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基于體裁的英文會(huì)議紀(jì)要的文本分析

2015-12-27 05:13:56于大偉翟麗麗韓丹丹綏化學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院黑龍江綏化152000
綏化學(xué)院學(xué)報(bào) 2015年11期
關(guān)鍵詞:語(yǔ)步會(huì)議紀(jì)要體裁

于大偉 翟麗麗 韓丹丹 趙 奇 李 婧(綏化學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 黑龍江綏化 152000)

基于體裁的英文會(huì)議紀(jì)要的文本分析

于大偉 翟麗麗 韓丹丹 趙 奇 李 婧
(綏化學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 黑龍江綏化 152000)

筆者以英、美兩國(guó)企業(yè)及非贏利性機(jī)構(gòu)網(wǎng)站上100篇已被公開(kāi)的、真實(shí)的英文會(huì)議紀(jì)要語(yǔ)料作為研究對(duì)象,運(yùn)用體裁及體裁分析理論,對(duì)其進(jìn)行描述性和解釋性的研究,得出分析會(huì)議紀(jì)要的交際目的,并據(jù)此構(gòu)劃出其語(yǔ)步結(jié)構(gòu)、確定其語(yǔ)步順序。

英文會(huì)議紀(jì)要;體裁;體裁分析;語(yǔ)步結(jié)構(gòu)

一、體裁及體裁分析理論

(一)體裁的界定。體裁一詞在朗文當(dāng)代英語(yǔ)詞典中被定義為“a class of works art,literature,or music marked by a particular style,form,or subject”。[1](P178)體裁源自拉丁詞匯“genus”,一直以來(lái)人們對(duì)它的解讀都充滿著很大的爭(zhēng)議。從亞里士多德開(kāi)始,很多學(xué)者對(duì)體裁的概念都做出了定義。福勒(Fowler)認(rèn)為體裁是“makingup a familywhose septsand individualmembersare related in variousways,withoutnecessarily havingany single featureshared in common by all”[2](P156-158)。在修辭學(xué)方面,米勒把體裁的概念界定為“typified rhetorical actionsbased in recurrentsituations”[3]??死姿梗↘ress)首次使用了“體裁”這個(gè)術(shù)語(yǔ)。他把話語(yǔ)類型和“社會(huì)場(chǎng)景”(social occasion)聯(lián)系起來(lái)。[4](P156-158)體裁是文本約定俗成的形式,具有特定的意義,源于社會(huì)場(chǎng)景的功能、目的和意義;同時(shí)話語(yǔ)類型也“表達(dá)”(encode)了這些功能、目的和意義。

近年來(lái),對(duì)于體裁研究的廣度和深度在不斷地?cái)U(kuò)展,其中最具有代表性的人物為俄羅斯社會(huì)語(yǔ)言學(xué)家巴赫金(Bakhtin),他將文學(xué)上的體裁概念擴(kuò)大到非文學(xué)領(lǐng)域。[5](P124)并且他使用了“言語(yǔ)類型”(speech genre)這個(gè)表述,把言語(yǔ)類型和人類活動(dòng)的領(lǐng)域聯(lián)系起來(lái)。

密歇根大學(xué)語(yǔ)言學(xué)教授斯維爾斯(Swales,J.M.)對(duì)體裁從文學(xué)和修辭研究領(lǐng)域向其它領(lǐng)域借用和發(fā)展的過(guò)程進(jìn)行了詳細(xì)的描述。在Genre Analysis—English in academic and research settings一書(shū)中對(duì)體裁作了詳盡的解釋。ESP學(xué)派的另一位代表人物是巴蒂亞(Bhatia,V.K.),他在斯維爾斯的基礎(chǔ)上對(duì)體裁及其特征做以進(jìn)一步發(fā)展。他把體裁與社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、語(yǔ)言學(xué)結(jié)合起來(lái),共同分析專業(yè)和學(xué)術(shù)文本構(gòu)建、理解的問(wèn)題。在其著作 Analyzing Genre:Language Use in ProfessionalSettings中對(duì)體裁概念的界定體現(xiàn)了他的這個(gè)思想。

