文／于越

全面預(yù)算，量化未來

文／于越

全面預(yù)算作為財(cái)務(wù)部門的重要職責(zé)，在經(jīng)濟(jì)下行時(shí)期其重要性將越發(fā)凸顯。

為了完成新三板掛牌或者上市，企業(yè)都需要進(jìn)行內(nèi)部規(guī)范等準(zhǔn)備工作，全面預(yù)算管理就是其中不可或缺的一環(huán)。而對(duì)于大型企業(yè)，大部分公司的預(yù)算編制都會(huì)持續(xù)一個(gè)月以上，幾乎所有的部門都會(huì)參加，那么花如此大量的人力、物力做出來的預(yù)算對(duì)于公司的營(yíng)運(yùn)究竟能起到什么樣的作用？

某個(gè)跨國(guó)外資企業(yè)1997年進(jìn)入中國(guó)，整個(gè)公司看上去忙忙碌碌，剛進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)的時(shí)候看上去很賺錢，沒有進(jìn)入到這個(gè)企業(yè)的人員都有這樣的感覺。但當(dāng)新任財(cái)務(wù)總監(jiān)2010年來到這個(gè)企業(yè)，發(fā)現(xiàn)該公司賬面實(shí)際結(jié)果令人震驚，初始投入的3000萬美元資本換來的賬面全是債權(quán)、費(fèi)用，在外界看來這么好的一個(gè)公司居然賬面高額虧損。

究其原因，就是該公司進(jìn)入中國(guó)以來從沒有做過預(yù)算，沒有人去想做這些事情給公司帶來了什么，投入的資本到底怎么花的、什么時(shí)候花完的、花完了怎么辦、那些費(fèi)用是否真實(shí)的、能給公司帶來了回報(bào)沒有、外邊的欠債是怎么造成的？好像大家忙得都顧不上這些，而這恰恰是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中最核心的問題。為了改變現(xiàn)狀，財(cái)務(wù)總監(jiān)通過引入預(yù)算管理，該企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)基本上納入了實(shí)現(xiàn)計(jì)劃當(dāng)中，資產(chǎn)損益狀況逐步得到了好轉(zhuǎn)。次年虧損從近2個(gè)億已經(jīng)降到5千萬元。

量化未來

預(yù)算是通過嚴(yán)格的落實(shí)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃來創(chuàng)造價(jià)值的。經(jīng)營(yíng)計(jì)劃決定的問題是：未來要做什么（目標(biāo)）；未來由誰去做（責(zé)任）；未來何時(shí)去做（時(shí)間）；未來如何去做（措施）。而預(yù)算是將經(jīng)營(yíng)計(jì)劃按數(shù)量金額來表現(xiàn)，用來分配企業(yè)的人、財(cái)、物等資源以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，監(jiān)控企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的執(zhí)行進(jìn)度、控制開支、預(yù)測(cè)企業(yè)現(xiàn)金流，以及經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)情況。

通過落實(shí)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有資源合理配置，預(yù)算就能夠解決花了多少錢、什么時(shí)候花的、什么時(shí)候花完、花的錢給公司帶來了什么。解決了這些問題，公司才能遠(yuǎn)離財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)乃至經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

預(yù)算的關(guān)鍵作用是規(guī)劃未來，細(xì)化和量化企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)；促進(jìn)內(nèi)部溝通協(xié)作，推動(dòng)各部門之間的溝通協(xié)作；績(jī)效考評(píng)，考評(píng)各部門的業(yè)績(jī)；控制和監(jiān)督，有據(jù)可依地監(jiān)督各部門的工作實(shí)績(jī)；資源整合，優(yōu)化企業(yè)各項(xiàng)資源的配置，促進(jìn)利益最大化。

一個(gè)好的開始

全面預(yù)算的完成要克服三大困難：

(1)高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，全員參與度不高，預(yù)算體系不健全。

(2)預(yù)算目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)不協(xié)調(diào)，目標(biāo)預(yù)測(cè)的方法不科學(xué)，隨意性強(qiáng)。

(3)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏，準(zhǔn)備不充分，編制方法不合理，上下以及部門之間溝通協(xié)調(diào)不順暢。

在編制預(yù)算開始之前，一個(gè)層次高、相互信任的預(yù)算小組必不可少。預(yù)算小組由財(cái)務(wù)牽頭，聯(lián)合各部門的負(fù)責(zé)人，舉行預(yù)算會(huì)議。有了組織保證，預(yù)算才能更好地執(zhí)行和調(diào)整，便于事后的預(yù)算分析。公司的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)擔(dān)當(dāng)預(yù)算小組的負(fù)責(zé)人，主持預(yù)算會(huì)議或者在預(yù)算預(yù)備會(huì)議中發(fā)言。

