文／華能沁北電廠 郭團衛(wèi)

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始憑證記錄，是企業(yè)不可再生的寶貴財富，一旦丟失或者損毀都將造成無法彌補的嚴重后果。我國的企業(yè)遍及全國各地，而我國的地震帶涉及面較廣，水災、地震、海嘯、泥石流等自然災害頻發(fā)。如何提高企業(yè)應對自然災害的防范能力成為當前檔案工作亟待解決的問題，而企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份是解決檔案安全管理的有效策略。規(guī)范并有序開展檔案異質(zhì)異地備份工作，確保重要檔案的安全保管與利用已經(jīng)刻不容緩，因此做好企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份理論研究和實踐探索，可為企業(yè)更好地實施備份提供良好的借鑒和選擇。

一、企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份工作現(xiàn)狀及解決方案

（一）企業(yè)檔案備份現(xiàn)狀。國家檔案局在最近的幾次會議上都強調(diào)做好重要檔案異質(zhì)異地備份的重要性，目前企業(yè)檔案的備份工作還處于起步階段，因管理規(guī)模不同、層級不同、地域分布廣泛、建設項目較多且周期長、工作面廣等方面的原因，企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份工作尚未全面展開，異質(zhì)異地備份工作還存在重要檔案未數(shù)字化、備份基地未選定、標準不統(tǒng)一、業(yè)務不規(guī)范、制度不健全等問題。一些企業(yè)雖然不同程度地開展了檔案異質(zhì)異地備份工作，但異質(zhì)異地備份工作還處于研究探索及初步實施階段。

（二）企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份總體方案。1.異質(zhì)異地備份。（1）異質(zhì)備份。企業(yè)重要檔案異質(zhì)備份工作可通過靜電復印、縮微、翻拍、數(shù)字化、高仿真復制、在線備份、離線備份等方式，將傳統(tǒng)載體檔案、電子檔案及檔案信息系統(tǒng)進行異質(zhì)備份。（2）異地備份。企業(yè)重要檔案異地備份是指將檔案原件的復制件存放在異地，本地檔案發(fā)生意外時，即可啟動在異地存放的檔案復制件。其備份方式主要有集中式、分布式和委托代管式三種形式。

集中式：在企業(yè)總部建立備份中心，備份二級單位的重要檔案；二級單位建立備份中心，備份二級單位所屬基層企業(yè)的重要檔案。

分布式：企業(yè)總部指定或各二級單位檔案備份中心自愿結(jié)對，互為備份?；閭浞菔浅杀镜?、操作方便的一種備份方式。

委托代管式：選擇有資質(zhì)要求的檔案館或者商業(yè)性的備份中心進行備份托管。

集中式和分布式多應用于多層級的集團公司，而委托代管式多應用于單一型的企業(yè)公司。企業(yè)可根據(jù)本單位實際情況選擇相應的備份方式。

2.異質(zhì)異地備份管理。按照《重要信息系統(tǒng)災難恢復指南》（國務院信息化辦公室2005年4月）的要求，企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份工作的管理包含：組織管理、基礎設施、技術支持能力、維護管理能力、恢復預案等內(nèi)容，具體工作要求按《信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范》相應條款執(zhí)行。

二、企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份工作的開展及實踐

（一）中央企業(yè)開展重要檔案異質(zhì)異地備份工作及實踐。中央企業(yè)在開展重要檔案異質(zhì)異地研究和實施過程中，中國華能集團公司走在了前列，并取得了一些實踐經(jīng)驗。下面以中國華能集團公司為例，介紹中央企業(yè)開展重要檔案異質(zhì)異地備份開展和實施情況。中國華能集團公司是經(jīng)國務院批準成立的國有重要骨干企業(yè)和中央企業(yè)，也是世界500強企業(yè)。公司注冊資本200億元人民幣，主營業(yè)務為有電源開發(fā)、投資、建設、經(jīng)營和管理，金融、煤炭、交通運輸、新能源、環(huán)保相關產(chǎn)業(yè)及產(chǎn)品的開發(fā)、投資、建設等。目前，集團公司發(fā)電裝機容量世界第二、亞洲第一。集團公司組織機構(gòu)為三級管理體制，公司總部設16個部門，下設3個直屬單位、11個產(chǎn)業(yè)公司、17個區(qū)域分公司、15個區(qū)域子公司、2個直屬單位，基層企業(yè)遍布全國各地。

