徐 偉

（黑龍江信息技術職業(yè)學院 黑龍江 哈爾濱 150000）

淺談高等學校檔案管理的作用和意義

徐 偉

（黑龍江信息技術職業(yè)學院 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，它深刻地反映并影響高等學校的管理建設水平。正確認識檔案工作與高校管理建設的依存關系，有利于提高全體高等學校教職工的檔案意識，順利地開展檔案工作，提升檔案服務水平，從而促進高等學校管理建設工作的規(guī)范發(fā)展。

高等學校；檔案管理；作用；意義

隨著國家經濟的發(fā)展、教育改革的不斷深入，教育事業(yè)引來了大發(fā)展大繁榮，同時對教育軟硬件的要求提出了更高的標準。一方面促使高等學校重視師資力量、教育硬件條件、生源的綜合素質等外部客觀因素；另一方面，則更加重視對教育教學工作的管理，著眼于塑造和建設高等學校的人文精神、教育精神、學術精神、科學精神等內容為中心的校園文化。高等學校的歷史檔案是高校自身發(fā)展的鏡子，記錄著高等學校的過去和現(xiàn)在，承載著高校未來的發(fā)展方向。高校檔案是高等學校建設的依據，是高等學校在教育教學工作實踐中所形成的一種基本精神和行為準則。通過高校檔案就能反映高校的教育教學管理風格、組織結構、校園文化等方方面面的內容。

檔案管理在高等學校教育教學中的作用和意義有哪些呢？

一、高等學校檔案對教育教學管理具有歷史借鑒和參考作用

高校檔案產生于高校形成、發(fā)展、改革的全過程，同時又貫穿于高校教育教學工作及其組織管理的各個方面。檔案真實地記述和反映了高校教學管理、運行的發(fā)展軌跡，是高等學校重要的信息資源。高校教育教學管理的形成離不開作為載體的高校檔案，是積累和豐富高校教學管理的有效手段。研究和整理高等學校檔案，可以深刻理解本學校的特點以及自身發(fā)展的規(guī)律。

二、高等學校檔案是教育教學管理的直接依據和載體

高等學校檔案是隨著高校教育教學活動而形成的，是第一手材料。高校發(fā)展的有關材料、教學中先進的教學經驗、優(yōu)秀教師事跡報告、優(yōu)秀學生先進事跡報告、好人好事、年底單位工作總結等等，都是高校教育教學管理的歷史依據和經驗。高等學校檔案綜合說明了高校的基本面貌和發(fā)展過程，是高校教育教學活動的縮影?？梢哉J為，高等學校的自身形象、價值觀念、人文精神、優(yōu)秀人物的榜樣力量之所以能夠持續(xù)不斷地得以傳承，校風、學紀得以形成，高等學校檔案起到了重要的載體作用，意義非常重大。

三、高等學校檔案管理本身就是高等學校文化的重要組成

高校檔案是高校寶貴的財富，具有科學文化的歷史屬性，因此，高校檔案建設就是教育教學管理的組成部分，對檔案信息發(fā)源的依賴性日益增強，在維護高校的合法利益、改進管理方式、探索新的教育教學方法方面發(fā)揮著積極作用。高校檔案中有很大一部分是記錄和保存高校教育教學經驗和成果的，反映了學校總體的教學管理水平，是高校全體師生智慧的結晶。高校檔案信息的開發(fā)利用，也是高等學校檔案管理工作中最重要的一項任務。

四、高等學校檔案在高等學校教育教學管理中具有提供服務和借鑒的作用

高等學校檔案工作圍繞高等學校教育教學管理建設開展，促進了高等學校管理模式的形成：

（一）導向作用，檔案管理中折射出高校的人文精神對高校整體和高校每個師生的道德價值取向及行為準則起導向作用。檔案中記錄了學校優(yōu)秀的傳統(tǒng)、先進教師和學生的事跡、多年教育教學工作的總結等等，學習這些內容，可以起到承上啟下的作用，把學校管理經驗的成果傳承下去。

（二）凝聚作用，當高校文化在校園中不斷傳承，發(fā)揚，就會在全體師生的心中生根、發(fā)芽、不斷成長，這共同的堅持和追求將師生們凝聚成一個堅不可摧的整體。

（三）激勵作用，高等學校文化建設的目的就是營造一個良好的學習工作氛圍和環(huán)境，使全體師生能夠產生一種高昂的情緒，相互尊重、奮發(fā)進取、互幫互學。

（四）約束作用，高校多年傳承下來的精神對每個師生的思想和行為具有約束和規(guī)范作用。高校檔案中記載了多年來學校形成的一整套規(guī)章制度、記錄了學校教育教學目標、教師的職業(yè)道德和對學生的無私奉獻、無數優(yōu)秀學生為理想奮力拼搏的真實故事，這些對后來人的思想和行為都會產生無形的約束力和規(guī)范的作用，從而推動著高校文化的發(fā)展。

（五）輻射作用，高校文化建設的成果，是高校物質財富和精神財富的總和，高校文化具有對外輻射的育人作用。

五、高校檔案工作是保護和傳承學校歷史面貌的一項重要事業(yè)，應重點做好以下幾個方面工作

（一）強化高校文化建設的意識，把高校檔案工作納入高校文化建設的軌道中，具有概括性、抽象性的特征。要擺脫檔案工作者習慣只為高校教育教學、日常管理等各項活動提供檔案工作，應該更注重為高校文化建設提供檔案工作的支持。強化高校文化建設意識，要求高校檔案工作者必須對高等學校文化建設進行認真思考和研究。作為合格的檔案工作者，不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應當關注高等學校的整體發(fā)展。高校檔案工作者應當研究高校文化建設對高等學校檔案工作的影響、檔案與文化建設之間的關系，充分發(fā)揮檔案工作的作用。

（二）要加強高校檔案的基礎工作，拓展高校檔案工作的內容。為適應高等學校文化建設的需要，高校檔案工作必須不斷更新發(fā)展，加強高校檔案基礎工作建設，為高等學校文化建設服務。

（三）要深層次挖掘高校檔案的信息資源，為高校自身形象和價值觀建設服務，促使一些分散保存的檔案材料集中起來，把淹沒在一般檔案中的有用信息發(fā)掘出來，利用現(xiàn)代化手段建立健全主題詞就能檢索到所需要的檔案材料等。

高校檔案工作的重要性早已在《高等學校檔案管理辦法》中得到體現(xiàn)，在現(xiàn)實中，也逐漸被各高校所認識和重視，很多高校檔案館的辦館條件得到改善，加大經費投入，更新設備，注重檔案人才培養(yǎng)；檔案館應充分利用收集指導、培訓和展覽等各種途徑宣傳檔案意識，充分利用較好的辦館條件，扎實做好檔案基礎工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為高等學校的管理建設服務，為社會服務。如此則高校的管理建設與檔案工作構成良性循環(huán)，二者之間的關系越來越密切，相互促進，最終達到提升高等學校辦學水平的目標。