預(yù)算目的是完成企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，因此一定要結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略。預(yù)算必須適應(yīng)現(xiàn)實(shí)，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)，不能杜撰，同時(shí)還得留有余地。目標(biāo)可以分為“力爭(zhēng)目標(biāo)”及“真實(shí)目標(biāo)”。突出重點(diǎn)，企業(yè)編制預(yù)算需要有所側(cè)重，如貿(mào)易企業(yè)需要關(guān)注銷售費(fèi)用、市場(chǎng)費(fèi)用及采購(gòu)成本。

圖1

把握基本原則

一般來說企業(yè)采取自上而下的方式。有的人認(rèn)為自下而上更貼近實(shí)際，事實(shí)并非如此。個(gè)人或多或少都存在本位主義，如銷售部門明明有能力完成100萬元的銷售額，但是他預(yù)算只報(bào)50萬元，以免任務(wù)未完成的懲罰；同時(shí)還可能將費(fèi)用報(bào)得很高。自上而下的缺點(diǎn)則是只考慮了集團(tuán)或者高層的目標(biāo)，達(dá)成目標(biāo)有一定難度。所以上下結(jié)合的方式更加科學(xué)，集團(tuán)提出總目標(biāo)，下層反饋意見。因此，預(yù)算需要較多會(huì)議，各部門在會(huì)議中進(jìn)行交流，提出意見并給出證明。財(cái)務(wù)部門再將合理意見反饋給上層，繼續(xù)調(diào)整預(yù)算。

圖2

預(yù)算目標(biāo)的確定與分解

戰(zhàn)略規(guī)劃是長(zhǎng)期的，時(shí)限通常為五年及以上，也因?yàn)闀r(shí)間跨度較大，不確定因素較多，戰(zhàn)略規(guī)劃的目標(biāo)不一定能達(dá)到。因此企業(yè)更加關(guān)注年度預(yù)算，進(jìn)而分解成季度、月度預(yù)算。

提供一種目標(biāo)制定的典型方法供財(cái)務(wù)管理者參考。

a.目標(biāo)利潤(rùn)

根據(jù)市場(chǎng)占有率、銷售增長(zhǎng)率、市場(chǎng)價(jià)格水平、產(chǎn)品的盈利能力等來確定預(yù)算目標(biāo)利潤(rùn)。

圖3

b.分析評(píng)估

以企業(yè)歷史數(shù)據(jù)分析以及外部市場(chǎng)變化、行業(yè)水平等評(píng)估預(yù)算目標(biāo)是否切實(shí)可行。有些企業(yè)會(huì)在季末或者月末舉行經(jīng)營(yíng)損益會(huì)議，財(cái)務(wù)人員分析銷售額、費(fèi)用、成本和利潤(rùn)并同預(yù)算進(jìn)行比較。如果發(fā)現(xiàn)差異的話，需要讓各部門負(fù)責(zé)人說出原由，找到根本原因及應(yīng)對(duì)措施。

c.其他預(yù)算

圍繞著目標(biāo)利潤(rùn)的達(dá)成，進(jìn)行充分挖潛和細(xì)分，最終確定預(yù)算各項(xiàng)目標(biāo)，如部門經(jīng)費(fèi)的預(yù)算（快遞費(fèi)用、辦公費(fèi)用）。

合理的編制責(zé)任人

需要注意的是，預(yù)算編制中由誰負(fù)責(zé)提供數(shù)字需要費(fèi)一番考量。原則是讓專業(yè)人做專業(yè)的事。例如固定資產(chǎn)預(yù)算，由業(yè)務(wù)部門提供折舊和攤銷的預(yù)算就不太合適。而由業(yè)務(wù)部門提供采購(gòu)、驗(yàn)收計(jì)劃，再由財(cái)務(wù)部門計(jì)算折舊和攤銷，做出的數(shù)字就會(huì)更為專業(yè)和準(zhǔn)確。

具體方式是：財(cái)務(wù)部門提供已有固定資產(chǎn)的明細(xì)表給到資產(chǎn)使用的部門，使用部門對(duì)明細(xì)表上的設(shè)備進(jìn)行檢查，再填寫處理情況，比如報(bào)廢、變賣、投資等計(jì)劃。如需要新增設(shè)備，該使用部門按照格式填寫上報(bào)，并提供新增的依據(jù)說明，經(jīng)過批準(zhǔn)后再采購(gòu)。但是有的部門因估計(jì)不足等原因，未能在固定資產(chǎn)預(yù)算期內(nèi)購(gòu)置設(shè)備。考慮到預(yù)算嚴(yán)肅性和時(shí)效性，這種情況視作固定資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃失效，若要購(gòu)買必須層層上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，提交申請(qǐng)。利用復(fù)雜的申報(bào)機(jī)制倒逼部門嚴(yán)肅對(duì)待預(yù)算工作。

（作者為鉑略咨詢公司研究中心總監(jiān)）