1.異質(zhì)備份。華能集團的重要檔案主要分為傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案，根據(jù)不同檔案的類型，采用不同的異質(zhì)備份手段，選取適合長期保存的文件格式和存儲載體。

（1）檔案異質(zhì)的方式。傳統(tǒng)載體檔案異質(zhì)備份的方式主要有數(shù)字化、靜電復印、縮微、翻拍和高仿真復制等。電子檔案使用存儲介質(zhì)，定期將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)復制下來，可采取離線、在線或其他形式將重要檔案有針對性的遷移到其他載體上。

（2）檔案異質(zhì)存儲格式。檔案備份數(shù)據(jù)的格式選擇采用或轉(zhuǎn)換為國家或行業(yè)標準規(guī)定的、利于長久保存的格式（電子文件的長久保存格式可參見檔案行業(yè)標準《版式電子文件長期保存格式需求》）；無標準格式規(guī)定的，盡量采用主流專業(yè)軟件的通用格式；無通用軟件的，在移交備份數(shù)據(jù)時應同時移交相關軟件。傳統(tǒng)載體數(shù)字化文件格式推薦為TIFF、JPEG。電子文件按照GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。

（3）檔案異質(zhì)存儲介質(zhì)。數(shù)字化采用DVD±R檔案級光盤作為脫機離線備份的主要介質(zhì)。

（4）檔案異質(zhì)套別。電子文件、數(shù)字化備份套別分為：A套用于庫房封存保管；B套用于查閱利用；C套用于異地備份移交保存。復制、高仿真采用雙套制。

2.異地備份。采用“集中”與“分布”式相結(jié)合的異地備份形式。中國華能集團公司組織機構(gòu)為三級管理體制，根據(jù)這一特點，公司在總部及二級公司分別建立了備份中心，采用“集中備份”與“分布式備份”相結(jié)合的形式。集團公司是各二級公司的集中備份中心。二級公司是各所屬單位的集中備份中心。在京二級公司與集團總部同城，采用與京外二級備份中心自愿結(jié)對的分布式備份。

華能集團公司總部設立一級備份基地，對存在風險隱患較大的重慶、云南、海南等區(qū)域公司作為試點率先開展檔案備份工作，并設立了五個二級備份基地，同時備份庫房在位置選擇當?shù)貧v年最大洪水警戒線之上。

3.備份實施成效。華能集團公司開展重要檔案異質(zhì)異地備份試點工作，經(jīng)過統(tǒng)一規(guī)劃、試點先行、分級管理的實施戰(zhàn)略規(guī)劃，采取集中和分布相結(jié)合的備份模式，制定了全方位的備份管理體系。先后建立了6個備份中心，順利完成了15個單位檔案異質(zhì)備份，5個單位完成了檔案異地備份，并通過了集團公司驗收，形成并積累了中央企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份工作實踐經(jīng)驗及技術數(shù)據(jù)。從中央企業(yè)檔案異質(zhì)異地工作情況來看，華能集團公司的異質(zhì)異地備份工作走在了前列，為其他企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份工作的開展提供了可借鑒的寶貴經(jīng)驗，將極大的推進中央企業(yè)異質(zhì)異地備份工作普遍開展和實施。

（二）地方企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份工作及實踐。地方企業(yè)可采用委托保管方式，選擇有資質(zhì)要求的檔案館或者商業(yè)性的備份中心對備份檔案進行委托備份保管。2012年12月，浙江省頒發(fā)《浙江省檔案登記備份管理辦法》，部署實施檔案登記備份工作，并將企業(yè)檔案的納入了登記備份范圍，這為企業(yè)實施檔案登記備份提供了很好的平臺。在全國省市縣級檔案登記備份工作開展實施方面，浙江省處在了全國最前面。企業(yè)檔案登記備份的主要目的是保護企業(yè)永久的重要的檔案信息資源，保護企業(yè)的自主創(chuàng)新成果。

