長江師范學(xué)院管理學(xué)院 李 娟

如何做好高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理

長江師范學(xué)院管理學(xué)院 李 娟

本文從教學(xué)檔案的重要性、內(nèi)容和分類幾個方面論述如何做好教學(xué)檔案管理規(guī)范工作，結(jié)合教學(xué)檔案管理與教學(xué)工作之間的關(guān)系，通過分析存在的問題提出解決的方法。

教學(xué)管理 教學(xué)檔案管理 規(guī)范化管理

高校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料。教學(xué)管理活動一般是由教學(xué)計劃管理、教學(xué)運行管理、教學(xué)質(zhì)量管理、教學(xué)師資隊伍管理和教學(xué)基本建設(shè)管理構(gòu)成。教學(xué)管理也是高等學(xué)校管理的中心工作，占有特別重要的地位，既為分析評價教學(xué)質(zhì)量的好壞提供重要的數(shù)據(jù)，也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的標準。做為第一手的信息數(shù)據(jù)來源的資料檔案顯得尤為重要，所以，做好教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校檔案工作的核心工作之一。

一、高校教學(xué)檔案從性質(zhì)上可分為教學(xué)文件、教務(wù)檔案、考務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案

1.教學(xué)文件主要包括國家教育法規(guī)教育部文件、校本教學(xué)工作文件、教學(xué)計劃管理文件、教學(xué)運行管理文件、教學(xué)質(zhì)量評估文件、教學(xué)基本建設(shè)管理文件、教學(xué)管理組織文件和教育教學(xué)研究與改革管理八大類規(guī)范化管理文件。

教學(xué)質(zhì)量學(xué)期教學(xué)進度計劃、日常教學(xué)檢查、教師業(yè)務(wù)檔案卡、教師工作考勤周報表、聽課記錄、學(xué)生教學(xué)信息反饋意見、教學(xué)管理月報表、教學(xué)管理事故認定、教學(xué)信息記錄、教學(xué)質(zhì)量評價等一切和教學(xué)開展有關(guān)的文字記錄、影像和圖片材料。教學(xué)改革教學(xué)大綱、教學(xué)進度計劃、教案、教學(xué)秩序檢查情況、日常教學(xué)工作檢查記錄、中期教學(xué)工作檢查記錄、教材選用情況、教師用書情況記錄、教師作業(yè)批改評議情況表、教改項目及中期檢查、教研活動計劃、教研活動開展記錄及相關(guān)圖片。課程建設(shè)專業(yè)建設(shè)專業(yè)師資情況記錄、重點專業(yè)建設(shè)立項材料、教學(xué)計劃、教學(xué)任務(wù)落實情況、合格課程評估、精品課程建設(shè)、校本專業(yè)備案、課程負責(zé)人檔案。實驗教學(xué)實驗室建設(shè)立項申報材料、實驗室主任工作手冊、校級重點實驗室建設(shè)項目材料、多媒體課件、教室管理登記學(xué)籍管理轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、降級、學(xué)籍警示、創(chuàng)新學(xué)分認定、畢業(yè)證明、離校材料登記、學(xué)籍證明、赴境外學(xué)習(xí)申請和返校材料、學(xué)生個人信息修改、學(xué)位申請等材料）?？荚嚬芾碓嚲硪?guī)范、試卷審核、考場登記、巡視表、成績登記冊和記分冊、成績冊移交情況登記、核查成績記錄、成績變更和增補申請、免考申請、緩考申請、返校補考申請等和考試管理有關(guān)的材料。實習(xí)實踐實踐大綱、實踐教學(xué)活動、競賽材料、實習(xí)意向統(tǒng)計、自主聯(lián)系實習(xí)申請書、實習(xí)安排、實習(xí)調(diào)查、實習(xí)總結(jié)、實習(xí)成績冊和優(yōu)秀實習(xí)生及指導(dǎo)老師情況。畢業(yè)論文論文選題、指導(dǎo)、開題和答辯、學(xué)生論文成績登陸、優(yōu)秀論文評定等和論文開展過程中形成的文字及圖片檔案材料。

2.教務(wù)檔案包括學(xué)期教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)大綱、教學(xué)進度計劃、教學(xué)培養(yǎng)方案、專業(yè)培養(yǎng)計劃、實驗教學(xué)大綱、實驗實訓(xùn)進度計劃、調(diào)停課申請單、教師業(yè)務(wù)檔案卡、教材征訂發(fā)放記錄單、教師考勤周報表等在教學(xué)管理工作中與教學(xué)有關(guān)的常規(guī)教學(xué)管理檔案，包括教師技能大賽、說課、教研室研討活動記錄、青年教師試講材料、導(dǎo)師制指導(dǎo)材料、會議記錄（研究本科教學(xué)、開展本科教學(xué)工作的）、聽課記錄（領(lǐng)導(dǎo)、督導(dǎo)和主任聽課、導(dǎo)師聽課）等實踐教學(xué)管理檔案，還包括教學(xué)教改論文、教學(xué)比賽獲獎情況、教師編寫、出版的教材、參與國家級、省市級社科項目等科研教學(xué)管理檔案。

