文/成都體育學(xué)院　魏麗平；成都中醫(yī)藥大學(xué)　吳麗娜；四川國(guó)際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)院　張麗；西南財(cái)經(jīng)大學(xué)　陳東寶

高校重大活動(dòng)檔案管理研究

文/成都體育學(xué)院魏麗平；成都中醫(yī)藥大學(xué)吳麗娜；四川國(guó)際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)院張麗；西南財(cái)經(jīng)大學(xué)陳東寶

【摘要】隨著教育改革的不斷深入，高校重大活動(dòng)越來(lái)越多，由此產(chǎn)生的檔案材料在內(nèi)容和載體形式上呈現(xiàn)愈來(lái)愈珍貴和豐富的特點(diǎn)，它們是高校檔案信息資源的重要組成部分，能夠真實(shí)、客觀地反映高校發(fā)展的重要?dú)v程和辦學(xué)特色，具有重要的研究利用價(jià)值，因此，如何科學(xué)有效地管理高校重大活動(dòng)檔案，為其開(kāi)發(fā)利用奠定良好基礎(chǔ)，是高校和高校檔案部門(mén)應(yīng)該引起重視和思考的問(wèn)題。本文首先提出要科學(xué)認(rèn)識(shí)高校重大活動(dòng)檔案材料的價(jià)值，然后分析總結(jié)其管理現(xiàn)狀，最后探究建立其長(zhǎng)效管理機(jī)制的對(duì)策和措施，目的是希望能為高校同仁提供借鑒和幫助。

【關(guān)鍵詞】高校；重大活動(dòng)；檔案

一、高校重大活動(dòng)檔案的科學(xué)認(rèn)識(shí)

2005年之前，對(duì)于重大活動(dòng)檔案，檔案學(xué)界已經(jīng)逐漸達(dá)成一種共識(shí)：具有重要的保存利用價(jià)值，收集和管理必須引起相關(guān)部門(mén)的高度重視，出臺(tái)法規(guī)性文件予以規(guī)范極為迫切。2005年2月浙江省人民政府公布實(shí)施《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》，首次以政府規(guī)章的形式將重大活動(dòng)檔案納入法制化管理，此后，很多省市陸續(xù)出臺(tái)重大活動(dòng)檔案管理的相關(guān)辦法和措施，重大活動(dòng)檔案的管理得以進(jìn)一步制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。

從高校方面來(lái)講，《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱27號(hào)令）中沒(méi)有明確重大活動(dòng)檔案管理的具體范圍和管理方式，也沒(méi)有在歸檔范圍中把重大活動(dòng)檔案單獨(dú)設(shè)類。目前，形成制定重大活動(dòng)檔案管理實(shí)施辦法或細(xì)則的高校并不多。隨著教育改革的不斷深入，高校在自身發(fā)展的過(guò)程中，重大活動(dòng)也越來(lái)越多，由此形成的檔案材料從內(nèi)容和載體形式來(lái)看也越來(lái)越豐富，這些檔案材料是極其珍貴的信息資源，是高校發(fā)展脈絡(luò)的真實(shí)記錄和反映，有的還具有里程碑式的意義，因此具有非常重要的研究和利用價(jià)值。高校檔案部門(mén)能否對(duì)重大活動(dòng)檔案材料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的收集和管理將直接影響高校檔案資源體系的建設(shè)，影響今后的查考利用工作，甚至可能對(duì)高校本身的發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

那到底哪些檔案材料才可以納入高校重大活動(dòng)檔案呢？以多個(gè)省市出臺(tái)的重大活動(dòng)檔案管理辦法為基礎(chǔ)，以高校自身發(fā)展特點(diǎn)為依據(jù)認(rèn)為：高校重大活動(dòng)檔案是指高校在重大活動(dòng)過(guò)程中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、實(shí)物等不同載體形式的歷史記錄，主要包括黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、知名人士到校視察調(diào)研，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出訪考察、著名教授學(xué)者及代表團(tuán)來(lái)訪，舉辦重大慶典和紀(jì)念活動(dòng)、召開(kāi)各類重要會(huì)議，申報(bào)重大建設(shè)項(xiàng)目，接受重大考核、評(píng)估、驗(yàn)收，處置重大突發(fā)事件和解決重大糾紛等各項(xiàng)重要活動(dòng)中形成的文件材料。

