文/福建省立醫(yī)院 鄭富豪

淺議醫(yī)院檔案信息化管理

文/福建省立醫(yī)院 鄭富豪

本文從醫(yī)院檔案信息化的概念、內(nèi)容出發(fā)，探索醫(yī)院檔案信息化管理相關(guān)問題，思考解決對策，以推動檔案信息化科學(xué)發(fā)展，提高檔案利用效率，更好的為臨床、科研、教學(xué)以及廣大人民群眾服務(wù)。

醫(yī)院；檔案；信息化；效率；對策

醫(yī)學(xué)檔案是國家檔案的重要組成部分之一，是醫(yī)院歷史發(fā)展和各項工作的真實記錄。在現(xiàn)代化的醫(yī)院管理中，檔案的信息化管理滲透到醫(yī)院的每個環(huán)節(jié)，對于醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展都起重要作用。檔案信息化帶來了檔案管理的變革，工作效率提高以及檔案信息獲取和檔案利用更加方便快捷,因此研究醫(yī)院檔案信息化管理相關(guān)問題具有重要意義。

一、概念和內(nèi)容

（一）檔案信息化的概念。檔案信息化包括兩方面：一是用信息技術(shù)對檔案內(nèi)容有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用,對檔案編目、排序、檢索歸檔保存等進行高效的管理 ,提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息來調(diào)控檔案物流 ,最終實現(xiàn)“無紙化”管理 ,促進檔案管理創(chuàng)新①。

（二）檔案信息化的內(nèi)容。內(nèi)容包括了檔案信息資源的有序整理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息人才隊伍的建設(shè)等。

二、信息化過程中的主要問題

（一）規(guī)章制度還不是很健全。雖然醫(yī)院檔案信息化發(fā)展迅速，但是國家關(guān)于檔案信息化的制度還比較不完善檔案信息化管理獎懲措施和制度還不足，檔案管理人員的積極性和工作效率不高，制度的不完善影響檔案信息化的健康有序發(fā)展。

（二）部門間獨立性強，缺乏共享平臺。醫(yī)院各部門都是相對獨立的，很多醫(yī)院信息系統(tǒng)不是一體化的，如醫(yī)務(wù)部有醫(yī)務(wù)管理系統(tǒng)，護理部門有護理管理系統(tǒng)，科研管理部門有科研管理系統(tǒng)，多個系統(tǒng)一方面造成醫(yī)院成本的提高和資源的浪費，增加了運行成本，同時各自獨立的系統(tǒng)導(dǎo)致部門間無法共享檔案信息，增加了相互間的溝通困難，最終不利于廣大醫(yī)務(wù)人員利用醫(yī)院檔案信息。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高，觀念要進一步開放。醫(yī)院檔案信息化發(fā)展要求檔案管理人員有比較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理素質(zhì)，如要求管理人員不斷地吸收和學(xué)習(xí)先進的業(yè)務(wù)知識理，掌握計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)前檔案管理人員以中專生和大專為主，檔案專業(yè)能力不強，計算機能力還比較差，檔案信息化意識不強。目前檔案管理人員積極性不是很高，以被動管理服務(wù)為主，等人上門，觀念還比較傳統(tǒng)和保守②。

（四）檔案信息化管理的安全問題。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)具有開放性、分布廣域性和資源共享性等特點，使得網(wǎng)絡(luò)攻擊、計算機病毒等安全問題比較突出。信息化安全還存在以下常見問題：1.在檔案數(shù)字化的生過程中，每一個工序都需要用到實體檔案，而對檔案過多的利用與移，無形中將會增加檔案安全的隱患。2.硬件破壞和不合格電源導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。3.移動硬盤、U盤等移動設(shè)備的使用，增加了計算機感染病毒的可能性，檔案的安全遭到威脅③。

三、對策

針對醫(yī)院檔案信息化過程中存在的問題，提出以上對策建議：

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)重視，完善相關(guān)制度。領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案信息化的前提和重要基礎(chǔ)。因為檔案信息化意味著要投入更多的資金，要協(xié)調(diào)多部門的工作，要建設(shè)更為完善的科學(xué)信息系統(tǒng)，而這些都必須只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能完成，此外還應(yīng)該積極完善檔案信息化管理相關(guān)制度，做到檔案管理信息化建設(shè)有法可依。

（二）加強醫(yī)院各部門協(xié)調(diào)，建立一體化的檔案信息平臺系統(tǒng)。

醫(yī)院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系醫(yī)院檔案資源豐富，包含醫(yī)院科研、人事、會計等綜合檔案。④醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)過程中要整合這些信息資源，加強各部門的協(xié)調(diào)和配合，統(tǒng)籌考慮，避免重復(fù)建設(shè)。因此在檔案信息化過程中需要加強不同部門間的協(xié)調(diào)，建立信息資源共享意識，作為醫(yī)院層面通過溝通和協(xié)調(diào)，建立一體化的檔案管理信息平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源在全院的共享。

（三）加強培訓(xùn)，進一步改變管理人員觀念。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。為適應(yīng)醫(yī)院檔案信息化管理，要加強檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，同時也應(yīng)該加強他們的管理知識學(xué)習(xí)、計算機知識學(xué)習(xí)，同時建立檔案人員考核制度，提高其工作積極性⑤。我們應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理模式，調(diào)整醫(yī)院檔案的服務(wù)方式，進行超前跟蹤服務(wù)，變被動為主動，更積極的去迎合醫(yī)院各類人員對醫(yī)學(xué)檔案利用的需求，推動醫(yī)院檔案管理工作和檔案服務(wù)理念的發(fā)展。

（四）加強檔案信息化配套建設(shè)，提高檔案信息化安全。醫(yī)院加強安全措施、安全意識和加密工作，加強對不同層級人員對象的級別和權(quán)限的設(shè)定，加強對后臺的監(jiān)控。加強軟件和硬件建設(shè)，用身份認(rèn)證與訪問控制采用可靠的身份認(rèn)證方法，每名員工都有固定的工序和工號，在登陸工作所需的界面時，必須提供有效的用戶名和密碼，不同的電腦之間禁止互訪，有效的防止信息數(shù)據(jù)的泄漏。

（五）加強檔案信息資源充分有效使用。檔案的價值最重要的體現(xiàn)在它的開發(fā)利用方面．作為醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用，最重要的要體現(xiàn)在它為臨床服務(wù)的廣度和深度上。醫(yī)院應(yīng)建立高效合理的檔案借閱和歸還制度，盡可能滿足醫(yī)院各類人員檔案利用需求，實現(xiàn)醫(yī)院檔案共享。實踐證明，檔案的信息化管理模式，使檔案的管理工作日益標(biāo)準(zhǔn)化、精確化和自動化，不僅豐富了檔案內(nèi)容還解決了資料管理過程中收集和存儲的大型化，簡化了資料管理的工作程序，提高了資料的提取、檢索和使用速度，將檔案管理工作提到了新的水平。

注釋：

①楊金雙.加強醫(yī)院檔案信息化[J].世界最新醫(yī)院文摘,2014,4(19)：168-169.

②王維娜.醫(yī)院檔案信息化管理工作存在的問題及對策[J]黑龍江檔案,2013(1)：93.

③曹穎.檔案信息化安全問題的思考[J].醫(yī)藥前沿,2012(4)：351-353.

④邊俊士,張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥,2012,19(2)：165-166.

⑤燕華.利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新,2010,9(25)：170-171.