文/中國(guó)疾病預(yù)防控制中心寄生蟲病所 陶穎 王汝波

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基層檔案室信息化建設(shè)問(wèn)題初探

文/中國(guó)疾病預(yù)防控制中心寄生蟲病所 陶穎 王汝波

【摘要】本文闡述了信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀，從信息資源、人力資源管理、內(nèi)部管理以及安全信息管理等方面分析了基層檔案室信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，初步探討了加快基層檔案室信息化建設(shè)的對(duì)策與建議，供各級(jí)推進(jìn)基層檔案室信息化建設(shè)時(shí)參考。

【關(guān)鍵詞】基層檔案室；信息化建設(shè)；初探

信息時(shí)代背景下，數(shù)字新技術(shù)深刻影響了世界政治、經(jīng)濟(jì)、科教、文化等社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，給我國(guó)檔案事業(yè)帶來(lái)了蓬勃發(fā)展的機(jī)遇和前所未有的巨大挑戰(zhàn)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作已成為加快我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，基層檔案室作為檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)單位。筆者認(rèn)為，必須順應(yīng)時(shí)代潮流，抓住基層檔案室信息化建設(shè)這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程。

一、基層檔案室信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）信息化建設(shè)的定義與主要任務(wù)。檔案是信息資源的一種，也是社會(huì)信息的一部分。從檔案的屬性看來(lái)，檔案具有信息屬性?；鶎訖n案機(jī)構(gòu)在國(guó)家信息化建設(shè)中也擔(dān)當(dāng)著重要角色。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，數(shù)字信息技術(shù)日新月異，傳統(tǒng)的信息記錄方式、傳播途徑逐漸被弱化，在檔案的社會(huì)意識(shí)被加快步調(diào)“拾起”的過(guò)程中，基層檔案室過(guò)去“重管輕用”的理念越發(fā)被驅(qū)逐，因此，在此時(shí)代背景下我國(guó)基層檔案室的功能也應(yīng)有所拓展。筆者認(rèn)為，基層檔案室在發(fā)揮其傳統(tǒng)功能的同時(shí)，其功能也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，有所拓展和延伸。為滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的廣泛需求，基層檔案室信息化建設(shè)的主要任務(wù)是通過(guò)完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)這五個(gè)方面工作，采用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方法來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息轉(zhuǎn)化、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化。

（二）基層檔案室的信息化建設(shè)現(xiàn)狀。目前我國(guó)基層檔案室信息化建設(shè)處于自發(fā)、自主狀態(tài)，單位的檔案信息化系統(tǒng)基本依靠各自開發(fā)或購(gòu)買建成的；檔案信息化建設(shè)缺乏宏觀層面的有效的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，大多數(shù)基層檔案室已從本世紀(jì)初僅簡(jiǎn)單利用檔案管理軟件開展檔案目錄錄入、編輯、查詢、利用等的階段，開始向?qū)?kù)藏檔案進(jìn)行全部?jī)?nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)化階段發(fā)展。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面更是由以往的檔案單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用逐步向網(wǎng)絡(luò)化、多媒體技術(shù)支持的局面發(fā)展。在公文辦理和檔案歸檔管理領(lǐng)域，越來(lái)越多的單位也已實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫銜接?；鶎訖n案室的信息化建設(shè)正通過(guò)觀念、理論、方法、制度、體制的創(chuàng)新，朝著全面推進(jìn)科學(xué)發(fā)展的方向快速發(fā)展。此外，一些企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室通過(guò)開展信息化建設(shè)，逐步打造數(shù)字基層檔案室，構(gòu)建了檔案室網(wǎng)站，介紹檔案管理工作流程、基層檔案室新聞動(dòng)態(tài)等；用戶足不出戶就可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，查找基層檔案室的庫(kù)藏目錄等；引進(jìn)了檔案的專業(yè)管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)“雙軌制”管理。

