文/天生橋一級水電廠　黃大忠

新時期如何做好大型水電企業(yè)科技檔案的保密工作

文/天生橋一級水電廠黃大忠

【摘要】大型水電企業(yè)的科技檔案產(chǎn)生于其基礎(chǔ)建設(shè)的全過程，是企業(yè)的寶貴財富和核心秘密,是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作的重要參考,其蘊藏著潛在的價值,關(guān)系到企業(yè)安全生產(chǎn)與未來發(fā)展的成敗。因此，做好大型水電企業(yè)科技檔案的保密工作具有重大的現(xiàn)實意義。

【關(guān)鍵詞】水電企業(yè)；科技檔案；保密工作

科技檔案是指在生產(chǎn)、科研活動中形成的、具有保存和利用價值的各種載體的文件材料。作為國家“八五”時期重點建設(shè)的水電行業(yè)的大型企業(yè)，天生橋一級水電廠（以下簡稱“我廠”）的科技檔案產(chǎn)生于電站建設(shè)的全過程，主要包括項目提出、可行性研究、工程設(shè)計、招投標、施工、竣工驗收,以及試運行等過程中形成的不同形式與載體的各種記錄，是企業(yè)檔案的基礎(chǔ)，是企業(yè)的核心秘密及重要參考,其蘊藏著無限的價值,關(guān)系到企業(yè)的生存。

一、建章立制，依法制檔，確?？萍紮n案管理制度化

2014年，黨的十八屆四中全會審議通過了《中共中央關(guān)于全面推進依法制國若干重大問題的決定》，在全面推進依法制國的大環(huán)境下，企業(yè)檔案部門應(yīng)明確目標、把握形勢，使檔案工作服務(wù)依法制國建設(shè)的同時，還要全面推進依法制檔建設(shè)。《檔案法》是調(diào)整檔案管理關(guān)系的基本法律，它將檔案工作的重要性提高到國家為之立法的高度，是管理檔案事業(yè)的法律依據(jù)。水電企業(yè)要根據(jù)國家《檔案法》《保密法》等有關(guān)法律，制定本企業(yè)相關(guān)的檔案管理制度，如：檔案保管制度、保密制度、查借閱制度等，對科技檔案資料的收集、立卷、利用和安全保密等方面作出嚴格規(guī)定。在日常檔案工作中，嚴格按照規(guī)章制度辦事，認真履行查詢、借閱、復(fù)制等各項審批手續(xù)。一是完善科技檔案查詢、借閱及復(fù)制手續(xù)，借閱、復(fù)制單要有主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，以防止有關(guān)人員利用工作之便在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的情況下私自查閱。二是借閱的科技檔案須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。在收回檔案時要認真核對，檢查是否有漏頁、撕裂、涂改等不符合規(guī)定的情況，如發(fā)現(xiàn)情況及時向領(lǐng)導(dǎo)反映并按有關(guān)規(guī)定進行處理。三是搞好科技檔案涉密文件的清查鑒定工作，嚴格劃清密與非密的界限,區(qū)分保管期限與保密期限，依法進行升降密及解密工作，嚴格確定檔案開放、利用的范圍,為搞好規(guī)范化的涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

二、硬件設(shè)施的配置和管理是做好科技檔案保密工作的物質(zhì)基礎(chǔ)

大型水電企業(yè)綜合檔案室要有三種用房，即檔案室、閱覽室、辦公室，并且三室分開。一是檔案室必須符合檔案管理要求，做到防火、防水、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防霉、防高溫高濕、防強光、防有害氣體等“十防”措施；且檔案庫房不設(shè)在底層和頂層。二是檔案室應(yīng)配置檔案密集柜、防磁柜、密級文件柜、除濕機、空調(diào)、火災(zāi)報警器等設(shè)備,以及監(jiān)控設(shè)備、紅外線報警設(shè)備等。這些現(xiàn)代化的先進設(shè)施設(shè)備為做好檔案的保管和保密工作打下了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。三是制定嚴密的檔案庫房管理制度，在日常工作中，檔案室應(yīng)指定專人負責管理,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)；對涉密檔案應(yīng)放在密級文件柜中集中保管，確保檔案實體的安全、保密；每天還要做好檔案室溫濕度、電器線路、消防設(shè)施等巡視檢查并做好記錄，確保檔案室符合檔案實體保存的條件。

