摘 要：加強醫(yī)院電子檔案的管理和利用，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，及醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。文章結合目前?？齐娮訖n案的管理工作，分析了工作中存在的問題，并提出了一些針對性的解決措施。

關鍵詞：檔案；管理；數(shù)字化；醫(yī)院

隨著數(shù)字信息化的快速發(fā)展，越來越多人意識到檔案的數(shù)字化建設在檔案的管理中所發(fā)揮的重要作用。計算機技術與通信技術相結合產(chǎn)生了新的信息技術產(chǎn)業(yè)，過去用油墨、照片、公文以及圖書、影像、文獻資料、醫(yī)療信息等，都通過電子計算機對其進行管理，由此而產(chǎn)生了電子文件。對檔案數(shù)字化并及時的收集、歸檔，使之得到長期保存，便形成了電子檔案。因此，電子檔案的管理給醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，成為目前醫(yī)院檔案數(shù)字化建設的重要內容。本文通過5年來在烏魯木齊市口腔醫(yī)院從事電子檔案工作的經(jīng)驗與體會，淺析醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)狀、問題，對做好檔案管理的提出對策。

1 專科醫(yī)院電子檔案的管理現(xiàn)狀

隨著電子信息技術在醫(yī)院的普及和醫(yī)院辦公自動化日趨完善，電子文件在醫(yī)院日常工作 中占據(jù)越來越大的比重，醫(yī)院電子檔案應運而生，給醫(yī)院檔案工作帶來新的生機與活力。我院是一所集醫(yī)療、教學、科研于一體的綜合性三級?？漆t(yī)院，自2006年以來，我院逐步推行HIS系統(tǒng)、電子病歷病案系統(tǒng)和財務管理系統(tǒng)等電子信息系統(tǒng)，這極大地方便了醫(yī)院工作的開展，在此過程中醫(yī)院檔案工作者也摸索和建立起一套較為完善的電子檔案管理經(jīng)驗。

1.1 電子檔案不能取代紙質檔案

在醫(yī)院的日常工作中，文件都是通過電子文件的形式記錄，并在各個部門之間傳遞，這樣使得醫(yī)院的工作效率大大提高了。但是通常在電子文件流轉完畢時，都還需要紙質版就行分類并保存。這種情況，就出現(xiàn)電子文件與紙質文檔同時被保存，浪費了醫(yī)院的資源，妨礙了檔案數(shù)字化建設。因此，電子檔案只是紙質檔案生成、運轉過程中產(chǎn)生的一個附屬品，沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質檔案的存在。

1.2 電子檔案缺乏安全性

電子檔案室通過計算機對文件就行收集、篩選、分類并進行存儲，都是以電子文件形式收集，然后將其存儲于硬盤或計算機上。這種存儲形式雖然方便了人們獲取檔案信息，同時也存在巨大的安全隱患，例如：檔案信息被篡改或者竊取、檔案資料出現(xiàn)丟失、計算機設備出現(xiàn)故障等。

1.3 電子檔案不鑒定，真?zhèn)坞y辨別

由于電子檔案歸檔極為方便，在日常工作中就容易疏忽了鑒定工作，所有的電子文檔被存檔，一些可以不保存的文檔也被保存下來，這樣使得單子文檔價值和重要性良莠不齊。給電子檔案歸檔的管理帶來了諸多不便。

1.4 領導重視程度不夠、基礎設施不齊全

目前醫(yī)院的管理模式，醫(yī)院領導僅注重與醫(yī)院發(fā)展相關的醫(yī)療質量與技術的發(fā)展、醫(yī)療技術人才的培養(yǎng)與學科建設的發(fā)展，從而忽視了檔案管理在醫(yī)院管理工作中作用和為未來規(guī)劃。絕大多數(shù)領導都認為只要有紙質的文件即可，而無需做成電子的檔案予以管理。對待醫(yī)院檔案管理工作抱著完成上級部門檢查就行的心態(tài)，因此，不僅無法激起檔案管理人員的工作積極性。在嚴重落后于其他行業(yè)，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作也無法有所提高。同時醫(yī)院檔案電子化的基礎設施也不夠完備，缺少電子檔案建設中所需要的檔案管理軟件、刻錄機、掃描儀、服務器、存儲等先進設備，不利于電子檔案的長期保存。

1.5 醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善

檔案數(shù)字化建設是隨著信息化的不斷發(fā)發(fā)展而產(chǎn)生的新事物，對其可能出現(xiàn)的新問題還不能準確定位，這種情況下，電子檔案管理制度的制度出現(xiàn)了很多問題，許多醫(yī)院還是紙質檔案的管理制度。許多醫(yī)院沒有制訂電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀相配套的管理制度，更沒有把電子檔案的各工作環(huán)節(jié)納入到職能科室和檔案部門管理程序中來，致使職能部門與檔案室之間缺乏必要的協(xié)調，各自獨立地進行著電子文件的管理工作，很大程度上制約了醫(yī)院電子檔案的發(fā)展和醫(yī)院信息管理整體水平的提高。

1.6 電子檔案管理人員綜合素質較低，電子檔案管理工作質量差

在紙質檔案時代，醫(yī)院檔案工作者除了要具備檔案專業(yè)知識外，熟識醫(yī)院科學研究是其基本素質之一。而進入電子檔案時代后，要求醫(yī)院電子檔案工作者除了具備傳統(tǒng)檔案管理所要求的外，還必須熟練掌握運用計算機操作技術、信息網(wǎng)絡技術，否則將無法介入電子文件的形成與保管，也不可能維護電子檔案的完整與安全，對危害電子檔案的諸多因素進行有效防范。

