文/南京市玄武區(qū)疾病預防控制中心 徐千越

淺析事業(yè)單位的人事檔案管理優(yōu)化策略

文/南京市玄武區(qū)疾病預防控制中心 徐千越

隨著事業(yè)單位制度的不斷改革，致使事業(yè)單位的人事檔案管理工作中出現(xiàn)了許多與其不相適應的現(xiàn)象，檔案管理方面的問題也日漸顯現(xiàn)，難以滿足當前快速發(fā)展形勢下的人事管理需求，所以筆者針對事業(yè)單位的人事檔案管理策略談些筆者個人的看法。

事業(yè)單位；人事檔案；優(yōu)化策略

人事檔案管理工作是事業(yè)單位組織人事工作的重要依據(jù)，人事檔案記錄了單位職工的學習和工作經(jīng)歷，以及個人工作考核情況、獎懲及提拔任用情況，反映了職工的專業(yè)技術(shù)水平等，是職工一生的完整記錄，也是事業(yè)單位用來選人用人的重要依據(jù)。但是目前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題較多，究其原因，從大環(huán)境上說，快速發(fā)展的社會需求反襯出了人事檔案管理體制的落后，到實際操作中，工作機制的僵化造成了制度建設的滯后，導致人事檔案管理問題重重。下面筆者就如何優(yōu)化人事檔案管理工作的策略談些個人的看法：

一、優(yōu)化職工人事檔案材料的收集及監(jiān)管機制

首先，要形成人事檔案材料收集的長效機制。要充分發(fā)揮人事檔案的作用，就要從源頭抓起，即必須把收集資料這一環(huán)節(jié)落實到位。把檔案資料的普通收集和定向收集、長期收集和突擊性收集結(jié)合起來，加強相關(guān)科室之間的合作，發(fā)揮檔案管理者的主動積極性，提高檔案資料的真實性和收集過程的規(guī)范性，立足源頭來落實檔案資料收集的真實有效性。

其次，要加強人事檔案的責任監(jiān)管機制。因職工的人事檔案管理涉及范圍較廣，涉及部門較多，所以必須建立健全人事檔案的流程監(jiān)管機制，有效截堵檔案造假和丟失現(xiàn)象的發(fā)生。通過完善單位人事檔案管理制度和獎懲機制，使檔案管理工作有章可循、有規(guī)可依。工作人員需遵循制度收集、管理檔案，不斷提高辨別真?zhèn)蔚哪芰?，定期開展查漏補缺，以此來保證人事檔案內(nèi)容的齊全可靠，使人事檔案管理工作走上科學化、制度化、法制化的道路。

二、增強人事檔案管理人員的管理意識和工作責任心

首先，要端正認識檔案管理工作。要深刻意識到人事檔案工作是單位人事管理的“基礎”，應服務于人事管理工作這一“中心”，管理人員要扮演好自己的工作角色，立足基礎，融入中心，通過細致工作和努力付出，更好地去支持單位人事管理工作，在實際工作中踐行“服務中心”理念。

其次，要強化工作責任心。檔案工作的質(zhì)量保證關(guān)鍵在于人，檔案管理人員應秉持高標準、規(guī)范運行檔案管理工作。一方面，要加強對專業(yè)人員的技術(shù)培訓，鼓勵檔案管理人員積極參加檔案系統(tǒng)舉辦的各類繼續(xù)教育培訓班和學術(shù)研究會，通過業(yè)務交流，拓展思維，吸收新知識，提高自身專業(yè)能力，以此來提高檔案管理工作質(zhì)量。同時，要加強檔案管理人員的職業(yè)道德建設，這類工作人員必須要具備較高的責任心和奉獻精神，在收集人事資料時，遇到問題不輕易放棄退縮，主動出擊尋找線索，積極應對各種困難，保證檔案資料收集的完整有效。在日常工作中，檔案管理人員應實時關(guān)注單位各部門職工的工作和學習情況，例如職工的職位變動、工資漲幅及獎懲等信息，并及時收集和歸檔。

三、提高人事檔案材料收集的及時性、主動性及準確性

首先，及時收集相關(guān)資料，保證檔案資料的實時性。隨著社會和歷史的不斷發(fā)展進步，單位職工的個人檔案所包含的信息也在發(fā)生著變化，這就使得檔案資料的收集內(nèi)容范圍不會一成不變，如何使檔案信息和職工自身情況保持高度一致，也就成了檔案管理工作的重中之重。這就要求相關(guān)工作人員必須時刻關(guān)注職工個人發(fā)展和工作動態(tài)，及時收集這些資料和信息，并在此過程中保持正確的時間觀念，工作不能出現(xiàn)拖拉、推脫，使材料收集出現(xiàn)累積的現(xiàn)象，必須想盡一切辦法將形成的、新接收的人事檔案材料收集整理起來。由于職工人事檔案內(nèi)容每年都有新的變化，例如年度考核、學歷變化及職務職稱的晉升、工齡工資的調(diào)整等，應及時將這些信息整理歸檔，充實完善檔案內(nèi)容，這也人事檔案管理工作者的一項經(jīng)常性工作。

其次，主動收集相關(guān)資料和信息。檔案管理工作者應做到手勤、口勤、腿勤，通過各種方式和渠道與各部門密切聯(lián)合，以積極熱情的工作態(tài)度和高度負責的精神進行資料收集工作。由于職工信息涉及部門和范圍較廣，檔案管理工作人員不能坐等信息，必須主動走出去，到各部門收集有效的信息和資料，也不能等待他人上報信息資料后才進行歸檔整理、開展鑒定，而應自己主動收集，這樣才能保證檔案資料歸檔的及時性和真實性。

最后，在資料收集中必須細致準確。細致準確是每一個檔案工作者應有的工作態(tài)度，它要求檔案管理工作者在資料收集過程中，應當深入各部門進行調(diào)查研究，通過廣泛的宣傳動員，拓寬材料收集的渠道，熟悉和掌握人事資料的形成規(guī)律，進而把握資料收集的主動權(quán)，做到有針對性地進行收集，從而達到事半功倍的效果。對于那些不在歸檔范圍內(nèi)的材料，應及時處理或退回相關(guān)部門。遇到部分不符合歸檔規(guī)范的材料，應要求所在部門進行補充，或由職工本人進行補充，手續(xù)完備后再進行歸檔，以此來確保歸檔資料和信息的完整性，從而保證人事檔案的權(quán)威性和準確性。

[1]裴友泉,馬仁杰,張學輝,方黑虎.戰(zhàn)略：檔案信息化的思考[J].中國檔案,2007(12)：24.

[2]裴友泉,馬仁杰.尋找檔案利用的新亮點[J].中國檔案,2006(11)：50-51.

[3]李財富,張錦云.2000-2010年我國檔案學核心期刊人事檔案研究述評[J].檔案管理,2011(9)：47-49.