三、上級部門的檢查監(jiān)督和企業(yè)內(nèi)部的自查自改是必不可少的監(jiān)管手段

法律、法規(guī)及企業(yè)規(guī)章制度制定得再完善，如果不執(zhí)行或者執(zhí)行不徹底也只是空話而已，關(guān)鍵是執(zhí)行力度。然而，人不免有惰性和私心，光靠自覺難以達到應(yīng)有的效果，需要有一整套的監(jiān)管及檢查制度來督促執(zhí)行。行之有效的方法就是企業(yè)上級有關(guān)部門的檢查監(jiān)督和企業(yè)內(nèi)部的自查自改工作。一是企業(yè)的上級主管部門定期到基層企業(yè)開展檔案現(xiàn)場評估檢查工作，通過對企業(yè)檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業(yè)務(wù)工作等幾方面工作的檢查監(jiān)督，給企業(yè)檔案管理水平評優(yōu)，評比的結(jié)果與企業(yè)先進掛鉤，這才引起企業(yè)高層及全員的重視，促進企業(yè)檔案管理水平的整體提高。二是企業(yè)內(nèi)部也應(yīng)定期進行內(nèi)部檔案管理自查工作，從完善檔案管理制度入手，對檔案的收集、整理、歸檔、保管及開發(fā)利用等作業(yè)環(huán)節(jié)進行檢查，檢查結(jié)果納入檔案工作人員個人各項考核，這樣，有利于提高檔案人員的工作積極性，保證了檔案業(yè)務(wù)工作的順利開展，確?？萍紮n案保密工作的持續(xù)性。

四、加強檔案隊伍建設(shè)是搞好科技檔案保密工作的活力之源

建設(shè)一支思想素質(zhì)強、業(yè)務(wù)水平精、紀律考核嚴、行事作風好的檔案管理隊伍是保證檔案工作順利開展的活力之源。大型水電站的水工建筑物等保密工作更是水電企業(yè)科技檔案保密工作的重中之重，因此，加強大型水電企業(yè)的檔案隊伍建設(shè)刻不容緩。首先要加強思想政治方面的學(xué)習(xí)。要把檔案工作提高到政治層面上來，要有高度的社會責任感和強烈的愛國心。尤其是科技檔案牽涉到的工程設(shè)計、技術(shù)專利、知識產(chǎn)權(quán)等一些涉密內(nèi)容的管理，更是要求檔案管理人員具有良好的政治覺悟和道德素養(yǎng)，保證涉密科技檔案的安全。其次是從業(yè)人員還要加強自身的修養(yǎng)問題，謹慎自己的言行，牽涉到保密信息不得泄露，自覺遵守各項保密工作紀律。最后還要不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平，只有業(yè)務(wù)精湛了，水平提高了，才能更好地識別和防范泄密的發(fā)生。

五、正確處理科技檔案利用和保密工作的關(guān)系

隨著社會的進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，體現(xiàn)了檔案保密管理與利用工作的重要性。檔案是一種重要的社會信息資源，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，以實現(xiàn)信息資源共享，科技檔案更是如此。首先，要正確對待檔案的秘密性。如果對涉密檔案無視其秘密性，無限擴大開放利用范圍，是嚴重違反保密管理規(guī)定的。因此，在開放檔案利用的同時，應(yīng)當做好相應(yīng)的保密工作。其次，在嚴格遵守保密工作的同時，切實要挖掘檔案利用效率，以為企業(yè)高層決策服務(wù)、為基層服務(wù)為檔案工作宗旨，更好地開展檔案的利用工作。一方面，密級檔案應(yīng)該保密，但保密的目的也是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。另一方面，檔案的開發(fā)利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家、企業(yè)的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

六、防范信息化對檔案保密工作帶來的沖擊

高速發(fā)展的信息化建設(shè)在各個領(lǐng)域的滲透，在為檔案工作帶來了極大便利的同時，也帶來了新的保密問題，諸如電子文件中的數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害、載體霉變、人為破壞等。因此，防范信息化沖擊檔案保密工作以及加強電子文件的安全防護問題也應(yīng)該引起了足夠的重視。一是企業(yè)檔案部門業(yè)務(wù)用電腦只連接企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，減少受病毒損壞和黑客浸入的可能性。二是密級檔案的歸檔、利用應(yīng)以紙質(zhì)檔案的為主，減少數(shù)字化帶來泄密可能性。三是涉密計算機與局域網(wǎng)實行物理隔離，以有效地阻止檔案遭受損壞。四是檔案業(yè)務(wù)用電腦安裝防火墻及防毒軟件，禁止帶病毒的移動硬盤等在電腦上使用，還有涉密筆記本電腦禁止在辦公室以外的地方使用等等。隨著時代的發(fā)展，應(yīng)對信息化帶來的一系列的檔案安全保密防范問題將是一項長期的課題。

七、結(jié)束語

胡錦濤同志曾指出：“檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面”。新時期黨和國家將檔案工作提高到了一個前所未有的高度，作為一名大型水電企業(yè)的檔案工作者，除了要用科學(xué)發(fā)展觀的眼光看待檔案工作外，更要與時俱進，依法制檔，力爭做好本企業(yè)科技檔案的保密工作，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。