(二)體裁分析理論。第一位在體裁分析方面取得成就的是斯維爾斯,他提出了著名的Create a research space(CARS)模式,即“創(chuàng)建研究空間”模式。他用CARS模式分析了文章的引言部分。同時(shí),在對(duì)主要學(xué)術(shù)期刊中的論文進(jìn)行了大量的研究之后,他把學(xué)術(shù)科研論文的寫(xiě)作步驟分為五個(gè)主要部分:引言(introductions)、方法(methods)、結(jié)果(results)、討論(discussions)和總結(jié)(conclusions)。并在研究中發(fā)現(xiàn)幾乎所有學(xué)術(shù)科研論文的引言部分都存在著語(yǔ)步(move)和步驟(step)。他認(rèn)為,語(yǔ)步是與作者目的和交際內(nèi)容相互關(guān)聯(lián)的一個(gè)單位,步驟則是語(yǔ)步的下一級(jí)單位,它為作者在設(shè)置語(yǔ)步方面提供了更多的方法。

在斯維爾斯(Swales)的研究基礎(chǔ)上,巴蒂亞總結(jié)了體裁分析發(fā)展的四個(gè)階段,即“語(yǔ)域分析”(registeranalysis),“語(yǔ)法-修辭分析”(grammatical-rhetorical),“互動(dòng)分析”(interactional analysis),“話語(yǔ)類型分析”(genreanalysis)。[6](63-65)

二、英文會(huì)議紀(jì)要的相關(guān)研究

(一)尼克拉斯(Nicholas)對(duì)于英文會(huì)議紀(jì)要的表層分析尼克拉斯(1998)對(duì)904份英文會(huì)議紀(jì)要做出了定量分析,得出如下結(jié)論:45%的會(huì)議為公司員工會(huì)議,74%的會(huì)議在公司會(huì)議室中進(jìn)行。另外,大多數(shù)會(huì)議在中午11點(diǎn)舉行,會(huì)議時(shí)間通常持續(xù)一個(gè)或一個(gè)半小時(shí),63%的會(huì)議沒(méi)有詳細(xì)的手寫(xiě)記錄。他認(rèn)為在英文會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)過(guò)程中要注意時(shí)態(tài)和時(shí)間狀語(yǔ)的變化。同時(shí),總結(jié)出了會(huì)議紀(jì)要常用的搭配。

尼克拉斯對(duì)英文會(huì)議紀(jì)要的這些結(jié)論無(wú)一例外的都是涉及到了研究的表層部分,并沒(méi)有從深層部分對(duì)語(yǔ)言的選擇進(jìn)行解釋。

(二)楊藹瑩對(duì)于英文會(huì)議紀(jì)要的體裁分析。楊藹瑩(2006)曾經(jīng)應(yīng)用巴蒂亞(1993)的語(yǔ)步分析方法對(duì)三十份真實(shí)的英文會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行了分析。通過(guò)分析得出了英文會(huì)議紀(jì)要的主要語(yǔ)步:開(kāi)始(opening)、會(huì)議參與者名單(participants listofmembers)、對(duì)于上次會(huì)議的回顧(approvalof previous meetingminutes)、會(huì)議參與者發(fā)言(reportsbymembers)、下次會(huì)議的計(jì)劃(schedule ofnextmeeting)和結(jié)束(closure)共六個(gè)步驟。

她在進(jìn)行分析時(shí),應(yīng)用的軟件是textanalysis tool。這款軟件可以分辨詞匯密度、句子平均長(zhǎng)度和詞語(yǔ)頻率等。最后,她還把英文會(huì)議紀(jì)要這一體裁與文化結(jié)合起來(lái)。但是,她并未解釋這一體裁為何應(yīng)用到英文會(huì)議紀(jì)要上面。同時(shí),那些實(shí)現(xiàn)會(huì)議交際目的的策略也未被提及。

三、研究設(shè)計(jì)

(一)數(shù)據(jù)收集。本文所采用的語(yǔ)料均來(lái)英美國(guó)家的公司及其他非贏利性組織,因?yàn)橛?、美兩?guó)是世界上以英語(yǔ)為母語(yǔ)的國(guó)家中最有影響力和代表性的,所以在獲取語(yǔ)料的時(shí)候,主要選取的是英、美兩國(guó)的會(huì)議紀(jì)要。形符共有324500個(gè),平均字?jǐn)?shù)為3245。

