教研人員有機會學習和掌握最新的教育技術(shù)，以應用于教育教學巾。

2.軟件環(huán)境

搭建了微軟私有云系統(tǒng)：包含生產(chǎn)力、溝通、協(xié)作、商業(yè)智能、桌面端、統(tǒng)一身份認證、數(shù)據(jù)分析等功能。

建立了和平區(qū)教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫：包含教師基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫、學生基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫（含家長）、學校基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫、實現(xiàn)多平臺及跨平臺用戶統(tǒng)一認證。

建設(shè)三大應用平臺：和平教育網(wǎng)、和平區(qū)網(wǎng)絡(luò)教研平臺、和平區(qū)教育OA辦公平臺。

二、和平區(qū)教育OA系統(tǒng)的應用

辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，通過實現(xiàn)辦公自動化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，提升協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

OA辦公自動化系統(tǒng)具有以下幾大優(yōu)勢：一是能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上在線工作審批，有效提升單位辦公效率；二是它的管理思想是以人為核心，重過程管理，其終極目標是為單位戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù)；三是它會會自動根據(jù)員工填入的內(nèi)容進行自動判斷進行相關(guān)領(lǐng)導審批，避免人為的因素：四是它會將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起，實現(xiàn)信息溝通和資源共享；五是它會記錄保留了員工日常的核心工作，便于工作的交流與傳承，還可以對員工進行動態(tài)的績效考核。

OA系統(tǒng)不僅是一個無紙化的辦公軟件，也是一個管理工具，通過它來貫徹單位管理制度，傳播單位文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進單位中人與組織的和諧發(fā)展?；诖?，我區(qū)于2013年5月在試運行基礎(chǔ)上全面啟動OA系統(tǒng)，下面，我就從使用情況、主要做法、工作成效和經(jīng)驗反思四個方面與大家分享在使用和推進OA系統(tǒng)中的一些做法和體會。

1.使用情況

學校OA系統(tǒng)具備了一般的辦公管理功能，為學校各項工作的精細管理、組織實施、成果總結(jié)提供了一個網(wǎng)絡(luò)平臺。目前，我們已啟用了郵件短信、通知公告、考勤管理、日程安排、工作日志、工作流等二十幾項辦公管理功能，覆蓋了近70%以上的行政管理事務(wù)。

另外，我們還在OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上配合使用了OA辦公精靈。辦公精靈是一種類似QQ的客戶端秘書軟件，開機自動運行，一些工作如通知公告、待辦事項等由秘書軟件彈出提醒、主動推送，形成了一種“事找人”的便捷工作模式。

2.主要做法

（1）結(jié)構(gòu)規(guī)劃，明確權(quán)限

OA系統(tǒng)的應用是學校辦公管理模式上的一次重大突破。首先，我們領(lǐng)導班子統(tǒng)一思想，精心策劃，在學校、部門、個人之間搭建起了清晰的組織架構(gòu)和明確的層級關(guān)系，因為這將涉及到權(quán)限分配、流程管理和辦公規(guī)范等一些實際應用問題。隨后按照每個人的行政職務(wù)、業(yè)務(wù)分工和工作職責賦予了清晰、明確的管理、審批、查閱權(quán)限。如在工作流中，主管校長和部門主任有逐級審批和流轉(zhuǎn)權(quán)，普通教師只有發(fā)起和申請權(quán)；部門之間只有下載和查閱權(quán)沒有刪除和修改權(quán)；通知、公告、會議、計劃可按部門、人員或角色發(fā)布等等。

（2）設(shè)置流程，規(guī)范管理

首先，我們規(guī)范了流程設(shè)置，對一些常用工作流程確定了審批、管理、權(quán)限等流程。如請假審批、會議室管理、辦公用品采購、用車申請、用印管理等進行了詳細廣泛的調(diào)研，確定了審批、管理、權(quán)限等流程。

其次，我們還對一了些基本模塊進行了初始化。將“公共文件柜”模塊分為“學校文件”和“部門文件”。在“學校文件”和“部門文件”按照需要又設(shè)立多個文件夾。

最后，我們還啟用了及時通訊系統(tǒng)，并在即時通訊中按部門、角色及工作需求劃分了相應的群組，搭建起了信息傳遞和溝通交流的平臺，為OA系統(tǒng)的應用和推進做好了準備。

