汪小琴，段佳音

(安徽工業(yè)大學(xué) 學(xué)校辦公室，安徽 馬鞍山 243002)

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關(guān)于高校檔案綜合管理運(yùn)行機(jī)制的研究

汪小琴，段佳音

(安徽工業(yè)大學(xué) 學(xué)校辦公室，安徽 馬鞍山 243002)

隨著高校辦學(xué)歷史的演進(jìn)，辦學(xué)規(guī)模的拓展，高校檔案工作也在不斷發(fā)展，高校檔案館(室)職能不斷強(qiáng)化與拓展，高校檔案管理模式呈現(xiàn)多元化、綜合化，高校檔案管理手段逐漸法制化。

高校；檔案；職能；管理模式；管理手段

隨著高校辦學(xué)歷史的不斷演進(jìn)、辦學(xué)規(guī)模的快速拓展，高校檔案管理的內(nèi)涵與外延也不斷拓展和延伸，無(wú)論是館藏類別與內(nèi)容、管理職能與模式，還是服務(wù)體系和手段都日益綜合化、社會(huì)化。高校檔案綜合管理運(yùn)行機(jī)制的構(gòu)建與完善無(wú)疑已成為新時(shí)期高校檔案管理與研究的一項(xiàng)重要課題。在此，筆者以安徽省高校檔案管理為范例，以安徽工業(yè)大學(xué)為個(gè)案著重從以下三個(gè)方面進(jìn)行探究。

一、高校檔案館(室)職能的強(qiáng)化與拓展

1982年以前高校普遍只設(shè)文書檔案室。1987年原國(guó)家教委和國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見》，明確要求高校成立綜合檔案室或檔案館，綜合管理文書、科技檔案。1989年，原國(guó)家教委頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(即“6號(hào)令”)，要求建立集黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等十大類檔案為一體的集中統(tǒng)一管理體制。2008年教育部、國(guó)家檔案局頒布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱“27號(hào)令” )，將學(xué)生檔案、電子檔案納入高校檔案綜合管理范疇，將組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生等納入高校檔案機(jī)構(gòu)管理職責(zé)；進(jìn)一步強(qiáng)化高校檔案館(室)愛國(guó)主義教育基地和開設(shè)檔案選修課、舉辦檔案展覽等宣傳教育職能；進(jìn)一步明晰高校建立檔案館(室)的條件，并突出強(qiáng)調(diào)符合條件的高校建立檔案館(室)的重要性和必要性。

三十多年來(lái)，在教育主管部門和檔案行政管理部門的指引推動(dòng)下，高校檔案工作得到了長(zhǎng)足的發(fā)展。特別是“27號(hào)令”頒布實(shí)施以來(lái)，全國(guó)高校在組織保障方面，一些大學(xué)和新升格的本科院校陸續(xù)建立檔案館，高職高專學(xué)校紛紛建立健全綜合檔案室。檔案管理方面，在進(jìn)一步集中管理黨群、行政、外事、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、設(shè)備、出版、基建、財(cái)會(huì)十大類檔案的基礎(chǔ)上開始將學(xué)生檔案、人事檔案納入檔案館(室)進(jìn)行綜合管理，并將檔案信息化建設(shè)，電子檔案管理提上日程。在檔案宣傳教育方面，一些高校紛紛將校史館的籌建和管理納入檔案館建設(shè)與管理之中，校史、年鑒的編纂也紛紛納入高校的檔案館(室)的職責(zé)。在檔案信息服務(wù)方面，高校檔案館(室)不僅成了學(xué)校黨政管理、教學(xué)、科研等工作信息查考中心，而且也成了社會(huì)用人、認(rèn)證單位和廣大畢業(yè)生查證咨詢學(xué)籍等檔案信息的窗口。