筆者對(duì)語(yǔ)料進(jìn)行選取時(shí)主要遵循以下原則:

1.語(yǔ)料的代表性:系統(tǒng)的選擇了資源和文本。所選取的語(yǔ)料主要來(lái)自食品加工業(yè)、手工業(yè)、電信業(yè)。這些語(yǔ)料來(lái)自不同的語(yǔ)言環(huán)境,涵蓋范圍較廣。

2.語(yǔ)料的可信性:可信性指的是假定的讀者對(duì)特定的刊物或出版物的贊譽(yù)。筆者采用的語(yǔ)料所出自2014年《財(cái)富》所評(píng)選出的世界500強(qiáng)企業(yè),這些企業(yè)都是世界知名,且享有較高贊譽(yù)的。

3.語(yǔ)料的真實(shí)性:語(yǔ)料的真實(shí)性是指語(yǔ)料來(lái)源的可靠、準(zhǔn)確。筆者所采用的語(yǔ)料來(lái)自相關(guān)企業(yè)的官方網(wǎng)站。同時(shí),這些語(yǔ)料均是來(lái)自英、美國(guó)家,避免了不必要的翻譯造成的文本失準(zhǔn)的現(xiàn)象。

(二)分析工具。隨著計(jì)算機(jī)軟件、硬件性能的提高和個(gè)人計(jì)算機(jī)的普及,多種語(yǔ)料庫(kù)相關(guān)的商業(yè)軟件工具和免費(fèi)軟件工具應(yīng)運(yùn)而生。掌握這些工具對(duì)能否回答研究問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)應(yīng)用目的至關(guān)重要。在建庫(kù)階段,作者應(yīng)用的軟件是TreeTagger for Windows(MultilingualVersion)(基于德國(guó)斯圖加特大學(xué)的Tree Tagger),這是一款免費(fèi)的多語(yǔ)言自動(dòng)詞性賦碼軟件。在數(shù)據(jù)提取階段,筆者應(yīng)用的語(yǔ)料庫(kù)語(yǔ)言學(xué)分析軟件是Antconc,它是由日本學(xué)者勞倫斯·安東尼(LaurenceAnthony)開(kāi)發(fā)。這是一款操作相對(duì)容易,并且逐漸被大家所接受的分析工具。

(三)研究步驟。香港理工大學(xué)學(xué)者Jane Lung(2008)提出了著名的典型話語(yǔ)事例層級(jí)模式(Model of typical discursive hierarchicalpattern of cases),這也是筆者分析100篇英文會(huì)議紀(jì)要時(shí)所采用的主要模式。他指出大多數(shù)典型話語(yǔ)層級(jí)的案例在一般情況下包含以下五個(gè)步驟。

步驟1.背景信息(Opening Paragraph and/or Background Information)。這一部分涉及案例分析的背景信息,這樣可以使讀者更進(jìn)一步的了解案例大致情況。這些背景信息主要包括:情境、時(shí)間、地點(diǎn)及參與人。

步驟 2.特定問(wèn)題 (Specific Problem and/or Specific Situation)。這一部分主要是指某些特定問(wèn)題的討論,它包括參與人在語(yǔ)境下所做的事項(xiàng)、誰(shuí)為這些情境承擔(dān)責(zé)任及承擔(dān)何種責(zé)任。

步驟3.數(shù)據(jù)介紹(Presentation ofData)。在這一步驟中,主要涉及到對(duì)案例的資料搜集情況做出簡(jiǎn)要介紹。

步驟4.數(shù)據(jù)分析(Data Process)。主要是對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行分析、整理、做出推理和假設(shè),并且確立語(yǔ)步。

步驟5.結(jié)論(Closing)。對(duì)上述研究做出總結(jié),并且提出建議。

四、研究結(jié)果與討論

(一)會(huì)議紀(jì)要的交際目的。英文會(huì)議紀(jì)要有一系列的交際目的,這些交際目的由會(huì)議紀(jì)錄員和讀者共同識(shí)別和完成。