二、高校重大活動(dòng)檔案的管理現(xiàn)狀

（一）制度缺失，導(dǎo)致收集歸檔工作不能有效開(kāi)展。目前很多省市雖然出臺(tái)了重大活動(dòng)檔案管理辦法，部分高校也制定了重大活動(dòng)檔案管理辦法或者“三重活動(dòng)”（重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議）檔案管理辦法，從歸檔范圍、保管期限、歸檔時(shí)限、基本原則、各方職責(zé)等方面對(duì)重大活動(dòng)檔案材料收集、整理和開(kāi)發(fā)利用工作進(jìn)行規(guī)范，但此舉并不具有普遍性。在實(shí)際工作中，還有相當(dāng)一部分高校根本沒(méi)有認(rèn)識(shí)到重大活動(dòng)檔案材料蘊(yùn)含的寶貴價(jià)值，認(rèn)為沒(méi)有必要建立專門(mén)的管理制度，或者雖意識(shí)到重大活動(dòng)檔案應(yīng)引起高度重視、區(qū)別于普通檔案進(jìn)行管理，但由于多種原因仍未建立重大活動(dòng)檔案管理的規(guī)章制度，沒(méi)有明確界定重大活動(dòng)的范圍及重大活動(dòng)檔案材料的收集、整理、歸檔要求，仍是遵照27號(hào)令采用年度歸檔辦法將重大活動(dòng)檔案等同普通檔案進(jìn)行收集、管理，這樣既不能凸顯重大活動(dòng)的重要影響和重要意義，也不利于從整體上研究和利用重大活動(dòng)檔案材料。①

（二）職責(zé)不明，重大活動(dòng)檔案材料分散無(wú)序。由于高校重大活動(dòng)通常規(guī)模較大，參與部門(mén)較多，有時(shí)還會(huì)從多個(gè)職能部門(mén)抽調(diào)人員成立臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)活動(dòng)的籌備和實(shí)施，因此具有臨時(shí)性和階段性特點(diǎn)，人員組成也極不穩(wěn)定。實(shí)際工作中，由于一些高校對(duì)檔案工作的重視程度不夠，檔案部門(mén)很少能夠直接參與重大活動(dòng)，重大活動(dòng)檔案材料的收集整理和歸檔要求在籌備之初也沒(méi)有納入總體計(jì)劃，沒(méi)有明確承辦部門(mén)、協(xié)辦部門(mén)和檔案部門(mén)在其中各自的職責(zé)和任務(wù)，也沒(méi)有設(shè)立專人負(fù)責(zé)、建立相應(yīng)的考核制度，因此在重大活動(dòng)結(jié)束、臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷、組成人員各歸各位時(shí)，檔案材料就處于分散無(wú)序的狀態(tài)，得不到及時(shí)、完整、安全的收集整理。事后檔案部門(mén)再去開(kāi)展這項(xiàng)工作時(shí)，由于時(shí)過(guò)境遷，就很容易出現(xiàn)不愿歸檔進(jìn)行推諉扯皮、檔案材料散存于職能部門(mén)個(gè)人手中、甚至出現(xiàn)損毀丟失等情況②，很難確保重大活動(dòng)檔案歸檔工作能有序、有效、科學(xué)地進(jìn)行。