浙江省各級檔案行政管理部門已在部分企業(yè)開展試點工作，并取得了一定成績。下面以浙江省亞龍公司為例，介紹其在浙江省檔案登記備份中心的登記備份實踐。浙江亞龍高科股份有限公司是一家以紡織、印染、服裝一條龍生產(chǎn)為主體，融科、工貿(mào)、房地產(chǎn)為一體的大型綜合性地方企業(yè)，多次被評為“銀行資信 AAA級企業(yè)”和“出口創(chuàng)匯先進企業(yè)”等稱號。公司主導產(chǎn)品服飾面料、裝飾用布及床上用品面料等遠銷北美、歐洲、中東、南美、非洲等區(qū)域的50多個國家和地區(qū)。其生產(chǎn)“亞龍”牌商標被評為浙江省著名商標，在國內(nèi)外市場享有盛譽。經(jīng)浙江省檔案局的業(yè)務指導，亞龍公司對企業(yè)檔案登記備份的內(nèi)容、要求和程序有了更深一步的認識和掌握，積極開展了檔案登記備份工作。

1.實施步驟。（1）制定檔案登記備份實施方案。根據(jù)檔案行政管理部門的備份要求，亞龍公司依據(jù)檔案備份范圍、形式、周期等制定了具體的登記備份方案。（2）確定重要檔案備份范圍。依據(jù)檔案價值性篩選原則，即“法律憑證價值”“參考利用價值”“企業(yè)文化保存價值”，確定具有永久或30年（長期）保存價值的原始檔案列入登記備份范圍，并考慮是否涉及民生、現(xiàn)實憑證價值等因素，將部分10年或l0年以下保存價值的檔案列入登記備份的范圍。（3）開展重要檔案數(shù)字化工作。根據(jù)備份范圍，對重要檔案開展數(shù)字化處理工作，包括對那些證據(jù)性較強的檔案進行數(shù)字化加工，將數(shù)字化掃描圖像和目錄數(shù)據(jù)按規(guī)定格式存儲到一次寫光盤或磁帶等介質(zhì)，要保證檔案數(shù)字化成果數(shù)據(jù)內(nèi)容的真實性、完整性和可讀性。對于電子業(yè)務數(shù)據(jù)，可根據(jù)不同業(yè)務需求與安全保障要求，采用在線和離線相結(jié)合的存儲備份方式。（4）對登記備份數(shù)據(jù)進行組織整理。將數(shù)字化檔案和電子文件進行合理分類和排序，使用檔案行政管理部門提供的“登記備份軟件”進行打包、登記、刻錄。（5）申報和受理。填寫《各單位檔案管理情況登記表》和《電子文件和數(shù)字檔案備份情況表》，并報請登記備份中心審核。備份中心通過材料審核和對備份載體的技術檢測，達到要求后進行接收。

2.實踐經(jīng)驗。通過檔案登記備份保障了企業(yè)檔案安全，保護了自主創(chuàng)新成果，但企業(yè)委托登記備份工作處于初始階段，還需要進一步實施和完善：

（1）領導重視才能穩(wěn)步開展備份工作。檔案的數(shù)字化和安全保障需要經(jīng)費投入，加上異地備份工作的正常運轉(zhuǎn)和日常維護需要一定的人力和物力。只有企業(yè)領導重視和支持，才能把企業(yè)異質(zhì)異地備份工作切實開展下去。

（2）梳理并細化企業(yè)知識產(chǎn)權登記備份范圍。企業(yè)對登記備份涉及自身知識產(chǎn)權的檔案范圍不很明確，檔案行政管理部門對申報登記備份的檔案甄別不夠，只要是企業(yè)申報的就一概全收，這樣就違背了檔案登記備份工作開展的初衷。檔案行政管理部門應與企業(yè)積極溝通交流，指導企業(yè)梳理并細化全面、完善的知識產(chǎn)權檔案登記備份范圍。

（3）企業(yè)登記備份的方式和程序需進一步完善。登記備份的方式和程序有些簡單，移交交接清單項目不齊全，缺乏齊全性、嚴密性。經(jīng)登記備份的企業(yè)知識產(chǎn)權檔案要作為主張權利或應訴時的證據(jù)材料，必須具備證據(jù)本身所要求的真實性、完整性、可靠性，這就要求登記備份工作的各個環(huán)節(jié)要經(jīng)得起法律的檢驗和推敲。

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