二、基層檔案室信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、管理和指導(dǎo)工作有待改進(jìn)。我國(guó)檔案行政管理部門對(duì)檔案信息化建設(shè)工作十分重視，在管理制度、管理程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)層面為基層檔案信息化建設(shè)提供可遵循的技術(shù)環(huán)境支持，國(guó)家檔案局先后發(fā)布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等一系列規(guī)章制度，各省也相繼出臺(tái)了一系列地方配套管理文件，如上海市檔案局印發(fā)《上海市電子檔案和數(shù)字化檔案?jìng)浞蒉k法》。但是由于缺乏指導(dǎo)基層檔案室信息化建設(shè)的整體規(guī)劃、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等頂層設(shè)計(jì)，各單位在檔案信息化開發(fā)工作上，主要靠單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化工作的重視程度，信息化建設(shè)存在隨意性、任意性，各地發(fā)展水平不平衡，總體覆蓋率低，使用的信息技術(shù)水平不高，影響了我國(guó)檔案信息化工作總體上的有效性。此外，各地區(qū)、各單位在檔案信息化建設(shè)工作中的自我摸索、閉門造車不僅人為提高了工作成本，而且大都處于較低水平階段。檔案管理系統(tǒng)研發(fā)的不統(tǒng)一、不規(guī)范、檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程的費(fèi)時(shí)費(fèi)力，信息化技術(shù)力量的薄弱，使得基層檔案室信息化工作開展往往力不從心，進(jìn)程緩慢。電子檔案作為社會(huì)性極強(qiáng)的信息載體與交流工具，連結(jié)著復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系，協(xié)調(diào)和解決與之相關(guān)的問(wèn)題，要做好此項(xiàng)工作僅依靠社會(huì)組織、機(jī)構(gòu)的低層努力，實(shí)在勉為其難，難以奏效。

（二）基層檔案室的基礎(chǔ)設(shè)備陳舊，經(jīng)費(fèi)不足。優(yōu)質(zhì)、高效、經(jīng)濟(jì)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是建立在先進(jìn)的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)、海量信息多媒體存儲(chǔ)技術(shù)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)組織技術(shù)之上的，紙質(zhì)檔案信息必須轉(zhuǎn)化為可機(jī)讀語(yǔ)言才能通過(guò)現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)傳播并向用戶提供服務(wù)，但是事實(shí)上基層檔案室的基礎(chǔ)設(shè)備相對(duì)陳舊，信息資源的整合不到位，導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象出現(xiàn)?；鶎訂挝幻磕晖度霗n案工作的經(jīng)費(fèi)極其有限，用于信息化建設(shè)的更是杯水車薪。沒(méi)有足夠的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。所以，經(jīng)費(fèi)問(wèn)題一直都是檔案管理工作的大問(wèn)題。

（三）人才結(jié)構(gòu)失衡，缺乏檔案信息化專業(yè)人才?；鶎訖n案室信息化建設(shè)急需復(fù)合型專業(yè)人才，但長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案學(xué)屬于冷門專業(yè)，社會(huì)認(rèn)同度不高，導(dǎo)致基層檔案室的人員隊(duì)伍中專業(yè)人才甚少，學(xué)識(shí)普遍偏低，缺乏先進(jìn)的信息化知識(shí)技能，檔案電子化管理水平不高。特別是嚴(yán)重欠缺檔案信息化專業(yè)人才，例如檔案軟件開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)都需要計(jì)算機(jī)人才，檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、計(jì)劃設(shè)計(jì)等工作也需要計(jì)算機(jī)專業(yè)人才積極參與。

（四）安全隱患有待解決。常言道：道高一尺，魔高一丈。在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)傳輸給基層檔案室?guī)?lái)方便快捷的同時(shí)也埋下了導(dǎo)致檔案信息損失的安全隱患。盡管基層檔案室在此方面采用了設(shè)置防火墻、安裝防病毒軟件、用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)置等等一系列措施，但是目前基層檔案室的安全問(wèn)題形勢(shì)嚴(yán)峻。設(shè)備老化、系統(tǒng)升級(jí)、自然災(zāi)害、員工信息化水平低、日常管理操作失誤等

等因素給基層檔案室的檔案信息安全性增加了風(fēng)險(xiǎn)。

三、加強(qiáng)基層檔案室信息化建設(shè)的對(duì)策與建議

（一）加強(qiáng)基層檔案室信息化建設(shè)的整體規(guī)劃設(shè)計(jì)。國(guó)家各級(jí)檔案行政管理部門以及各行業(yè)檔案主管部門應(yīng)著手開展基層檔案室信息化建設(shè)的整體規(guī)劃的頂層設(shè)計(jì)工作，比如出臺(tái)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方案、操作指南，促進(jìn)綜合性通用檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、推廣運(yùn)用及更新升級(jí)。組織相關(guān)技能的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)為基層檔案室開展信息化建設(shè)工作提供技術(shù)指導(dǎo)、技術(shù)支撐，在不增加基層負(fù)擔(dān)的前提下，可適當(dāng)開展基層檔案室信息化建設(shè)的考核評(píng)估工作。

