文／青島職業(yè)技術(shù)學(xué)院 遲玉福

實(shí)物檔案是學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。實(shí)物檔案具有直觀性和多樣性的特點(diǎn)，能夠直接反映學(xué)校發(fā)展和各方面工作取得成就，具有較高保存利用價(jià)值和良好的文化教育功能。對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，才能使其得到有效保護(hù)，充分發(fā)揮其作用。

一、確定實(shí)物檔案的歸檔范圍

實(shí)物檔案的來源復(fù)雜、種類繁多、形式多樣，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定歸檔范圍。學(xué)校實(shí)物檔案主要包括：

1.榮譽(yù)類。學(xué)校獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊(cè)等。

2.印信實(shí)物檔案。機(jī)構(gòu)變更或撤消、合并廢止的印章，包括鋼印、膠印、木印等。

3.實(shí)體性科技成果及相關(guān)技術(shù)資料、學(xué)校資助獲得的專利證書、師生參加競賽比賽創(chuàng)作的實(shí)體性作品及相關(guān)技術(shù)資料、有代表性的產(chǎn)品。

4.注冊(cè)登記的各種證件。

5.學(xué)校成立以來使用過的牌、匾。

6.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給學(xué)校的題詞、賀信、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

7.學(xué)校對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品。

8.學(xué)校組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品。

9.其它有保存價(jià)值的實(shí)物。

二、確定實(shí)物檔案歸檔時(shí)間

實(shí)物檔案有別于其他類別檔案，應(yīng)當(dāng)隨時(shí)歸檔。如榮譽(yù)類、獲贈(zèng)紀(jì)念品、禮品字畫等收到后立即歸檔，競賽比賽作品活動(dòng)結(jié)束后立即歸檔。由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門暫時(shí)留用的，應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案管理部門歸檔登記后再辦理借用手續(xù)。

三、明確歸檔要求

1.在公務(wù)活動(dòng)中形成、獲得或征集到的實(shí)物檔案應(yīng)收集齊全、保持整潔、無破損，按時(shí)整理歸檔。任何部門和個(gè)人不得隨意丟棄、損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。

2.凡歸檔的實(shí)物檔案必須要有相應(yīng)的文字說明，收集的實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的，移交單位或個(gè)人應(yīng)在移交時(shí)對(duì)實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說明。獎(jiǎng)品實(shí)物檔案歸檔時(shí)應(yīng)說明頒獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)名稱等信息。禮品、字畫歸檔時(shí)應(yīng)隨附清單，說明名稱、接受事由、時(shí)間、地點(diǎn)、接收人，捐（贈(zèng)）人。

3.印章歸檔時(shí)應(yīng)附印模一式兩份。

四、實(shí)物檔案的整理

歸檔實(shí)物按種類進(jìn)行分類，以件為單位進(jìn)行整理，實(shí)物檔案較多的單位可按種類結(jié)合年度進(jìn)行分類。

1.實(shí)物種類可根據(jù)各單位實(shí)際情況劃分，一級(jí)類目用SW表示，二級(jí)類目用阿拉伯?dāng)?shù)字分別表示實(shí)物的種類，如：證書類（分類號(hào)SW11）；牌匾類（分類號(hào)SW12）；書畫類（分類號(hào)SW13）等。

2.歸檔實(shí)物的檔號(hào)一般由全宗號(hào)——分類號(hào)——件號(hào)組成或全宗號(hào)——分類號(hào)——年度——件號(hào)組成。

3.實(shí)物類檔案整理時(shí)應(yīng)在不影響實(shí)物品相的位置粘貼標(biāo)簽或加蓋檔號(hào)章，標(biāo)記檔號(hào)。證書類的實(shí)物檔案證書皮與證書內(nèi)頁貼標(biāo)簽或加蓋檔號(hào)章。

4.歸檔實(shí)物按種類結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列，為保護(hù)歸檔實(shí)物的安全存放，可裝盒后排列上架，檔案盒式樣可參考管理類檔案盒的式樣定制；

5.實(shí)物檔案整理歸檔后應(yīng)編制實(shí)物檔案目錄，內(nèi)容包括序號(hào)、檔號(hào)、題名、授獎(jiǎng)單位、受獎(jiǎng)單位、形成日期、實(shí)物種類、保管期限、存放位置、互見號(hào)、備注等項(xiàng)目。

6.實(shí)物檔案的保管期限參照其價(jià)值劃定保存年限,分為長久和定期兩種。

五、實(shí)物檔案的數(shù)字化

1.實(shí)物類檔案應(yīng)在歸檔后進(jìn)行數(shù)字化備份，刻錄制作成光盤歸檔，同時(shí)在兩者之間建立準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

2.實(shí)物類檔案首先應(yīng)采用掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化處理，無法使用掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化的，采用數(shù)碼相機(jī)拍照的方式進(jìn)行數(shù)字化處理。

3.實(shí)物檔案數(shù)字化工作中應(yīng)記錄使用的設(shè)備名稱、型號(hào)，使用的軟件程序版本等信息。隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，以保障數(shù)字化信息的準(zhǔn)確性和可識(shí)別性。

六、實(shí)物檔案的保管

實(shí)物檔案應(yīng)由統(tǒng)一保存在學(xué)校檔案館；反映部門特色的實(shí)物檔案可存于各部門。部分實(shí)物（如榮譽(yù)獎(jiǎng)匾、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等）需要在會(huì)議室展示或在公共場所固定擺放，實(shí)物可放置在原位置不動(dòng)，但必須對(duì)實(shí)物進(jìn)行編目并在實(shí)物檔案背面的右上角、底座等位置粘貼檔號(hào)標(biāo)簽,同時(shí)對(duì)每件實(shí)物拍照。實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行專庫或?qū)９耜惲斜９埽ㄆ趯?duì)檔案庫房、裝具、實(shí)物檔案進(jìn)行除塵，防止退色損毀，確保實(shí)物檔案完好。

七、實(shí)物檔案的開發(fā)與利用

檔案部門應(yīng)制定歸檔實(shí)物的借閱利用制度，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)開展歸檔實(shí)物的借閱利用工作。

1.實(shí)物檔案原則上只對(duì)各級(jí)單位提供利用服務(wù)，借用單位須出具介紹信并說明理由，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

2.實(shí)物檔案原則上不外借，因舉辦展覽、迎接檢查等確需使用實(shí)物檔案原件，必須嚴(yán)格辦理登記手續(xù)，使用完畢后按期歸還檔案館。

3.因工作需要，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)單位保留一段時(shí)間的，須先將實(shí)物移交檔案檔案館歸檔，再辦理檔案借用手續(xù)。

4.借出的實(shí)物檔案，使用單位須確定專人負(fù)責(zé)妥善保管，不得污損、遺失。借用或單位自存期間發(fā)生丟失、損毀的，按照國家檔案法追究責(zé)任。

5.檔案館要科學(xué)編制實(shí)物檔案目錄和檢索工具，印制實(shí)物檔案資料匯編，并將可開放的實(shí)物檔案電子照片進(jìn)行網(wǎng)上公布，方便利用。