文/西部礦業(yè)股份有限公司錫鐵山分公司 童紅輝

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如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好時(shí)間效能管理

文/西部礦業(yè)股份有限公司錫鐵山分公司 童紅輝

【摘要】本文借助快速交通系統(tǒng)的構(gòu)建思維模式，提出了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好時(shí)間效能管理的思路，達(dá)到有序高效的目的。

【關(guān)鍵詞】快速交通；規(guī)則；統(tǒng)籌規(guī)劃；時(shí)間快速通道

在國(guó)內(nèi)一線城市往往設(shè)置有快速交通系統(tǒng)，其運(yùn)行非常高效?？焖俳煌ㄏ到y(tǒng)的構(gòu)建思維模式對(duì)于做好時(shí)間管理有著很好的借鑒意義，下面以廣州市的公交BRT為例進(jìn)行說(shuō)明。2010年，廣州市政府為了改善交通狀況迎接亞運(yùn)會(huì)、亞殘會(huì)，在原來(lái)交通擁擠的路段修建了BRT快速線，交通狀況改善很多。BRT就是為公交專門(mén)修建的路線，其它車輛不能進(jìn)入BRT線路行駛。BRT線路設(shè)置在道路的最中間，兼顧了雙向乘車的需要。為了使公眾能夠方便搭乘公交車，BRT站臺(tái)修建得比較長(zhǎng)，分設(shè)了多個(gè)乘車點(diǎn)，使乘車變得有序高效。天橋?qū)⒌缆穬蓚?cè)的人行道與站臺(tái)相連，既解決了公交車站臺(tái)的問(wèn)題，又解決了行人過(guò)馬路的問(wèn)題，一舉兩得。機(jī)動(dòng)車道、自行車道和人行道，相互分離。構(gòu)建這樣高效便捷的交通系統(tǒng)的思維模式，對(duì)于從事企業(yè)行政辦公工作的人員協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好時(shí)間效能管理非常具有借鑒意義。

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)們工作非常多，時(shí)間非常珍貴，作為企業(yè)的行政工作人員，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好時(shí)間效能管理是一項(xiàng)必須具備的基本功。

首先，領(lǐng)導(dǎo)們的時(shí)間是容易被打斷的，特別是企業(yè)一把手。

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在做重要工作時(shí)，下屬隨時(shí)進(jìn)來(lái)找領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請(qǐng)示工作、簽批報(bào)銷都是非常常見(jiàn)的事情。這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)手頭的重要工作就被迫中斷，等聽(tīng)完匯報(bào)、簽完字后，又要重理思路，導(dǎo)致工作效率低下。如果我們把領(lǐng)導(dǎo)的工作比喻成公路上行駛的汽車，如果這汽車是行駛在沒(méi)有天橋、沒(méi)有地下通道的公路，這時(shí)如果行人不遵守交通規(guī)則，不時(shí)有人橫穿公路，車輛就不得不放慢速度或是停下來(lái)。如何盡量讓領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間不被打斷，需要建立像交通系統(tǒng)一樣相應(yīng)的規(guī)則：不能隨意橫穿馬路，只能走人行橫道且綠燈時(shí)方可通行。這樣就在允許的時(shí)間里集中時(shí)間使行人通過(guò)，減少隨意打斷。行政工作人員在為領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程時(shí)，可以這樣來(lái)考慮：把需要找領(lǐng)導(dǎo)簽字、匯報(bào)工作的時(shí)間盡量集中起來(lái)。例如公司可以規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái)后第一天全部用來(lái)聽(tīng)取下屬的匯報(bào)請(qǐng)示，辦理員工報(bào)銷簽字等事宜，第二天用來(lái)召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，了解公司的一些近況，傳達(dá)公司的意圖或進(jìn)行工作安排、部署。

第二，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)很好地規(guī)劃工作日程。如果一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)總是將自己的時(shí)間處于一種沒(méi)有規(guī)劃的狀態(tài)，那只能是被各種沒(méi)有規(guī)律的事件所充斥。所以企業(yè)的行政工作人員應(yīng)該協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作日程進(jìn)行規(guī)劃，界定清工作的緊急程度與重要程度，既要將當(dāng)前緊急而重要的工作做好，還要把重要但不緊急的工作作為日常工作的重點(diǎn)。套用時(shí)間管理的721原則，就是要把70%的時(shí)間精力處理好緊急的、當(dāng)前的各項(xiàng)工作；用20%的時(shí)間精力處理好重要但不緊急的工作；用10%的時(shí)間精力來(lái)處理一些其它的工作。如果我們把緊急事件比喻成道路上的障礙物，駕駛員在行駛過(guò)程中就會(huì)要不斷調(diào)整行駛方向、速度。作為一位領(lǐng)導(dǎo)，如果能每天花一定的時(shí)間用于重要但不緊急的工作上，重要而緊急的工作就會(huì)越來(lái)越少，在工作時(shí)往往可以從容不迫。此時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的工作狀態(tài)如同行駛在無(wú)障礙物的平穩(wěn)道路上。