（二）優(yōu)化檔案室信息化建設(shè)的內(nèi)部環(huán)境?；鶎訖n案室信息化建設(shè)離不開基層單位領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，應(yīng)積極開發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，只有在人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)上給予相關(guān)保障，才能營(yíng)造良好的內(nèi)部環(huán)境，做好檔案信息化建設(shè)工作。基層檔案室要將檔案信息化建設(shè)納入本單位的綜合管理建設(shè)規(guī)劃中，通過(guò)與單位局域網(wǎng)、OA辦公系統(tǒng)的無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的接收、整合、利用，為電子文件管理、數(shù)字化檔案室的建立提供有效平臺(tái)。檔案管理人員在加強(qiáng)檔案意識(shí)的同時(shí)，更要增強(qiáng)信息意識(shí)，增強(qiáng)使命感和責(zé)任感，這是新時(shí)期新形勢(shì)對(duì)檔案信息開發(fā)利用工作提出的新要求。

（三）加強(qiáng)人力資源培訓(xùn)。毫無(wú)疑問(wèn)，首先應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)，尤其是檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能和服務(wù)理念。更重要的是，伴隨著圖檔一體化和圖書館、基層檔案室、博物館等機(jī)構(gòu)之間融合的進(jìn)程推進(jìn)，檔案信息工作人員的培養(yǎng)不能僅限制于傳統(tǒng)的檔案學(xué)專業(yè)領(lǐng)域，更多的需要向跨學(xué)科、多背景、國(guó)際接軌方向努力，因此，作為培養(yǎng)檔案工作人才的高等院校等教育機(jī)構(gòu)，在開設(shè)檔案學(xué)體系課程時(shí)，不僅加強(qiáng)檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)理論培訓(xùn)，更應(yīng)該重視多學(xué)科知識(shí)概念傳授、操作技術(shù)提升等，做到專業(yè)知識(shí)、能力和素質(zhì)并重，努力塑造“博古通今”“專家化”“全能型”的檔案精英人才。單位可以通過(guò)公開招聘的形式吸納基層檔案室需要的領(lǐng)導(dǎo)管理崗、專業(yè)技術(shù)崗和工勤操作崗位的人才。

同時(shí)，根據(jù)供求關(guān)系，在檔案信息的開發(fā)與利用時(shí)呈對(duì)應(yīng)關(guān)系。從檔案信息供方講打造檔案信息人才至關(guān)重要，但是檔案信息的需求方——檔案信息用戶的培訓(xùn)也不容忽視，要注重強(qiáng)化用戶的檔案信息理念和檔案信息能力。

（四）加強(qiáng)檔案信息安全內(nèi)控建設(shè)。基層檔案室的檔案信息安全不僅僅是被動(dòng)的殺毒軟件防護(hù)、權(quán)限設(shè)置，或者IT技術(shù)人員緊急的事后補(bǔ)救，基層檔案室是一個(gè)整體，需要基層檔案室的管理層、業(yè)務(wù)層、技術(shù)層等人員上下一致，增強(qiáng)安全意識(shí)，主動(dòng)嚴(yán)格把關(guān)涉密的檔案信息，養(yǎng)成良好的網(wǎng)絡(luò)操作習(xí)慣。同時(shí)，應(yīng)該定期對(duì)電子檔案的保存介質(zhì)進(jìn)行升級(jí)更新，并在數(shù)據(jù)的備份上面積極推進(jìn)實(shí)施異地異質(zhì)備份。此外，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域內(nèi)流動(dòng)的參差不齊的海量信息，基層檔案室應(yīng)該不斷更新鑒定標(biāo)準(zhǔn)，努力保證檔案信息在真實(shí)完整的基礎(chǔ)上的積極向上效應(yīng)。

四、總結(jié)

信息時(shí)代下的基層檔案室應(yīng)借助信息高速媒體，以信息技術(shù)為支撐，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的無(wú)紙化辦公，開展檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管和提供利用環(huán)節(jié)的全程網(wǎng)絡(luò)化、共享化，讓基層檔案室信息的觸角觸及社會(huì)的各個(gè)角落，才能使得基層檔案室順應(yīng)“文化大發(fā)展大繁榮”的社會(huì)大環(huán)境，適應(yīng)知識(shí)信息時(shí)代的大浪潮。同時(shí)，鑒于信息時(shí)代的信息移動(dòng)化特征，以及如今手機(jī)越來(lái)越成為人們獲取信息的最普及工具，如果讓“三網(wǎng)”和“三機(jī)”(手機(jī)、電視、電腦)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手，讓數(shù)字化檔案信息在“三網(wǎng)”中無(wú)障礙地傳輸，在“三機(jī)”上精彩地展示，就能較好地解決檔案信息傳播的瓶頸，滿足人們不斷增長(zhǎng)的物質(zhì)和精神需求，并激發(fā)起廣大民眾的檔案文化需求，對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生不可估量的影響。

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