文/長治市城市建設(shè)檔案館　陳美

建筑施工企業(yè)檔案信息化管理創(chuàng)新研究

文/長治市城市建設(shè)檔案館陳美

【摘要】在信息高速化發(fā)展的今天，信息化管理顯得尤為重要，而檔案又是記錄企業(yè)發(fā)展過程的重要信息文件，它的有效化管理對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展、管理提升、經(jīng)濟(jì)效益增長有著重要作用。但是目前我國建筑施工企業(yè)對檔案信息化的管理不夠到位，存在著很多諸如管理缺失、創(chuàng)新不夠等問題，這些問題使得檔案無法在企業(yè)管理中最大化的發(fā)揮它的作用，甚至引起企業(yè)檔案收集困難、利用更難的后果。當(dāng)今社會(huì)，信息化越來越普及，施工企業(yè)如果可以更好地利用信息化管理，就可以獲得更好的發(fā)展機(jī)會(huì)，擁有更廣闊的市場。傳統(tǒng)的手工錄入的方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展方式，需要采取利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段來替代傳統(tǒng)的方式，以此解決信息的采集、加工和利用問題，提高檔案管理效率。筆者就建筑施工企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)創(chuàng)新問題提出幾點(diǎn)建議，僅供業(yè)內(nèi)人士參考。

【關(guān)鍵詞】建筑企業(yè)；檔案信息化；管理創(chuàng)新

一、建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀和問題

（一）在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)初期階段，對其調(diào)研力度不足。目前，我國建筑施工企業(yè)普遍存在在開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作前期，對檔案信息化建設(shè)調(diào)研不充分的問題。因此，如果企業(yè)對檔案信息資源進(jìn)行合理科學(xué)的分類、整合、進(jìn)行檢索以及編碼工作，就可以很容易形成一套有效的管理企業(yè)信息檔案的規(guī)章制度，從而從真正意義上形成數(shù)字化檔案信息管理庫，做到真正的利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。有數(shù)據(jù)顯示，目前我國只有2%的企業(yè)能夠使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行企業(yè)檔案信息等相關(guān)數(shù)據(jù)的管理。由此可見，建立數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫是建筑施工企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的前提。檔案信息化建設(shè)的成功更有利于企業(yè)更好的收集、處理、積累具有信息價(jià)值的龐大的檔案數(shù)據(jù)。因此在檔案信息化建設(shè)初期，要加強(qiáng)對其調(diào)研。

（二）對檔案信息化建設(shè)重視力度不夠，針對性不強(qiáng)，檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。在我國建筑施工企業(yè)中，檔案信息化建設(shè)受到很多企業(yè)內(nèi)部因素的影響，比如高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，導(dǎo)致協(xié)調(diào)溝通不到位，又如檔案人員對檔案的管理能力不夠好，對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，單純認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的對工程檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管，因而不需要太專業(yè)的知識(shí)和專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)知識(shí)水平不高、業(yè)務(wù)水平偏低、來源雜亂，這對檔案信息化管理建設(shè)有很大的阻礙作用。

（三）檔案信息化的探索、開發(fā)和建設(shè)傳統(tǒng)化。目前國內(nèi)大多數(shù)建筑施工企業(yè)檔案信息化的開發(fā)都流于“表層化”，仍然以比較簡單的介紹、匯編和存儲(chǔ)為主。比如在數(shù)字化的掃描或者目錄錄入方面，只是由傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的網(wǎng)絡(luò)化的保管，在建立開發(fā)的工作中，更多的是改變了檔案信息存儲(chǔ)方式，沒有從根本上改變，沒有實(shí)質(zhì)上的突破，甚至有一些企業(yè)的檔案管理人員從不進(jìn)行檔案的編研及相關(guān)的檢索工作，至于具有綜合性、專題性的檔案信息化的調(diào)研更是少之又少，甚至沒有。

二、關(guān)于解決建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的方案

（一）通過幾種手段提高建筑施工企業(yè)的信息化，加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化的管理。加強(qiáng)對檔案信息管理人員的培訓(xùn)。對工作人員的培訓(xùn)，要有針對的根據(jù)建筑企業(yè)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行，要著重于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用系統(tǒng)等方面的相關(guān)知識(shí)與操作的培訓(xùn)。同時(shí)也要加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化軟件系統(tǒng)維護(hù)人員的培訓(xùn)，這其中包含：數(shù)據(jù)的管理、各個(gè)業(yè)務(wù)模塊使用權(quán)限的控制以及意外事故的處理等。

加強(qiáng)建立檔案移交、管理分類方案。對于工程項(xiàng)目竣工檔案，集團(tuán)公司檔案管理部門要形成一整套的收集、整理、移交規(guī)范。對企業(yè)檔案、文件的分類以及其組卷原則，都要有統(tǒng)一的要求。

（二）從頂層設(shè)計(jì)入手，同時(shí)培育復(fù)合型人才，積極建設(shè)并完善企業(yè)檔案信息化管理。將檔案信息化管理規(guī)劃到企業(yè)的發(fā)展中去，依照國家及行業(yè)的規(guī)劃，同時(shí)結(jié)合企業(yè)自身檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀，制定切合實(shí)際的的發(fā)展檔案信息化發(fā)展規(guī)劃?？傮w規(guī)劃要從信息化現(xiàn)狀、建設(shè)目標(biāo)、系統(tǒng)構(gòu)架、行動(dòng)路線、與企業(yè)信息化的關(guān)系等方面出發(fā)，既要有短期要求，又要保證檔案信息化工作的長期目標(biāo)，使檔案信息化不盲從、雜亂。

要加強(qiáng)基礎(chǔ)理論、業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，提高對企業(yè)檔案管理人員學(xué)歷要求、專業(yè)對口性要求。加強(qiáng)對相關(guān)人員現(xiàn)代化信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)引進(jìn)專業(yè)人才，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)實(shí)力，為企業(yè)更好地服務(wù)。

（三）在檔案信息化建設(shè)中引進(jìn)新的方法，用應(yīng)用來促進(jìn)檔案信息化管理的建立。改變企業(yè)檔案一歸檔、保管工作為主的局面，注重檔案的應(yīng)用、擴(kuò)展范圍，提高員工參與檔案管理的比例，形成全員參與的好局面。同時(shí)應(yīng)用更加專業(yè)檔案管理方法，充分利用IT新技術(shù)。

三、結(jié)束語

企業(yè)檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)而又全面具體的工程，利用好這項(xiàng)資源有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，更好的創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)的改革發(fā)展創(chuàng)造動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)：

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