南京港華燃?xì)庥邢薰?施 明 王富強(qiáng)

燃?xì)獍l(fā)票管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用

南京港華燃?xì)庥邢薰?施 明 王富強(qiáng)

介紹了燃?xì)獍l(fā)票管理系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)、管理流程和主要功能，結(jié)合南京港華燃?xì)獍l(fā)票管理系統(tǒng)應(yīng)用實例，為燃?xì)馄髽I(yè)發(fā)票使用進(jìn)行全程有效監(jiān)管提供了解決方案。

發(fā)票 系統(tǒng)設(shè)計 監(jiān)管

0 引言

燃?xì)獍l(fā)票是燃?xì)馄髽I(yè)在銷售燃?xì)饧跋嚓P(guān)燃?xì)馄骶咴O(shè)備和提供安裝勞務(wù)時，向付款方開具的收款憑證。作為財務(wù)收支的法定憑證和會計核算的原始憑證，燃?xì)獍l(fā)票是稅務(wù)稽查的重要依據(jù)，但目前許多燃?xì)馄髽I(yè)對發(fā)票的管理仍采用手工處理方式，不僅管理效率低而且也讓企業(yè)內(nèi)控存在風(fēng)險。建立一套智能化發(fā)票管理系統(tǒng)，對發(fā)票的申報、采購、申領(lǐng)、發(fā)放、使用、作廢、核銷全過程進(jìn)行有效監(jiān)管，幫助提高燃?xì)馄髽I(yè)發(fā)票管理效率，控制管理中存在的風(fēng)險顯得十分必要。

1 燃?xì)獍l(fā)票管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

1.1 系統(tǒng)實施背景

目前南京港華現(xiàn)有民用天然氣用戶130萬戶，工商企業(yè)用戶6千戶，燃?xì)獍l(fā)票種類繁多，包括國稅統(tǒng)一印制的通用機(jī)打普通票、機(jī)打卷式票、人工手開票及定額票等十余種。一直以來公司對發(fā)票的日常管理采用人工方式，通過Excel或者Word文檔進(jìn)行發(fā)票的管理，每天都要做大量的發(fā)票申領(lǐng)、發(fā)放工作，并且定期要清查發(fā)票庫存量。為了提高發(fā)票管理的安全性、可靠性和工作效率，將發(fā)票管理人員從繁瑣的重復(fù)性工作中解脫出來，集中更多時間和精力將管理工作做精做細(xì)，充分發(fā)揮計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)在發(fā)票管理各個工作環(huán)節(jié)的監(jiān)管作用，有必要建立適用于燃?xì)馄髽I(yè)實際運用的發(fā)票管理系統(tǒng)。

1.2 系統(tǒng)總體設(shè)計目標(biāo)及結(jié)構(gòu)

1.2.1 總體設(shè)計目標(biāo)

(1)系統(tǒng)能覆蓋發(fā)票所有相關(guān)操作，包括不同類型發(fā)票的申報、采購、領(lǐng)用、開具、作廢、核銷等全過程。

(2)通過系統(tǒng)可以方便地進(jìn)行發(fā)票的入庫操作，領(lǐng)用及跟蹤，同時與其發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，供財務(wù)人員隨時進(jìn)行核查，生成統(tǒng)計報表。

(3)能與公司現(xiàn)有客戶關(guān)系管理系統(tǒng)(CRM)的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)：客戶服務(wù)系統(tǒng)、賬務(wù)管理系統(tǒng)、爐具銷售系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和交換。

(4)提供通用接口，方便導(dǎo)入、導(dǎo)出公司現(xiàn)有的用友財務(wù)系統(tǒng)中開具發(fā)票信息；并可將開票信息轉(zhuǎn)換成稅務(wù)部門要求的數(shù)據(jù)格式，供稅務(wù)部門隨時進(jìn)行查詢。

1.2.2 系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)見圖1。

圖1 系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)

1.2.3 發(fā)票管理流程

發(fā)票管理流程見圖2。發(fā)票情況。

圖2 發(fā)票管理流程

(7)作廢登記。作廢發(fā)票需要填寫詳細(xì)信息，包括發(fā)票類型、發(fā)票號碼、作廢原因、作廢日期，操作人等，由發(fā)票系統(tǒng)管理員統(tǒng)一登記。

(8)手工票和定額票。發(fā)票系統(tǒng)管理員，按發(fā)票號段登記手工票，定額票信息，也可導(dǎo)入手工票/定額票號段信息，生成手工票和定額票使用情況信息表。

(9)核銷管理。已使用的普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票，以及有效期限內(nèi)未使用完的空白發(fā)票，各部門發(fā)票管理員將需要核銷的發(fā)票集中上交公司財務(wù)部門，由發(fā)票系統(tǒng)管理員統(tǒng)一進(jìn)行核銷以保證發(fā)票的安全性。