首先,每個(gè)英文會(huì)議紀(jì)要的目的都是告知讀者會(huì)上所討論的內(nèi)容、在會(huì)議進(jìn)程中參會(huì)者所達(dá)成的共識(shí)、他們之間的分歧、做出何種決議、即將采取的措施、哪些人對(duì)所采取的措施負(fù)責(zé)、何時(shí)實(shí)施、相關(guān)工作的進(jìn)展情況、企業(yè)的資金流向等情況。所以,對(duì)于那些由于種種原因不能參加會(huì)議的人而言,他們可以把會(huì)議紀(jì)要作為參考來(lái)了解會(huì)議的大致進(jìn)程。

其次,英文會(huì)議紀(jì)要的第二個(gè)交際目的是授予公司下屬權(quán)力。會(huì)議紀(jì)要作為一種正式的、法律性文件,可以明確地反應(yīng)出相關(guān)的人員對(duì)參會(huì)者所做出的決議是否被執(zhí)行、擱置、以及對(duì)會(huì)議出席和缺席人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、表決時(shí)是否符合法定人數(shù)、對(duì)于決議、項(xiàng)目實(shí)施等情況。上述條目在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐淖饔每赡芎苄?,甚至可以說(shuō)是微忽其微的。但是,在會(huì)后的很長(zhǎng)一段時(shí)間,它們將成了一個(gè)持久的、官方的法律文件,也可以解決今后出現(xiàn)的問(wèn)題等。在某種程度上,會(huì)議紀(jì)要可以作為授予公司相關(guān)人員權(quán)力的文件。

(二)會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)步結(jié)構(gòu)。會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)是由它的語(yǔ)步?jīng)Q定的:語(yǔ)步是文本上的功能片段,它們可以重復(fù)性的出現(xiàn)在給定的言語(yǔ)社區(qū)來(lái)達(dá)成文本的目的。它們的存在或者缺失從本質(zhì)上決定會(huì)議紀(jì)要這一體裁的本質(zhì)。同時(shí),這些語(yǔ)步的出現(xiàn)使會(huì)議紀(jì)要具有了清晰的、可辨識(shí)的體裁結(jié)構(gòu)。筆者在對(duì)來(lái)自英美兩國(guó)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行分析后得出這一體裁的語(yǔ)步(見(jiàn)表1)。

表1 會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)步結(jié)構(gòu)

由上表可知,會(huì)議紀(jì)要由10個(gè)語(yǔ)步組成,每一個(gè)語(yǔ)步都是對(duì)這一部分內(nèi)容的高度概括。其中語(yǔ)步3包含兩個(gè)子語(yǔ)步:遵守會(huì)議秩序(call to order)與致開(kāi)幕詞(opening remarks)。語(yǔ)步5包含兩個(gè)子語(yǔ)步,即修改(amendments)和簽字同意(signing approval)。語(yǔ)步8包含三個(gè)子語(yǔ)步:討論項(xiàng)目(discussion items)、決定項(xiàng)目(decision items)和實(shí)施項(xiàng)目(action items)。

筆者根據(jù)體裁及體裁分析理論,對(duì)100篇英文會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行分析,包括語(yǔ)步及子語(yǔ)步出現(xiàn)的數(shù)量及頻率(見(jiàn)表2)。

表2 會(huì)議紀(jì)要語(yǔ)步數(shù)量及比率

由上表可知,英文會(huì)議紀(jì)常用的語(yǔ)步有:標(biāo)題、參會(huì)者出席情況、傳閱、介紹、會(huì)前討論事項(xiàng)、相關(guān)事項(xiàng)、報(bào)告、會(huì)議主要議項(xiàng)、其他事項(xiàng)、結(jié)束。其中,語(yǔ)步1、2、4、7、8、10,即標(biāo)題、與會(huì)人員出席情況、介紹、報(bào)告、會(huì)議主要議項(xiàng)、結(jié)束在會(huì)議紀(jì)要中出現(xiàn)的比例是100%,也就是英文會(huì)議紀(jì)要的必要成分,即必選語(yǔ)步。

下面筆者就每一篇會(huì)議紀(jì)要中的語(yǔ)步數(shù)量做一個(gè)縱向的對(duì)比分析,目的是查看每一篇會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)步數(shù)量分布情況(見(jiàn)表3)。

