范 燁 盧東慧

（哈爾濱商業(yè)大學(xué) 黑龍江 哈爾濱 150028）

加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作新思考

范 燁 盧東慧

（哈爾濱商業(yè)大學(xué) 黑龍江 哈爾濱 150028）

文章論述了高校學(xué)生檔案的重要性，并對(duì)當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理中存在的學(xué)生檔案收集內(nèi)容與社會(huì)需求脫節(jié)、學(xué)生檔案人檔脫離現(xiàn)象嚴(yán)重、高校師生檔案意識(shí)淡薄、學(xué)生檔案數(shù)字化程度不高等若干問題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

高校學(xué)生檔案管理；學(xué)生檔案；對(duì)策

一、高校學(xué)生檔案的重要性

學(xué)生檔案是干部人事檔案的原始材料，它是干部人事檔案形成的基礎(chǔ)，是一個(gè)人一生中最早的真實(shí)記錄。學(xué)生檔案基本信息一旦形成就要伴隨他一生，因此，學(xué)生檔案工作做得如何直接影響干部人事檔案的質(zhì)量。認(rèn)真做好學(xué)生檔案的收集、鑒別、整理工作對(duì)干部人事檔案的形成至關(guān)重要，高校學(xué)生檔案管理部門應(yīng)高度重視學(xué)生檔案建設(shè)，把對(duì)學(xué)生各方面能力的培養(yǎng)，技能的提升在學(xué)生檔案中都能體現(xiàn)出來，為學(xué)生就業(yè)提供第一手資料，為干部人事檔案的建立提供有價(jià)值的原始資料。

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、能、勤、績及家庭背景的書面材料，是非常寶貴的個(gè)人信息資源，它對(duì)個(gè)人就業(yè)、升學(xué)、出國、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、工齡核算等方面起著重要的憑證作用。學(xué)生檔案中的成績單、年度品行鑒定表、獎(jiǎng)懲材料等，從這些材料中能夠真實(shí)客觀地反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、政治思想表現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐狀況、家庭背景等。通過這些信息有利于學(xué)生工作者全面了解學(xué)生情況，更好地開發(fā)學(xué)生潛能；有利于用人單位對(duì)畢業(yè)生個(gè)人信息的了解，得知應(yīng)聘者在校學(xué)習(xí)期間的思想道德、知識(shí)能力和個(gè)人素質(zhì)等情況，學(xué)生檔案都很好的發(fā)揮了參考作用。

二、高校學(xué)生檔案管理中存在的主要問題

（一）高校學(xué)生檔案內(nèi)容貧乏，收集內(nèi)容與社會(huì)需求脫節(jié)

高校學(xué)生檔案是大學(xué)四年中逐漸形成的包括學(xué)籍材料、鑒定材料、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料等，這部分材料只體現(xiàn)了高校學(xué)生在校時(shí)間的部分情況和表現(xiàn)，無法滿足用人單位對(duì)畢業(yè)生的實(shí)際考評(píng)需要，在當(dāng)下實(shí)行雙向選擇就業(yè)模式下，用人單位更加看重的是學(xué)生的個(gè)人素質(zhì)、科研能力、組織能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力及誠信等方面的信息，而這些內(nèi)容是目前學(xué)生檔案所不能提供的。因此，針對(duì)社會(huì)需求的變化，檔案部門應(yīng)調(diào)整學(xué)生檔案收集內(nèi)容，將收集重點(diǎn)逐漸向能反映學(xué)生德、能、勤、績等材料方面來。

（二）高校學(xué)生檔案人檔脫離現(xiàn)象嚴(yán)重

高校學(xué)生檔案是不可再生的寶貴的信息資源。大學(xué)時(shí)期是人的一生的黃金時(shí)期，在這期間形成的人事檔案對(duì)今后就業(yè)、提升具有重要的參考價(jià)值，然而許多學(xué)生不清楚、不重視自己的檔案。自主創(chuàng)業(yè)畢業(yè)生認(rèn)為檔案沒用，有的將檔案繼續(xù)放在學(xué)校，有的將檔案放在人才中心，從此不再問津；對(duì)于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生，由于用人單位只看重畢業(yè)生的能力，不要求提供檔案，再加上剛畢業(yè)的學(xué)生工作不穩(wěn)定，跳槽現(xiàn)象嚴(yán)重，認(rèn)為檔案沒用，放棄對(duì)檔案的管理，久而久之就造成了人和檔案脫離，而且這種局面隨著就業(yè)壓力的加大會(huì)更加嚴(yán)重。

（三）師生檔案意識(shí)薄弱，學(xué)生檔案管理難度增大

由于高校檔案管理部門和管理者對(duì)本職工作的宣傳不到位，使得學(xué)生缺乏檔案意識(shí)，不知道檔案對(duì)自己有何作用，因此，在填寫學(xué)籍檔案時(shí)缺乏嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，草草添完交差，書寫不規(guī)范，內(nèi)容不準(zhǔn)確現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。同時(shí)，隨著高校擴(kuò)招，學(xué)生檔案管理工作量猛增，導(dǎo)致管檔部門只能機(jī)械地完成大量的學(xué)生檔案收集工作，很難抽出時(shí)間審理學(xué)生檔案內(nèi)容是否添寫正確，書寫是否規(guī)范，學(xué)生檔案管理難度增大。