（3）建章立制，加強監(jiān)管

首先，制定了《OA系統(tǒng)使用管理暫行規(guī)定》，明確了OA系統(tǒng)應用工作的具體要求和注意事項。制作使用指南，分部門召開使用推進會和培訓會。

其次，建立由校長、校辦、部門主任和教師組成的層級管理模式，由系統(tǒng)管理員負責技術(shù)維護和服務(wù)保障。由校辦負責考核管理，各部門設(shè)兼職信息管理員，協(xié)助主任對本部門OA系統(tǒng)的使用情況進行指導和統(tǒng)計。

第三，我們確定了信息工作例會制，結(jié)合部門工作會議、中層干部月總結(jié)和校務(wù)例會，每月對部門和個人的使用情況進行定期考核、評價和反饋。

第四，OA系統(tǒng)的使用，使學校日常管理及工作更加便捷，同時，學校日常工作促進OA系統(tǒng)的使用，加強OA系統(tǒng)日常監(jiān)管。

（4）績效考核，反饋激勵

我們把OA系統(tǒng)的使用考核情況納入到了績效工資獎勵制度中，實行每月績效獎勵，學期統(tǒng)一獎勵。

三、工作成效

辦公自動化使學校日常管理流程化，以最小的管理成本，實現(xiàn)工作效率最大化，實現(xiàn)了信息共享、協(xié)同辦公、低碳環(huán)保的目標，給學校的工作帶來成效。

（1）規(guī)范性：流程化的辦公模式將行政事務(wù)、文檔管理規(guī)范起來，實現(xiàn)了規(guī)章制度和學校管理的立體化。

（2）科學性：利用工作流、日程安排、文件管理、工作日志等功能與手段的結(jié)合，使工作機制更加科學有效。

（3）高效性：以圖表的方式呈現(xiàn)出資源占用、日程安排和工作流程等情況，使管理更加直觀；數(shù)據(jù)是在工作流的執(zhí)行過程中自動生成的，使工作更加高效。

（4）靈活性：利用通知公告、即時通訊、郵件短信等多種信息渠道，教師之間可以圍繞任何一個事件互動交流，降低了溝通協(xié)作的成本。通過移動終端安裝OA應用軟件，可以實現(xiàn)隨時隨地辦公的目標。

（5）互通性：在強化學校內(nèi)部管理的基礎(chǔ)上，還可以實現(xiàn)與教育局、各基層學校的互聯(lián)互通，達到管理數(shù)據(jù)資源共享，為各級領(lǐng)導的科學決策提供了足夠的依據(jù)。

四、經(jīng)驗反思

（1）提高認識是前提。利用OA系統(tǒng)實現(xiàn)辦公自動化是傳統(tǒng)辦公模式和個人辦公習慣的重大改變，在落實工作前，學校管理者和相關(guān)人員首先要對OA辦公系統(tǒng)進行深入研討和反復論證，全面把握系統(tǒng)的應用流程；要向教師深入分析辦公自動化的意義，讓全體教師在思想上真正達成共識，進而在行動上全力支持配合。

（2）領(lǐng)導帶頭是關(guān)鍵。信息化建設(shè)向來都是一把手工程，如果校長不重視，系統(tǒng)管理員再努力也難以推廣。校長帶頭使用，教師學著使用，形成了良好的OA系統(tǒng)使用氛圍。

（3）科學推進是核心。使用OA系統(tǒng)辦公我們可以針對不同人群分層推進、針對不同工作分步實施。剛開始可以開放一些基礎(chǔ)應用功能，如：通知發(fā)布、文件上傳與下載等應用，在全體教師初步掌握簡單應用方法后，再進一步開放使用高級功能，如：工作流、會議申請、考勤等高級應用，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)對學校管理的作用。

（4）技術(shù)支撐是保障。一是使用方面，教師在使用OA系統(tǒng)中會遇到一系列的技術(shù)問題，系統(tǒng)管理員必須要及時解決，耐心地提供服務(wù)。二是開發(fā)方面，隨著OA系統(tǒng)應用的不斷深入，學校領(lǐng)導和技術(shù)人員要在原有基礎(chǔ)上不斷地改進模塊，拓展功能。