文/新疆神新發(fā)展有限責(zé)任公司　韋曉黎

對(duì)企業(yè)文書檔案工作的思考

文/新疆神新發(fā)展有限責(zé)任公司韋曉黎

【摘要】企業(yè)文書檔案工作是企業(yè)行政管理工作的重要內(nèi)容，是企業(yè)下達(dá)指令、通知和公布重要事項(xiàng)的權(quán)威方式。文書檔案在規(guī)范企業(yè)現(xiàn)代化管理方面起著重要作用，因此加強(qiáng)文書檔案管理工作意義重大。本文對(duì)企業(yè)文書檔案日常工作中的一些普遍問題進(jìn)行剖析，就企業(yè)如何做好文書檔案工作提出自己的見解和思路，供檔案管理工作者借鑒。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；文書檔案；思考

結(jié)合目前企業(yè)文書檔案管理工作中的不規(guī)范現(xiàn)象，以及文檔管理人員自身素質(zhì)方面存在的問題，并綜合自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，談幾點(diǎn)思考意見：

一、重視文書檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

檔案是由公文演變轉(zhuǎn)化而來的，最初的公文即是檔案的前身。而公文制發(fā)的水平既反映了公文自身的質(zhì)量，也是檔案綜合質(zhì)量的基礎(chǔ)和保證。企事業(yè)單位在公文制發(fā)時(shí)要重視標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為長期建立檔案工作的高效、標(biāo)準(zhǔn)管理打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為此要注意以下幾點(diǎn)：首先要做到公文格式規(guī)范統(tǒng)一，熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。其次要重視公文制發(fā)過程中的簽批手續(xù)，審核公文標(biāo)題的準(zhǔn)確性以及落款與公文的一致性，有無日期的錯(cuò)誤和缺失等。然后是公文紙面的文字字跡要清晰，公文中所有報(bào)表、記錄、批注和簽字等必須使用合格筆墨，嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆以及紅色墨水筆等書寫、批閱和修改材料文件。要確保字跡清晰可見，有利于公文的長期保存和使用。最后是公文的格式必須規(guī)范，文種采用要合理，在行文過程中不得隨意使用簡稱，禁止使用不規(guī)范的文字。文件在閱批處理過程中要做到及時(shí)、準(zhǔn)確；做到收發(fā)文件登記及時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議記錄和講話要及時(shí)整理并按程序規(guī)范處理妥當(dāng)。日常工作中要重視各部門之間的協(xié)作與配合，檔案工作人員更是要積極主動(dòng)了解其他業(yè)務(wù)部門當(dāng)前以及后續(xù)的工作動(dòng)向，加強(qiáng)與各部門的聯(lián)絡(luò)，以便及時(shí)獲取準(zhǔn)確的檔案信息；檔案管理人員還要結(jié)合單位的工作特點(diǎn)，考慮檔案工作如何圍繞單位的中心工作進(jìn)行，以及怎樣做好檔案資料的收集和整理工作。在檔案資料收集過程中，要保障檔案資料收集的渠道順暢，重點(diǎn)收集能充分體現(xiàn)所在單位發(fā)展過程和當(dāng)前企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀態(tài)，同時(shí)還要收集對(duì)單位今后發(fā)展有推動(dòng)促進(jìn)作用的資料，積極為企業(yè)發(fā)展提供信息服務(wù)。

二、加強(qiáng)文書檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

單位檔案專業(yè)人員培訓(xùn)是日常管理培訓(xùn)工作的一部分，是培養(yǎng)專業(yè)檔案人員的重要手段，很多未經(jīng)培訓(xùn)的企業(yè)文書檔案管理人員只是在工作移交過程中簡單地了解后就進(jìn)入崗位工作，對(duì)檔案的專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)知之甚少，專業(yè)水平遠(yuǎn)不能與現(xiàn)代化信息化的文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要求相適應(yīng)。文書檔案管理人員要熱愛本職工作，注重完善自我，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，通過各種形式學(xué)習(xí)、宣傳國家有關(guān)檔案工作制度、規(guī)定，努力提高知識(shí)水平和管理能力。往往基礎(chǔ)的材料收集決定和影響了整個(gè)卷宗檔案的價(jià)值，因此組卷、立卷的方法，案卷的裝訂質(zhì)量都會(huì)影響到檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在制度約束中把文書檔案材料的累積、分類、歸納、整理、匯交、統(tǒng)計(jì)、審定以及最終的有效使用都制定出明確的標(biāo)準(zhǔn)和程序，并將其列入檔案人員的崗位責(zé)任制中，同時(shí)構(gòu)建完整的領(lǐng)導(dǎo)組織系統(tǒng)，重點(diǎn)是進(jìn)行督查和落實(shí)，用強(qiáng)有力的制度來推動(dòng)文檔管理工作不斷進(jìn)步。

