文/湖北醫(yī)藥學院　尚靜

探究高校檔案管理工作中存在的問題與對策

文/湖北醫(yī)藥學院尚靜

【摘要】隨著信息技術的不斷發(fā)展，我國高校檔案管理工作在服務內容、服務手段以及管理形式等方面都面臨著新要求。只有通過科學的手段，對檔案管理工作進行合理、有效的創(chuàng)新，才能促使檔案管理工作為高校實現(xiàn)自身職能提供信息保障。

【關鍵詞】高校檔案管理；問題；對策

高校的檔案是高校發(fā)展歷程的物質載體，高校的檔案管理工作具有十分重要的意義。雖然檔案管理工作在近年來受到了高校領導的廣泛關注，其效益以及規(guī)模都得到了一定程度的發(fā)展，但在發(fā)展過程中，無可避免地出現(xiàn)了許多障礙性因素。要想高校的檔案管理工作取得長足進步，就必須建設現(xiàn)代化檔案管理工作，全面提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質與能力，促使高校檔案管理工作服務于經(jīng)濟社會。

一、高校檔案管理工作的重要意義

高校的管理、科研以及教學等活動，是高校檔案的主要內容。因此，順利開展檔案管理工作，對高校的未來發(fā)展有著非常重要的意義。高校要想使其建設與管理工作具有連續(xù)性，就必須實施檔案管理。檔案管理能夠為高校的教學評估工作、科學研究工作、教學改革、黨政管理工作以及教育宣傳、史志編修提供可靠的信息資源。

二、高校檔案管理工作的存在問題

（一）管理模式。隨著社會的進步及科學技術的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為當今社會的主要潮流，與人們的生活、工作密不可分。不過，很多高校在檔案管理工作過程中，依然沿用傳統(tǒng)的模式，對檔案進行人工檢索、整理、立卷以及歸檔。即使高校為檔案管理工作配備了先進的計算機設備，它也只能發(fā)揮其輸入輸出的簡單功能。高校并沒有構建一個符合現(xiàn)代化需求的信息管理系統(tǒng)，這不僅導致高校的檔案管理工作瑣碎且繁重，檔案管理工作人員工作效率較低，準確性不高，還很大程度地限制了檔案的價值。

（二）服務功能。我國高校在對檔案進行管理時，主要側重于檔案對機關部門工作以及校領導決策的服務，并沒有注重檔案管理工作的全面發(fā)展，無法滿足管理、科研、教學等方面的服務要求，致使檔案管理工作的服務功能比較單一化。并且，檔案管理工作與高校師生并沒有直接關聯(lián)。因此，也沒有實現(xiàn)高效全體人員參與檔案管理工作的根本目標。

（三）檔案內容。在高校檔案管理內容中，學生檔案特別容易出現(xiàn)內容較少的現(xiàn)象。這是高校并沒有建立健全學生檔案收集制度，也沒有設定工作的標準規(guī)范，并且沒有給予學生檔案收集工作足夠的重視等原因造成的。

（四）工作人員素質。很多高校對檔案管理工作的重視度較低，導致并沒有為檔案管理工作配備具有專業(yè)知識與素養(yǎng)的工作人員，很多檔案管理人員都不具備合格的專業(yè)技能以及信息網(wǎng)絡技術。高校也沒有對他們進行專業(yè)的系統(tǒng)培訓與學習，這便導致檔案管理工作人員只能對檔案進行簡單的整理與歸檔，無法從事檔案管理的創(chuàng)新性工作，例如檔案信息編研，對高校的檔案管理水平有著較大的制約性。

三、高校檔案管理工作的應對措施

（一）提高工作人員的素質。檔案管理工作人員的專業(yè)能力水平對檔案管理工作有著重要的影響。只有提升檔案管理工作人員的業(yè)務素質水平，才能提升檔案管理工作的質量。要想提升檔案工作人員的素質，高校首先要對工作人員進行嚴格的選拔，工作人員必須是具備了專業(yè)知識、專業(yè)技術的人才；其次，高校還要對工作人員進行專業(yè)培訓，增強他們的現(xiàn)代信息技術的操作能力。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式。高校要依據(jù)自身的實際情況，制定符合自身發(fā)展需求的檔案管理體系。只有建立健全檔案管理制度，才能保障檔案管理工作的順利開展。不僅如此，高校在制定檔案管理體系的同時，還要設定相關的考核制度，并在檔案管理工作中進行貫徹與落實。而且，傳統(tǒng)的檔案管理模式根本無法滿足信息化時代對高校檔案管理工作提出的要求，高校還應對檔案管理模式進行有效創(chuàng)新。例如，推行部門立卷、縮減立卷的歸檔周期、改進工作手段以及將檔案號改為條形碼等。這樣不僅可以提高檔案歸還效率、增強檔案管理的可靠安全性，還能促使信息化管理模式的優(yōu)勢得以最大程度的發(fā)揮，提高高校檔案管理工作的能力水平。

（三）促進檔案管理的現(xiàn)代化。隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展，檔案管理的手段也在不斷改進，為了促使高校的檔案工作，在社會經(jīng)濟新形勢下，依然可以為高校變革提供可靠的參考信息，高校必須在檔案管理過程中科學有效的應用新技術，改變傳統(tǒng)的單一發(fā)展模式，加快高校檔案管理的信息化進程。

四、結語

高校檔案管理工作具有非常重要的意義，高校領導者以及檔案管理工作人員應該對檔案管理工作進行綜合性的開發(fā)與建設，提高檔案管理工作的技術含量，從而促使檔案管理工作的社會價值得到充分的發(fā)揮。

參考文獻：

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