綜觀高校檔案法制和實(shí)踐的發(fā)展演進(jìn)歷程，不難看出，隨著高校檔案工作的不斷發(fā)展，高校檔案館(室)職能也在不斷強(qiáng)化和拓展。其一，隨著高校檔案管理綜合化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，特別是學(xué)生檔案、干部人事檔案的全面納入，檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，電子檔案的全面接收管理，高校檔案機(jī)構(gòu)的綜合管理即行政管理協(xié)調(diào)職能日顯突出，既有全局性的整體規(guī)劃，各個(gè)層面的行政綜合協(xié)調(diào)，又有全面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督，更有數(shù)字校園、電子政務(wù)建設(shè)中的前端控制和后臺(tái)綜合管理及校務(wù)公開、現(xiàn)行文件的及時(shí)整合等。其二，集中、綜合管理全校十一乃至十二大類各類載體檔案的職責(zé)使高校檔案館(室)“存史”、“資治”的兩大基本職能不斷強(qiáng)化，高校檔案館(室)愈來(lái)愈成為高校原生信息收集、保管、提供利用的中心。其三，隨著廣大師生和社會(huì)對(duì)高校檔案利用需求的日漸增長(zhǎng)，高校檔案館(室)服務(wù)領(lǐng)域不斷拓展，檔案信息的開發(fā)利用任務(wù)日漸繁重，檔案服務(wù)快速上升為高校檔案館(室)核心職能。其四，隨著高校辦學(xué)歷史的不斷推進(jìn)，高校文化積淀的不斷加深，檔案陳列、校史展覽，校史館的籌建、開放等愈來(lái)愈成為高校檔案館(室)的重頭戲，高校檔案館(室)科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的特性不斷彰顯，高校檔案館(室)宣傳教育職能必然快速拓展開來(lái)。其五，隨著高校檔案工作規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化、綜合化管理進(jìn)程的日益推進(jìn)，為科學(xué)規(guī)劃指導(dǎo)全校檔案工作，不可回避有很多理論和業(yè)務(wù)問(wèn)題需要研究，新時(shí)期檔案理論業(yè)務(wù)研究也成為高校檔案館(室)不可忽視的職能。

以上所列職能“存史資治”是根本，“宣傳教育”、“服務(wù)”是核心，“研究”、“管理”是保障，通過(guò)研究才能更科學(xué)地管理，通過(guò)科學(xué)管理才能全方位地履行各項(xiàng)職能，而這些最終需要與其相匹配的檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)實(shí)施。所以，“27號(hào)令”特別突出新時(shí)期高校檔案館(室)的建立健全。

2009年《安徽省高校檔案管理實(shí)施辦法》頒布實(shí)施以來(lái)，繼安徽大學(xué)、安徽師范大學(xué)之后，安徽醫(yī)科大學(xué)、銅陵學(xué)院、阜陽(yáng)師范學(xué)院、滁州學(xué)院、皖西學(xué)院、安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)都已建立了處級(jí)建制的檔案館，較好地推動(dòng)了高校檔案工作的發(fā)展。然而全省100多所高校還有幾十所符合建館條件的大學(xué)、學(xué)院卻因?yàn)闄C(jī)構(gòu)編制限制等原因而仍然以隸屬學(xué)校黨政辦的檔案科室在履行新時(shí)期檔案機(jī)構(gòu)綜合管理職能，嚴(yán)重制約了新時(shí)期高校檔案工作的發(fā)展。

二、高校檔案管理模式的多元化、綜合化

高校管理的“十大類”檔案中的黨群、行政、外事、出版類檔案屬于文書檔案范疇，按自然年度收集歸檔；科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品檔案屬于科技檔案范疇，按結(jié)題或竣工年度收集歸檔；教學(xué)檔案屬于專業(yè)檔案范疇，按教學(xué)年度收集歸檔。它們的共性在于歸檔是文件與檔案，形成部門與檔案部門的分節(jié)點(diǎn)，完成文件運(yùn)轉(zhuǎn)程序移交歸檔后的材料經(jīng)檔案部門整理、編目、上架后，內(nèi)容與形式基本就以案卷為單位固定下來(lái)，剩下的就是安全保管和利用了。所以，傳統(tǒng)紙質(zhì)十大類檔案管理階段，高校檔案管理一直采用的是較為單一的分階段式管理模式：全校范圍內(nèi)建立檔案網(wǎng)絡(luò)，各部門配備兼職檔案員，積累、整理、移交歸檔材料，檔案館(室)接收、整理、保管、提供利用檔案。檔案部門與歸檔部門之間的主要聯(lián)系是材料形成積累、歸檔是否規(guī)范、齊全等方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系。

近年來(lái)，在高校內(nèi)部體制改革中，在數(shù)字校園建設(shè)中，為進(jìn)一步優(yōu)化資源配置，綜合、科學(xué)、安全管理學(xué)校檔案資源，一些高校開始將屬于人事檔案范疇的職工檔案、學(xué)生檔案和新型載體的電子檔案納入檔案館(室)管理。筆者所在的安徽工業(yè)大學(xué)先后于2000年、2004年就將人事檔案、學(xué)生檔案納入學(xué)校綜合檔案室管理。目前安徽省高校中還有安徽大學(xué)、安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)、宿州學(xué)院三所學(xué)校也已將學(xué)生檔案納入學(xué)校檔案館(室)管理；安徽理工大學(xué)、池州學(xué)院兩所學(xué)校也將職工檔案納入學(xué)校檔案館(室)管理。安徽大學(xué)已實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，全面接收管理電子檔案；安徽師范大學(xué)近年來(lái)每年專項(xiàng)投入館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。綜合管理學(xué)生檔案、電子檔案是高校及高校檔案工作發(fā)展的需要和必然趨勢(shì)，同時(shí)也是貫徹落實(shí)“27號(hào)令”的要核。總結(jié)交流幾年來(lái)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，研究剖析學(xué)生檔案、干部人事檔案、電子檔案特性，筆者認(rèn)為相對(duì)于適用于文書、科技檔案的分階段式的檔案管理模式，分工負(fù)責(zé)全程式協(xié)同管理的模式會(huì)更適合于人事檔案的管理，而前端介入和控制式的管理模式會(huì)更適合于電子檔案的管理。多元化的檔案管理模式愈來(lái)愈成為新時(shí)期高校檔案綜合管理運(yùn)行機(jī)制的鮮明特點(diǎn)。