現(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)營管理過程中文件和檔案正逐步向多樣化方向發(fā)展，企業(yè)管理的手段也在日益更新，因此要求文書檔案業(yè)務(wù)人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，以適應(yīng)企業(yè)在生產(chǎn)相關(guān)技術(shù)和管理操作技能等方面不斷提高和創(chuàng)新的需要。固守傳統(tǒng)老舊的業(yè)務(wù)知識(shí)和工作方法，將被日新月異的新形勢(shì)所淘汰。因此不斷加強(qiáng)文書檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育，使文書檔案人員的知識(shí)面不斷拓展，業(yè)務(wù)水平不斷提高，才能適應(yīng)當(dāng)前文檔管理工作的新要求。

三、加快推進(jìn)文書檔案管理的信息化和現(xiàn)代化

檔案工作是一項(xiàng)看似簡單其實(shí)專業(yè)性很強(qiáng)的基礎(chǔ)管理工作，許多檔案管理人員對(duì)本職工作的認(rèn)識(shí)深度都不夠，思想觀念跟不上現(xiàn)代化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求，使得單位檔案管理水平不能適應(yīng)發(fā)展的需要。在檔案文件的數(shù)量逐漸加大的形勢(shì)下，文檔的保存及使用也顯得越來越被動(dòng)，這都是自身素質(zhì)不夠、工作方法落后和管理手段簡單所造成的結(jié)果。作為綜合了各門類知識(shí)的檔案管理人員更應(yīng)該不斷更新專業(yè)知識(shí)，注重培訓(xùn)和素質(zhì)培養(yǎng)，讓自己成為專業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的先行者。

（一）加強(qiáng)人員素質(zhì)培養(yǎng)，提升專業(yè)管理技能。當(dāng)前檔案信息技術(shù)已在檔案管理領(lǐng)域得到有效應(yīng)用，信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)今信息社會(huì)環(huán)境下的必然趨勢(shì)，文檔管理人員必須結(jié)合本單位和行業(yè)的特性要求，讓自己成為全面的文檔管理綜合性人才。文件形成的全過程已能同檔案管理信息化系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，可以綜合完成文檔形成的全部工作，新技術(shù)的推廣應(yīng)用促使文檔管理人員要不斷地學(xué)習(xí)和掌握信息化的文檔處理系統(tǒng)，為推動(dòng)企業(yè)快速發(fā)展發(fā)揮自己應(yīng)有的作用。

（二）運(yùn)用信息技術(shù)手段，提高文檔管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量繁瑣、細(xì)致、認(rèn)真的人工操作，工作量大，需要耗費(fèi)很多精力去做。而信息化的管理處理方法可以把諸多同類簡單而繁瑣的工作用計(jì)算機(jī)來完成，在提高工作效率方面作用明顯。傳統(tǒng)的文檔歸檔工作中，文檔人員按照自己的主觀判斷來對(duì)文件分類，即便有標(biāo)準(zhǔn)可以參照，但由于人為的主觀性存在，還是會(huì)難免出現(xiàn)分類不合理，標(biāo)準(zhǔn)尺度把握不準(zhǔn)確等問題，為標(biāo)準(zhǔn)化的文檔管理工作帶來先天缺陷。

四、總結(jié)

企業(yè)文書檔案工作是檔案管理工作的重要內(nèi)容，是現(xiàn)代企業(yè)管理制度不可或缺的組成部分，能從某種程度上反映企業(yè)規(guī)范管理和運(yùn)營的水平。抓好文書檔案管理工作，需要長期認(rèn)真細(xì)致的基礎(chǔ)工作的積累，而規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案管理也必將為企業(yè)樹立良好形象起到重要作用。