劉曉瑛

【摘要】本文主要從四個(gè)方面介紹了高校檔案管理工作的現(xiàn)狀問(wèn)題，并進(jìn)一步分析了如何從這四個(gè)方面去改善目前我國(guó)高校檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；現(xiàn)狀問(wèn)題；改善

（一）檔案管理體制的不健全

因?yàn)橹拔覈?guó)高校對(duì)檔案管理工作的建設(shè)方面沒(méi)有注入過(guò)多的精力，目前我國(guó)高校雖然檔案管理工作要遵循檔案法的相關(guān)規(guī)定和要求，配備相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)和相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員，但由于制度上的更新不及時(shí)，檔案工作還存在著許多舊形式，檔案工作也就是僅僅把檔案收集和記錄好就是檔案工作的主要內(nèi)容。在工作人員的分配不合理和檔案管理制度不健全的情況下，檔案管理工作就會(huì)降低工作效率，也會(huì)出現(xiàn)一些檔案管理工作不合理的現(xiàn)象。

（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

隨著高校檔案建設(shè)的活動(dòng)逐漸開(kāi)展，檔案管理的工作內(nèi)容也隨之加大，檔案管理的工作量也在逐步加大。為了做好高校的檔案管理工作，就必須加強(qiáng)高校的檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。由于在之前的檔案管理工作中的投入力量不足，檔案管理工作的工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并不完善和全面，在我國(guó)存在著部分高校的干干管理的場(chǎng)所過(guò)于狹小，并且缺少最基礎(chǔ)的服務(wù)設(shè)施的建設(shè)，沒(méi)有相應(yīng)的防水防火設(shè)施，對(duì)管理檔案所需要技術(shù)上的手段的支持也不能達(dá)到要求，這些基礎(chǔ)設(shè)施不完善的問(wèn)題就會(huì)導(dǎo)致高校檔案管理資料上的缺失和損壞，這就會(huì)影響高校檔案管理水平的發(fā)展和進(jìn)步。

（三）管理人員的素質(zhì)有待提高

從事高校檔案管理的工作人員，人員數(shù)量不足，尤其是專(zhuān)業(yè)性的技術(shù)人員，數(shù)量極其缺少。隨著高校檔案管理的改革，檔案管理對(duì)現(xiàn)代化手段的要求越來(lái)越高，管理工作人員不能及時(shí)應(yīng)用新技術(shù)進(jìn)行對(duì)檔案管理建設(shè)的新方法，檔案管理工作人員對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀仍不是十分明確和了解，專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握的熟練程度仍有所偏差，創(chuàng)新性的檔案管理方案不能夠及時(shí)提出，這些問(wèn)題都是十分現(xiàn)實(shí)性的存在，尤其對(duì)檔案管理發(fā)展進(jìn)行深層次研究時(shí)，所需要的檔案管理人才數(shù)量十分龐大，但是有這種質(zhì)量水平的工作人員十分稀少。檔案人員的素質(zhì)上的高低也會(huì)影響檔案建設(shè)的發(fā)展。

（四）檔案管理方式過(guò)于落后

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平的不斷提高，在檔案管理方面對(duì)信息技術(shù)水平的運(yùn)用也不斷提高。但是檔案管理方式還處于舊的形式，對(duì)信息技術(shù)上的應(yīng)用仍存在少數(shù)，大多數(shù)的檔案管理方式還處于落后狀態(tài)。目前仍有許多高校采取傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，這種方式的效率越來(lái)越低下，取得的效果也不是十分明顯，這種傳統(tǒng)的方式不適應(yīng)新時(shí)代信息化的水平。應(yīng)該及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代信息的技術(shù)手段。盡管有的學(xué)校采用了新的現(xiàn)代化技術(shù)，但是由于這些技術(shù)僅僅應(yīng)用于簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：沒(méi)有進(jìn)行高水平的數(shù)字化管理模式，就會(huì)影響高校檔案建設(shè)的開(kāi)發(fā)的利用。

二、改善的措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

高效的檔案管理工作是高校工作中必不可少的一部分，高校必須清楚地認(rèn)識(shí)到高校檔案資源建設(shè)對(duì)高校信息的支持，要加強(qiáng)高校檔案管理的力度，學(xué)校要為檔案管理工作提供有利條件來(lái)支持檔案管理工作的開(kāi)展，工作人員要重視檔案管理工作的建設(shè)，應(yīng)該積極重視檔案管理工作，為形成良好嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣諊峁┗A(chǔ)。為做好高校的檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。

（二）完善檔案管理工作機(jī)制

檔案管理工作涉及的部門(mén)眾多，所涉及的內(nèi)容也十分廣泛，為此高校必須建立健全的檔案全力工作機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)和要個(gè)的管理，集中加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、管理方面程序的制度的管理，用制度上的創(chuàng)新規(guī)范來(lái)積極加強(qiáng)和引導(dǎo)檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)檔案管理工作水平的不斷提高。尤其是在檔案關(guān)機(jī)的信息化建設(shè)上，必須加大力度為實(shí)現(xiàn)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化做出良好的模范作用，奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）提高人員素質(zhì)的建設(shè)

檔案管理工作人員的素質(zhì)水平的高低在一定程度上影響著檔案管理工作的建設(shè)。為此高校應(yīng)該通過(guò)各種形式和途徑來(lái)提高高校檔案工作人員的素質(zhì)。要想提高高校檔案管理工作人員的素質(zhì)，首先要健全人員的管理機(jī)制，建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。學(xué)校的檔案管理部門(mén)應(yīng)該配備國(guó)家規(guī)定的高素質(zhì)的檔案管理中作人員，來(lái)確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。要在基層的工作人員中提高工作人員的素質(zhì)，要個(gè)規(guī)范檔案工作，確保基層檔案工作的順利實(shí)施。

（四）進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案工作的信息化水平

新時(shí)期高校對(duì)檔案建設(shè)的要求越來(lái)越嚴(yán)格，尤其在檔案建設(shè)的信息化方面。要想提高高校的檔案管理水平就應(yīng)該提高高校檔案管理的信息化的水平，學(xué)校應(yīng)該積極改善檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，以電子檔案的管理和歸納作為重點(diǎn)的檔案管理工作。要根據(jù)新形勢(shì)的要求，積極改進(jìn)管理方式。