表3 會(huì)議紀(jì)要語(yǔ)步出現(xiàn)頻率分布表

根據(jù)表3中的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),英文會(huì)議紀(jì)要一般包含有6到9個(gè)語(yǔ)步不等,也就是在必選語(yǔ)步的基礎(chǔ)上,每個(gè)公司會(huì)根據(jù)會(huì)議不同的特點(diǎn)以及領(lǐng)域的差別,對(duì)英文會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)步有所取舍,以完成交際目的。所以,可選語(yǔ)步也起著十分重要的作用。在表2中,筆者發(fā)現(xiàn)還有一些出現(xiàn)頻率極高的語(yǔ)步也可作為書(shū)寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要時(shí)的參考標(biāo)準(zhǔn),把出現(xiàn)頻率較高的語(yǔ)步,叫做“高頻語(yǔ)步”。筆者根據(jù)它們的出現(xiàn)頻率,把“會(huì)前討論事項(xiàng)”“其他事項(xiàng)”確定為高頻語(yǔ)步。除了這些高頻語(yǔ)步外,會(huì)議紀(jì)要中的“傳閱”和“相關(guān)事項(xiàng)”語(yǔ)步出現(xiàn)的頻率雖然不高,但是它們必定能從某個(gè)方面在會(huì)議紀(jì)要中起著重要作用,筆者把這樣的語(yǔ)步稱為“特色語(yǔ)步”。

筆者在對(duì)會(huì)議紀(jì)要的必選語(yǔ)步和可選語(yǔ)步進(jìn)行分析,并對(duì)可選語(yǔ)步中的高頻語(yǔ)步和特色語(yǔ)步進(jìn)行了劃分后。為了進(jìn)一步對(duì)會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)步進(jìn)行深入了解,對(duì)其語(yǔ)步數(shù)量及平均語(yǔ)步進(jìn)行了分析(見(jiàn)表4)。

表4 會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)步數(shù)量分析表

平均數(shù)的計(jì)算時(shí)發(fā)現(xiàn),最少的語(yǔ)步為6個(gè),最多的語(yǔ)步為9個(gè),平均語(yǔ)步為7.18。結(jié)合會(huì)議紀(jì)要語(yǔ)步分布情況的數(shù)據(jù),52%的文章都運(yùn)用7個(gè)語(yǔ)步,而這7個(gè)語(yǔ)步中,有6個(gè)是筆者分析得出的可選語(yǔ)步,另外一個(gè)可選語(yǔ)步則是依據(jù)行業(yè)特點(diǎn)、會(huì)議具體情況而定。

通過(guò)以上分析,可以使我們對(duì)英文會(huì)議紀(jì)要這一體裁的語(yǔ)步結(jié)構(gòu)有了初步認(rèn)識(shí),為會(huì)議紀(jì)錄員和商務(wù)英語(yǔ)教師提供一些參考。教師可以根據(jù)英文會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)步特征對(duì)學(xué)生進(jìn)行指導(dǎo),幫助學(xué)生識(shí)別不同的語(yǔ)步,并且掌握其功能。

[1]薩默斯.朗文當(dāng)代英語(yǔ)大辭典[M].北京:商務(wù)印書(shū)館, 2005.

[2]Paltridge,B.Genre,text type,and the language learning classroom[M].ELT Journal,1997.

[3]Miller,C.Genre as Social Action[J].Quarterly Journalof Speech,1984.

[4]Kress,G.Edition Linguistic.processes in sociocultural practice[M].Oxford:Oxford University Press,1989.

[5]嚴(yán)明.大學(xué)專門(mén)用途英語(yǔ)教學(xué)理論與實(shí)踐研究[M].哈爾濱:黑龍江大學(xué)出版社,2008.

[6]Bhatia,V.K.Analyzinggenre:Languageuseinprofessional settings[M].LongmanGroup Ltd,1993.

[責(zé)任編輯 靳開(kāi)宇]

H315

A

2095-0438(2015)11-0064-03

2015-05-22

于大偉(1982-),男,蒙古族,黑龍江綏化人,綏化學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院講師,黑龍江大學(xué)外國(guó)語(yǔ)言學(xué)及應(yīng)用語(yǔ)言學(xué)碩士

研究生,研究方向:特殊目的英語(yǔ)。

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