(一)人事檔案管理模式

相對(duì)于文書、科技檔案，人事檔案具有鮮明的特點(diǎn)：一是動(dòng)態(tài)性強(qiáng)。每位職工從中學(xué)開始建檔，隨后檔隨人走，一直到死亡才轉(zhuǎn)至相應(yīng)單位的文書檔案。前后大約六七十年，正常情況，案卷材料是在不停地增加，特別是在職人員每年都有考核、工資等方面的材料進(jìn)檔。所以檔案部門與材料形成歸口部門(組織、人事部門)，材料與案卷之間沒有縱向的分節(jié)點(diǎn)，而是自始至終全程式的協(xié)作關(guān)系。二是機(jī)要性強(qiáng)。人事檔案是為人事管理部門管理、任用人員提供參考和憑證的，按照國(guó)家規(guī)定人事檔案必須按管理權(quán)限劃分管理范圍。所以，高校的科以上干部檔案的收集、歸檔、利用、轉(zhuǎn)遞由組織部歸口管理；一般職工檔案由人事處歸口管理；學(xué)生檔案由學(xué)生管理部門歸口管理。檔案材料的出入，檔案信息的查詢等需要?dú)w口部門審核。所以人事檔案收集、整理、鑒定、保管、提供利用等環(huán)節(jié)的工作需要檔案部門與歸口部門的分工協(xié)作才能完成。

鑒于此，安徽工業(yè)大學(xué)人事檔案實(shí)行組織部、人事處、校綜合檔案室分工協(xié)作、全程式協(xié)同管理的體制。其中，組織部、人事處按照干部人事檔案管理范圍與干部管理權(quán)限相一致的原則，分別明確專人負(fù)責(zé)科以上干部和其他人員人事檔案材料的收集、歸口審核，檔案轉(zhuǎn)遞和檔案日常調(diào)閱的審批等工作；校綜合檔案室安排專崗專人專職，單獨(dú)分室集中管理，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案的整理、保管、利用等具體環(huán)節(jié)的工作。經(jīng)過(guò)十四年的探索、實(shí)踐、改革與完善，著實(shí)優(yōu)化了資源配置，提高了學(xué)校人事檔案業(yè)務(wù)管理水平，早于2005年學(xué)校人事檔案管理就晉升國(guó)家一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。但如何有效發(fā)揮行政協(xié)調(diào)能力較弱的檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督查職能，建立人事檔案稽查制度，將人事檔案的審核常態(tài)化、源頭化仍需繼續(xù)探索和完善。

(二)學(xué)生檔案管理模式

學(xué)生檔案也屬于人事檔案的范疇，較之于職工的人事檔案還有著自身的特點(diǎn)：一是集中、突擊性。高校學(xué)生檔案主要包括高中檔案和大學(xué)檔案，其中大學(xué)檔案如學(xué)籍成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證均等到大學(xué)生畢業(yè)離校前一周左右才填制、打印出來(lái)，而畢業(yè)生檔案卻要搶在畢業(yè)生離校后一周左右轉(zhuǎn)遞。短短的兩周時(shí)間里要完成幾千名畢業(yè)生檔案的清點(diǎn)、裝袋、封裝、派遣，需要大量的人員集中突擊才能完成任務(wù)。二是分散、復(fù)雜性。由于高中檔案的轉(zhuǎn)遞規(guī)范缺失，機(jī)要、快遞、學(xué)生自帶多種方式并存，接收方有招生部門、學(xué)生管理部門、檔案部門，歸口不一。大學(xué)畢業(yè)生登記表一般由畢業(yè)班輔導(dǎo)員組織填制、收集、移交；學(xué)籍成績(jī)表一般由教務(wù)部門組織院系教學(xué)秘書打印、蓋章、移交；報(bào)到證、派遣信息卻由就業(yè)指導(dǎo)中心提供。區(qū)區(qū)幾項(xiàng)內(nèi)容卻來(lái)源、歸口于全校多個(gè)部門，涉及所有院系。材料收集、整理裝袋、派遣封裝、機(jī)要轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)一般卻由多個(gè)部門分工負(fù)責(zé)。另外退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、延期畢業(yè)學(xué)生檔案的及時(shí)調(diào)整，未就業(yè)學(xué)生檔案的緩發(fā)、寄存，遺留檔案的零星調(diào)檔和檔案去向信息的查詢等，工作任務(wù)繁重且與學(xué)生管理工作密切相關(guān)，其間的許多工作其實(shí)就是學(xué)生管理工作的范疇。