（三）管理方式不一，單獨(dú)建檔缺乏相關(guān)依據(jù)。27號(hào)令將高校應(yīng)歸檔的檔案材料歸納為11類，沒(méi)有針對(duì)重大活動(dòng)檔案單獨(dú)設(shè)類。在實(shí)際工作中，高校重大活動(dòng)檔案采用的管理方式主要有兩種：一種是遵循27號(hào)令，按照誰(shuí)形成誰(shuí)歸檔的部門(mén)立卷原則，在次年六月底之前按照檔案所屬類別分別收集、整理、保管。另外一種是單獨(dú)設(shè)置重大活動(dòng)檔案類別，將高校重大活動(dòng)檔案材料全部實(shí)行集中管理（專題管理）。③采用第一種管理方式的結(jié)果是，高校重大活動(dòng)檔案材料分散保管于多個(gè)檔案類別中，在查閱利用時(shí)，雖然借助現(xiàn)代檔案管理軟件和技術(shù)還是能夠成功檢索出來(lái)，但調(diào)閱檔案原件時(shí)要從多個(gè)門(mén)類當(dāng)中進(jìn)行，極為不便，同時(shí)也割裂了文件案卷之間的有機(jī)聯(lián)系，不利于從全局和整體上了解活動(dòng)的概況和歷程，不利于這部分檔案材料的進(jìn)一步研究和利用。第二種管理方式在文件利用方面即具備了“一次文獻(xiàn)”編研的效果，實(shí)現(xiàn)了重大活動(dòng)檔案材料的集中排架，方便檔案借查閱利用，同時(shí)使得檔案館藏資源顯得更豐富飽滿、富有特色。

三、建立高校重大活動(dòng)檔案管理機(jī)制

（一）提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)意識(shí)，重視重大活動(dòng)檔案材料的歸檔工作。高校重大活動(dòng)檔案材料是高校十分珍貴且不可再生的資源財(cái)富，它真實(shí)客觀地記載、展現(xiàn)了高校的發(fā)展歷程和脈絡(luò)，反映了高校的辦學(xué)成就和特色，在高校發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中具有舉足輕重的意義，對(duì)于后續(xù)發(fā)展也有很強(qiáng)的借鑒和參考作用。但很多時(shí)候，高校在開(kāi)展重大活動(dòng)的過(guò)程中只注重活動(dòng)本身，而對(duì)作為活動(dòng)真實(shí)歷史記錄的檔案材料沒(méi)有引起足夠的重視，很多省市重大活動(dòng)檔案管理辦法的出臺(tái)，在一定程度上推動(dòng)了高校對(duì)重大活動(dòng)檔案管理的重新認(rèn)識(shí)和持續(xù)關(guān)注，要避免出現(xiàn)活動(dòng)結(jié)束片紙記錄的尷尬局面，就要充分認(rèn)識(shí)重大活動(dòng)檔案的價(jià)值和作用，在實(shí)際工作中增強(qiáng)檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，站在為今人服務(wù)、為后人負(fù)責(zé)的高度，從思想上真正重視這項(xiàng)工作的開(kāi)展，納入重大活動(dòng)議事日程和總體預(yù)案。

（二）建章立制，明確職責(zé)，確保重大活動(dòng)檔案收集歸檔“有法可依”。高校應(yīng)以各省市出臺(tái)的重大活動(dòng)檔案管理辦法為依據(jù)，結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，制定高校重大活動(dòng)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，從重大活動(dòng)界定、歸檔材料范圍、歸檔時(shí)間、整理原則、各方職責(zé)等方面加以規(guī)范。明確高校重大活動(dòng)范圍，一方面有利于科學(xué)建檔，另一方面可提高針對(duì)性、可操作性，對(duì)后續(xù)研究和利用活動(dòng)也有重要指導(dǎo)作用。高校重大活動(dòng)是指涉及學(xué)校重要工作、關(guān)系學(xué)校發(fā)展及具有重大影響力的活動(dòng)，不能單純以規(guī)模大小來(lái)界定，如高校大學(xué)生文化藝術(shù)節(jié)、校運(yùn)會(huì)等，雖然參與人數(shù)多，具有一定影響力，但屬于常規(guī)性工作，不必作為重大活動(dòng)來(lái)對(duì)待；明確歸檔材料范圍，規(guī)定紙質(zhì)文件與電子、實(shí)物、聲像檔案等其他載體形式記錄要同步歸檔，確保歸檔材料的齊全完整，同時(shí)建立完善的檔案移交接收手續(xù)，避免出現(xiàn)不必要的糾紛；重大活動(dòng)檔案材料歸檔時(shí)間一般應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束之后的三個(gè)月以內(nèi)，不能按照年度歸檔法來(lái)收集歸檔，避免檔案材料長(zhǎng)期散存在承辦部門(mén)或個(gè)人手中造成損毀丟失；以現(xiàn)有規(guī)范為基礎(chǔ)，遵循誰(shuí)形成誰(shuí)整理的部門(mén)立卷原則，承辦部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)，檔案部門(mén)全程參與其中，主要負(fù)組織協(xié)調(diào)、教育培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查等職責(zé)，各方職責(zé)明確，獎(jiǎng)懲分明，有利于重大活動(dòng)檔案工作的有序開(kāi)展。