2 推進?？漆t(yī)院檔案數(shù)字化建設的策略

為應對醫(yī)院檔案管理存在的不足，更好適應檔案數(shù)字化建設需要，根據(jù)存在的問題，結合實際工作需要，今后應該采取以下改進和完善對策。

2.1 提高領導對檔案工作的重視程度，大力建設電子檔案

提高領導對檔案工作的重視程度，以及上級主管部門對電子檔案的重視。醫(yī)院領導人的管理重點和方向直接決定了檔案管理工作。要讓領導重視醫(yī)院檔案工作，尤其是檔案數(shù)字化建設工作，就需要將電子檔案工作列入領導的日常管理工作。

2.2 完善電子檔案的規(guī)章制度，建立質量管理標準

為有效規(guī)范醫(yī)學檔案管理各項工作，結合檔案工作的具體需求，需制定健全完善的規(guī)章制度，推動電子檔案管理的制度化和規(guī)范化是十分有必要的。要結合醫(yī)學檔案管理工作，具體制度制定時，參照檔案法、醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理條例，結合本醫(yī)院實際情況，健全各項制度，有效規(guī)范醫(yī)學檔案管理整個工作流程。同時，隨著新問題的出現(xiàn)，要根據(jù)情況調整完善管理規(guī)章制度，從而更好適應實際情況的變化。建立嚴格的管理責任制，明確相關工作人員職責，促進醫(yī)學檔案管理工作水平提高。

建立質量管理標準，結合醫(yī)院具體情況將電子文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作納入相關人員的崗位責任制中。電子文件歸檔范圍可以參照有關紙質文件的歸檔范圍，劃定保管期限，明確電子文件類型，讓形成電子文件的部門和相關人員了解文件類型和歸檔范圍，形成的電子文件及時備份，避免電子文件被隨意刪除。電子文件的真實性是指文件內容、結構和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移后依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致。定稿后的電子文件實行會簽，將簽發(fā)人、撰稿人、打印人的名字輸入在每份文件的最后一行，確保文件的真實性。電子文件的完整性是電子文件價值的重要保障。電子文件的完整性是指每一份文件的內容、結構和背景信息沒有缺失。在電子文件收集和積累過程中應當將重要文件的主要修改過程與電子文件一并保留。形成部門應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程管理，保證管理工作的連續(xù)性和電子檔案的質量，確保其信息的真實性和完整性，電子文件一旦形成，立即交檔案部門歸檔。

2.3 加強人才培訓，提高管理隊伍素質

加強醫(yī)學檔案管理人才隊伍建設，提高檔案管理人員綜合素質，是醫(yī)學檔案管理工作順利開展基礎。加強人員的管理專業(yè)、計算機應用技術的培訓，或者引進相關專業(yè)人才，充實檔案管理工作的人才隊伍。加強管理規(guī)章制度、檔案查詢和利用流程、數(shù)字化管理、計算機技術操作等方面培訓，促進相關人員業(yè)務技能提升，從而使其能夠提供更好的服務。激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，努力做好自己的每項工作。提高責任心，增強服務意識和服務水平，更好適應醫(yī)學檔案管理需要。

2.4 確保數(shù)字檔案的安全

加大數(shù)字檔案的基礎性建設，確保數(shù)字檔案的安全。首先提高思想認識，重視醫(yī)學數(shù)字檔案安全管理工作。其次建立健全的管理規(guī)章制度，對電子檔案制作歸檔、保管、查詢、利用等各流程都要制定切實可行的規(guī)章制度，確保電子檔案安全。提高殺毒技術、防火墻技術應用，避免病毒及黑客侵襲攻擊，保障檔案信息完整安全。為更好保護電子檔案，還要采用數(shù)字簽名、密鑰、數(shù)字認證等措施，對訪問電子檔案的人員加強管理，避免數(shù)據(jù)資料被篡改和丟失，從而實現(xiàn)計算機技術對電子檔案信息安全的有效保護。做好電子檔案備份工作，定期進行檢測和維護，避免數(shù)據(jù)丟失，確保檔案信息資料的安全可靠。

2.5 加強電子檔案的保存管理

電子檔案應存放注意防磁保護，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性。由于電子檔案載體與傳統(tǒng)紙質載體不同，要求存放在有控溫、調濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強震、防病毒設施的環(huán)境下。還要特別注意對電子檔案進行定期檢測和備份。傳統(tǒng)的紙質檔案都是在文件辦結后在一年內歸檔。電子文件則是全程管理和集成化管理的原則，以功能完善的計算機管理系統(tǒng)和國家相關的電子文件管理的規(guī)范為依托，對各種類型的電子文件從產(chǎn)生開始就實行檔案化管理，將電子文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實性、完整性及長久保存和有效利用。

3 結束語

檔案的數(shù)字化建設對于傳統(tǒng)的檔案管理模式，既是一種機遇又是一種挑戰(zhàn)。醫(yī)院需要結合社會發(fā)展趨勢及醫(yī)院自身的實際情況和特點，對傳統(tǒng)檔案管理模式進行改革創(chuàng)新，引進先進檔案管理技術和全方位服務意識，來促進醫(yī)院檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展。作為醫(yī)院檔案工作人員，在醫(yī)學檔案日常管理工作中，應該充分認識到存在的不足與問題，并結合具體工作需要，從制度、人員等方面采取完善針對措施，從而提高醫(yī)學檔案管理水平，為醫(yī)院各項工作的開展提供有力支持。

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作者簡介

許珊珊（1984-），女，新疆烏魯木齊市，漢族，初級，本科，研究方向：檔案。