3.考務(wù)檔案包括課程過程考試考核方案、試卷分析、學(xué)生試卷、考場記錄、考場記錄按專業(yè)分試卷裝訂成冊保管和電子版材料。歷年考試試題、歷年考試試卷成績分析。

4.學(xué)生學(xué)習(xí)檔案主要包括學(xué)生學(xué)習(xí)情況、課堂考勤記錄和教學(xué)反饋信息記錄等和學(xué)生學(xué)習(xí)有關(guān)的檔案。

其中，高校教學(xué)檔案從教學(xué)活動開展方面又可以分為以下幾種（如上表）教學(xué)活動貫穿整個教學(xué)運行，在教學(xué)活動中形成的各種類的檔案錯綜復(fù)雜，繁瑣量大，如何將教學(xué)檔案保存完整，為教學(xué)評估和質(zhì)量分析提供有力準確的數(shù)據(jù)離不開科學(xué)規(guī)范的管理方法。

二、科學(xué)規(guī)范的管理方法

1.建立有效機制。根據(jù)高教司［1998］33號高等學(xué)校教學(xué)管理要點文件規(guī)定，學(xué)校從建立必要的機構(gòu)和檔案管理制度。首先，教學(xué)檔案管理工作要得到學(xué)校的重視。各學(xué)院應(yīng)該健全教學(xué)檔案管理機制應(yīng)有分管的領(lǐng)導(dǎo)，有專門的教學(xué)檔案管理員，配備檔案室和達標的保管設(shè)備。其次，應(yīng)有規(guī)范的管理制度做保障，獎懲分明。最后，應(yīng)提供相應(yīng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)交流機會。

2.要明確教學(xué)檔案管理人員崗位職責(zé)。檔案管理人員要備良好的職業(yè)素養(yǎng)，要有責(zé)任心，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德操守，具備一定職業(yè)技能，熟知教學(xué)管理工作流程和具體事務(wù)安排，規(guī)范自己的職業(yè)行為和端正職業(yè)作風(fēng)，做事嚴謹仔細，踏實求是。由于教學(xué)檔案主要來自教學(xué)工作各環(huán)節(jié)的信息收集和資料備案，需要對錯綜復(fù)雜的教學(xué)信息進行分門別類，同時還應(yīng)注意教學(xué)材料形成的時間、批注、簽字手續(xù)、字跡是否清晰、落款是否正確及完成等情況。所以檔案教學(xué)管理材料形成涉及信息的準確有效，資料的齊全特別是第一手資料的可用度，嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和細致求是的工作方法是不可缺少的，這也就要求有良好的職業(yè)道德才能保障工作落實。

3.要培養(yǎng)教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)知識和技能水平。為提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)知識水平，更好地做檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)，高?？梢远ㄆ陂_展專業(yè)知識培訓(xùn)講座，通過專業(yè)知識學(xué)習(xí)來提高；可以提供外出學(xué)習(xí)機會，通過學(xué)習(xí)交流來提高專業(yè)水平。信息化時代更要求掌握專業(yè)理論知識的同時提高對實際操作能力的掌握，涉及教學(xué)現(xiàn)代化、信息技術(shù)和計算機操作等方方面面的知識運用，這就要求從事教學(xué)檔案管理必須具備綜合能力。所以，通過學(xué)習(xí)和交流提高教學(xué)檔案管理人員的綜合能力顯得尤為必要。

4.善于運用科學(xué)的管理方法。教學(xué)管理工作是一項系統(tǒng)全面的工作，主要跟教學(xué)有關(guān)反映教學(xué)各個環(huán)節(jié)的各個層次的管理。教學(xué)管理過程形成的各種材料、照片和記錄等都是反映教學(xué)質(zhì)量的好壞和教學(xué)運行是否正常依據(jù)，是評估高等學(xué)校教學(xué)水平的重要指標。如何才能做到教學(xué)檔案收集的齊全、完整，提高教學(xué)檔案的可用度必須運用科學(xué)的管理方法。首先，要明確時間性。教學(xué)材料的收集主要是從教學(xué)信息中獲得，教學(xué)信息具備及時、準確、直接的特性，可以采取第一時間完成教學(xué)檔案的收集，保證檔案的及時準確。高校可以采取分階段整理，按學(xué)期可以分期初、期中和期末三個階段。定期整理教學(xué)檔案從而保證檔案的完整有效，可以分門別類，教學(xué)材料形式一般是圖標、文檔，圖片及影像等。所以，按其形式分門別類、統(tǒng)一保管有助于查找資料。其次，高校要明確各類教學(xué)檔案內(nèi)容，根據(jù)教學(xué)檔案內(nèi)容分別做好登記、收錄和編號歸檔，做到時間明確，格式規(guī)范，字跡清晰和記錄完整，建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫管理模式，利用信息查找教學(xué)檔案，更有效、準確地為教學(xué)服務(wù)。

［1］周振朝.高校系級教學(xué)檔案管理工作初探［J］.山西大學(xué)學(xué)報，1999

［2］陳志宏.高校檔案開發(fā)利用存在的問題與對策［J］.南平師專學(xué)報，2000

［3］許慧珍.基于集成的高等學(xué)校檔案信息管理與服務(wù)研究［J］.浙江大學(xué)學(xué)報，2005

ISSN2095-6711/Z01-2015-10-0231