（三）提前介入，增強(qiáng)監(jiān)督，使制度得到真正貫徹落實(shí)。現(xiàn)實(shí)中，由于文書(shū)與檔案工作環(huán)節(jié)的相互獨(dú)立，高校發(fā)生的很多事件和開(kāi)展的很多活動(dòng)在籌備之初檔案部門(mén)并不了解，提前介入文件材料的收集整理就顯得力不從心，所謂前端控制并不是一件容易的事。針對(duì)重大活動(dòng)檔案工作，除了要從制度上賦予檔案部門(mén)相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)利外，更應(yīng)該在實(shí)際操作過(guò)程中，加強(qiáng)檔案部門(mén)的監(jiān)督職能，使制度得到真正的貫徹落實(shí)。從重大活動(dòng)籌備階段開(kāi)始，將建檔工作作為重要的基礎(chǔ)性工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，納入總體計(jì)劃，明確檔案部門(mén)或者檔案人員為小組成員之一，負(fù)責(zé)各階段檔案工作計(jì)劃的制定和具體實(shí)施，全程跟蹤、監(jiān)督指導(dǎo)檔案材料的收集、整理和流向，還可定期或不定期召開(kāi)檔案工作通報(bào)通氣會(huì)，協(xié)調(diào)處理好各部門(mén)關(guān)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，確保檔案材料完整、安全。④

（四）單獨(dú)設(shè)類，科學(xué)管理，為檔案利用提供便捷。由于受諸多因素影響，高校重大活動(dòng)檔案管理方式不盡相同，主要有上述文字中提到的兩種。雖然目前檔案管理現(xiàn)代化水平日益提升、信息檢索技術(shù)不斷發(fā)展，檔案查全率和查準(zhǔn)率得以大大提升，但將重大活動(dòng)檔案材料單獨(dú)設(shè)類進(jìn)行整理和保管，這樣既遵循了檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和原則，維護(hù)了文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，同時(shí)對(duì)于檔案部門(mén)提供借查閱服務(wù)來(lái)講十分便捷，而且集中保管也能夠凸顯重大活動(dòng)檔案的重要價(jià)值，從不同記錄形式中真實(shí)、完整、生動(dòng)反映活動(dòng)本身的全貌和概況，體現(xiàn)其珍貴性和完整性。這種管理方式對(duì)檔案部門(mén)的綜合協(xié)調(diào)能力要求較高，在文件收集整理方面檔案部門(mén)要統(tǒng)籌安排，根據(jù)重大活動(dòng)的不同階段、按照一定的邏輯順序協(xié)調(diào)各職能部門(mén)先后整理歸檔，確保歸檔工作有條不紊地進(jìn)行。

(此文為四川省高校檔案工作協(xié)會(huì)課題，課題編號(hào)為140304)

注釋：

①胡鵬飛.對(duì)高校重大活動(dòng)檔案歸檔工作的思考[J].黑龍江史志,2013 (19):148,150.

②許昌國(guó),方立億,牛朝陽(yáng).加強(qiáng)高校重大活動(dòng)檔案專項(xiàng)建設(shè)的對(duì)策措施[J].蘭臺(tái)世界,2014(4):67-68.

③葛贊.試析高校重大活動(dòng)文件材料的建檔工作[J].上海檔案,2010(12): 16-17.

④黃雅君.高校重大活動(dòng)檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究[J].焦作師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào),2013（9):72-73,79.