交通道路上常有提前提醒的各類標(biāo)識(shí)，駕駛員會(huì)根據(jù)提示信息做好預(yù)判。領(lǐng)導(dǎo)的工作日程中，也會(huì)有一些工作日程需要提前溝通，方可在正式處理時(shí)從容不迫。特別是對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、重要客人等關(guān)鍵人物來(lái)訪，行政工作人員應(yīng)該提前跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，做好相關(guān)的準(zhǔn)備與日程安排，以免因準(zhǔn)備不充分而影響領(lǐng)導(dǎo)的形象與工作效率。

第三，一個(gè)公司要提高效率，也需要建立各行其道的時(shí)間區(qū)域規(guī)劃，也就是各部門(mén)的時(shí)間要統(tǒng)籌規(guī)劃，步調(diào)一致。如一個(gè)公司可以規(guī)定，在公司的調(diào)度會(huì)開(kāi)完后，下屬部門(mén)的會(huì)議可以規(guī)定在同一時(shí)間召開(kāi)。還有內(nèi)部檢查工作、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、安全學(xué)習(xí)等時(shí)間都可以進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，這樣互相工作不會(huì)受到影響。如此可以避免同一個(gè)公司內(nèi)部A部門(mén)的人到B部門(mén)辦事，結(jié)果B部門(mén)的人在開(kāi)會(huì)或在培訓(xùn)的情形。相同的時(shí)間規(guī)劃有利于同一個(gè)公司內(nèi)部有交叉工作時(shí)提高效率。

第四，搭建類似于天橋或地下通道的時(shí)間快捷通道，可以進(jìn)一步幫助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率。在時(shí)間管理上，我們可以借助高科技的手段來(lái)實(shí)現(xiàn)這些功能，也可以通過(guò)一些職能部門(mén)來(lái)完成這些功能。如領(lǐng)導(dǎo)工作非常繁忙，需要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請(qǐng)示工作或需要領(lǐng)導(dǎo)簽批的事情又很多，大家排著隊(duì)都在等領(lǐng)導(dǎo)，往往浪費(fèi)了很多的時(shí)間。這些時(shí)間如果用來(lái)工作，是可以創(chuàng)造一定效益的。我們可以將匯報(bào)請(qǐng)示事項(xiàng)形成文字材料或?qū)懗商岚柑峤恍姓ぷ鞑块T(mén)，由行政工作部門(mén)整理好之后，送到領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，由領(lǐng)導(dǎo)在合適的時(shí)間進(jìn)行處理或批示，這樣既不會(huì)隨意打斷領(lǐng)導(dǎo)的工作，匯報(bào)請(qǐng)示人員也可以節(jié)省很多等候的時(shí)間。現(xiàn)在很多企業(yè)都已經(jīng)應(yīng)用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，行政工作人員可以充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，將日常工作流程化，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率與企業(yè)的運(yùn)行速度。不管是請(qǐng)示、匯報(bào)，還是合同審批、生產(chǎn)計(jì)劃、資金計(jì)劃、日常報(bào)銷等都可以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)批示的功能，這就相當(dāng)于是架設(shè)了一個(gè)將領(lǐng)導(dǎo)與下屬工作信息高效溝通的通道。

第五，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)減少無(wú)效的工作。領(lǐng)導(dǎo)的工作非常繁雜，各種資料、材料也是紛繁復(fù)雜。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)要找一個(gè)重要的資料，卻往往找不到放在哪里了，在找資料上浪費(fèi)了許

時(shí)間效能管理是一門(mén)學(xué)問(wèn)，也是一門(mén)藝術(shù)，更是一種組織能力。秩序創(chuàng)造效益，管理創(chuàng)造效益。以上是本人在工作中經(jīng)常會(huì)運(yùn)用到的幫助領(lǐng)導(dǎo)提高時(shí)間效能的一些方法，與大家一起分享。如何將交通系統(tǒng)構(gòu)建的思維模式用于時(shí)間效能管理，可能還會(huì)有很多的創(chuàng)新思維，將在以后的工作中逐步進(jìn)行探索。