(10)權(quán)限設(shè)置。系統(tǒng)設(shè)有用戶權(quán)限，發(fā)票系統(tǒng)管理員分配操作權(quán)限，機(jī)構(gòu)設(shè)置等。可以對機(jī)構(gòu)進(jìn)行自定義操作，形成樹狀結(jié)構(gòu)。可在權(quán)限設(shè)置中增加，修改，刪除，查詢等各個權(quán)限設(shè)置。

1.3 系統(tǒng)功能設(shè)計

(1)申報管理。由財務(wù)部門統(tǒng)一發(fā)起發(fā)票申報計劃，各業(yè)務(wù)部門根據(jù)發(fā)票實際需求量進(jìn)行填報，最后由財務(wù)統(tǒng)一匯總，發(fā)票采購申報信息在填報時填寫。

(2)采購登記。采購發(fā)票的清單列表(按本)，記錄購回發(fā)票的代碼、號碼區(qū)間、數(shù)量、本數(shù)、采購人?？砂床少徣掌凇l(fā)票總號、區(qū)間號查詢發(fā)票。

(3)報警閥值維護(hù)。按發(fā)票種類設(shè)置燃?xì)獍l(fā)票庫存量的最低報警值，當(dāng)庫存達(dá)到閥值時，系統(tǒng)自動發(fā)送短信或郵件提醒發(fā)票管理員。

(4)結(jié)存管理

用于查詢統(tǒng)計采購發(fā)票的存量、每日和每月的使用等情況，當(dāng)存量不夠預(yù)設(shè)的使用量時系統(tǒng)自動提示。

(5)領(lǐng)用登記。由發(fā)票系統(tǒng)管理員登記發(fā)票領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用發(fā)票號區(qū)間段等信息。對于領(lǐng)用流程，則根據(jù)業(yè)務(wù)信息填寫生成發(fā)票領(lǐng)用信息。

(6)申領(lǐng)發(fā)放。各部門發(fā)票管理員將發(fā)票發(fā)放給發(fā)票使用人，可以到查詢申領(lǐng)信息(如果已發(fā)，顯示發(fā)票明細(xì))，默認(rèn)狀態(tài)為未發(fā)放。點擊新窗口顯示可用發(fā)票(可通過信息查找)，只能查詢自己部門已領(lǐng)

1.4 接口設(shè)計

(1)稅務(wù)接口。生成稅務(wù)部門要求的數(shù)據(jù)格式，供稅務(wù)部門隨時進(jìn)行查詢。

(2)用友系統(tǒng)接口。可導(dǎo)入/導(dǎo)出用友財務(wù)系統(tǒng)中開具發(fā)票信息到本系統(tǒng)。

(3)其它接口?？蓪?dǎo)入格式化的其它方式的發(fā)票信息數(shù)據(jù)到本系統(tǒng)

1.5 統(tǒng)計報表

系統(tǒng)具有強(qiáng)大的報表生成功能，能夠自動生成各類發(fā)票使用明細(xì)表、發(fā)票庫存情況表，發(fā)票采購統(tǒng)計表，發(fā)票領(lǐng)用統(tǒng)計開票統(tǒng)計(包括正常發(fā)票，作廢發(fā)票)，手工票和定額票使用情況表等。

1.6 系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

系統(tǒng)基于J2EE的三層客戶端/服務(wù)器體系架構(gòu)，采用Java語言開發(fā)，提供一個獨立的、可移植的、多用戶的、安全的和基于標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)級平臺，從而簡化企業(yè)應(yīng)用的開發(fā)、管理和部署。由于遵循了J2EE規(guī)范，因此使用J2EE技術(shù)開發(fā)的可以部署在各種J2EE應(yīng)用服務(wù)器上?；贘2EE平臺的產(chǎn)品幾乎能夠在任何操作系統(tǒng)和硬件配置上運行，現(xiàn)有的操作系統(tǒng)和硬件也可以被完整地保留下來繼續(xù)使用。

3 結(jié)語

燃?xì)獍l(fā)票管理信息系統(tǒng)了記錄每一張發(fā)票的狀態(tài)和流向，為發(fā)票的整個生命周期提供有力監(jiān)管工具。管理人員可以隨時查詢系統(tǒng)管理的發(fā)票信息，監(jiān)控發(fā)票資源的使用情況，跟蹤管理發(fā)票資源在整個生命周期內(nèi)的狀態(tài)變化，準(zhǔn)確掌握各個開票點的各類發(fā)票使用情況，并以此為依據(jù)更好地對發(fā)票資源進(jìn)行管理。該系統(tǒng)還與客戶關(guān)系管理系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫對接，進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)分析，規(guī)范的會計核算，確保會計信息的真實性，降低公司財務(wù)風(fēng)險，有效防范公司稅務(wù)風(fēng)險，推動業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化整合，從而達(dá)到強(qiáng)化財稅管控力度的目標(biāo)。

Design and Application of the Gas Invoice Management System

Nanjing Towngas Co., Ltd. Shi Ming Wang Fuqiang

Combined with the application example of the Gas invoice management system in Nanjing Towngas Corporation, the paper introduces the design objective, management process and main functions as well, which can be as a solution to supervise the whole process of the Gas invoice.

invoice, system design, supervision