文/吉林省煤田地質(zhì)二〇三勘探公司　張杰

淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作

文/吉林省煤田地質(zhì)二〇三勘探公司張杰

【摘要】企業(yè)文書檔案越來越多，原先隱藏在文書檔案管理中的一些弊端逐漸顯現(xiàn)，已經(jīng)跟不上時(shí)代的變化。隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新時(shí)期在這樣的背景下如何做好文書檔案管理工作，并及時(shí)加以改革和創(chuàng)新，是文書檔案管理者需要研究的課題。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；文書檔案；管理

一、新時(shí)期文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案管理人員素質(zhì)問題?，F(xiàn)階段，文書檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平參差不齊，有的企業(yè)對(duì)文書檔案管理不重視，隨便找一個(gè)人就可以來管理檔案，這些陳舊落后的管理意識(shí)與新時(shí)期對(duì)文書檔案管理工作的要求有著非常大的差距，直接影響文書檔案管理方式和認(rèn)知的選擇，使得文書檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范、不統(tǒng)一，在智能化和快捷化方面存在很大的欠缺。

（二）檔案利用與評(píng)估優(yōu)化問題。目前的文書檔案管理，對(duì)于檔案的利用價(jià)值的評(píng)估和優(yōu)化并沒有得到領(lǐng)導(dǎo)層的重視，對(duì)于檔案管理的技術(shù)設(shè)備的投入也很少，導(dǎo)致無法進(jìn)行文書檔案管理的信息化系統(tǒng)工程，很多企業(yè)對(duì)于文書檔案的管理還是主要依靠人力來進(jìn)行檢索，勞動(dòng)強(qiáng)度高，效率低下，且不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息與資源價(jià)值的充分利用。

（三）整體規(guī)劃協(xié)調(diào)運(yùn)作問題。新時(shí)期隨著電子信息技術(shù)的應(yīng)用，一些企業(yè)開始逐步建立較為規(guī)范的電子存檔系統(tǒng)，目的是實(shí)現(xiàn)檔案的信息管理和一定范圍的資源共享。然而，在這個(gè)過程中，整體規(guī)劃協(xié)調(diào)運(yùn)作存在一定的問題，在管理過程中缺乏整體性的規(guī)劃，在運(yùn)作模式上缺乏協(xié)調(diào)，各部門對(duì)于文書檔案的歸類不當(dāng)，給整體運(yùn)作帶來很大困難。

二、新時(shí)期做好文書檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）推行全過程、全員式、全方位的文書檔案管理工作。新時(shí)期的文書檔案管理工作，從檔案的形成到檔案的歸檔，都需要有一個(gè)行之有效的管理方案，以采取科學(xué)方法進(jìn)行文書檔案的整理和管理，在這個(gè)全過程中，要保證資料信息收集來源的準(zhǔn)確，避免虛假資料渾水摸魚。歸檔的過程，要統(tǒng)一歸檔的符號(hào)和方式，例如公文的書寫格式，電腦輸入中指定的系統(tǒng)和模板，紙張、頁碼、行距、字體等都要進(jìn)行規(guī)范性的管理。并且要對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行建檔工作，實(shí)現(xiàn)檔案的全員式管理，在每一份檔案中標(biāo)明員工文書檔案的工作性質(zhì)和內(nèi)容，實(shí)行管理制度責(zé)任制，有效提高員工參與檔案管理的積極性，公共促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。檔案的全方位管理是指一定要保證檔案資料的安全性和完整性，采取統(tǒng)一的管理方式，重視文書檔案的隱秘性，防止信息資料泄露對(duì)企業(yè)造成的損失。

（二）推行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的文書檔案管理工作。根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)，制定統(tǒng)一的管理模式和工作標(biāo)準(zhǔn)，使文書檔案的編制以及資料歸檔具有一定的系統(tǒng)性，并使文書檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。在新時(shí)期，信息技術(shù)普及，因此文書檔案的管理模式一定要標(biāo)準(zhǔn)化，這非常有利于將文檔資料制成電子文書，無論是備份還是僅僅作為機(jī)讀模式，都是非常有利的。而流程化的管理對(duì)于文書檔案的檢索效率有著很大的提高，在很大程度上有利于發(fā)揮文檔資料的價(jià)值，其意義是非常深遠(yuǎn)的。

（三）提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，提高文書檔案管理工作的科學(xué)化水平。文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員不僅要有扎實(shí)的科技知識(shí)和專業(yè)理論知識(shí)，還要有勇于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神以及良好的責(zé)任意識(shí)，所以說對(duì)文書檔案管理者的要求非常高，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)是很有必要的。文書檔案管理人員一定要意識(shí)到文檔管理的重要性，并以做好此項(xiàng)工作為己任，忠于職守，細(xì)心謹(jǐn)慎，將文件資料的積累、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等作為應(yīng)盡的職責(zé)內(nèi)容。為了適應(yīng)新時(shí)期對(duì)文書檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，就需要對(duì)原來的文檔資料進(jìn)行全面普查，將無用的文件予以剔除，重新組合文書案卷，對(duì)于標(biāo)題不清，內(nèi)容混亂的案卷，一定要進(jìn)行再加工，提高文書檔案的質(zhì)量?，F(xiàn)在的信息化水平的不斷提高與應(yīng)用，也使文書檔案管理水平的科學(xué)化程度上了一個(gè)新臺(tái)階，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使文書檔案與辦公自動(dòng)化相銜接，使文檔資料的登記、刪減等程序更加便捷。對(duì)于檔案的分類號(hào)和卷宗的題名，一定要準(zhǔn)確規(guī)范，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)不能識(shí)別的情況，這樣才能保證檢索的查準(zhǔn)率。

三、總結(jié)

文書檔案是企業(yè)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，不僅能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作，又能提供查考?xì)v史的憑據(jù)，也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。文書檔案管理工作是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，它對(duì)保密性和專業(yè)性的要求非常高，新時(shí)期隨著信息化的到來，管好用好文書檔案資料，對(duì)資源共享以及資源開發(fā)利用有著重要的作用。只有完善各項(xiàng)文書檔案管理的規(guī)章制度，不斷提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理，切實(shí)做好文書檔案的管理工作，才能實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的科學(xué)化，才能有效提高企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量與效率。

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