無(wú)論是集中突擊還是分散復(fù)雜都意味著學(xué)生檔案管理中分工協(xié)作、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的重要性。

“27號(hào)令”只是強(qiáng)調(diào)將學(xué)生檔案納入高校檔案機(jī)構(gòu)綜合管理，但如何管理，目前教學(xué)主管部門、檔案行政主管部門均未出臺(tái)相應(yīng)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，只能在實(shí)踐中不斷探索和完善。

安徽工業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案的管理實(shí)行學(xué)生工作處(組織新生檔案的收集歸檔)、大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心歸口管理(組織學(xué)生檔案的派遣、封裝)，各學(xué)院分工負(fù)責(zé)(畢業(yè)班輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集、整理、裝袋)，綜合檔案室集中保管、轉(zhuǎn)遞、查詢的模式。宿州學(xué)院實(shí)行的是綜合檔案室從收集、整理、封裝、轉(zhuǎn)遞一攬子管理的模式。前者檔案部門整理等業(yè)務(wù)工作量相對(duì)要少些，效率高，而各環(huán)節(jié)、各部門之間的協(xié)調(diào)要強(qiáng)些，難免權(quán)責(zé)不明。后者，檔案部門業(yè)務(wù)工作量大些，但權(quán)責(zé)分明。綜觀兩種模式，各有千秋，但都牽扯、分散了檔案館(室)大量的精力，過(guò)多地承擔(dān)了學(xué)生管理和服務(wù)環(huán)節(jié)的工作，過(guò)于偏移了檔案館(室)存史、資冶、檔案信息開發(fā)服務(wù)的基本、核心職能。

筆者認(rèn)為，學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)組織整理、派遣、轉(zhuǎn)遞事宜，檔案館(室)負(fù)責(zé)接收、管理遺留檔案和每年的學(xué)生檔案去向信息的接收、保管和查詢事宜的管理模式會(huì)更科學(xué)一些。

三、高校檔案管理手段的法制化

高校檔案事業(yè)經(jīng)過(guò)幾十年的建設(shè)和發(fā)展，已經(jīng)構(gòu)建了符合高校檔案特點(diǎn)的事業(yè)體系和法規(guī)體系。從宏觀規(guī)劃到微觀操作，從收集整理到提供利用，從分類方案到歸檔范圍等都有著明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這為高校檔案規(guī)范化建設(shè)與管理創(chuàng)設(shè)了良好的環(huán)境。

隨著館藏的普遍快速增長(zhǎng)(一般的大學(xué)每年都以千卷以上的速度遞增)，高校檔案館(室)職能的強(qiáng)化和拓展，每所高校應(yīng)建立健全自身的檔案規(guī)范體系，既有全局性的規(guī)劃，又要有具體的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，更要有明確的操作規(guī)程。通過(guò)文件實(shí)施、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立健全全校范圍內(nèi)的檔案網(wǎng)絡(luò)，真正實(shí)行部門立卷，有效實(shí)現(xiàn)從源頭控制，將檔案館(室)從傳幫帶式的業(yè)務(wù)管理中解脫出來(lái)，科學(xué)地履行各類職能。

[1]楊冬權(quán)在全國(guó)檔案局(館)長(zhǎng)會(huì)議上的講話[J].中國(guó)檔案，20l0(1):1．

[2]李天明.試論高校檔案館的主要功能及其實(shí)現(xiàn)[J].蘭臺(tái)世界,2006(4):17-18．

[3]趙培青.論當(dāng)前檔案館的功能與定位[J].山西農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2006(2):163-164．

[4]馮曉莉.淺析高校檔案館功能的拓展[J].科技與管理，2008(4):116-117．

[5]朱玉玲.論高校檔案館校史館一體化建設(shè)[J].中國(guó)檔案,2009(5):42-43．

(責(zé)任編輯 汪繼友)

Study of Operational Mechanism of College Archives General Administration

WANG Xiao-qin, DUAN Jia-yin

(President Office, Anhui University of Technology, Ma’anshan 243002, Anhui, China)

Along with higher institutions’ ongoing historical revolution and expanding education scale, college archives administration has developed continuously with archive department's functions being further strengthened and enhanced, management modes being diverse and integrated, and methods being legalization.

higher institution; archive; function; management mode; management method

2015-04-16

安徽工業(yè)大學(xué)校級(jí)教學(xué)研究項(xiàng)目(2014jy40)

汪小琴(1969-)，女，安徽安慶人，安徽工業(yè)大學(xué)學(xué)校辦公室研究館員。

G647

A

1671-9247(2015)06-0107-03