文/桂林市職業(yè)教育中心學(xué)校 余麗紅

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淺談培訓(xùn)材料的管理與創(chuàng)新

文/桂林市職業(yè)教育中心學(xué)校 余麗紅

【摘要】現(xiàn)在社會上各種培訓(xùn)紛至沓來，培訓(xùn)內(nèi)容越來越豐富，培訓(xùn)材料也越來越多。如何按現(xiàn)代要求收集、裝訂、保存這些材料，是值得我們檔案管理人員深思的，本文就這些問題進(jìn)行深入研究和科學(xué)探討。

【關(guān)鍵詞】培訓(xùn)材料；管理；創(chuàng)新

培訓(xùn)材料的整理是一次培訓(xùn)過程的歷史記錄和真實(shí)反映，它由文字材料、圖表、音像、照片等材料匯總而成，是培訓(xùn)內(nèi)容的客觀反映和具體總結(jié)，對于提高下一次培訓(xùn)具有非常重要的意義。

一、培訓(xùn)材料整理的意義

（一）培訓(xùn)材料是培訓(xùn)質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)。國家級的培訓(xùn)不是簡單的培訓(xùn)，培訓(xùn)質(zhì)量要求高，整理材料特別嚴(yán)謹(jǐn)。它的特點(diǎn)是：培訓(xùn)內(nèi)容豐富，材料特別多，有時(shí)多達(dá)幾百份，材料要求齊全，缺一不可。整理這些材料不是簡單的工作，而是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要高素質(zhì)檔案人員，利用現(xiàn)代化信息系統(tǒng)收集、裝訂、保存這些培訓(xùn)材料。材料整理的質(zhì)量和管理水平至關(guān)重要，它隨時(shí)迎接上級部門的檢查、監(jiān)督，同時(shí)為下一次培訓(xùn)提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

（二）培訓(xùn)材料的整理也關(guān)系到單位的聲譽(yù)。培訓(xùn)材料的整理從開班到結(jié)束，時(shí)間半年、一年不等，我們收集、整理的材料也需要半年、一年甚至更長。時(shí)間長，內(nèi)容多，要求高，它是一個(gè)系統(tǒng)工程。需要有專人負(fù)責(zé)，利用科技檔案管理模式整理材料。培訓(xùn)材料的收集、裝訂、存檔看出一個(gè)單位的辦學(xué)質(zhì)量，辦學(xué)水平，它是一個(gè)單位形象的標(biāo)志，關(guān)系到單位的聲譽(yù)，它猶如一個(gè)人的穿著打扮，看出一個(gè)人的整體素質(zhì)。這就要求檔案管理者具有高素質(zhì)。

二、培訓(xùn)材料整理工作具體展開

（一）培訓(xùn)材料的搜集。培訓(xùn)材料的搜集是培訓(xùn)材料檔案工作的前提和基礎(chǔ)，培訓(xùn)工作從培訓(xùn)宣傳、發(fā)動、開班到正式上課、結(jié)束都有許多圖片、圖表、電子檔等等。各種材料不僅要有紙質(zhì)版，還應(yīng)形成電子檔。作為檔案管理人員，必須對這些資料進(jìn)行積極的搜集、整理、分類、歸檔。作為培訓(xùn)工作組織者，更應(yīng)該合理把握文件材料歸檔范圍，制定相應(yīng)的培訓(xùn)材料檔案管理工作計(jì)劃。

（二）培訓(xùn)材料的歸檔。培訓(xùn)材料的歸檔工作是一項(xiàng)復(fù)雜并細(xì)致的工作，它必須嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行，從它最初形成到最后的立卷、歸檔都要經(jīng)過幾項(xiàng)具體內(nèi)容。例如：《貧困村勞動力轉(zhuǎn)移》培訓(xùn)工作分為一、二、三期，每期分為：《貧困村勞動力轉(zhuǎn)移培訓(xùn)綜合目錄》和《貧困村勞動力轉(zhuǎn)移培訓(xùn)材料》兩大塊。貧困村勞動力轉(zhuǎn)移培訓(xùn)綜合目錄》包含：《花名冊》《開班申請》《協(xié)議書》《簽到表》《工作進(jìn)度表》《實(shí)習(xí)接收證明》《錄用證明》《就業(yè)花名冊》《貧困證明》?！敦毨Т鍎趧恿D(zhuǎn)移培訓(xùn)材料》包含：《學(xué)員登記卡》《扶貧對象審批表》《證明》《身份證》《結(jié)業(yè)證》。歸檔應(yīng)反映培訓(xùn)工作的全過程。

（三）培訓(xùn)材料的保管。經(jīng)過國家審批的培訓(xùn)，不同于一般的培訓(xùn)，培訓(xùn)質(zhì)量高，材料整理嚴(yán)，保管相當(dāng)重要。培訓(xùn)材料的保管包括培訓(xùn)材料的保存、借閱、返還等各個(gè)環(huán)節(jié)。應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，制定相應(yīng)的制度。其他人不得隨意翻閱檔案材料。收集、整理好的檔案材料放進(jìn)檔案盒，隨時(shí)迎接上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查。也為下一次培訓(xùn)工作提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

三、加強(qiáng)培訓(xùn)材料管理的創(chuàng)新意識

（一）克服過去存舊檔案管理觀念，以全新的理念整理這些材料。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)檔案管理模式走到今天，已完全不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，尤其是培訓(xùn)材料的收集、裝訂、歸檔更應(yīng)改革創(chuàng)新。培訓(xùn)內(nèi)容更加復(fù)雜、繁多，每次培訓(xùn)材料都得接受有關(guān)部門的檢查，標(biāo)準(zhǔn)更高，管理更完善。我們應(yīng)該改革舊的檔案管理模式，建立新的模式，社會化開放式檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代檔案管理模式的補(bǔ)充。

傳統(tǒng)檔案管理模式和社會化開放式檔案管理模式各有利弊，傳統(tǒng)檔案管理模式對檔案的保密、保護(hù)和方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題，我們應(yīng)取長補(bǔ)短，充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢。

（二）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。檔案管理質(zhì)量在于人才，人才是關(guān)鍵，當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)和提升檔案人員的素養(yǎng)，對他們進(jìn)行政治和技能的培訓(xùn)：一是提升政治修養(yǎng)，培訓(xùn)材料檔案管理人員必須是政治素養(yǎng)高，責(zé)任心強(qiáng)的人，最好由黨員擔(dān)任，腦子稍有不穩(wěn)，思想上不淳的人，就會做假材料，套取國家資金，做出一些損人利己的違法事。二是提高他們業(yè)務(wù)技能：首先，軟件操作和維護(hù)技能培訓(xùn)，提高辦公速度，更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。其次，網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)可以使檔案工作人員及時(shí)捕捉社會信息。再次，檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒等知識的培訓(xùn)。這些技能是現(xiàn)代檔案管理人員必備的，特別是電子文檔的處理。

（三）提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。過去紙質(zhì)檔案不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管和利用帶來管理上的困擾，我們必須用一種新的理念，建立一種新型的檔案管理開放模式，把一些新技術(shù)如計(jì)算機(jī)和通信設(shè)施廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中。建立一個(gè)專業(yè)的辦公場所，配新電腦及電腦專業(yè)人員，建立新的管理制度，使之工作與績效掛鉤，配一些電腦軟件等等，這些都是必要的，總之，我們必須用現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)整理培訓(xùn)檔案材料。