文/中山市技師學院 鄭靜

高校檔案改革創(chuàng)新

文/中山市技師學院 鄭靜

在數(shù)字信息技術發(fā)展日新月異的社會背景下，我國高校檔案工作也面臨著非常大的機遇與挑戰(zhàn)。檔案是我國非常重要的信息來源，同時也是也是高校生存和發(fā)展的核心資源和重要資產。在新時期，我國高校檔案管理工作要在管理體制和管理方法上進行改革與創(chuàng)新，讓高校檔案管理的運行方式符合網(wǎng)絡時代的時代特點，也為了讓高校檔案管理可以為大學的生存和發(fā)展提供更多的有益信息和其他功能。本文探討了高校檔案管理新的管理手段，大力推進檔案信息化和數(shù)字化建設，為網(wǎng)絡時代高校檔案管理工作提供有益的思考。

高校；檔案工作；改革；創(chuàng)新

一、高校檔案改革創(chuàng)新的意義

(一)對提升創(chuàng)新能力起到了非常大的促進作用。高校創(chuàng)新能力的提升是一個龐大的系統(tǒng)工程，但是不論哪個行業(yè)，哪個地區(qū)的創(chuàng)新工作，還是各種創(chuàng)新都必須經(jīng)歷決策、實施、考評、推廣等環(huán)節(jié)。在高校工作的每一個階段，信息技術都起到了巨大的推動作用。高校自成立以來，擁有大量的文字、圖片等資料。這些資料是高校的無形資產，也是高校寶貴的財富。而這些信息集中保存在高校檔案部門，如果檔案部門能夠充分開發(fā)利用檔案信息，同時又廣泛收集國內外相關情報資料，為高校提供及時、可靠信息依據(jù)，那么就會在很大程度上提高高校的創(chuàng)新能力。

（二）對檔案管理工作起到了巨大的促進作用。在各大高校，教學部門無疑是最重要的部門。而檔案部門由于與教學任務聯(lián)系的不是非常緊密，因此都很容易被各大高校所忽視。高校在對各個部門進行資源分配時，檔案部門往往也被排在最后。如果我們抓住機遇，對高校檔案管理工作進行改革與創(chuàng)新，可以發(fā)揮非常關鍵的作用。2 0世紀來，我國為了建設新型重點大學，趕超世界一流高校，先后實施“2 1 1工程”、“9 8 5工程”，幾百所高校競爭。在這樣的競爭背景下，擁有強大的信息資源無疑為高校增強了很大的競爭力。因此，當這些高校獲得國家巨額資金資助的時候，高校領導都在一定程度上給予了檔案管理工作很多的資金支持。高校檔案館在學校中地位大幅度提高。

二、高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

(一)高校檔案管理工作現(xiàn)狀。高校檔案是高校寶貴的財富，檔案管理水平的高低也是衡量高校管理水平的重要標志之一。從目前來看，我國高校普遍設立了檔案室，并且進一步推進了檔案工作的規(guī)范化建設。各大高校積極依托數(shù)字信息技術，大力推進檔案館的信息化建設。但是，由于我國高校檔案管理數(shù)字化建設起步較晚，因此大部分高校檔案數(shù)字化管理的程度還不高。另外，由于各大高校資金比較緊張，在檔案管理方面的投入還存在著很大的缺口。這些都對高校檔案管理造成了一定的阻礙。所以，高校檔案館在數(shù)字化建設方面與預期目標還有著非常大的距離。

（二）高校檔案管理工作存在的問題。1.數(shù)字化思想意識淡薄。高校檔案管理數(shù)字化思想意識普遍比較薄弱，主要原因在于高校領導的檔案意識不強，管理觀念還停留在過去原始方式上，甚至不知道檔案管理數(shù)字化為何物。有的即便是利用檔案也是很原始的，忽視了檔案為校園文化、形象、校園精神等方面的二次深層次開發(fā)。2.缺乏相關制度規(guī)范。高校檔案管理的工作規(guī)范是實現(xiàn)檔案管理信息數(shù)字化的重要基礎與保障，也是加快高校檔案管理數(shù)字化的基礎。但是由于我國高校檔案管理數(shù)字化開展較晚，因此對高校檔案管理數(shù)字化標準化建設還沒有形成完整的體系，缺乏統(tǒng)一的管理制度和管理標準。在檔案數(shù)字化成果交接、加工、保管、存儲和利用等工作流程方面還存在很大的缺陷，這也給高校檔案管理數(shù)字化的進一步發(fā)展造成了嚴重的阻礙。3.缺乏相關的理論研究。與國外高校相比，我國大部分高校對高校檔案管理數(shù)字化還停留在簡單的應用上，而對于高校檔案管理數(shù)字化的內涵和特點還缺乏應有的認識。隨著我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，我國檔案界開始對檔案管理數(shù)字化展開了一定的研究。但是從目前來看，我國檔案界對高校檔案管理數(shù)字化的研究成果還比較少，很難為高校檔案管理數(shù)字化的實踐操作提供相關的理論指導。4.缺乏高素質的人才。數(shù)字化技術一項技術含量比較高的工作，因此要求相關管理人員具備一定的專業(yè)技術知識。但是從目前來看，我國高校檔案管理人才相對比較缺乏，很難滿足現(xiàn)有工作的需要。與此同時，檔案管理人才整體學歷不高，專業(yè)技術知識掌握的并不充分。對數(shù)字化的認識還停留在傳統(tǒng)的觀念上，與現(xiàn)實情況相脫節(jié)。

三、高校檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

(一)提高管理人員的檔案意識。首先，各高校領導要對檔案管理工作給予大力的支持。組織全體工作人員認真學習《檔案法》，對國家的各項檔案管理規(guī)定進行充分的了解。通過大力的宣傳和學習，是全體工作人員對檔案工作給予充分的認識。從而對檔案工作給予非常大的關注，促進檔案工作的進一步發(fā)展。其次，聘期專業(yè)技術人員對檔案管理人員進行相關知識的培訓。這樣會增進工作人員對數(shù)字化的進一步了解，從而對其更好的進行運用。

（二）建立和完善相關制度。首先要根據(jù)國家的各項規(guī)定以及自身的實際情況來建立相應的規(guī)范和制度。與此同時，要明確檔案部門的工作職責，對檔案工作人員進行合理的分工，使檔案管理工作有條不紊的進行。另外要大力推進數(shù)字化信息建設的相關制度，要將此工作作為未來管理工作的主要任務來抓。從數(shù)字信息產生的時候開始，就要對各項信息資源進行系統(tǒng)的管理和歸檔。

[1]張彬.淺析高校檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].文史博覽(理論),2014(3).

[2]陳小芳.淺議提高高校檔案管理人員素質[J].企業(yè)家天地(理論版),2011(6).