（四）高校學(xué)生檔案數(shù)字化程度不高

就筆者所在的檔案館而言，由于設(shè)備條件限制、再加上人力不足，學(xué)生檔案數(shù)字化程度不高，雖然使用了檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理還停留在目錄式建檔階段，學(xué)生檔案還是以紙質(zhì)為主，有利用只能通過復(fù)印來解決，這種落后的工作方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的信息需求，同時(shí)手工利用檔案也增加了工作人員的負(fù)擔(dān)，影響了對(duì)學(xué)生檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)，這種落后的管理方式在高校學(xué)生就業(yè)過程中顯得無能為力。

三、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作主要對(duì)策

（一）適應(yīng)社會(huì)需求新形勢(shì)，豐富高校學(xué)生檔案內(nèi)容

傳統(tǒng)的學(xué)籍材料反映的是一個(gè)學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間基本情況的歷史記錄，內(nèi)容單一、檔案術(shù)語化、形式化嚴(yán)重，喪失了檔案的參考、憑證屬性。在雙向選擇的就業(yè)模式下，高校學(xué)生檔案管理工作必須完善學(xué)生檔案內(nèi)容，使學(xué)生檔案能夠如實(shí)反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，為用人單位提供第一手參考資料。學(xué)生檔案除傳統(tǒng)收集范圍外，還應(yīng)增加學(xué)生的科研水平、協(xié)調(diào)能力、組織能力、進(jìn)取精神、誠信等方面信息的收集，這些內(nèi)容不僅可以幫助用人單位選拔合適的人才，也可以增加畢業(yè)生的就業(yè)砝碼。因此，高校學(xué)生檔案的建立，一定要跟上社會(huì)需求新形勢(shì)，重新構(gòu)建檔案內(nèi)容指標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的參考價(jià)值。

（二）健全高校學(xué)生檔案保存與轉(zhuǎn)遞制度

高校學(xué)生檔案材料形成涉及學(xué)校多個(gè)部門，而各部門大多各行其是，責(zé)任不明，在檔案的收集、保存過程中缺乏統(tǒng)一指揮，學(xué)生檔案材料的收集、歸檔工作滯后，造成學(xué)生檔案歸檔材料不齊全、歸檔內(nèi)容不規(guī)范、檔案材料錯(cuò)裝、漏裝現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給畢業(yè)生就業(yè)造成不可彌補(bǔ)的損失。強(qiáng)化學(xué)生檔案的規(guī)范化管理，明確責(zé)任，建立嚴(yán)密的檔案保管、轉(zhuǎn)遞制度，檔隨人走，杜絕棄檔現(xiàn)象的發(fā)生。檔案如同人的身份證要伴隨人的一生，或更長時(shí)間，因此檔案管理部門應(yīng)強(qiáng)化檔案意識(shí)，做好學(xué)生檔案的接收、保存、轉(zhuǎn)遞工作，為學(xué)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）加大宣傳力度，全面提高師生檔案意識(shí)

高校可通過多種途徑與方式，加強(qiáng)師生檔案意識(shí)的培養(yǎng)：首先，在新生入學(xué)之際，通過講座的形式宣傳《檔案法》，按照學(xué)校要求重視個(gè)人檔案材料的日常積累，讓學(xué)生初步樹立檔案意識(shí)；其次，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，充分利用校園網(wǎng)、報(bào)刊、廣播、宣傳欄等多種形式，大力宣傳檔案的重要性與棄檔的危害性，使廣大師生充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、出國深造以及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。

（四）加快高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)

學(xué)生檔案管理部門應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，重視學(xué)生檔案的基礎(chǔ)工作，同時(shí)開發(fā)適合本校實(shí)際的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，把高校學(xué)生檔案從落后的手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)化，借助現(xiàn)代的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案內(nèi)容的數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，使各部門學(xué)生檔案信息資源共享，從而達(dá)到更加快速、準(zhǔn)確、全面地提供每個(gè)學(xué)生檔案信息的目的。改變學(xué)生檔案載體的單一性，采用磁盤、光盤等大容量的載體，既可以保存更多的紙質(zhì)檔案信息，也為實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。

學(xué)生檔案是高校檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，是干部人事檔案形成的基礎(chǔ)。學(xué)生檔案是學(xué)校與社會(huì)聯(lián)系的橋梁紐帶，它為人才開發(fā)提供原始信息和準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，為用人單位選拔人才提供重要參考。因此，做好學(xué)生檔案管理工作意義重大。

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[3]李華明.高校學(xué)生檔案研究綜述[J].山西檔案,2013(5)

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[5]田偉、鄭濤.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)問題研究[J]．蘭臺(tái)世界,2014(3)

本文是黑龍江省自然科學(xué)基金項(xiàng)目(項(xiàng)目編號(hào)：F201217)和黑龍江省教育廳項(xiàng)目(項(xiàng)目號(hào)∶12531175)階段性研究成果。

范燁哈爾濱商業(yè)大學(xué)人事處檔案科副研究館員情報(bào)學(xué)碩士。