文／紅河州疾病預防控制中心 劉雪玫

一、疾控檔案管理現(xiàn)代化的必要性

檔案管理信息化不僅是科學技術進步的要求，而且是疾病預防控制工作發(fā)展的需要。隨著計算機計術的不斷發(fā)展和普及，疾控檔案資源的載體形式發(fā)生了變化，除傳統(tǒng)的紙質載體外，出現(xiàn)了光盤、磁盤等電子文件，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不適應新形勢發(fā)展的要求。因此，檔案管理必須實現(xiàn)以計算機為基礎的自動化、智能化管理模式，近年來，疾控工作日益繁重，檔案數量也隨之日益增長，疾控檔案對防止疾病傳播流行，保障人民身體健康，開展疫情監(jiān)測預測、流行病學分析、保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義。國家衛(wèi)生部、檔案局在《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》中提出：“檔案信息化建設要與本單位的信息化建設同步發(fā)展，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化、服務網絡化、不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平”。因此，基層疾控中心將檔案現(xiàn)代化管理工作納入中心發(fā)展規(guī)劃中來是很有必要的。

二、基層疾控中心檔案管理存在的問題

（一）管理制度不完善。各基層疾控中心檔案管理制度不健全、缺乏有效保障措施，造成疾控檔案不能嚴格按照文件材料歸檔范圍來收集資料，歸檔不完整，業(yè)務科室工作人員檔案意識淡薄，不注意保存工作中形成的文件資料。有的基層疾控中心因工作需要，將檔案資料保管在科室，由于年代久遠，導致部份利用價值較高的檔案出現(xiàn)變質、損壞，不能及時有效地為疾病預防控制工作提供利用。

（二）硬件及信息化建設投入不足。由于基層疾控中心檔案管理重視程度不夠，雖然改善了辦公條件，但對檔案的資金投入不多。據了解，基層疾控中心檔案“八防”設施、密集架等尚未普及，有的雖已添置了計算機等設施，但檔案信息資源沒有充分開發(fā)利用，仍有大部份疾控中心檔案處于手工抄寫、人工檢索目錄階段，利用計算機進行管理的不多，把檔案資源全部數字化的就極少了。

（三）人員專業(yè)結構不平衡。疾病預防控制是一項專業(yè)性較強的工作，據了解，基層疾控中心檔案管理人員多數是醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)人員或工勤人員兼職管理。由于所學專業(yè)不符，對檔案信息技術、檢索技術等不能熟練運用，又缺乏系統(tǒng)的培訓和合理指導，面對眾多的疾病預防專業(yè)數據不能及時有效地進行收集、整理、歸檔，致使檔案管理人員比例和專業(yè)機構嚴重失衡，信息化管理不能很好地實現(xiàn)。

三、實現(xiàn)疾控檔案管理現(xiàn)代化的對策

（一）制定現(xiàn)代化管理制度。檔案現(xiàn)代化管理是一種新的管理模式，要實現(xiàn)疾控檔案現(xiàn)代化管理，基層疾控中心必須遵守《檔案法》的法律法規(guī)和《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》的規(guī)定，結合疾病預防控制工作的結點,制定切實可行的檔案現(xiàn)代化管理制度，保證檔案信息的真實性與安全性，檔案網絡化管理的科學性、便捷性及準確性。制度一旦建立，就應按照制度進行管理和抓好落實工作。

（二）加大軟硬件及網絡建設的投入。檔案管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化，

基層疾控中心首先要加強基礎設施建設，安裝與現(xiàn)代化管理需要的掃描儀、交換機、路由器、具有高性能的網絡安全軟件等網絡設備；其次，要開發(fā)和投入適合疾控檔案管理的軟件，將原有的檔案信息數據轉入新的信息平臺使用，充分利用網絡技術，開展檔案信息多途徑檢索查詢，利用OA辦公自動化網絡平臺，使文件從最初的擬稿、核對、收文、批辦，到檔案的著錄、檢索、編研、保管、利用的整個過程相互銜接起來，向檔案館移交檔案都通過計算機和網絡進行管理。只有從根本上解決檔案保管的軟硬件環(huán)境，夯實檔案工作基礎，才能使檔案工作獲取最大的使用效益。

（三）做好電子檔案的管理。電子檔案的管理首先要保證電子文件和電子檔案之間的真實、完整、有效、安全，對電子文件的形成、收集、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成的電子檔案的管理、利用實行全程管理?；鶎蛹部刂行囊詸n案館的電子檔案管理辦法為指導，明確電子文件的歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數據類型、格式及被操作數據和檢測數據等的歸檔要求與處置方法，建立電子檔案數據庫，便于安全保管和開發(fā)利用。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務素質和技術水平。檔案現(xiàn)代化建設，關鍵是人的素質。因此，基層疾控中心要注重改善人才結構，引進既會計算機操作又會檔案管理，且熟悉疾病預防控制工作的復合型人才，選送檔案人員到高等院校、專業(yè)培訓班進行培訓。同時檔案人員自身要切實轉變觀念，自覺樹立信息化意識，積極學習現(xiàn)代信息技術，充分利用信息平臺，提高檔案管理工作效率和質量。

四、結語

計算機技術在疾控中心的廣泛運用，不僅對疾病預防控制工作產生影響，對疾控檔案信息的收集、整理、歸檔、利用工作也提出了新的要求。因此，在使用現(xiàn)代化的檔案管理手段儲存各種信息和開發(fā)利用疾控檔案信息的同時，要增強保密意識，對傳輸的信息進行加密，有效保護檔案安全，逐步提升疾病預防控制檔案的開發(fā)利用水平和公共服務能力,為廣大人民群眾和基層疾病預防機構提供廣泛的信息服務。

[1]趙銀枝.疾控機構檔案管理工作的現(xiàn)代化初探[J].健康必讀(中旬刊),2012(11).

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